Balanceamento de transparência e privacidade para a colaboração ideal (e segura)

Tem sido provado tempo e tempo novamente: Quando as empresas são transparentes, elas realizam melhor, os aumentos de moral e os membros da equipe são capacitados.

Buffer, que produz software de gerenciamento de mídia social, continua a fazer notíciascompartilhamento abertamentesuas receitas, código e salários de funcionários, graças ao seu valor central de "inadimplência à transparência". No entanto,

Como a transparência interna aumenta o desempenho da equipe

Ao trabalhar com clientes, é muito claro quais equipes incentivam a transparência e a visibilidade. Eles são muitas vezes mais eficientes, têm uma cultura de equipe mais solidária e têm funcionários mais envolvidos.

Alguns principais benefícios da implementação de mais transparência em sua organização:

Economize tempo localizando o trabalho

Os funcionários gastam quase 20% da semana de trabalho, procurando e coletando informações, de acordo com umRelatório McKinsey.. Coloque outra maneira, se você contratar 5 funcionários, apenas 4 estão realmente recebendo coisas realizadas - o quinto está perdendo tempo procurando por respostas e rastreando documentos eles não podem encontrar.

Dando aos funcionários a informação que eles precisam na ponta dos dedos economiza tempo em toda a organização. Toda vez que alguém solicita acesso a umplano de projeto, ativo ou outro tipo de relatório, alguém tem que responder a esse pedido, encontrá-lo e lhes dar acesso. Evite energia e tempo desperdiçadas, concedendo acesso preventivamente.

Agilizar uma comunicação

Um fio comum que observamos entre equipes transparentes é que as comunicações se tornam muito mais simplificadas, aumentando a eficiência e otimizando o desempenho.ProjetoAtualizações são muito mais fáceis de entender quando toda a equipe tem acesso ao projeto maior e pode ver o contexto histórico.

Também encontramos equipes com altos níveis de transparência têm menos reuniões ou, pelo menos, reuniões mais eficazes, porque todas as informações podem ser facilmente encontradas, e tudo é atualizado em tempo real. Não há necessidade de indivíduos para reunir relatórios de status porque todos podem ver onde o projeto está em todos os momentos.

Aumentar a responsabilidade

A transparência permite que os membros da equipe identifiquem os desafios do projeto e os incentivem a encontrar soluções juntas. Manter os pares responsáveis ​​e também reconhecê-los quando eles fazem um bom trabalho é importante para um projeto de sucesso. Além disso, a transparência ajuda a cada membro da equipe a entender como seu trabalho afeta os outros dentro da organização e o projeto como um todo. Os membros da equipe são menos propensos a completar seu trabalho atrasado quando eles sabem que seus colegas podem sofrer como resultado.

Aumentar a transparência interna comGerenciador de tarefas UDN.

Porque todos os detalhes e comunicação do projeto são armazenados emGerenciador de tarefas UDN., Os funcionários da linha de frente têm uma visão mais clara de seus horários, cargas de trabalho e expectativas. "As pessoas são menos estressadas porque entendem o trabalho que precisam para fazer e terem à frente", diz Sean Amster, estratégia digital e gerente de operações na Educação Frontline.

Aqui estão algumas melhores práticas para aumentar a transparência interna comGerenciador de tarefas UDN. :

Organize pastas por departamento ou equipe

Identifique e categorize as pastas

Claramente rotulando pastas e evite redundância

Concordar com as convenções claras de nomeação para evitar confusão. Os membros da equipe devem ser capazes de identificar pastas relevantes de relance.

Utilize a marcação cruzada para equipes matriculadas

Marcaçãoprojetos e tarefas em várias pastas simultaneamente para o acesso organizacional em equipes matriculadas.

Crie grupos personalizados

Compartilhe projetos ou pastas com grupos para conceder acesso e visibilidade com facilidade e eficiência. Clientes geralmente constroem suaGrupos personalizadospara se assemelhar à estrutura organizacional de sua empresa.

Compartilhe insights regularmente

Criar compartilhadopainéis de equipe e Calendários.Então todo mundo entende o que precisa ser feito, em que período de tempo e por quem. Membros da equipe e as partes interessadas podem se inscrever emRelatórios personalizadose obter atualizações entregues automaticamente ao seuGerenciador de tarefas UDN.caixa de entrada.

O caso de transparência externa

Abrir seus fluxos de trabalho, processos e progresso do projeto para o mundo exterior pode parecer assustador, mas há muitos benefícios. Ao compartilhar seu trabalho com partes interessadas externas, você está tomando o primeiro passo na construção de uma parceria mais forte. Em vez de jogar informações sobre uma parede, você e seu cliente podem passar pela jornada do projeto lado a lado.

Quando suas partes interessadas estão habilitadas com mais informações, você pode tomar decisões em alinhamento com seus stakeholders sabendo que eles têm uma compreensão total do seu processo. Sua transparência proativa também incentivará seus clientes a compartilhar mais informações com você, em vez de mantê-lo de volta.

Centralizar a comunicação

Quando ambos os lados têm acesso ao histórico do projeto e todas as comunicações do cliente são mantidas em um local centralizado, os membros da equipe podem garantir que eles se comunicaram com todas as partes interessadas, e ninguém é deixado de fora do loop. Isso também pode ajudar a evitar aqueles "ele disse, ela disse" cenários porque tudo é gravado em um ponto.

Ajudar os clientes a justificar a despesa

Seus clientes estão sob muita pressão para justificar todos e todas as despesas - e isso significa você. Dê-lhes uma olhada em seu processo criativo para ajudá-los a entender melhor o trabalho por trás de cada passo e os recursos que você aproveitou para fazer sua solicitação uma realidade.

Fornecer serviço de luva branca

Ao criar janelas em seu trabalho, você fará seus clientes como se estivessem recebendo o tratamento com luva branca. Essa visibilidade faz com que os clientes se sintam especiais, dando-lhes acesso a processos internos, em vez de fazê-los esperar as reuniões de atualização de status.

Criar transparência para colaboração com as partes interessadas externas emGerenciador de tarefas UDN.

Realty Internacional da Premier Sotheby, uma empresa de corretagem imobiliária de luxo líder, teve um problema real com a falta de visibilidade. Estava causando desconfiança dentro de sua equipe e contratados externos. Não havia como encontrar o status de solicitações de trabalho abertas ou fornecer prova de esforço quando os erros foram feitos.

Depois de usarGerenciador de tarefas UDN.Para melhorar a visibilidade, eles descobriram que a responsabilização não era mais um problema. Os membros da equipe agora poderiam olhar diretamente emGerenciador de tarefas UDN.para ver quem é responsável por umtarefaou projeto e tomar medidas apropriadas. "O maior benefício deGerenciador de tarefas UDN.é que quando você está trabalhando com 900 personalidades individuais e empreiteiros independentes, ser capaz de provar que seu valor é crucial ", disse Cristina Anstett,Especialista em Marketing Digitalem Sotheby's. "Puxando um relatório e mostrando quantos trabalhos foram concluídos em seu nome durante um determinado período de tempo é muito, muito poderoso para nós."

Aqui estão algumas práticas recomendadas para melhorar a visibilidade externa:

Dê aos clientes seu próprio espaço

Crie uma pasta exclusiva para cada cliente e marque cada projeto na pasta cliente relevante. Isso permitirá que você veja seu trabalho não apenas de uma perspectiva de equipe, mas também uma perspectiva do cliente. Além disso, os clientes se sentirão especiais sabendo que você esculpiu um lugar dedicado para eles em seu espaço de trabalho.

Comunicar cronogramas

Participaçãocronogramas de projetoe prazos com clientes, então se sentem confiantes com o progresso do trabalho. Gerenciador de tarefas UDN.Gráfico Gantté uma visão dinâmica que permite que você veja o progresso do seu projeto passo a passo para a conclusão. Ou conceder clientes acessar ou compartilhar o gráfico como um PDF.

Convide os clientes no processo de revisão

Para clientes práticos, Gerenciador de tarefas UDN.Provapermite que eles participem no progresso da tomada de decisão, comentando diretamente no documento. Incluindo as partes interessadas no processo reduzem e para trás e recebe o feedback que você precisa, expulitando o processo.

Então, e a privacidade?

Como vimos, tanto a transparência interna quanto externa tem muitos benefícios. Mas quanta transparência é muita transparência? Aqui estão alguns desafios a considerar:

A lacuna de responsabilização

Muita visibilidade sem a apropriação clara pode deixar os membros da equipe apontando os dedos quando todos assumem "outra pessoa" está cuidando disso. Certifique-se de que todos entenda suas responsabilidades, e a propriedade das tarefas é comunicada claramente.

Confiança e satisfação do cliente

Enquanto deixa os clientes em seu processo, constrói confiança e aumenta a colaboração, vendo o trabalho interno de um projeto pode fazer com que um cliente questione seus processos ou decisões. Vamos enfrentá-lo, nenhuma equipe é perfeita. Haverá momentos de estresse ou falta de coordenação. Silo algumas conversas internas ou trazer clientes para o processo quando as coisas estão cantarolando bem para evitar a oferta. Uma explicação de seus fluxos de trabalho e uma garantia de que os contratos ocasionais fazem parte do processo de projeto podem percorrer um longo caminho.

Perturbando o processo criativo

Alguns membros da equipe funcionam melhor quando não sentem que alguém está assistindo por cima do ombro.Monitoramento no local de trabalhopode realmente impedir a produtividade. Discuta com sua equipe Qual é o ponto ideal no projeto para dar acesso ao cliente.

Monitorando a privacidade dentroGerenciador de tarefas UDN.

Gerenciador de tarefas UDN.é uma ferramenta poderosa para transparência e visibilidade, mas hásão muitas maneiras que podem ser usadas para privacidade também. Isso fornece o poder de limitar e monitorar o acesso a áreas específicas do seu projeto para usuários ou grupos individuais facilmente. Aqui estão algumas dicas:

Otimize sua estrutura de pastas

Dê pastas infantis (essas pastas aninhadas em outras pastas) configurações de acesso mais rígido. Desligarcompartilhamento herdadopara restringir o acesso adequadamente.

Monitorar e controlar o acesso à informação

UsarRelatórios de acessoPara monitorar quem tem acesso a qualquer pasta em qualquer nível de detalhe, e acompanhe quem incluído em quais grupos personalizados em todos os momentos.

Proteja seu trabalho

Privacidade e segurança de dadossão um dosGerenciador de tarefas UDN.As principais prioridades. Construímos vários recursos para ajudá-lo a manter o controle total sobre quais dados você deseja compartilhar e com quem.

Em última análise, transparência e privacidade são vitais para construir uma equipe altamente colaborativa e de melhor desempenho. Atingir o equilíbrio perfeito entre os dois pode levar algum tempo e algumas iterações antes que todos sejam bem sobre isso. Prepare-se para verificar com sua equipe e clientes para entender o que está funcionando e o que não está funcionando, então faça os ajustes adequados.

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