最適な（および安全な）コラボレーションのための透明性とプライバシーのバランス

企業が透明であるとき、彼らはより良い、士気の増加、そしてチームのメンバーは力を与えられています。

ソーシャルメディア管理ソフトウェアを生産するバッファーは、ニュースを作り続けていますオープンシェアリングその中核的価値の「透明度には、その中核とする」のおかげで、その収益、コード、および従業員の給与。しかし、

内部の透明度がチームのパフォーマンスを向上させる方法

クライアントと協力するときは、すでに透明性と可視性を奨励するチームが非常に明確です。彼らはしばしばより効率的で、よりサポート的なチーム文化を持っていて、より多くの従業員を持っています。

組織内でより透明性を実装するという主な利点があります。

時間を節約します

従業員は、労働区の約20％を検索し、情報を収集しています。マッキンシーレポート。別の方法を置くと、あなたが5つの従業員を雇うならば、4つだけが実際に達成されています - 5番目は答えを検索し、見つけることができない文書を追跡する時間を無駄にしています。

従業員に、彼らの指先で必要な情報を組織全体に節約する時間を節約します。誰かがAへのアクセスを要求するたびにプロジェクト計画、資産、または他のタイプのレポート、他の人がその要求に応答し、それを見つけ、それらにアクセスする必要があります。優先的にアクセスを許可することで、無駄なエネルギーと時間を避けてください。

通信を合理化します

透明なチームの間で観察された1つの一般的なスレッドは、通信がはるかに合理化され、効率の向上、およびパフォーマンスの最適化が可能です。計画チーム全体がより大きなプロジェクトにアクセスして履歴コンテキストを見ることができる場合、更新ははるかに簡単です。

また、すべての情報を簡単に見つけることができますので、高レベルの透明性を持つチームや、少なくともより効果的な会議があります。また、すべての情報を簡単に見つけることができます。プロジェクトが常に立っている場所がわかるので、個人がステータスレポートを互いに引き出す必要はありません。

説明責任を高める

透明性は、チームメンバーがプロジェクトの課題を早期に識別し、それらが解決策を見つけるように奨励することを可能にします。ピアーを録画することができ、また彼らが良い仕事をするときにそれらを認識することは、成功したプロジェクトにとって重要です。さらに、透明度は、各チームメンバーが組織内の他の人やプロジェクト全体にどのように影響するかを理解するのに役立ちます。チームメンバーは、彼らが彼らの同僚が結果として苦しんでいるかもしれないことを彼らが知っているときに遅く仕事を完了する可能性が低いです。

内部透明性を高めるUDNタスクマネージャー

すべてのプロジェクトの詳細と通信が記憶されているからですUDNタスクマネージャー最前線の従業員には、スケジュール、ワークロード、および期待の明確なビューがあります。「人々が何をする必要があるかを理解し、彼らの前に何を持つべきか理解するので、人々はそれほど強調していません」と、Sean Amster、Digital Strategy、およびOperations Operations Managerは、フロントライン教育で述べています。

内部の透明性を高めるためのいくつかのベストプラクティスがありますUDNタスクマネージャー：

部門またはチームによるフォルダを整理する

フォルダを識別して分類します

はっきりとラベルを付け、冗長性を避けます

混乱を避けるために明確な命名規則に同意する。チームメンバーは、一目で関連フォルダを特定することができるはずです。

マトリックスされたチームのクロスタグを利用します

鬼ごっこマトリックスされたチーム間の組織アクセスのために同時に複数のフォルダへのプロジェクトとタスク。

カスタムグループを作成します

アクセスと可視性を簡単かつ効率的に許可するために、プロジェクトやフォルダをグループで共有します。クライアントはしばしば造りますカスタムグループ会社の組織構造に似ています。

洞察を定期的に共有する

共有を作成しますチームダッシュボード と カレンダーだから誰もが何時の枠で、そして誰によって行われる必要があるのかを理解しています。チームメンバーやステークホルダーは購読することができますカスタムレポートそして、自動的に彼らに配信された更新を入手してくださいUDNタスクマネージャー受信トレイ

外部透明度の場合

ワークフロー、プロセス、およびプロジェクトの進捗状況を外部の世界に開くことが怖いかもしれませんが、恩恵がたくさんあります。あなたの仕事を外部の利害関係者と共有することによって、あなたはより強いパートナーシップを構築する最初のステップを取っています。壁に情報を投げるのではなく、あなたとあなたの顧客は並んでプロジェクトの旅を通して移動することができます。

あなたの利害関係者がより多くの情報を与えられているとき、あなたはあなたのプロセスを完全に理解していることを知っていることを知ってあなたの利害関係者との整列を決定することができます。あなたの積極的な透明性はまた、あなたのクライアントがあなたとそれを保持するのではなくあなたとより多くの情報を公開することを勧めます。

コミュニケーションを集中化する

両側がプロジェクト履歴にアクセスできる場合、すべてのカスタマーコミュニケーションが集中型の場所に保管されている場合、チームメンバーはすべての利害関係者と通信していることを確認でき、誰もループから除外されません。これはそれらを回避するのを助けることができます」と彼は言った、「すべての場所に記録されているのでシナリオ。

クライアントが費用を正当化するのに役立ちます

あなたのクライアントはそれぞれの支出を正当化するために多くの圧力をかけています - そしてそれはあなたを意味します。彼らがすべてのステップの後ろに作業をよりよく理解するのを助けるためにあなたの創造的なプロセスに覗いてください。

ホワイトグローブサービスを提供します

あなたの仕事に窓を作成することによって、あなたはあなたのクライアントがホワイトグローブの治療を受けているかのようにあなたのクライアントに感じさせるでしょう。この可視性は、ステータスアップデート会議を待つのではなく、顧客が内部プロセスへのアクセスを与えることで、クライアントを特別なものにします。

外部の利害関係者とのコラボレーションのための透明性を作成しますUDNタスクマネージャー

Premier Sothebyの国際的なリアルティ、有数の高級不動産仲介会社で、可視性が不足している本当の問題がありました。それは彼らのチームと外部の請負業者の中で不信を引き起こしていました。オープンジョブ要求の状況を見つける方法はありませんでした。または間違いがなされたときに努力証明を提供しました。

使用後UDNタスクマネージャー可視性を向上させるために、説明責任はもはや問題ではなかったことがわかりました。チームメンバーは直接見ることができましたUDNタスクマネージャー誰がAを担当しているのか見るためにタスクまたはプロジェクト、そして適切な行動を取る。「最大の利点UDNタスクマネージャーあなたが900個の個性的な個性と独立した請負業者を使って仕事をするとき、Cristina Anstettは、次のように述べています。デジタルマーケティングスペシャリストSotheby'sで。「レポートを引っ張って、特定の時間枠の間に彼らに代わって何人の仕事が完了したかを彼らにとっては非常に強力なものです。」

外部の可視性を向上させるためのいくつかのベストプラクティスがあります。

自分のスペースをクライアントに与える

クライアントごとに固有のフォルダを作成し、各プロジェクトを関連するクライアントフォルダにタグを付けます。これにより、チームの観点からだけでなくクライアントの観点からも、作業を見ることができます。さらに、クライアントはあなたがあなたのワークスペースで彼らのための専用の場所を刻み去ったことを特別に感じるでしょう。

タイムラインを通信します

共有 プロジェクトタイムラインそしてクライアントとの締め切りは仕事の進歩に自信を持っているようにします。 UDNタスクマネージャーのガントチャートプロジェクトの進行状況を段階的に表示することを可能にするダイナミックなビューです。クライアントがPDFとしてアクセスまたはチャートを共有してください。

クライアントをレビュープロセスに招待します

実践的なクライアントのために、 UDNタスクマネージャー証拠 ドキュメント上で直接コメントすることで、それらが意思決定の進捗状況に参加できるようにします。プロセスのステークホルダーを含むことは前後に減少し、あなたが必要とするフィードバックを取得し、プロセスを促進します。

それで、プライバシーはどうですか？

私たちが見たように、内部と外部の透明性の両方に多くの利点があります。しかし、透明度が多すぎるのはいくらですか？検討するためのいくつかの課題は次のとおりです。

説明責任ギャップ

明確な所有権なしの可視性が多すぎると、誰もが「他の誰か」が大事にしていると見なされているとき、チームメンバーを指していることができます。誰もが彼らの責任を理解していることを確認し、タスクの所有権は明確に伝えられています。

クライアントの信頼と満足度

プロセスにクライアントを構築し、コラボレーションを強化している間、プロジェクトの内部の動作を見ながら、クライアントがプロセスや決定を求めることがあります。それに直面しましょう、チームは完璧ではありません。ストレスや調整の欠如の瞬間になるでしょう。オーバーシェーリングを避けるために、一部の内部の会話をシロまたはプロセスに持参して、プロセスにクライアントを持参してください。あなたのワークフローの説明と時折の誤った心がプロジェクトプロセスの一部であるという再理論は長い道のりを得ることができます。

創造的なプロセスを妨げる

誰かが自分の肩を見ているように感じていないとき、一部のチームメンバーはよりよく働きます。職場の監視実際に生産性を妨げることができます。あなたのチームと話し合うクライアントアクセスを提供するプロジェクト内の最適なポイントは何ですか。

プライバシーを監視するUDNタスクマネージャー

UDNタスクマネージャー透明性と可視性のための強力なツールですが、そこにありますそれはプライバシーにも使われることができる多くの方法です。これにより、個々のユーザーやグループの特定の領域へのアクセスを制限して監視する権限があります。これがいくつかのヒントです：

フォルダ構造を最適化します

子フォルダ（他のフォルダにネストされているフォルダ）に厳密なアクセス設定を与えます。消す継承シェアリングアクセスを適切に制限する。

情報へのアクセスを監視および制御する

使用するアクセスレポートにアクセスします誰が任意の詳細レベルで任意の与えられたフォルダにアクセスできるかを監視し、常にどのカスタムグループに含まれるのかを追跡します。

あなたの仕事を守ります

データのプライバシーとセキュリティの一つですUDNタスクマネージャー最優先事項です。あなたが共有したいデータをフルコントロールするのを助けるためにいくつかの機能を構築しました。

最終的には、透明性とプライバシーは両方とも、共同で最適に実行されるチームを構築することが重要です。誰もがそれについて良く感じる前に、2人の間の完璧なバランスを叩くことができます。チームやクライアントでチェックインする準備をして、何が働いているのか、そして動作していないものを理解してから、適切な調整を行います。

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