Tasapaino avoimuus ja yksityisyys optimaaliseen yhteistyöhön (ja turvallisesti)

Se on todistettu aika ja aika uudelleen: Kun yritykset ovat avoimia, ne toimivat paremmin, moraali kasvaa, ja tiimin jäsenet ovat valtuudet.

Puskuri, joka tuottaa sosiaalisen median hallintaohjelmiston, jatkaa uutisiaavoimesti jakamallaSen tulot, koodi ja työntekijöiden palkat, sen ytimen arvon ansiosta "oletus avoimuus". Kuitenkin,

Miten sisäinen läpinäkyvyys parantaa tiimin suorituskykyä

Kun työskentelet asiakkaiden kanssa, on hyvin selvää, mitkä joukkueet kannustavat jo avoimuutta ja näkyvyyttä. Ne ovat usein tehokkaampia, niillä on enemmän tukevampi kulttuuri, ja niillä on enemmän sitoutuneita työntekijöitä.

Joitakin keskeisiä etuja avoimuuden toteuttamisesta organisaatiossasi:

Säästä aikaa paikannustyö

Työntekijät viettävät lähes 20% työviiristä, joka etsii ja kerää tietoja aMcKinsey-raportti. Laita toinen tapa, jos vuokraat 5 työntekijää, vain 4 todella saada asiat saavutettu - viides on tuhlaa aikaa etsimällä vastauksia ja seurata asiakirjoja, joita he eivät löydä.

Työntekijöiden antaminen tarvitsemme sormenpäissään säästää aikaa organisaatiossa. Joka kerta, kun joku pyytää pääsyä aprojekti suunnitelma, omaisuus tai muu raportti, jonkun muun on vastattava tähän pyyntöön, löytää se ja anna heille pääsy. Vältä tuhlata energiaa ja aikaa myöntämällä pääsy ennalleen.

Virtaviivaistaa viestintää

Yksi yhteinen lanka, jota olemme havainneet avoimien tiimien keskuudessa, on viestintä muuttuu paljon virtaviivaisemmaksi, lisäämällä tehokkuutta ja suorituskyvyn optimointia.HankePäivitykset ovat paljon helpompi ymmärtää, kun koko joukkueella on pääsy suurempaan projektiin ja näkee historiallisen kontekstin.

Meillä on myös joukko, joilla on korkealla tasolla, on vähemmän kokouksia tai ainakin tehokkaampia kokouksia, koska kaikki tiedot löytyvät helposti, ja kaikki päivitetään reaaliaikaisesti. Yksilöitä ei tarvitse vetää yhteen tilaraportteja, koska kaikki voivat nähdä, missä projekti seisoo aina.

Lisää vastuuvelvollisuutta

Avoimuus antaa tiimin jäsenille mahdollisuuden tunnistaa hankkeen haasteet aikaisin ja kannustaa heitä löytämään ratkaisuja yhdessä. Pitää vertaisryhmiä vastuullisesti ja tunnustaa ne myös, kun he tekevät hyvää työtä, on tärkeää onnistuneen hankkeen kannalta. Lisäksi avoimuus auttaa jokaista tiimin jäsentä ymmärtämään, miten heidän työnsä vaikuttaa toisiin organisaation ja hankkeen kokonaisuutena. Tiimin jäsenet ovat vähemmän todennäköisesti täydentämään työtä myöhään, kun he tietävät, että heidän kollegansa voi kärsiä.

Lisätä sisäistä avoimuuttaUDN-tehtävähallinta

Koska kaikki projektin yksityiskohdat ja viestintä tallennetaanUDN-tehtävähallinta, Frontline-työntekijöillä on selkeämpi näkemys heidän aikataulusta, työmääristä ja odotuksista. "Ihmiset ovat vähemmän stressaantuneita, koska he ymmärtävät, mitä työtä he tarvitsevat tehdä ja olla heidän edessään", sanoo Sean Amster, digitaalinen strategia ja toiminnan johtaja Frontline-koulutuksessa.

Seuraavassa on parhaita käytäntöjä sisäisen avoimuuden lisäämiseksiUDN-tehtävähallinta :

Järjestä kansioita osastolla tai tiimillä

Tunnista ja luokittele kansiot

Selvästi tarra kansioita ja välttää irtisanomista

Sopia selkeistä nimeämissopimuksista sekaannuksen välttämiseksi. Tiimin jäsenten pitäisi pystyä tunnistamaan asiaankuuluvat kansiot yhdellä silmäyksellä.

Käytä matriikkajoukkueiden ristitunnistetta

TagProjektit ja tehtävät useisiin kansioihin samanaikaisesti organisatoriseen pääsyyn matriisin joukkueiden välillä.

Luo mukautettuja ryhmiä

Jaa projekteja tai kansioita ryhmillä, jotta pääset helposti ja näkyvyyteen helposti ja tehokkaasti. Asiakkaat rakentavat useinMukautetut ryhmätmuistuttaa yrityksen organisaatiorakennetta.

Jaa näkemyksiä säännöllisesti

Luo jaettuTeam Dashboards ja kalenteritJoten kaikki ymmärtävät, mitä on tehtävä, missä aikataulussa ja kenen kanssa. Joukkueen jäsenet ja sidosryhmät voivat tilataMukautetut raportitja saat päivitykset automaattisestiUDN-tehtävähallintaSaapuneet.

Ulkoisen avoimuuden tapaus

Työnkulkujen avaaminen, prosessit ja projektin edistyminen ulkopuolelle voi kuulua pelottavaksi, mutta on paljon etuja. Jakamalla työsi ulkoisten sidosryhmien kanssa, käytät ensimmäistä askelta vahvemman kumppanuuden rakentamisessa. Sen sijaan, että heittäisi tietoja seinään, sinä ja asiakkaasi voivat liikkua projektin matkalla vierekkäin.

Kun sidosryhmäsi on valtuudet saada lisätietoja, voit tehdä päätöksiä sidosryhmien kanssa tietäen, että heillä on täysi käsitys prosessistasi. Proaktiivinen läpinäkyvyys kannustaa asiakkaitasi jakamaan enemmän tietoa kanssasi etukäteen sen sijaan, että pidät sitä takaisin.

Keskitetty viestintä

Kun molemmilla puolilla on pääsy projektihistoon ja kaikki asiakasviestintä pidetään keskitetyssä paikassa, tiimin jäsenet voivat varmistaa, että ne ovat toimittaneet kaikkien sidosryhmien kanssa, eikä kukaan jätetä silmukasta. Tämä voi myös auttaa välttämään näitä "hän sanoi, hän sanoi" skenaarioita, koska kaikki tallennetaan yhteen paikkaan.

Auta asiakkaita perustella kustannuksia

Asiakkaat ovat paljon paineita perustellakseen jokaisen menot - ja se tarkoittaa sinua. Anna heille kurkistus luovaan prosessiin auttaakseen heitä paremmin ymmärtämään työtä jokaisen askeleen ja resurssit, jotka olette vipuvoimainen, jotta heidän pyyntönsä todellisuus.

Tarjoa White-Glove Service

Luomalla ikkunoita työhönne, teet asiakkaasi tuntuu kuin he saavat valkoisen käsineiden käsittelyn. Tämä näkyvyys tekee asiakkaille erityistä antamalla heille pääsyn sisäisiin prosesseihin sen sijaan, että ne odottavat tilan päivityskokouksia.

Luoda avoimuutta yhteistyössä ulkoisten sidosryhmien kanssaUDN-tehtävähallinta

Premier Sothen kansainvälinen kiinteistö, johtava ylellinen kiinteistövälitysyritys, oli todellinen ongelma näkyvyyden puutteessa. Se aiheutti epäluottamusta tiiminsä ja ulkopuolisten urakoitsijoiden sisällä. Ei ollut mitään keinoa löytää avoimen työn pyyntöjen tilaa tai antaa todisteita vaivaa, kun virheet tehtiin.

Käyttämisen jälkeenUDN-tehtävähallintaNäkyvyyden parantamiseksi he löysivät vastuuvelvollisuuden, ei enää ollut ongelma. Joukkueen jäsenet voisivat nyt katsoa suoraanUDN-tehtävähallintanähdä kuka on vastuussa atehtävätai hanke, ja ryhtyä asianmukaisiin toimiin. "Suurin hyötyUDN-tehtävähallintaon se, että kun työskentelet 900 yksittäisen persoonallisuuden ja itsenäisten urakoitsijoiden kanssa, jotta voit todistaa arvosi on ratkaiseva ", sanoi Cristina Ansteett,Digitaalinen markkinointi-asiantuntijaSothebyn. "Vedä raportti ja osoittaa heille, kuinka monta työpaikkaa valmistui heidän puolestaan ​​tietyn ajan kehyksen aikana on erittäin voimakas meille."

Seuraavassa on muutamia parhaita käytäntöjä ulkoisen näkyvyyden parantamiseksi:

Antaa asiakkailleen omaa tilaa

Luo ainutlaatuinen kansio jokaiselle asiakkaalle ja merkitse jokainen projekti asiaankuuluvaan asiakaskansioon. Näin voit nähdä työnne paitsi joukkueen näkökulmasta vaan myös asiakkaan näkökulmasta. Lisäksi asiakkaat tuntevat erityisen tietäen, että olet veistetty omistettu paikka heille työtilassasi.

Kommunikoivat aikataulut

JaaHankkeen aikataulutja määräajat asiakkaiden kanssa, jotta he ovat luottavaisia ​​työn edistymisessä. UDN-tehtävähallintaGantt-kaavioon dynaaminen näkymä, jonka avulla voit nähdä projektin edistymisen askel askeleelta loppuun. Joko myöntää asiakkaille pääsyn tai jakaa kaavion PDF: ksi.

Kutsu asiakkaat katsausprosessiin

Hands-on-asiakkaille, UDN-tehtävähallintaTodisteAntaa heille mahdollisuuden osallistua päätöksentekoprosessiin kommentoimalla suoraan asiakirjaan. Prosessin sidosryhmät mukaan lukien edestakaisin ja saat sinulle tarvittavan palautteen, nopeuttaa prosessia.

Entä yksityisyys?

Kuten olemme nähneet, sekä sisäinen että ulkoinen avoimuus on monia etuja. Mutta kuinka paljon avoimuutta on liian paljon avoimuutta? Seuraavassa on muutamia haasteita:

Vastuuvelvollisuus

Liian paljon näkyvyyttä ilman selkeää omistusta voi jättää tiimin jäsenet osoittamaan sormia, kun kaikki oletetaan "joku muu" huolehtii siitä. Varmista, että kaikki ymmärtävät vastuunsa ja tehtävien omistusta ilmoitetaan selvästi.

Asiakas luottamus ja tyytyväisyys

Kun asiakkaat ovat prosessiin, rakentaa luottamusta ja lisää yhteistyötä, kun hankkeen sisäinen työskentely voi aiheuttaa asiakkaan kyseenalaistaa prosesseja tai päätöksiä. Katsotaanpa, että joukkue ei ole täydellinen. On olemassa hetkiä stressistä tai koordinoinnin puutteesta. Silo Jotkut sisäiset keskustelut tai tuovat asiakkaita prosessiin, kun asiat ovat humina tasaisesti, jotta vältetään ylivoimainen. Työntekijän selitys ja vakuutus, että satunnaiset vahingot ovat osa projektiprosessia voi mennä pitkälle.

Häiritsevä luova prosessi

Jotkut tiimin jäsenet toimivat paremmin, kun he eivät tunne, että joku katselee olkapäänsä yli.Työpaikan valvontavoi todella estää tuottavuutta. Keskustele tiimisi kanssa, mikä on hankkeen optimaalinen kohta antaa asiakkaan pääsy.

Tietosuojan seurantaUDN-tehtävähallinta

UDN-tehtävähallintaon tehokas työkalu avoimuuteen ja näkyvyyteen, mutta sielläovat monin tavoin sitä voidaan käyttää yksityisyyteen. Tämä antaa mahdollisuuden rajoittaa ja valvoa pääsyä hankkeen tiettyihin alueisiin yksittäisille käyttäjille tai ryhmille helposti. Seuraavassa on muutamia vinkkejä:

Optimoi kansion rakenne

Anna lapsi-kansioita (nämä kansiot sisäkkäisiin kansioihin) tiukemmat pääsyasetukset. Sammuttaaperinnöllinen jakaminenrajoittaa pääsyä asianmukaisesti.

Seuraa ja hallita tietoja

KäyttääPääsyraportitVoit seurata, kenellä on pääsy mihinkään yksityiskohtiin millä tahansa yksityiskohtaisella tasolla ja seurata WHO: n mukana, johon mukautetut ryhmät aina.

Suojaa työsi

Tietojen yksityisyys ja turvallisuusovat yksiUDN-tehtävähallintaTop prioriteetit. Olemme rakentaneet useita ominaisuuksia, joiden avulla voit ylläpitää täydellistä hallintaa, mitä tietoja haluat jakaa ja kenen kanssa.

Viime kädessä avoimuus ja yksityisyys ovat elintärkeitä erittäin yhteistoiminnallisen ja optimaalisesti toimivan tiimin rakentamiseksi. Yksinkertainen täydellinen tasapaino näiden kahden välillä voi kestää jonkin aikaa ja muutamia iteraatioita ennen kuin kaikki tuntuu hyvältä. Valmistaudu sisäänkirjautumaan tiimisi ja asiakkaiden kanssa ymmärtämään, mitä työskentelee ja mikä ei toimi, tee sitten asianmukaiset muutokset.

Kiinnostunut siitä, mitenUDN-tehtävähallintavoi auttaa sinua tasapainottamaan avoimuutta ja yksityisyyttä? Aloita2 viikon ilmainen kokeilu tänään.