Τι είναι μια αυτο-οργανωτική ομάδα;

Θέλετε περισσότερα κίνητρα, καλύτερη απόδοση και καλύτερη παράδοση; Τότε ίσως ήρθε η ώρα να συντονιστείτε σε μια από τις πιο καυτές τάσεις στοδιαχείριση έργου: Αυτο-οργανωτικές ομάδες.

Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε μια πιο προσεκτική ματιά στις αυτο-οργανωτικές ομάδες, πώς λειτουργούν και πώς οι ευέλικτες ροές εργασίας μπορούν να βελτιωθούν με την εφαρμογή της αυτο-οργάνωσης.

Εισαγωγή ευέλικτων αυτο-οργανωτικών ομάδων

Οι αυτο-οργανωτικές ομάδες αποτελούν ένα βασικό μέρος τουΕυέλικτη διαχείριση έργου .

Αν και η αυτο-οργάνωση ήταναρχικά προορίζεταιΓια την ανάπτυξη λογισμικού, οι εταιρείες έχουν διαπιστώσει ότι βοηθά ότι όλα τα είδη ομάδων γίνονται πιο παραγωγικά. Οποιεσδήποτε καινοτομίες προϊόντων ή η ώθηση στο ηθικό του προσωπικού είναι ένα μπόνους.

Έρευνα από το McKinseyδιαπίστωσε ότι μικρότερες ομάδες που χρησιμοποιούν ευέλικτες μεθοδολογίες και αυτο-οργάνωση στα επιχειρηματικά τους μοντέλα λειτουργίας ήταν σε θέση να χειριστούν καλύτερα τον αντίκτυπο του Covid-19 για την επιχείρησή τους. Όπου οι μη ευέλικτες ομάδες αγωνίστηκαν, οι ευέλικτες ομάδες ήταν σε θέση να παραδώσουν άψογα τους προκαθορισμένουςέργοαπαιτήσεις.

Αλλά μπορεί να είναι ευκίνητες αυτο-οργανωτικές ομάδες να είναι παραγωγικές χωρίς την παρουσία της εξωτερικής ηγεσίας; Στοιχήματα που μπορούν, και εδώ λειτουργούν.

Πώς λειτουργούν οι αυτο-οργανωτικές ομάδες;

Ας ξεκαθαρίσουμε μια εσφαλμένη αντίληψη αμέσως. Αυτο-οργανωτικές ομάδες δεν είναι χαλαρά κανόνια. Είναι ευέλικτες, ανταποκρινόμενες ομάδες που λειτουργούν στο πλαίσιο του οργανωτικού πλαισίου και που καταλαβαίνουνΤι είναι ο σχεδιασμός στρατηγικής ικανότητας. Εδώ είναι πώς λειτουργούν οι αυτο-οργανωτικές ομάδες.

Ισχυρή αίσθηση ιδιοκτησίας

Υπάρχει μια ισχυρή αίσθηση ιδιοκτησίας που ενσωματώνεται σε αυτο-οργανωτικές ομάδες στην επιχείρηση. Οι στόχοι του έργου, ορόσημα και οι συνολικές προθεσμίες αποφασίζονται από τη διοίκηση, ενώ η ομάδα χειρίζεται ανεξάρτητα τις καθημερινές εργασίες.

Αυτές οι ομάδες χρησιμοποιούν επίσης την αρχή της αυτο-οργάνωσης για να τους βοηθήσουν να διανέμουν εργασίες μεταξύ τους, να καθορίσουν ενδιάμεσες προθεσμίες και να αποφασίσουν το στόχο του έργουπορεία .

Ισχυρές μεμονωμένες ικανότητες

Στην έννοια της αυτο-οργάνωσης, τα μέλη της ομάδας ενθαρρύνονται να εργαστούν σύμφωνα με τις μεμονωμένες ικανότητές τους. Δεδομένου ότι δεν υπάρχει καθορισμένος διευθυντής ή ηγέτης, τα μέλη εμπιστεύονται τη δική τουςΔεξιότητες διαχείρισης έργουκαι εκείνες της ομάδας τους να παραδώσουν τα απαιτούμενα παραδοτέα.

Η ηγεσία της ομάδας δεν έχει τεθεί σε πέτρα αλλά προσαρμόζεται για να καλύψει τις ανάγκες του έργου. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία δημιουργεί ένα νέο προϊόν, ο προγραμματιστής προϊόντων μπορεί να πάρει το προβάδισμα στην αρχή της διαδικασίας. Ένας επαγγελματίας μάρκετινγκ μπορεί να αναλάβει τη χρέωση κοντά στο τέλος όταν το προϊόν είναι σχεδόν έτοιμο για παράδοση.

Ενθαρρύνει την αυτο-ρευστοποίηση

Ο κύριος στόχος της αυτο-οργάνωσης είναι η ενθάρρυνση της αυτο-ρευστοποίησης των μελών της ομάδας.

Κάνοντας τις δικές τους ευθύνες εργασίας και αποφασίζοντας πώς να επιτύχουν τους στόχους τους, τα μέλη της ομάδας αισθάνονται πιο κίνητρα να εκτελέσουν τα καθήκοντά τους.

Ενισχύει την οργανωτική καινοτομία

Ακολουθεί ότι η αυτο-οργάνωση λειτουργεί.Έρευνα από το DeloitteΕπιβεβαιώνει ότι οι ευέλικτες αυτο-οργανωτικές ομάδες είναι περισσότερο επικεντρωμένες και ανταποκρίνονται στον πελάτη, παρέχοντας καλύτερα αποτελέσματα απόδοσης.

Όταν οι εργαζόμενοι κατέχουν τις ευθύνες της εργασίας τους και γίνονται πιο υπεύθυνες, τείνουν να λαμβάνουν μια πιο ολιστική προσέγγιση στο έργο τους. Αντί να εστιάζουμε σε μικρότερα καθήκοντα, επικοινωνούν και συνεργάζονται με την ομάδα τους. Αυτό μπορεί να ενισχύσει την οργανωτική καινοτομία - όχι μόνο σε αυτό αλλά και σε άλλους τομείς.

Ο ρόλος ενός διαχειριστή σε ομάδες αυτο-οργάνωσης

Έτσι, ποιος είναι ο ρόλος της διαχείρισης σε αυτή την κατάσταση; Σε ομάδες αυτο-οργάνωσης, διευθυντέςcheck in αντί να ελέγξετεκαι παρακολουθήστε τα προγραμματισμένα σημεία ελέγχου και ορόσημα.

Σε αυτούς τους χρόνους, η διοίκηση μπορεί να αξιολογήσει την πρόοδο και να αποφασίσει εάν χρειάζεται να κάνουν αλλαγές και να προσαρμόσουν το έργοπεδίο εφαρμογήςκαι τα χρονοδιαγράμματα.

Οποιαδήποτε επιρροή διαχείρισης είναι λεπτή και hands-off, επιτρέποντας την άνοδο της δημιουργικότητας της ομάδας και την παραγωγικότητα. Ωστόσο, οι διαχειριστές έχουν έναν προληπτικό ρόλο στα μέλη της ομάδας κατάρτισης σε αυτόν τον νέο τρόπο εργασίας.

Για παράδειγμα, εάν μια συγκεκριμένη ομάδα ευνοεί τον συντηρητισμό, η διοίκηση μπορεί να εξετάσει το ενδεχόμενο να εισαγάγει ένα νεότερο μέλος της ομάδας με διαφορετικό υπόβαθρο για να ενθαρρύνειOut-of-The-Box Thinking .

Η διοίκηση πρέπει να επιλέξει μια διαφορετική ομάδα με τις τεχνικές δεξιότητες και τις γνώσεις για να πετύχει, και στη συνέχεια να παρακολουθήσει την ομάδα για να εξασφαλίσει την ομαλή λειτουργία της.

Για παράδειγμα, μπορεί να υπάρχει ένας σχετικά άπειρος υπάλληλος που δεν έχει ακόμη αποκτήσει την εμπιστοσύνη ολόκληρης της ομάδας. Εάν το άτομο αυτό γίνεται μέρος μιας αυτο-οργανωτικής ομάδας, μπορούν να σας συμβουλεύσουν να αναλάβουνΕργασίες τεντώματοςπου είναι λίγο πέρα ​​από τουςπεδίο εφαρμογήςτης εμπειρογνωμοσύνης.

Τα έμπειρα μέλη μπορούν στη συνέχεια να τους καθοδηγήσουν προς την καλύτερη απόδοση, να επιλύσουν τυχόν θέματα εμπιστοσύνης μεταξύ τους, ενώ χαλαρώνουν τη διαδικασία επί του νεότερες υπαλλήλους.

Οφέλη από αυτο-οργανωτικές ομάδες

Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα στη χρήση αυτο-οργανωτικών ομάδων. Για παράδειγμα,ΕΡΕΥΝΑ ΕΚΘΕΣΕΙΣΑυτές οι αυτο-οργανωτικές ομάδες ανταποκρίνονται πιο αποτελεσματικά στις προκλήσεις και τις νέες καταστάσεις, λαμβάνοντας μια ευέλικτη προσέγγιση που έχει ως αποτέλεσμα περισσότερες καινοτόμες λύσεις.

Δεδομένου ότι τα μέλη της ομάδας αισθάνονται αξιόπιστα και σεβαστά, είναι πιο κίνητρα να πετύχουν και να τηρούν τις δεσμεύσεις τους εντός της ομάδας.

Αύξηση της παραγωγικότητας της ομάδας

Σε μια παραδοσιακή ομάδα έργου, κάθε απόφαση πρέπει να παραπεμφθεί στη διοίκηση. Ωστόσο, μια αυτο-οργανωτική ομάδα μπορεί να κάνει τις δικές της αποφάσεις, υπό την προϋπόθεση ότι εξακολουθεί να ανταποκρίνεται στους γενικούς στόχους.

Τέτοιες καταστάσεις μπορούν να λειτουργήσουν ιδιαίτερα καλά με κατανεμημένες ομάδες, όπου η διαδικασία έγκρισης τεντώνεται μεταξύ των χωρών, ζώνες ώρας και γραφεία.

Ταχύτερη επίλυση προβλημάτων

Η απουσία ενός διαχειριστή βοηθά τα μέλη της ομάδας να σκέφτονται δημιουργικά χωρίς τον φόβο οποιασδήποτε κρίσης ή να αναμορφωθούν.

Με μεγαλύτερα επίπεδα ομαδικής εργασίας και συνεργασίας, μπορούν να χρησιμοποιήσουνΠρότυπα προμαχιώννα βελτιώσουν γρήγορα διαφορετικές ιδέες,επαναλέγωγρηγορότερα και έρχονται σε μια κοινή λύση.

Εστίαση σε συνεπείς βελτιώσεις

Τα μέλη των αυτο-οργανωτικών ομάδων επικεντρώνονται στην απόκτηση ευκαιριών για την ανάπτυξη των δεξιοτήτων τους και επιδιώκουν να ενισχύσουν τα ατομικά και τα ομαδικά αποτελέσματα τους.

Μια σωστά επιλεγμένη ομάδα έχει μια καλή συλλογική σοφία που επηρεάζει την ανάπτυξη προϊόντων και υπηρεσιών. Οι εγκάρσιες λειτουργικές ομάδες φέρουν επίσης διαφορετικές προοπτικές από ολόκληρο τον οργανισμό.

Μεγαλύτερη εστίαση στην ποιότητα

Φανταστείτε ότι ο οργανισμός σας είναι κινούμενα γραφεία. Θα μπορούσατε να σχεδιάσετε κάθε λεπτομέρεια για να ακολουθήσετε την ομάδα σας - Εναλλακτικά, θα μπορούσατε να επιτρέψετε στα μέλη της ομάδας να κάνουν το δικό τους σχέδιο για τη μετακίνηση που ταιριάζει στο φόρτο εργασίας και το πρόγραμμα εργασίας τους.

Η δεύτερη προσέγγιση είναι πιο αποτελεσματική. Εάν όλοι μπορούν να προσαρμόσουν τα πράγματα στις ανάγκες τους, είστε πιο πιθανό να βρείτε μια βέλτιστη λύση για όλη την ομάδα. Ομοίως, η παράδοση καινοτόμων λύσεων για τους πελάτες σας είναι πιο πιθανό αν όλα τα μέλη της ομάδας συμβάλλουν στη διαδικασία.

Οι ομάδες μπορούν να παράγουν υψηλό-ποιότηταεργασία λαμβάνονταςεμπειρία πελατώνκαι τα σχόλια σοβαρά και τη δημιουργία προϊόντων που ευθυγραμμίζονται πιο ευθυγραμμισμένα με τις ανάγκες της αγοράς.

Καλύτερη ικανοποίηση των εργαζομένων

Όλοι θέλουν να έχουν τον έλεγχο. Όταν οι εργαζόμενοι μπορούν να επιλέξουν τα χρονοδιαγράμματα εργασίας τους, τα χρονοδιαγράμματα έργων και τα καθήκοντα, έχουν συνήθως υψηλότερα επίπεδα κίνητρο.

Μικρή παρουσία διαχείρισης επίσηςδίνει μεμονωμένα μέλη την ελευθερίαΓια να ολοκληρώσουν τα καθήκοντά τους στο δικό τους στυλ, ενισχύοντας την ευθύνη και την απόδοση της ομάδας.

Πώς να οικοδομήσουμε μια αυτο-οργανωτική ομάδα

Αναρωτιέστε πόσο εύκολο είναι να δημιουργήσετε αυτο-οργανωτικές ομάδες στην εταιρεία σας;

Η εμφάνιση της πανδημίας έχει ενεργοποιήσει ένα125% αύξηση της απομακρυσμένης εργασίας. Ως αποτέλεσμα, η ομαδική δυναμική, οι δομές και οι ρόλοι ηγεσίας εξελίσσονται γρήγορα. Η αλλαγή είναι η μόνη σταθερή στην επιχείρηση σήμερα.

Μια μεγαλύτερη οργάνωση μπορεί να διαχειριστεί αποτελεσματικά με το σπάσιμο της σε μικρότερες, ευθυμεί αυτο-οργανωτικές ομάδες. Εδώ είναι πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ευκίνητες ομάδες αυτο-οργάνωσης στην εταιρεία σας:

Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία δημιουργίας αυτο-οργάνωσης ομάδων, βεβαιωθείτε ότι όλα τα μέλη της ομάδας ολοκληρώνουν τα εξής:

Εκπαίδευση

Δημιουργήστε ένα ισχυρό πλαίσιο για την κατάρτιση αυτο-οργανωτικών ομάδων στις βασικές σκληρές και μαλακές δεξιότητες που απαιτούνται για να λειτουργήσουν αποτελεσματικά.

Εκπαίδευση σκληρών δεξιοτήτων

Δεδομένου ότι τα μέλη της ομάδας προέρχονται από διατομεακές υπηρεσίες, ορισμένοι ενδέχεται να μην είναι εντελώς ενημερωμένοι στις απαιτήσεις του έργου. Η εισαγωγή της εκπαίδευσης των σκληρών δεξιοτήτων για συγκεκριμένα μέλη της ομάδας μπορεί να τους βοηθήσει να κατανοήσουν πώς να αναλάβουν αποτελεσματικά τους ρόλους εργασίας τους.

Η εκπαίδευση σκληρών δεξιοτήτων μπορεί να αναπτύξει τις απαιτούμενες ικανότητες στα μέλη της ομάδας σας. Παρέχει επίσης το σωστό πλαίσιο για την εκτέλεση δοκιμών που θα ανοίξουν το δρόμο για μελλοντικές βελτιώσεις.

Εκπαίδευση μαλακών δεξιοτήτων

Περισσότερο από το 97% των εργοδοτώνΕπιβεβαιώστε ότι οι μαλακές δεξιότητες είναι εξίσου ή πιο σημαντικές από τις σκληρές δεξιότητες στην εργασία.

Ένα ολοκληρωμένο εκπαιδευτικό πρόγραμμα μπορεί να βοηθήσει τα μέλη της ομάδας να καταλάβουν τι είναι μια αυτο-οργανωτική ομάδα και πώς λειτουργεί. Μόλις είναι σαφείς με το βασικό πλαίσιο, θα μπορέσουν να ασκήσουν τις βασικές αρχές δέσμευσης, εμπιστοσύνης, επικοινωνίας και συνεργασίας στις ομάδες τους.

Προπόνηση

Η προπόνηση στις οργανωτικές ρυθμίσεις μπορεί να είναι ένα ανεκτίμητο βήμαΑνάπτυξη εργαζομένωνσε ένα πλήθος δεξιοτήτων.

Πάνω από το 80% των προπονητικών υπαλλήλωνΑναφέρετε μια σημαντική αύξηση στην αυτοπεποίθησή τους - ποιες είναι περισσότερα, περίπου το 70% ανέφεραν βελτίωση στην εργασία τους μετά από προπόνηση στο χώρο εργασίας.

Μετά την ολοκλήρωση της κατάρτισης, αναπτύξτε ένα λεωφορείο για κάθε αυτο-οργανωτική ομάδα. Αντί για τη μικρο-διαχείριση όλων, ένας προπονητής θα υποστηρίξει και θα προσφέρει καθοδήγηση όπως και όταν απαιτείται.

Σταδιακά, τα μέλη της ομάδας θα αρχίσουν να παίρνουν την ιδιοκτησία της δουλειάς τους, την οικοδόμηση εμπιστοσύνης και να συνεργαστούν απρόσκοπτα. Με την πάροδο του χρόνου, οι αυτο-οργανωτικές ομάδες θα μπορούν να λειτουργούν ανεξάρτητα και να μην απαιτείται πλέον η παρουσία του προπονητή.

Καθοδήγηση

Ακόμη και επειδή τα μέλη της ομάδας αρχίζουν να συνεργάζονται μεταξύ τους, μπορεί να απαιτούν ακόμα την υποστήριξη ενός μέντορα. Δεδομένου ότι θα αναπτυχθούν στους αντίστοιχους ρόλους τους, η παρουσία ενός μέντορα μπορεί να προσθέσει ισορροπία και να δείχνει τις προσπάθειές τους προς τη σωστή κατεύθυνση.

Οι ομάδες αυτο-οργάνωσης καθοδήγησης θα τους ενθαρρύνουν να μεγαλώνουν, να παραμένουν κίνητρα και να αναλάβουν λογοδοσία για τους μεμονωμένους ρόλους τους.

Περιορισμοί ομάδων αυτο-οργάνωσης

Ένα πράγμα που πρέπει να σημειώσετε είναι ότι η τοποθέτηση μιας αυτο-οργανωτικής ομάδας δεν είναι σαν να συναρμολογεί κάτι από ένα μοντέλο κιτ. Ένας από τους βασικούς ρόλους της εταιρείας διαχείρισης είναι η συναρμολόγηση μιας ομάδας που μπορεί να συνεργαστεί.

Παρόλο που οι αυτο-οργανωτικές ομάδες αποτελούν βασική αρχή στοΕυκίνητο μανιφέστο, υιοθετώντας τοΕυκίνητη νοοτροπίακαι οι μεθοδολογίες σε ολόκληρο τον οργανισμό ενδέχεται να μην είναι εύκολο. Η εφαρμογή της αυτο-οργάνωσης στις επιχειρήσεις μπορεί να οδηγήσει σε μερικές προκλήσεις όπως:

Αδυναμία προσαρμογής

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε πού λειτουργούν οι ομάδες έργων αυτο-οργάνωσης και πού δεν το κάνουν. Οι οργανισμοί με αυστηρή ιεραρχία, όπως κυβερνητικά όργανα και τράπεζες, μπορεί να δυσκολεύονται να αυτο-οργανωθούν.

Πάρτε για παράδειγμα μια τράπεζα που προσπάθησε να εφαρμόσει την αυτο-οργάνωση σε κάποιο επίπεδο σε ένα από τα τμήματα της. Στην αρχή, τα πράγματα πήγαν ομαλά και η ομάδα ήταν πολύ παραγωγική. Αλλά τότε η κορυφαία διοίκηση αισθάνθηκε ότι χάνουν τον έλεγχο και αποφάσισαν να επιστρέψουν σε μια παραδοσιακή προσέγγιση της ομάδας.

Είναι δύσκολο να εφαρμοστεί η αυτο-οργάνωση σε λίγα επίπεδα. Πρέπει να είναι μια πολιτιστική αλλαγή που διαπερνά ολόκληρη την εταιρεία. Πριν πάρετε αυτήν την προσέγγιση, είναι καλύτερο να σκεφτείτε τη πλήρη διαδικασία λήψης αποφάσεων στον οργανισμό σας. Διαφορετικά, θα υπάρξουν συγκρούσεις στο ανώτατο επίπεδο διαχείρισης.

Προκλήσεις στη διαχείριση διαφόρων ατόμων

Σε ομάδες αυτο-οργάνωσης, θέματα προσωπικότητας. Εάν οι άνθρωποι στην ομάδα δεν είναι αρκετά συναισθηματικά αρκετά ώριμοι για να επιλύσουν τις συγκρούσεις ή να κατηγορήσουν ο ένας τον άλλον αντί να παίρνουν εποικοδομητική κριτική, είστε καλύτερα να αλλάζετε την ομάδα ή να παραιτηθείτε από αυτήν την έννοια.

Έχοντας ένα ιδανικό μέγεθος της ομάδας είναι επίσης σημαντικό. Η διατήρηση ομάδων σε μονοκόμματα είναι ζωτικής σημασίας, ώστε να μην γίνονται δυσκίνητα.

Έλλειψη προσωπικής ευθύνης

Δεδομένου ότι ένα άτομο δεν έχει οριστεί ως διευθυντής ομάδας, όλα τα μέλη της ομάδας συμμετέχουν σε συναντήσεις και συζητήσεις. Σε συνεχή βάση, αυτό μπορεί να είναι αρκετά ενοχλητικό για το άτομο καιΠαραγωγικότητα της ομάδας .

Καθώς οι αυτο-οργανωτικές ομάδες λειτουργούν ως μία οντότητα, είναι αδύνατο να γίνει ένα άτομο υπεύθυνο για ένα συγκεκριμένοέργο. Η αντιληπτή έλλειψη λογοδοσίας μπορεί να είναι ένα σοβαρό ζήτημα σε μεγαλύτερα έργα, καθώς οι ενδιαφερόμενοι δεν θα μπορούν να εντοπίσουν κανένα συγκεκριμένο βήμα, εργασία ή πρόσωπο ως αιτία σφάλματος.

Πώς να διαχειριστείτε την αυτο-οργανωμένη ομάδα σας μεUDN Task Manager

Σε αυτό το νέο φυσιολογικό, η ταχύτητα της αλλαγής μπορεί να είναι συντριπτική. Οι οργανισμοί πρέπει να αναπτύξουν ένα λειτουργικό μοντέλο που να συμβαδίζει με το δυναμικό επιχειρηματικό περιβάλλον και να αλλάξει τις επιχειρηματικές ανάγκες.

Πολλές εταιρείες υιοθετούν ευκίνητους τρόπους εργασίας για την πρόληψη και την πρόβλεψη των καθυστερήσεων, να γίνουν προληπτικές και να ενισχύσουν τις παραδόσεις του έργου τους. Χρησιμοποιώντας δυναμικήΛογισμικό διαχείρισης έργουσανUDN Task ManagerΜπορεί να βοηθήσει τις ομάδες να οργανώσουν βέλτιστα την εργασία και να εκτελέσουν όλα τα έργα τους απρόσκοπτα.

Ξεκινήστε έναΔωρεάν δοκιμή δύο εβδομάδων τουUDN Task Manager Και χρησιμοποιήστε τις συμβουλές αυτο-οργάνωσης που περιγράφονται παραπάνω για να δημιουργήσετε ομάδες αυτο-οργάνωσης που μπορούν να γίνουν εργασία με λιγότερη πίεση και περισσότερη δομή.