Balans genomskinlighet och integritet för optimal (och säker) samarbete

Det har varit bevisat tid och gång igen: När företag är transparenta, utför de bättre, moralen ökar, och lagmedlemmarna är bemyndigade.

Buffert, som producerar Social Media Management Software, fortsätter att göra nyheter avöppet delningDess intäkter, kod och anställda löner, tack vare sitt kärnvärde av "standard till öppenhet". I alla fall,

Hur internt öppenhet ökar lagets prestanda

När man arbetar med kunder är det mycket tydligt vilka lag som uppmuntrar öppenhet och synlighet redan. De är ofta effektivare, har en mer stödjande lagkultur och har mer engagerade medarbetare.

Några viktiga fördelar med att genomföra mer öppenhet i din organisation:

Spara tid lokaliserande arbete

Anställda spenderar nästan 20% av arbetsveckan som söker och samlar information, enligt aMcKinsey rapport. Sätt ett annat sätt, om du anställer 5 anställda, är det bara 4 att få saker som uppnåtts - den femte slösar bort tid som söker efter svar och spårar ner dokument som de inte kan hitta.

Ge anställda den information de behöver vid sina fingertoppar sparar tid över hela organisationen. Varje gång någon begär tillgång till aprojekt plan, Asset, eller annan typ av rapport, någon annan måste svara på den begäran, hitta den och ge dem tillgång. Undvik bortkastad energi och tid genom att ge tillgång till förebyggande.

Effektivisera kommunikation

En vanlig tråd som vi observerat bland transparenta lag är kommunikation blir mycket mer strömlinjeformad, ökad effektivitet och optimering av prestanda.ProjektUppdateringar är mycket lättare att förstå när hela laget har tillgång till det större projektet och kan se historiskt sammanhang.

Vi hittar också lag med höga halter av öppenhet har färre möten eller, åtminstone, effektivare möten, eftersom all information lätt kan hittas, och det är allt uppdaterat i realtid. Det finns inget behov av att individer ska dra ihop statusrapporter eftersom alla kan se var projektet står hela tiden.

Öka ansvarsskyldigheten

Genomskinlighet gör det möjligt för lagmedlemmar att identifiera projektutmaningar tidigt och uppmuntrar dem att hitta lösningar tillsammans. Att hålla kamrater ansvariga och erkänner dem när de gör bra arbete är viktigt för ett framgångsrikt projekt. Dessutom hjälper transparens varje lagmedlem att förstå hur deras arbete påverkar andra inom organisationen och projektet som helhet. Lagmedlemmar är mindre benägna att slutföra sitt arbete sent när de vet att deras kollegor kan drabbas av som ett resultat.

Öka den interna insynen medUDN Task Manager

Eftersom alla projektdetaljer och kommunikation lagras iUDN Task ManagerFrontline-anställda har en tydligare utsikt över sina scheman, arbetsbelastningar och förväntningar. "Människor är mindre stressade eftersom de förstår det arbete de behöver göra och har framför dem", säger Sean Amster, Digital Strategy och Operations Manager på Frontline Education.

Här är några bästa praxis för att öka den interna insynen medUDN Task Manager :

Organisera mappar efter avdelning eller lag

Identifiera och kategorisera mappar

Tydligt etikettmappar och undvik redundans

Enas om tydliga namnkonventioner för att undvika förvirring. Lagmedlemmarna ska kunna identifiera relevanta mappar i taget.

Använd korsning för matriserade lag

MärkaProjekt och uppgifter i flera mappar samtidigt för organisatorisk åtkomst över matriserade lag.

Skapa anpassade grupper

Dela projekt eller mappar med grupper för att enkelt och effektivt ge tillgång och synlighet. Klienterna bygger ofta sinaegna grupperatt likna företagets organisationsstruktur.

Dela insikter regelbundet

Skapa deladTeam DashboardsochkalendrarSå alla förstår vad som behöver göras, i vilken tidsram, och av vem. Lagmedlemmar och intressenter kan prenumerera påAnpassade rapporteroch få uppdateringar som levereras automatiskt till derasUDN Task Managerinkorg.

Fallet för yttre transparens

Öppna dina arbetsflöden, processer och projektframsteg till omvärlden kan låta skrämmande, men det finns många fördelar. Genom att dela ditt arbete med externa intressenter tar du det första steget i att bygga ett starkare partnerskap. I stället för att kasta information över en vägg kan du och din kund flytta genom projektresan sida vid sida.

När dina intressenter har befogenhet med mer information, kan du fatta beslut i anpassning med dina intressenter att veta att de har en fullständig förståelse för din process. Din proaktiva transparens kommer också att uppmuntra dina kunder att dela mer information med dig i stället för att hålla den tillbaka.

Centralisera kommunikation

När båda sidorna har tillgång till projekthistoriken och all kundkommunikation hålls på en centraliserad plats, kan lagmedlemmarna se till att de har kommunicerat med alla intressenter, och ingen lämnas ut ur slingan. Detta kan också hjälpa till att undvika de "han sa, hon sa" scenarier eftersom allt spelas in på en plats.

Hjälp kunder rättfärdiga kostnader

Dina kunder är under mycket press för att motivera varje utgift - och det betyder dig. Ge dem en titt i din kreativa process för att hjälpa dem att bättre förstå arbetet bakom varje steg och de resurser du har utnyttjat för att göra sin begäran en verklighet.

Ge vithandske service

Genom att skapa Windows i ditt arbete får du att dina kunder känner som om de får den vita handsken. Denna synlighet gör kunderna speciella genom att ge dem tillgång till interna processer, i stället för att få dem att vänta på statusuppdateringsmöten.

Skapa transparens för samarbete med externa intressenter iUDN Task Manager

Premier Sothebys internationella realty, ett ledande lyxfastighetsmäklare, hade ett verkligt problem med brist på synlighet. Det orsakade misstro i sitt lag och externa entreprenörer. Det fanns inget sätt att hitta statusen för öppna jobbförfrågningar eller ge bevis på ansträngning när misstag gjordes.

Efter användningUDN Task ManagerFör att förbättra synligheten fann de ansvarighet var inte längre ett problem. Lagmedlemmar kan nu titta direkt påUDN Task Manageratt se vem som är ansvarig för auppgifteller projekt, och vidta lämpliga åtgärder. "Den största fördelen medUDN Task ManagerÄr det när du arbetar med 900 individuella personligheter och oberoende entreprenörer, som kan bevisa ditt värde är avgörande, säger Cristina Anstett,Digital marknadsföringsspecialistPå Sotheby s. "Att dra en rapport och visa dem hur många jobb som slutfördes på deras vägnar under en viss tidsram är väldigt kraftfull för oss."

Här är några bästa praxis för att förbättra extern synlighet:

Ge kunderna sitt eget utrymme

Skapa en unik mapp för varje klient och märker varje projekt i den relevanta klientmappen. Detta gör att du kan se ditt arbete inte bara ur ett teamperspektiv utan också ett klientperspektiv. Dessutom kommer kunderna att känna sig speciella och veta att du har skurit ut en dedikerad plats för dem i din arbetsyta.

Kommunicera tidslinjer

Dela med sigProjekt Timelinesoch deadlines med kunder så att de är övertygade om arbetets framsteg. UDN Task ManagerS Gantt-diagramär en dynamisk vy som låter dig se ditt projektframsteg steg för steg mot slutförandet. Antingen bevilja kunder åtkomst eller dela medierna som en pdf.

Bjud in kunder i granskningsprocessen

För hand-on-klienter, UDN Task ManagerBevistillåter dem att delta i beslutsfattandet genom att kommentera direkt på dokumentet. Inklusive intressenter i processen minskar fram och tillbaka och får dig den feedback du behöver, påskynda processen.

Så vad sägs om privatliv?

Som vi har sett har både intern och extern transparens många fördelar. Men hur mycket transparens är för mycket öppenhet? Här är några utmaningar att tänka på:

Ansvarighetsklyftan

För mycket synlighet utan tydligt ägande kan lämna lagmedlemmar som pekar på fingrarna när alla antar "någon annan" tar hand om det. Se till att alla förstår sitt ansvar, och ägande av uppgifter kommuniceras tydligt.

Klientförtroende och tillfredsställelse

Samtidigt som man låter kunderna till din process bygger förtroende och ökar samarbetet, kan det leda till att ett sådant inre arbete kan få en kund att ifrågasätta dina processer eller beslut. Låt oss möta det, inget lag är perfekt. Det kommer att bli stunder av stress eller brist på samordning. Silo några interna konversationer eller ta med kunderna i processen när saker är humming med smidigt för att undvika överskridande. En förklaring av dina arbetsflöden och en försäkran om att tillfälliga olyckor är en del av projektprocessen kan gå långt.

Störande den kreativa processen

Vissa lagmedlemmar fungerar bättre när de inte känner att någon tittar över axeln.Arbetsplatsövervakningkan faktiskt hindra produktiviteten. Diskutera med ditt lag Vad är den optimala punkten i projektet för att ge en kundåtkomst.

Övervakning av integritet iUDN Task Manager

UDN Task Managerär ett kraftfullt verktyg för öppenhet och synlighet, men därär många sätt att det kan användas för privatlivet också. Detta ger dig möjlighet att begränsa och övervaka tillgången till specifika områden i ditt projekt för enskilda användare eller grupper enkelt. Här är några tips:

Optimera din mappstruktur

Ge barnmappar (de mappar som är nestade i andra mappar) Strängare åtkomstinställningar. Stäng avärftlig delningatt begränsa åtkomsten på lämpligt sätt.

Övervaka och kontrollera tillgången till information

Använda sig avÅtkomstrapporterAtt övervaka vem som har tillgång till en viss mapp på vilken detalj som helst, och hålla reda på vem som ingår i vilken anpassade grupper hela tiden.

Skydda ditt arbete

Data Sekretess och säkerhetär en avUDN Task ManagerS översta prioriteringar. Vi har byggt flera funktioner för att hjälpa dig att behålla full kontroll över vilka data du vill dela med och med vem.

I slutändan är öppenhet och integritet både viktiga för att bygga ett mycket samarbetande och optimalt utövande team. Att slå den perfekta balansen mellan de två kan ta lite tid och några iterationer innan alla känns bra om det. Förbered dig på att checka in med ditt lag och kunder för att förstå vad som fungerar och vad som inte fungerar, gör sedan rätt justeringar.

Intresserad av hurUDN Task ManagerKan hjälpa dig att balansera transparens och integritet? Börja din2-veckors gratis provning idag.