Ισορροπία διαφάνεια και προστασία της ιδιωτικής ζωής για βέλτιστη (και ασφαλή) συνεργασία

Έχει αποδειχθεί και πάλι ο χρόνος και ξανά: όταν οι εταιρείες είναι διαφανείς, εκτελούν καλύτερα, τα ηθικά αυξήσεις και τα μέλη της ομάδας είναι εξουσιοδοτημένα.

Buffer, η οποία παράγει λογισμικό διαχείρισης κοινωνικών μέσων, συνεχίζει να κάνει νέαΑνοιχτό κοινόχρηστοΤα έσοδα, τον κώδικα και τους μισθούς των εργαζομένων, χάρη στην βασική του αξία της "προεπιλογής στη διαφάνεια". Ωστόσο,

Πώς η εσωτερική διαφάνεια ενισχύει την απόδοση της ομάδας

Όταν συνεργάζεστε με τους πελάτες, είναι πολύ σαφές ποιες ομάδες ενθαρρύνουν ήδη τη διαφάνεια και την ορατότητα. Είναι συχνά πιο αποτελεσματικά, έχουν μια πιο υποστηρικτική ομάδα ομάδας και έχουν πιο εμπλεκόμενους υπαλλήλους.

Ορισμένα βασικά οφέλη από την εφαρμογή περισσότερης διαφάνειας στον οργανισμό σας:

Εξοικονομήστε χρόνο εντοπισμού εργασίας

Οι εργαζόμενοι ξοδεύουν σχεδόν το 20% της εβδομάδας εργασίας που ψάχνουν και συγκεντρώνουν πληροφορίες, σύμφωνα με έναMcKinsey έκθεση. Βάλτε έναν άλλο τρόπο, αν προσλάβετε 5 υπαλλήλους, μόνο 4 πραγματικά παίρνουν τα πράγματα που επιτυγχάνουν - το πέμπτο σπαταλάει χρόνο ψάχνοντας για απαντήσεις και εντοπίζοντας τα έγγραφα που δεν μπορούν να βρουν.

Δίνοντας στους υπαλλήλους τις πληροφορίες που χρειάζονται στα δάχτυλά τους εξοικονομούν χρόνο σε ολόκληρο τον οργανισμό. Κάθε φορά που κάποιος ζητά πρόσβαση σε ένασχέδιο έργου, περιουσιακό στοιχείο ή άλλο είδος έκθεσης, κάποιος άλλος πρέπει να ανταποκριθεί σε αυτό το αίτημα, να το βρει και να τους δώσει πρόσβαση. Αποφύγετε τη χαμένη ενέργεια και το χρόνο παρέχοντας πρόσβαση προληπτικά.

Βελτιώστε την επικοινωνία

Ένα κοινό νήμα που παρατηρήσαμε μεταξύ διαφανειών ομάδων είναι οι επικοινωνίες καθίστανται πολύ πιο βελτιωμένες, αυξάνοντας την αποτελεσματικότητα και τη βελτιστοποίηση της απόδοσης.ΕργοΟι ενημερώσεις είναι πολύ πιο εύκολο να κατανοηθούν όταν ολόκληρη η ομάδα έχει πρόσβαση στο μεγαλύτερο έργο και μπορεί να δει ιστορικό πλαίσιο.

Βρίσκουμε επίσης ότι οι ομάδες με υψηλά επίπεδα διαφάνειας έχουν λιγότερες συναντήσεις ή, τουλάχιστον πιο αποτελεσματικές συναντήσεις, επειδή όλες οι πληροφορίες μπορούν εύκολα να βρεθούν και όλα ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο. Δεν υπάρχει ανάγκη για τα άτομα να τραβήξουν μαζί αναφορές κατάστασης, επειδή ο καθένας μπορεί να δει πού βρίσκεται το έργο ανά πάσα στιγμή.

Αύξηση της λογοδοσίας

Η διαφάνεια επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να εντοπίζουν τις προκλήσεις του έργου νωρίς και τους ενθαρρύνουν να βρουν λύσεις μαζί. Κρατώντας τους συνομηλίκους υπεύθυνους και τους αναγνωρίζοντάς τους όταν κάνουν καλή δουλειά είναι σημαντική για ένα επιτυχημένο έργο. Επιπλέον, η διαφάνεια βοηθά κάθε μέλος της ομάδας να καταλάβει πώς η δουλειά τους επηρεάζει τους άλλους μέσα στην οργάνωση και το έργο στο σύνολό του. Τα μέλη της ομάδας είναι λιγότερο πιθανό να ολοκληρώσουν το έργο τους αργά όταν γνωρίζουν τους συναδέλφους τους μπορεί να υποφέρουν ως αποτέλεσμα.

Αυξήστε την εσωτερική διαφάνεια μεUDN Task Manager

Επειδή όλα τα στοιχεία και η επικοινωνία του έργου αποθηκεύονταιUDN Task Manager, Οι υπάλληλοι της Frontline έχουν σαφέστερη άποψη των χρονοδιαγραμμάτων, των φόρτων εργασίας και των προσδοκιών τους. "Οι άνθρωποι είναι λιγότερο άγχος επειδή καταλαβαίνουν τι δουλειά χρειάζονται για να γίνουν και να έχουν μπροστά τους", λέει ο Sean Amster, ψηφιακή στρατηγική και διευθυντής επιχειρήσεων στην πρώτη εκπαίδευση.

Εδώ είναι μερικές βέλτιστες πρακτικές για την αύξηση της εσωτερικής διαφάνειας μεUDN Task Manager :

Οργανώστε φακέλους ανά τμήμα ή ομάδα

Προσδιορίστε και κατηγοριοποιήστε τους φακέλους

Σαφώς ετικέτες φακέλων και να αποφύγετε την απόλυση

Συμφωνώ για τις σαφείς συμβάσεις που ονομάζουν να αποφύγουν τη σύγχυση. Τα μέλη της ομάδας πρέπει να είναι σε θέση να εντοπίσουν τους σχετικούς φακέλους με μια ματιά.

Χρησιμοποιήστε το Cross-tagging για ομάδες Matrixed

ΕτικέταΈργα και καθήκοντα σε πολλαπλούς φακέλους ταυτόχρονα για οργανωτική πρόσβαση σε ομάδες Matrixed.

Δημιουργία προσαρμοσμένων ομάδων

Μοιραστείτε έργα ή φακέλους με ομάδες για να χορηγήσετε εύκολη πρόσβαση και την ορατότητα. Οι πελάτες συχνά χτίζουν τουςΠροσαρμοσμένες ομάδεςνα μοιάζουν με την οργανωτική δομή της εταιρείας τους.

Μοιραστείτε τις γνώσεις τακτικά

Δημιουργία κοινής χρήσηςTeam DashboardsκαιημερολόγιαΈτσι όλοι καταλαβαίνουν τι πρέπει να γίνει, σε ποιο χρονικό πλαίσιο, και από ποιον. Τα μέλη της ομάδας και τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορούν να εγγραφούνΠροσαρμοσμένες αναφορέςκαι λάβετε ενημερώσεις που παρέχονται αυτόματα στο δικό τουςUDN Task Managerinbox.

Την υπόθεση για εξωτερική διαφάνεια

Το άνοιγμα των ροών εργασίας, των διαδικασιών και της προόδου του έργου στον έξω κόσμο μπορεί να ακούγεται τρομακτικό, αλλά υπάρχουν πολλά οφέλη. Μοιράζοντας την εργασία σας με εξωτερικούς φορείς, παίρνετε το πρώτο βήμα στην οικοδόμηση μιας ισχυρότερης εταιρικής σχέσης. Αντί να ρίχνετε πληροφορίες πάνω σε έναν τοίχο, εσείς και ο πελάτης σας μπορείτε να μετακινήσετε το ταξίδι του έργου δίπλα-δίπλα.

Όταν οι ενδιαφερόμενοι είναι εξουσιοδοτημένοι με περισσότερες πληροφορίες, μπορείτε να λάβετε αποφάσεις στην ευθυγράμμιση με τους ενδιαφερόμενους σας, γνωρίζοντας ότι έχουν πλήρη κατανόηση της διαδικασίας σας. Η προληπτική διαφάνειά σας θα ενθαρρύνει επίσης τους πελάτες σας να μοιράζονται περισσότερες πληροφορίες μαζί σας προαιρετικά αντί να το κρατούν πίσω.

Συγκεντρώστε την επικοινωνία

Όταν και οι δύο πλευρές έχουν πρόσβαση στο ιστορικό του έργου και όλες οι επικοινωνίες των πελατών διατηρούνται σε κεντρικό σημείο, τα μέλη της ομάδας μπορούν να εξασφαλίσουν ότι έχουν επικοινωνήσει με όλους τους ενδιαφερόμενους και κανείς δεν έχει απομείνει από το βρόχο. Αυτό μπορεί επίσης να βοηθήσει στην αποφυγή εκείνων "είπε, είπε" σενάρια επειδή όλα καταγράφονται σε ένα σημείο.

Βοηθήσουν τους πελάτες να δικαιολογήσουν τα έξοδα

Οι πελάτες σας είναι υπό πολλή πίεση για να δικαιολογήσουν κάθε δαπάνη - και αυτό σημαίνει εσύ. Δώστε τους μια ματιά στη δημιουργική σας διαδικασία για να τους βοηθήσετε να κατανοήσουν καλύτερα το έργο πίσω από κάθε βήμα και τους πόρους που έχετε αξιοποιήσει για να κάνετε το αίτημά τους πραγματικότητα.

Παρέχει υπηρεσία λευκού γάντι

Δημιουργώντας τα Windows στην εργασία σας, θα κάνετε τους πελάτες σας να αισθάνονται σαν να παίρνουν τη θεραπεία με λευκό γάντι. Αυτή η ορατότητα καθιστά τους πελάτες να αισθάνονται ξεχωριστά, δίνοντάς τους πρόσβαση σε εσωτερικές διαδικασίες, αντί να τους καθιστούν να περιμένουν τις συναντήσεις κατάστασης-ενημέρωσης.

Δημιουργήστε διαφάνεια για συνεργασία με εξωτερικούς φορείς στοUDN Task Manager

Premier Sotheby's International Realty, μια κορυφαία πολυτελή εταιρεία μεσιτείας ακινήτων, είχε ένα πραγματικό πρόβλημα με την έλλειψη ορατότητας. Πρόβλεψε δυσπιστία στην ομάδα και τους εξωτερικούς εργολάβους τους. Δεν υπήρχε κανένας τρόπος να βρεθεί η κατάσταση των ανοικτών αιτημάτων εργασίας ή να αποδείξει την προσπάθεια όταν έγιναν λάθη.

Μετά τη χρήσηUDN Task ManagerΓια να βελτιωθεί η ορατότητα, βρήκαν ότι η λογοδοσία δεν ήταν πλέον πρόβλημα. Τα μέλη της ομάδας θα μπορούσαν τώρα να φαίνονται άμεσα μέσαUDN Task Managerγια να δείτε ποιος είναι υπεύθυνος για έναέργοή το έργο και να λάβει τα κατάλληλα μέτρα. "Το μεγαλύτερο όφελος τουUDN Task ManagerΕίναι όταν εργάζεστε με 900 ατομικές προσωπικότητες και ανεξάρτητους εργολάβους, μπορείτε να αποδείξετε την αξία σας είναι ζωτικής σημασίας ", δήλωσε ο Cristina Anstett,Ειδικός ψηφιακής μάρκετινγκστο Sotheby's. "Τραβώντας μια αναφορά και την εμφάνισή τους πόσες θέσεις εργασίας ολοκληρώθηκαν για λογαριασμό τους κατά τη διάρκεια ενός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου είναι πολύ, πολύ ισχυρό για εμάς".

Ακολουθούν ορισμένες βέλτιστες πρακτικές για τη βελτίωση της εξωτερικής ορατότητας:

Δώστε στους πελάτες τους δικό τους χώρο

Δημιουργήστε ένα μοναδικό φάκελο για κάθε πελάτη και ετικέτα κάθε έργου στον σχετικό φάκελο πελάτη. Αυτό θα σας επιτρέψει να δείτε την εργασία σας όχι μόνο από μια προοπτική της ομάδας αλλά και μια προοπτική πελάτη. Επιπλέον, οι πελάτες θα αισθάνονται ξεχωριστά γνωρίζοντας ότι έχετε χαράξει ένα ειδικό μέρος για αυτούς στον χώρο εργασίας σας.

Επικοινωνήστε με τα χρονοδιαγράμματα

ΜερίδιοΧρονοδιάγραμμα έργωνκαι προθεσμίες με πελάτες, ώστε να αισθάνονται σίγουροι για την πρόοδο της εργασίας. UDN Task Manager'S γράφημαείναι μια δυναμική προβολή που σας επιτρέπει να δείτε την πρόοδο του έργου σας βήμα προς τα βήμα προς την ολοκλήρωση. Είτε επιτρέπουν στους πελάτες πρόσβαση είτε μοιραστείτε το γράφημα ως PDF.

Προσκαλέστε τους πελάτες στη διαδικασία επανεξέτασης

Για πρακτικές πελατών, UDN Task ManagerΑπόδειξητους επιτρέπει να συμμετέχουν στην πρόοδο λήψης αποφάσεων, σχολιάζοντας απευθείας στο έγγραφο. Συμπεριλαμβανομένων των ενδιαφερομένων στη διαδικασία μειώνει τα εμπρός και πίσω και σας φέρνει τα σχόλια που χρειάζεστε, που επιδιώκουν τη διαδικασία.

Έτσι τι γίνεται με την ιδιωτικότητα;

Όπως έχουμε δει, τόσο η εσωτερική όσο και η εξωτερική διαφάνεια έχει πολλά οφέλη. Αλλά πόση διαφάνεια είναι πάρα πολύ διαφάνεια; Εδώ είναι μερικές προκλήσεις που πρέπει να λάβετε υπόψη:

Το χάσμα της λογοδοσίας

Πάρα πολλή ορατότητα χωρίς σαφή ιδιοκτησία μπορεί να αφήσει τα μέλη της ομάδας να δείχνουν τα δάχτυλα όταν ο καθένας υποθέτει ότι "κάποιος άλλος" φροντίζει. Βεβαιωθείτε ότι ο καθένας κατανοεί τις ευθύνες τους και η κυριότητα των καθηκόντων κοινοποιείται με σαφήνεια.

Επιπλέον εμπιστοσύνη και ικανοποίηση

Ενώ αφήστε τους πελάτες στη διαδικασία σας δημιουργεί εμπιστοσύνη και αυξάνει τη συνεργασία, βλέποντας την εσωτερική λειτουργία ενός έργου μπορεί να προκαλέσει έναν πελάτη να αμφισβητήσει τις διαδικασίες ή τις αποφάσεις σας. Ας το αντιμετωπίσουμε, καμία ομάδα δεν είναι τέλεια. Θα υπάρξουν στιγμές άγχους ή έλλειψης συντονισμού. Σιλό μερικές εσωτερικές συνομιλίες ή να φέρετε τους πελάτες στη διαδικασία όταν τα πράγματα κολλάουν ομαλά για να αποφύγετε την υπέρβαση. Μια εξήγηση των ροών εργασίας και μιας διαβεβαίωσης που περιστασιακά ατυχήματα αποτελούν μέρος της διαδικασίας του έργου μπορεί να προχωρήσει πολύ.

Διαταράσσοντας τη δημιουργική διαδικασία

Ορισμένα μέλη της ομάδας δουλεύουν καλύτερα όταν δεν αισθάνονται ότι κάποιος παρακολουθεί πάνω από τον ώμο τους.Παρακολούθηση στο χώρο εργασίαςμπορεί πραγματικά να εμποδίσει την παραγωγικότητα. Συζητήστε με την ομάδα σας ποιο είναι το βέλτιστο σημείο του έργου για να δώσετε πρόσβαση σε πελάτη.

Παρακολούθηση της ιδιωτικής ζωής στοUDN Task Manager

UDN Task Managerείναι ένα ισχυρό εργαλείο για τη διαφάνεια και την ορατότητα, αλλά εκείείναι πολλοί τρόποι που μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για την ιδιωτικότητα. Αυτό σας δίνει τη δύναμη να περιορίσετε και να παρακολουθείτε την πρόσβαση σε συγκεκριμένες περιοχές του έργου σας για μεμονωμένους χρήστες ή ομάδες εύκολα. Εδώ είναι μερικές συμβουλές:

Βελτιστοποιήστε τη δομή του φακέλου σας

Δώστε στους φακέλους των παιδιών (οι φακέλοι που είναι φακέλοι σε άλλες φάκελοι) αυστηρότερες ρυθμίσεις πρόσβασης. Σβήνωκληρονομούμενη κοινή χρήσηνα περιορίσει την πρόσβαση κατάλληλα.

Παρακολουθήστε και ελέγξτε την πρόσβαση στις πληροφορίες

ΧρήσηΑναφορές πρόσβασηςΓια να παρακολουθήσετε ποιος έχει πρόσβαση σε οποιοδήποτε λαμβανόμενο φάκελο σε οποιοδήποτε επίπεδο λεπτομέρειας και παρακολουθεί ποιος περιλαμβάνεται σε ποια προσαρμοσμένες ομάδες ανά πάσα στιγμή.

Προστατέψτε την εργασία σας

Απορρήτου και ασφάλειας δεδομένωνείναι ένα από ταUDN Task ManagerΤις κορυφαίες προτεραιότητες. Έχουμε δημιουργήσει διάφορα χαρακτηριστικά για να σας βοηθήσουμε να διατηρήσετε τον πλήρη έλεγχο για τα δεδομένα που θέλετε να μοιραστείτε και με ποιον.

Τελικά, η διαφάνεια και η ιδιωτικότητα είναι ζωτικής σημασίας για την οικοδόμηση μιας εξαιρετικά συνεργατικής και της άριστης ομάδας. Το εντυπωσιακό η τέλεια ισορροπία μεταξύ των δύο μπορεί να πάρει κάποιο χρόνο και μερικές επαναλήψεις πριν ο καθένας αισθάνεται καλά γι 'αυτό. Προετοιμαστείτε να κάνετε check in με την ομάδα και τους πελάτες σας για να καταλάβετε τι λειτουργεί και τι δεν λειτουργεί, τότε κάνετε τις κατάλληλες προσαρμογές.

Ενδιαφέρονται για το πώςUDN Task ManagerΜπορεί να σας βοηθήσει να ισορροπήσετε τη διαφάνεια και την ιδιωτικότητα; Ξεκινήστε το δικό σαςΔΩΡΕΑΝ ΔΩΡΕΑΝ 2 εβδομάδων σήμερα.