Πώς να χρησιμοποιήσετε το πρόβλημα που πλαισιώνει για την επίλυση ομάδων αναποτελεσματικότητας

Περίληψη

Το πρόβλημα που πλαισιώνει είναι μια μέθοδος σκέψης που χρησιμοποιείται για την κατανόηση, τον καθορισμό και προτεραιότητα των δύσκολων επιχειρηματικών εμποδίων και ζητημάτων. Σε αυτό το άρθρο, καλύπτουμε τον τρόπο με τον οποίο το πρόβλημα που πλαισιώνεται μπορεί να βοηθήσει να διατηρήσετε την ομάδα σας στην γνωστή και να λύσει τις ανεπάρκειες.

Στο σημερινό σύνθετο περιβάλλον εργασίας, μπορεί να είναι δύσκολο να έρθετε μαζί ως ομάδα για την επίλυση προβλημάτων. Τυχερός για εσάς, δεν υπήρξε ποτέ ένας καλύτερος χρόνος για να ανακαλύψετε το πρόβλημα που πλαισιώνει.

Ακριβώς όπως το όνομα συνεπάγεται, το πρόβλημα που πλαισιώνει βοηθά τις ομάδες να κατανοούν σωστά, να διατυπώσουν και να πλαισιώσουν σύνθετα επιχειρηματικά προβλήματα μεταξύ των τμημάτων. Το αποτέλεσμα? Το πρόβλημα που πλαισιώνει βοηθά την ομάδα σας να μάθει πώς να κατανοήσει καλύτερα και να λύσει ζητήματα μέσω της ομαδικής εργασίας.

Θα πάμε πάνω από αυτό που είναι λεπτομερώς και θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τα τέσσερα βήματα που συνθέτουν το πρόβλημα που πλαισιώνεται ότανΔιαχείριση πολλαπλών έργων .

Τι είναι το πρόβλημα που πλαισιώνει;

Το πρόβλημα που πλαισιώνεται είναι μια μέθοδος σκέψης που χρησιμοποιείται για την κατανόηση, ορίστε καιπροτεραιότηταΔύσκολα επιχειρηματικά εμπόδια και ζητήματα. Στους όρους του Layman, είναι ένας τρόπος για να κατανοήσετε καλύτερα τα συγκεκριμένα προβλήματα, ώστε να ξέρετε πώς να τα λύσετε σε πραγματικό χρόνο.

Όταν πρόκειται για έργα και διαδικασίες, είναι κοινό για τα εμπόδια να προκύψουν. Από τους νέους ενδιαφερόμενους που συμμετέχουν σε αλλαγές τελευταίας στιγμής, τα ανεπίλυτα εμπόδια μπορούν να μετατραπούν σε μεγαλύτερα προβλήματα κάτω από το δρόμο. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η οικοδόμηση των δεξιωτών επίλυσης προβλημάτων της ομάδας σας είναι ένα τόσο κρίσιμο πρώτο βήμα.

Πότε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο προβλημάτων πλαισίωσης

Το πρόβλημα πλαισίωσης είναι χρήσιμο Οποιαδήποτε χρονικά εμπόδια εμφανίζονται κατά τη διάρκεια ενός έργου ή μιας διαδικασίας. Αυτή η μέθοδος σκέψης σας βοηθά να λύσετε προβλήματα σε πραγματικό χρόνο, ώστε να μπορείτε να πάρετε την ομάδα σας πίσω στην πίστα.

Εδώ είναι μερικά σενάρια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόβλημα που πλαισιώνεται για να λύσει.

Σενάριο 1:Κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης προγραμματισμού Sprint, ένα μέλος της ομάδας φέρνει ανησυχίες για να μην έχει αρκετή βοήθεια για να καλύψει την προθεσμία τους. Για να διευκολύνετε το άγχος, επαναφέρετε τον τρόπο που η ομάδα σκέφτεται το πρόβλημα και προσφέρει μια διαφορετική προοπτική. Δηλαδή, αντί να τονίζουμε την έλλειψη πόρων, καταλάβετε πώς να αναδιοργανώσετε τις προτεραιότητες της ομάδας για να διασφαλίσετε ότι πληρούνται οι προθεσμίες.

Σενάριο 2:Μετά από μια νέα εκκίνηση του έργου, μάθετε ότι οι μετατροπές είναι χαμηλότερες από τις αναμενόμενες. Αντί να καλέσετε το έργο μια αποτυχία, επαναφέρετε τον τρόπο που εξετάζετε το πρόβλημα κάνοντας τον εαυτό σας στα παπούτσια του πελάτη. Συνειδητοποιείτε μετά την ανάλυση της ιστοσελίδας ότι η κλήση προς δράση θα μπορούσε εύκολα να χαθεί. Αποφασίζετε να πειραματιστείτε με λύσεις δοκιμάζοντας μια νέα κλήση σε δράση.

Ενώ αυτά τα σενάρια είναι διαφορετικά, ο καθένας που παρουσιάζει την ανάγκη να αναδιαμορφώσετε πώς σκέφτεστε ένα πρόβλημα για να βρείτε νέες λύσεις.

Πώς να πλαισιώσετε μια δήλωση προβλημάτων

Μια δήλωση προβλημάτων είναι ο τρόπος με τον οποίο ένα πρόβλημα κοινοποιείται στα μέλη της ομάδας. Μια αποτελεσματική δήλωση προβλημάτων πλαισιώνεται με τρόπο που παρέχει το πλαίσιο και τη συνάφεια, ώστε να είναι εύκολο να κατανοηθεί. Αυτό είναι το αρχικό βήμα στη διαδικασία πλαισίωσης προβλημάτων. Σκοπός είναι να εισαγάγει το ζήτημα στα μέλη της ομάδας να ξεκινήσουν ενδεδειγμένες δυνητικές λύσεις.

Δεν υπάρχουν πάντα εύκολες λύσεις σε σύνθετα επιχειρηματικά προβλήματα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορεί να βοηθήσει στην αναμόρφωση του τρόπου εμφάνισης του προβλήματος για να βρείτε μια καινοτόμο λύση. Αυτό είναι όπου έρχεται το πρόβλημα. Το πρώτο βήμα στο πρόβλημα ο κύκλος ζωής του πλαισίου είναι η γνώση του τρόπου επικοινωνίας ενός προβλήματος.

Όταν επικοινωνεί προφορικά ένα πρόβλημα κατά τη διάρκεια μιας ομαδικής συνάντησης, περιλαμβάνουν πάντα:

Συμφραζόμενα:Το επιχειρηματικό πλαίσιο του προβλήματος περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με το πρόβλημα όταν το πρόβλημα συνέβη και σε ποιο σύστημα ή διαδικασία συνέβη. Για παράδειγμα, συγκεντρώνονται ασυνεπή δεδομένα κατά τη διάρκεια του σταδίου σχεδιασμού της διαδικασίας.

Θέμα:Το ζήτημα περιγράφει αυτό το πρόβλημα και γιατί είναι ένα ζήτημα στην πρώτη θέση. Για παράδειγμα, αυτά τα ασυνεπή δεδομένα δημιουργούν μια απόκλιση κατά τη διάρκεια τουΦάση υλοποίησης .

Συνάφεια:Η συνάφεια του προβλήματος Λεπτομέρειες πώς σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο σύστημα και γιατί είναι σημαντικό να λυθεί. Για παράδειγμα, η απόκλιση απαιτεί από την ομάδα να επιστρέψει και να εντοπίσει το σημείο όπου άρχισε το ζήτημα, προκαλώντας καθυστερήσεις προθεσμίας.

Σκοπός:Ο στόχος αναφέρει το χρονοδιάγραμμα ή προτεραιότητα όταν η λύση πρέπει να εφαρμοστεί και ο στόχος της εν λόγω λύσης. Για παράδειγμα, η ομάδα πρέπει να λύσει το πρόβλημα πριν από το τέλος του τριμήνου, δεδομένου ότι είναι ένα ζήτημα υψηλής προτεραιότητας.

Συμπεριλαμβανομένων αυτών των τεσσάρων στοιχείων στη δήλωση προβλημάτων σας εξασφαλίζει ότι κάθε ενδιαφερόμενος κατανοεί τις βασικές λεπτομέρειες του προβλήματος και το γενικό σχέδιο δράσης. Όταν όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα, μπορείτε να εκτελέσετε την εργασία και να επιτύχετε τα αποτελέσματα ταχύτερα και πιο αποτελεσματικά.

Τα 4 βήματα της διαδικασίας προβλήματος πλαισίωσης

Όταν πρόκειται για τη διαδικασία πλαισίωσης προβλημάτων, υπάρχουν τέσσερα βασικά βήματα για να ακολουθήσετε μόλις εισαχθεί η δήλωση προβλημάτων. Αυτά μπορούν να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε καλύτερα και να απεικονίσετε το πρόβλημα καθώς σχετίζεται με μεγαλύτερες επιχειρηματικές ανάγκες.

Χρησιμοποιώντας μια οπτική βοήθεια για να δείτε ένα πρόβλημα μπορεί να δώσει στην ομάδα σας μια μεγαλύτερη εικόνα της εικόνας του προβλήματος που προσπαθείτε να λύσετε. Με βάση τα συμφραζόμενα, προτεραιότητα και την κατανόηση των λεπτομερειών σε ένα βαθύτερο επίπεδο, η ομάδα σας μπορεί να αναπτύξει διαφορετική άποψη κατά την επανεξέταση του προβλήματος με τα ενδιαφερόμενα μέρη.

Από τον καθορισμό του προβλήματος για την έγκριση της λύσης, ας βουτήσουμε τα τέσσερα βήματα της διαδικασίας πλαισίου προβλημάτων.

1. Καθορίστε το πρόβλημα

Αναλύστε το πρόβλημά σας στο πλαίσιο του συστήματος ή τη διαδικασία που παρουσιάζεται μέσα. Ζητήστε ερωτήσεις όπως: "Πού ζει αυτό το πρόβλημα στο σύστημα;" και "ποια είναι η βασική αιτία του προβλήματος;"

Ο καθορισμός των ερωτήσεων συμφραζομένων συμβάλλει στο χώρο του προβλήματος στις υπάρχουσες διαδικασίες σας και εντοπίστε τι θα μπορούσε να προκαλέσει το ζήτημα.

Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε στην έναρξη μιας νέας πρωτοβουλίας μάρκετινγκ και αντιμετωπίζετε κάποιο πρόβλημα με την ανάπτυξη, ενδέχεται να ορίσετε το πρόβλημα ως έλλειψη αναπτυξιακών πόρων.

2. Προτεραιότητα στο πρόβλημα

Στη συνέχεια, προτεραιότητα των σημείων πόνου που βασίζονται σε άλλα θέματα καιστόχοι του έργου. Ερωτήσεις όπως: "Το πρόβλημα αυτό εμποδίζει τη γνώση των στόχων;" και "θα καταστρέψει αυτό το πρόβλημα απαραίτητο πόρους;" είναι καλές για να ξεκινήσετε.

Αυτές οι ερωτήσεις συμβάλλουν στην κατατάσσει τα προβλήματά σας με σημασία, ώστε να μπορείτε να απεικονίσετε το πιθανό αποτέλεσμα της επίλυσης του προβλήματος έναντι που περιμένουν μέχρι αργότερα.

3. Κατανοήστε το πρόβλημα

Για να κατανοήσετε το πρόβλημα, συλλέξτε πληροφορίες από διαφορετικούς ενδιαφερόμενους και τους ηγέτες του Τμήματος. Αυτό θα εξασφαλίσει ότι έχετε ένα ευρύ φάσμα δεδομένων.

Ρωτήστε τις ερωτήσεις και συγκεντρώστε λεπτομέρειες από όσο το δυνατόν περισσότερα διαφορετικά μέλη της ομάδας για να βοηθήσετε να διαφοροποιήσετε την προοπτική σας σχετικά με το πρόβλημα. Με τη σειρά του, αυτό θα σας οδηγήσει σε περισσότερες καινοτόμες λύσεις που εξυπηρετούν την πλειοψηφία των μελών της ομάδας.

Για παράδειγμα, για να κατανοήσουμε πλήρως τους λόγους για τους οποίους δεν υπάρχουν αρκετοί αναπτυξιακοί πόροι, θα ήταν χρήσιμο να ζητήσουμε από τον αρχηγό ανάπτυξης να βοηθήσει στην αναπροσαρμογή των απαραίτητων πόρων.

4. Εγκρίνετε τη λύση

Τέλος, ήρθε η ώρα να λάβετε την λύση σας εγκριθεί. Η ποιότητα εξασφαλίζει τη λύση σας δοκιμάζοντας σε ένα ή περισσότερα εσωτερικά σενάρια. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να είστε σίγουροι ότι λειτουργεί πριν την εισάγετε σε εξωτερικούς πελάτες.

Μπορεί επίσης να χρειαστεί να το εγκρίνετε από την ηγεσία προτού να γίνει ζωντανός, αν και αυτό θα εξαρτηθεί από τη μοναδική σας κατάσταση. Μόλις εγκριθεί, αναλύστε την επιτυχία της λύσης σας και συνεχίστε να δοκιμάζετε νέες ιδέες μέχρι να φτάσετε στο επιθυμητό αποτέλεσμα.

Πρόβλημα Τεχνικές και συμβουλές

Δεδομένου ότι το προβληματικό πλαίσιο είναι ένας τρόπος μετατόπισης της προοπτικής σας για να δείτε διαφορετικά αποτελέσματα, μπορεί να βοηθήσει τους χώρους εργασίας να ευδοκιμήσουν. Με την παρακίνηση της ομάδας σας να χρησιμοποιήσετε αυτήν την τεχνική, μπορείτε να οικοδομήσουμε όλουςικανότητες επίλυσης προβλημάτωνως σύνολο.

Εδώ είναι μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόβλημα που πλαισιώνει για να ανακαλύψετε καινοτόμες λύσεις στο χώρο εργασίας:

Προβλήματα πλαισίου χρησιμοποιώντας οργανωμένες δηλώσεις:Ενώ η μέθοδος του προβληματικού πλαισίου μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε σχεδόν οποιαδήποτε κατάσταση όπου υπάρχει πρόβλημα, υπάρχει ένας σωστός και λανθασμένος τρόπος όταν πρόκειται για την αναμόρφωση των ζητημάτων. Μια δήλωση προβλημάτων μπορεί να διαφέρει από την κατάσταση στην κατάσταση, αλλά ο καθένας πρέπει να ακολουθήσει τα βασικά συστατικά που περιγράφονται παραπάνω. Αυτό περιλαμβάνει το πλαίσιο, το ζήτημα, τη συνάφεια και τον στόχο. Όλοι οι οποίοι βοηθούν τα ενδιαφερόμενα μέρη καταλαβαίνουν πώς το πρόβλημα σχετίζεται πίσω στο έργο στο χέρι.

Οδηγήστε αποτελεσματικές συνεδρίες εγκεφάλου:Το πρόβλημα πλαισίωσης μπορεί να χρησιμοποιηθεί κατά τη διάρκεια περιόδων ιδεών για την ενθάρρυνση διαφορετικών προοπτικών και νέων ιδεών. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετετεχνική brainstormingΖητώντας τα ενδιαφερόμενα μέρη να πλαισιώσουν τις ιδέες τους χρησιμοποιώντας έναν πίνακα ή κολλώδεις σημειώσεις. Έτσι όλες οι ιδέες υποστηρίζονται από τα δεδομένα.

Πλαίσιο το πρόβλημα με το τέλος στο μυαλό: Η τεχνική τουΞεκινώντας από το τέλος στο μυαλόπεριλαμβάνει την εργασία προς τα πίσω. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να μετακινήσετε τη νοοτροπία της ομάδας σας και να ενθαρρύνετε τη σκέψη του στόχου. Για να μην αναφέρω, αυτή η τεχνική μπορεί να βοηθήσει τα μέλη της ομάδας σας να μάθουν να δίνουν προτεραιότητα στην προσωπική ανάπτυξη και τη στρατηγική σκέψη.

Χρησιμοποιώντας προβληματικές πρωτοβουλίες που πλαισιώνουν στο χώρο εργασίας, μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι όλα τα προβλήματα είναικοινοποιείται αποτελεσματικάκαι οι λύσεις προέρχονται από έναν τόπο έρευνας. Και οι δύο οδηγούν σε πιο αποτελεσματική επίλυση προβλημάτων.

Χρησιμοποιώντας τη συνεργασία της ομάδας για την επίλυση προβλημάτων

Η επίλυση προβλημάτων δεν αποτελεί σόλο εργασία. Τα περισσότερα μέλη της ομάδας που εμπλέκονται, τόσο πιο δημιουργικές λύσεις θα είναι. Σε έναν κόσμο σύνθετης λήψης αποφάσεων και συνεχώς εξελισσόμενων έργων, η χρήση προβλημάτων πλαισίου μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διατηρήσετε όλους στην ίδια σελίδα όταν πρόκειται για προβλήματα που αξίζει την επίλυση.

Για να βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας συνδέεται κάθε βήμα του τρόπου, δοκιμάστε λογισμικό συνεργασίας ομάδας. Από ευθυγραμμισμένους στόχους έως την αύξηση της παραγωγικότητας,UDN Task Managerμπορώ να βοηθήσω.