Bilancio Trasparenza e Privacy per una collaborazione ottimale (e sicura)

È stato dimostrato di volta tempo e tempo: quando le aziende sono trasparenti, eseguono aumenti migliori, morali e i membri del team sono autorizzati.

Il buffer, che produce software di gestione dei social media, continua a fare notiziecondivisione apertamenteI suoi ricavi, codice e stipendi dei dipendenti, grazie al suo valore fondamentale di "predefinito alla trasparenza". Tuttavia,

Come la trasparenza interna aumenta le prestazioni del team

Quando si lavora con i clienti, è molto chiaro quali squadre incoraggiano già la trasparenza e la visibilità. Sono spesso più efficienti, hanno una cultura di squadra più solidale e avere dipendenti più impegnati.

Alcuni vantaggi chiave dell'attuazione di più trasparenza nella tua organizzazione:

Risparmia il tempo di localizzazione del tempo

I dipendenti trascorrono quasi il 20% della settimana lavorativa alla ricerca e alla raccolta di informazioni, secondo ARapporto McKinsey. Metti in un altro modo, se assumi 5 dipendenti, solo 4 stanno davvero ottenendo le cose, il quinto sta perdendo tempo alla ricerca di risposte e monitoraggio dei documenti che non riescono a trovare.

Dare ai dipendenti le informazioni di cui hanno bisogno a portata di mano risparmia tempo attraverso l'organizzazione. Ogni volta che qualcuno richiede l'accesso a aschema del progetto, Asset o un altro tipo di rapporto, qualcun altro deve rispondere a quella richiesta, trovarlo e dare loro l'accesso. Evitare l'energia e il tempo sprecati garantendo l'accesso preventivamente.

Streamline Communication.

Un thread comune che abbiamo osservato tra i team trasparenti è che le comunicazioni diventano molto più snella, crescente efficienza e ottimizzazione delle prestazioni.ProgettoGli aggiornamenti sono molto più facili da capire quando l'intero team ha accesso al progetto più ampio e può vedere il contesto storico.

Troviamo anche team con alti livelli di trasparenza hanno meno riunioni o, almeno, incontri più efficaci, perché tutte le informazioni possono essere facilmente trovate, ed è tutto aggiornato in tempo reale. Non c'è bisogno di individui per tirare insieme i rapporti sullo stato perché tutti possono vedere dove il progetto è in ogni momento.

Aumentare la responsabilità

La trasparenza consente ai membri del team di identificare le sfide del progetto presto e li incoraggiano a trovare soluzioni insieme. Mantenere i colleghi responsabili e anche riconoscendoli quando fanno un buon lavoro è importante per un progetto di successo. Inoltre, la trasparenza aiuta ogni membro del team a capire come il loro lavoro colpisce gli altri all'interno dell'organizzazione e del progetto nel suo complesso. I membri del team hanno meno probabilità di completare il loro lavoro in ritardo quando sanno che i loro colleghi possono soffrire di conseguenza.

Aumentare la trasparenza interna conUDN Task Manager.

Perché tutti i dettagli del progetto e la comunicazione sono memorizzati inUDN Task Manager.I dipendenti della prima linea hanno una visione più chiara dei loro programmi, carichi di lavoro e aspettative. "Le persone sono meno stressate perché capiscono quale lavoro devono essere fatte e avere davanti a loro", afferma Sean Amster, strategia digitale e responsabile delle operazioni all'istruzione Frontline.

Ecco alcune migliori pratiche per aumentare la trasparenza interna conUDN Task Manager. :

Organizza le cartelle per dipartimento o squadra

Identificare e categorizzare le cartelle

Chiaramente le cartelle etichettare ed evitare la ridondanza

Concordare convivendo le convenzioni di denominazione per evitare confusione. I membri del team dovrebbero essere in grado di identificare le cartelle pertinenti a colpo d'occhio.

Utilizzare la tagging cross-tagging per i team matrice

EtichettaProgetti e compiti in più cartelle contemporaneamente per l'accesso organizzativo attraverso i team matrice.

Crea gruppi personalizzati

Condividi progetti o cartelle con gruppi per concedere l'accesso e la visibilità in modo facile ed efficiente. I clienti spesso costruiscono il loroGruppi personalizzatiassomigliare alla struttura organizzativa della loro azienda.

Condividi le intuizioni regolarmente

Creare condivisi.Dashboard della squadra e calendariQuindi tutti comprendono ciò che deve essere fatto, in che ora del tempo e da chi. I membri del team e gli stakeholder possono iscriversi aRapporti personalizzatie ottieni aggiornamenti consegnati automaticamente al loroUDN Task Manager.Posta in arrivo.

Il caso per la trasparenza esterna

Aprendo i flussi di lavoro, i processi e i progressi del progetto nel mondo esterno possono sembrare spaventoso, ma ci sono molti vantaggi. Condividendo il tuo lavoro con gli stakeholder esterni, stai prendendo il primo passo nella costruzione di una partnership più forte. Piuttosto che lanciare informazioni su un muro, tu e il tuo cliente può passare attraverso il progetto di viaggio fianco a fianco.

Quando i tuoi stakeholder sono autorizzati con ulteriori informazioni, è possibile prendere decisioni in allineamento con i vostri stakeholder sapendo che hanno una piena comprensione del tuo processo. La tua trasparenza proattiva incoraggerà anche i tuoi clienti a condividere ulteriori informazioni con il tuo in anticipo piuttosto che tenerlo indietro.

Centralizza la comunicazione

Quando entrambe le parti hanno accesso alla cronologia dei progetti e tutte le comunicazioni dei clienti sono conservate in un luogo centralizzato, i membri del team possono assicurarsi di aver comunicato con tutte le parti interessate, e nessuno è lasciato fuori dal loop. Questo può anche aiutare a evitare quelli "ha detto, ha detto" scenari perché tutto è registrato in un punto.

Aiutare i clienti a giustificare le spese

I tuoi clienti sono sotto molta pressione per giustificare ogni spesa - e questo significa. Dai loro un sbirciata nel tuo processo creativo per aiutarli a capire meglio il lavoro dietro ogni passo e le risorse che hai sfruttato per rendere la loro richiesta una realtà.

Fornire un servizio di guanto bianco

Creando Windows nel tuo lavoro, farai sentire i tuoi clienti come se stessero ottenendo il trattamento dei guanti bianchi. Questa visibilità fa sentire i clienti speciali dando loro l'accesso ai processi interni, piuttosto che farli aspettare riunioni di aggiornamento dello stato.

Creare trasparenza per la collaborazione con gli stakeholder esterni inUDN Task Manager.

Premier Sotheby's International Realty, una delle principali società di intermediazione immobiliare di lusso, ha avuto un vero problema con mancanza di visibilità. Stava causando la sfiducia all'interno del loro team e degli appaltatori esterni. Non c'era modo di trovare lo stato delle richieste di lavoro aperte o fornire la prova di sforzo quando sono stati commessi gli errori.

Dopo l'usoUDN Task Manager.Per migliorare la visibilità, hanno trovato la responsabilità non era più un problema. I membri del team potrebbero ora guardare direttamenteUDN Task Manager.per vedere chi è responsabile di acompitoo progetto e prendere azioni appropriate. "Il più grande vantaggio diUDN Task Manager.È quando lavori con 900 personalità individuali e appaltatori indipendenti, essendo in grado di dimostrare che il tuo valore è cruciale ", ha detto Cristina Anstett,Specialista di marketing digitale.a Sotheby's. "Tirare un rapporto e mostrare loro quanti posti di lavoro sono stati completati per loro conto durante un certo periodo di tempo, è molto potente per noi."

Ecco alcune migliori pratiche per migliorare la visibilità esterna:

Dai ai clienti il ​​proprio spazio

Creare una cartella univoca per ciascun client e tagga ogni progetto nella cartella client pertinente. Questo ti permetterà di vedere il tuo lavoro non solo da una prospettiva di squadra ma anche una prospettiva del cliente. Inoltre, i clienti si sentiranno speciali sapendo che hai scolpito un posto dedicato per loro nella tua area di lavoro.

Comunicare timelines.

CondividereProgetto Timelines.e scadenze con i clienti in modo che si sentano fiduciosi con il progresso del lavoro. UDN Task Manager.Grafico Ganttè una vista dinamica che ti consente di vedere il tuo progresso del progetto passo dopo passo verso il completamento. O GRAND I client accedono o condividono il grafico come PDF.

Invita i clienti nel processo di revisione

Per i clienti pratici, UDN Task Manager.ProvaConsente loro di partecipare ai progressi decisionali commentando direttamente il documento. Comprese le parti interessate nel processo si riduce avanti e indietro e ti porta il feedback di cui hai bisogno, accelerando il processo.

Quindi, e la privacy?

Come abbiamo visto, sia la trasparenza interna che quella esterna ha molti vantaggi. Ma quanta trasparenza è troppa trasparenza? Ecco alcune sfide da considerare:

La gap di responsabilità

Troppa visibilità senza la proprietà chiara può lasciare i membri della squadra che puntano le dita quando tutti assume "qualcun altro" si sta prendendo cura di esso. Assicurati che tutti comprendano le loro responsabilità e la proprietà dei compiti è comunicata chiaramente.

Fiducia e soddisfazione del cliente

Durante la partenza dei clienti nel tuo processo costruisce la fiducia e aumenta la collaborazione, vedere il lavoro interiore di un progetto potrebbe causare un client di mettere in discussione i tuoi processi o decisioni. Ammettiamolo, nessuna squadra è perfetta. Ci saranno momenti di stress o mancanza di coordinamento. Silo alcune conversazioni interne o portano i clienti nel processo quando le cose sono colite in modo fluido per evitare di oscuramento. Una spiegazione dei tuoi flussi di lavoro e una rassicurazione che gli incidenti occasionali fanno parte del processo del progetto possono fare una lunga strada.

Disturbando il processo creativo

Alcuni membri del team funzionano meglio quando non sentono che qualcuno stia guardando sopra la loro spalla.Monitoraggio del posto di lavoropuò effettivamente ostacolare la produttività. Discutere con il tuo team Qual è il punto ottimale del progetto per dare un accesso al cliente.

Monitoraggio della privacy in.UDN Task Manager.

UDN Task Manager.è uno strumento potente per la trasparenza e la visibilità, ma lìsono molti modi in cui può essere utilizzato anche per la privacy. Questo ti dà il potere di limitare e monitorare l'accesso a aree specifiche del progetto per utenti o gruppi individuali. Ecco alcuni suggerimenti:

Ottimizza la struttura della cartella

Dare alle cartelle figlio (quelle cartelle annidate in altre cartelle) Starticter Access Impostazioni. Spegnicondivisione ereditariaper limitare l'accesso in modo appropriato.

Monitorare e controllare l'accesso alle informazioni

UtilizzoRapporti di accessoPer monitorare chi ha accesso a una determinata cartella a qualsiasi livello di dettaglio e tenere traccia di chi è incluso in quali gruppi personalizzati in ogni momento.

Proteggi il tuo lavoro

Privacy e sicurezza dei datisono uno diUDN Task Manager.'S Priorità più importanti. Abbiamo costruito diverse funzionalità per aiutarti a mantenere il pieno controllo su quali dati vuoi condividere e con chi.

In definitiva, la trasparenza e la privacy sono sia vitale di costruire un team altamente collaborativo e ottimale. Striking il perfetto equilibrio tra i due può richiedere un po 'di tempo e alcune iterazioni prima che tutti si sentano bene a riguardo. Preparati a fare il check-in con il tuo team e i clienti per capire cosa funziona e cosa non funziona, quindi apportare le corrette regolazioni.

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