Đội tự tổ chức là gì?

Muốn nhiều động lực hơn, hiệu suất tốt hơn, và giao hàng tốt hơn? Sau đó, có lẽ đã đến lúc điều chỉnh một trong những xu hướng nóng nhất trongquản lý dự án: Đội tự tổ chức.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét kỹ hơn các nhóm tự tổ chức, cách chúng hoạt động và cách thức hoạt động của Agile có thể được cải thiện bằng cách thực hiện tự tổ chức.

Giới thiệu các đội tự tổ chức nhanh

Đội tự tổ chức là một phần quan trọng củaQuản lý dự án Agile. .

Mặc dù tự tổ chức làdự định ban đầuĐối với phát triển phần mềm, các công ty đã phát hiện ra rằng nó giúp tất cả các loại đội trở nên năng suất cao hơn. Bất kỳ sự đổi mới sản phẩm hoặc tăng cường trong Morale nhân viên là một phần thưởng.

Nghiên cứu từ McKinsey.Tìm thấy rằng các đội nhỏ hơn sử dụng các phương pháp nhanh nhẹn và tổ chức tự tổ chức trong các mô hình hoạt động doanh nghiệp của họ có khả năng xử lý tác động của Covid-19 trên doanh nghiệp của họ. Nơi các đội không phải nhanh nhẹn đã vật lộn, các đội Agile đã có thể phân phối liền mạch của họ được xác định trướcdự ányêu cầu.

Nhưng các đội tự tổ chức nhanh nhẹn có thể hiệu quả mà không có sự hiện diện của lãnh đạo bên ngoài? Bạn cá là họ có thể, và đây là cách nó hoạt động.

Làm thế nào để các đội tự tổ chức làm việc?

Hãy làm sáng tỏ một quan niệm sai lầm ngay lập tức. Các đội tự tổ chức không phải là đại bác lỏng lẻo; Chúng là các đội linh hoạt, đáp ứng hoạt động trong khung tổ chức và ai hiểuLập kế hoạch năng lực chiến lược là gì. Đây là cách các đội tự tổ chức chức năng.

Ý thức mạnh mẽ của quyền sở hữu

Có một cảm giác sở hữu mạnh mẽ được xây dựng thành các đội tự tổ chức trong kinh doanh. Mục tiêu của dự án, các mốc quan trọng và thời hạn tổng thể được quản lý quyết định, trong khi nhóm độc lập xử lý các hoạt động hàng ngày.

Các đội này cũng sử dụng nguyên tắc tự tổ chức để giúp họ phân phối các nhiệm vụ giữa bản thân, hãy đặt thời hạn tạm thời và quyết định mục tiêu của dự ánlộ trình .

Năng lực cá nhân mạnh mẽ

Trong khái niệm tự tổ chức, các thành viên trong nhóm được khuyến khích làm việc theo năng lực cá nhân của họ. Vì không có người quản lý hoặc người lãnh đạo được chỉ định, các thành viên tin tưởng của họkỹ năng quản lý dự ánvà những người trong nhóm của họ để cung cấp các giao hàng cần thiết.

Lãnh đạo nhóm không được đặt trong đá nhưng điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của dự án. Ví dụ: nếu một công ty đang tạo ra một sản phẩm mới, nhà phát triển sản phẩm có thể dẫn đầu khi bắt đầu quá trình. Một chuyên gia tiếp thị có thể chịu trách nhiệm gần cuối khi sản phẩm gần như đã sẵn sàng để giao hàng.

Khuyến khích tự thực hiện

Mục đích chính của sự tự tổ chức là khuyến khích tự thực hiện các thành viên trong nhóm.

Bằng cách thiết lập trách nhiệm công việc của riêng họ và quyết định cách đạt được mục tiêu của mình, các thành viên trong nhóm cảm thấy có động lực hơn để thực hiện nhiệm vụ của họ.

Tăng cường đổi mới tổ chức.

Đây là bằng chứng cho thấy sự tự tổ chức hoạt động.Nghiên cứu từ Deloitte.Xác nhận rằng các đội tự tổ chức nhanh nhẹn là tập trung và đáp ứng khách hàng nhiều hơn, mang lại kết quả hiệu suất tốt hơn.

Khi nhân viên sở hữu trách nhiệm công việc của họ và trở nên có trách nhiệm hơn, họ có xu hướng tiếp cận toàn diện hơn với công việc của họ. Thay vì tập trung vào các nhiệm vụ nhỏ hơn, họ giao tiếp và hợp tác với nhóm của họ. Điều này có thể thúc đẩy sự đổi mới của tổ chức - không chỉ trong đó mà còn trong các lĩnh vực khác.

Vai trò của một người quản lý trong các đội tự tổ chức

Vậy, vai trò của việc quản lý trong tình huống này là gì? Trong các đội tự tổ chức, người quản lýKiểm tra thay vì kiểm travà để mắt đến các trạm kiểm soát và cột mốc theo lịch trình.

Vào những lúc đó, quản lý có thể đánh giá tiến độ và quyết định xem họ có cần thay đổi và điều chỉnh dự án khôngphạm vivà lịch trình.

Bất kỳ ảnh hưởng quản lý nào là tinh tế và thực hành, cho phép sự sáng tạo và năng suất của đội phát triển. Tuy nhiên, các nhà quản lý có một vai trò chủ động trong các thành viên nhóm đào tạo theo cách làm việc mới này.

Ví dụ: nếu một đội cụ thể ủng hộ sự bảo thủ, quản lý có thể xem xét giới thiệu một thành viên trong nhóm trẻ với một nền tảng khác để khuyến khíchkhông thể nghĩ được .

Quản lý phải chọn một nhóm đa dạng với các kỹ năng và kiến ​​thức kỹ thuật để thành công, sau đó chỉ theo dõi nhóm để đảm bảo hoạt động trơn tru.

Ví dụ, có thể có một nhân viên tương đối thiếu kinh nghiệm, vẫn chưa đạt được sự tin tưởng của toàn bộ đội. Nếu người đó được thực hiện một phần của một đội tự tổ chức, họ có thể được khuyên nên đưa lênnhiệm vụ căng thẳngđó là một chút ngoài họphạm vichuyên môn.

Các thành viên có kinh nghiệm sau đó có thể hướng dẫn họ hướng tới hiệu suất tốt hơn, giải quyết bất kỳ vấn đề đáng tin cậy giữa họ trong khi nới lỏng quy trình trên tàu cho nhân viên mới hơn.

Lợi ích của các đội tự tổ chức

Có một số lợi thế để sử dụng các đội tự tổ chức. Ví dụ,NGHIÊN CỨU NGHIÊN CỨUNhững đội tự tổ chức đó đáp ứng hiệu quả hơn với những thách thức và tình huống mới, thực hiện một cách tiếp cận linh hoạt dẫn đến nhiều giải pháp sáng tạo hơn.

Vì các thành viên trong nhóm cảm thấy đáng tin cậy và tôn trọng, họ đã thúc đẩy nhiều hơn để thành công và tôn vinh các cam kết của họ trong đội.

Tăng năng suất nhóm

Trong một nhóm dự án truyền thống, mọi quyết định cần phải được đề cập đến quản lý. Tuy nhiên, một đội tự tổ chức có thể đưa ra quyết định của riêng mình, miễn là nó vẫn đáp ứng các mục tiêu chung.

Những tình huống như vậy có thể hoạt động đặc biệt tốt với các đội phân tán, trong đó quy trình phê duyệt được kéo dài qua các quốc gia, múi giờ và văn phòng.

Giải quyết vấn đề nhanh hơn

Sự vắng mặt của một người quản lý giúp các thành viên trong nhóm nghĩ một cách sáng tạo mà không sợ bất kỳ phán đoán hoặc phản bác.

Với mức độ lớn hơn của tinh thần đồng đội và hợp tác, họ có thể sử dụngMẫu lịch sựĐể nhanh chóng động não các ý tưởng đa dạng,lặp đi lặp lạinhanh hơn, và đến một giải pháp chung.

Tập trung vào những cải tiến nhất quán

Các thành viên của các đội tự tổ chức tập trung vào việc có được cơ hội phát triển kỹ năng của họ và tìm cách nâng cao kết quả cá nhân và nhóm của họ.

Một đội được chọn đúng có rất nhiều trí tuệ tập thể ảnh hưởng đến việc phát triển sản phẩm và dịch vụ. Các đội ngũ chức năng cũng mang đến những quan điểm đa dạng từ khắp tổ chức.

Tập trung nhiều hơn vào chất lượng

Hãy tưởng tượng rằng tổ chức của bạn đang di chuyển văn phòng. Bạn có thể lập kế hoạch từng chi tiết cho nhóm của mình theo dõi - thay vào đó, bạn có thể cho phép các thành viên trong nhóm thực hiện kế hoạch riêng để di chuyển phù hợp với khối lượng công việc và lịch trình của họ.

Cách tiếp cận thứ hai hiệu quả hơn. Nếu mọi người có thể điều chỉnh mọi thứ theo nhu cầu của họ, bạn có nhiều khả năng tìm thấy một giải pháp tối ưu cho toàn đội. Tương tự, cung cấp các giải pháp sáng tạo cho khách hàng của bạn có nhiều khả năng nếu tất cả các thành viên trong nhóm đóng góp vào quy trình.

Đội có thể sản xuất caophẩm chấtlàm việc bằng cách lấytrải nghiệm khách hàngvà phản hồi nghiêm túc và tạo ra các sản phẩm phù hợp hơn với nhu cầu thị trường.

Sự hài lòng của nhân viên tốt hơn

Mọi người đều thích kiểm soát. Khi nhân viên có thể chọn lịch trình làm việc, thời gian dự án và nhiệm vụ, chúng thường có mức động lực cao hơn.

Sự hiện diện quản lý ít hơn cũngcho các thành viên cá nhân tự doĐể hoàn thành nhiệm vụ của họ theo phong cách riêng, nâng cao khả năng trách nhiệm và hiệu suất nhóm.

Cách xây dựng một đội tự tổ chức

Tự hỏi làm thế nào dễ dàng để thiết lập các đội tự tổ chức trong công ty của bạn?

Sự khởi đầu của đại dịch đã gây ra mộtTăng 125% trong công việc từ xa. Do đó, động lực học, cấu trúc và vai trò lãnh đạo đang nhanh chóng phát triển. Thay đổi là hằng số duy nhất trong kinh doanh ngày nay.

Một tổ chức lớn hơn có thể được quản lý một cách hiệu quả bằng cách phá vỡ nó thành các đội tự tổ chức nhỏ hơn, nimbler. Đây là cách bạn có thể tạo các đội tự tổ chức nhanh trong công ty của mình:

Trước khi bắt đầu quá trình tạo các nhóm tự tổ chức, hãy đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm hoàn thành như sau:

Tập huấn

Tạo một khung mạnh mẽ để đào tạo các nhóm tự tổ chức trong các kỹ năng cứng và mềm cần thiết để hoạt động hiệu quả.

Đào tạo kỹ năng cứng

Vì các thành viên trong nhóm là từ các bộ phận chức năng chéo, một số có thể không hoàn toàn cập nhật các yêu cầu của dự án. Giới thiệu đào tạo kỹ năng cứng cho các thành viên trong nhóm cụ thể có thể giúp họ hiểu cách thực hiện vai trò công việc của họ một cách hiệu quả.

Đào tạo kỹ năng cứng có thể phát triển năng lực cần thiết trong các thành viên trong nhóm của bạn. Nó cũng cung cấp bối cảnh phù hợp để thực hiện các bài kiểm tra sẽ mở đường cho các cải tiến trong tương lai.

Đào tạo kỹ năng mềm

Hơn 97% nhà tuyển dụngXác nhận rằng các kỹ năng mềm là không kém hoặc quan trọng hơn các kỹ năng cứng trong công việc.

Một chương trình đào tạo toàn diện có thể giúp các thành viên trong nhóm hiểu một đội tự tổ chức là gì và cách thức hoạt động. Một khi họ rõ ràng với khung cơ bản, họ sẽ có thể thực hành các nguyên tắc quan trọng của cam kết, sự tự tin, giao tiếp và hợp tác trong các đội của họ.

Huấn luyện

Huấn luyện trong các cài đặt tổ chức có thể là một bước vô giá trongphát triển nhân viêntrên vô số kỹ năng.

Hơn 80% nhân viên huấn luyệnBáo cáo sự gia tăng đáng kể về sự tự tin của họ - những gì hơn nữa, khoảng 70% đã báo cáo sự cải thiện về hiệu suất làm việc sau khi trải qua huấn luyện tại nơi làm việc.

Sau khi hoàn thành đào tạo, triển khai một huấn luyện viên cho mọi đội tự tổ chức. Thay vì quản lý vi mô, một huấn luyện viên sẽ hỗ trợ và cung cấp hướng dẫn và khi cần thiết.

Dần dần, các thành viên trong nhóm sẽ bắt đầu thực hiện quyền sở hữu công việc của họ, xây dựng niềm tin và hợp tác liền mạch. Theo thời gian, các đội tự tổ chức sẽ có thể hoạt động độc lập và sự hiện diện của một huấn luyện viên có thể không còn được yêu cầu.

Mentoring.

Ngay cả khi các thành viên trong nhóm bắt đầu hợp tác với nhau, họ vẫn có thể yêu cầu sự hỗ trợ của một người cố vấn. Vì chúng sẽ phát triển trong vai trò tương ứng của họ, sự hiện diện của một người cố vấn có thể thêm sự cân bằng và chỉ ra những nỗ lực của họ theo đúng hướng.

Mentoring các đội tự tổ chức sẽ khuyến khích họ phát triển cùng nhau, có động lực và chịu trách nhiệm cho vai trò cá nhân của họ.

Hạn chế của các đội tự tổ chức

Một điều cần lưu ý là kết hợp một đội tự tổ chức không giống như lắp ráp một cái gì đó từ một bộ mô hình. Một trong những vai trò chính của quản lý công ty là lắp ráp một đội có thể làm việc cùng nhau.

Mặc dù các đội tự tổ chức là một nguyên tắc chính trongTuyên ngôn nhanh nhẹn, áp dụngTư duy nhanh nhẹnvà phương pháp luận trên toàn tổ chức có thể không dễ dàng. Thực hiện tự tổ chức kinh doanh có thể làm phát sinh một vài thách thức như:

Không thích nghi

Điều quan trọng là phải biết nơi các nhóm dự án tự tổ chức làm việc và nơi họ không. Các tổ chức với một hệ thống phân cấp nghiêm ngặt, như các cơ quan và ngân hàng chính phủ, có thể cảm thấy khó khăn để tự tổ chức.

Lấy ví dụ một ngân hàng đã cố gắng thực hiện tự tổ chức ở một mức độ nào đó tại một trong những sở cơ sở của mình. Lúc đầu, mọi thứ diễn ra suôn sẻ và đội bóng rất hiệu quả. Nhưng sau đó, quản lý hàng đầu cảm thấy rằng họ đang mất kiểm soát và quyết định quay trở lại một cách tiếp cận quản lý đội truyền thống.

Thật khó để thực hiện tự tổ chức ở một vài cấp độ. Nó phải là một sự thay đổi văn hóa thấm vào toàn bộ công ty. Trước khi thực hiện phương pháp này, tốt nhất nên suy nghĩ thông qua quá trình ra quyết định đầy đủ trong tổ chức của bạn; Nếu không, sẽ có xung đột ở cấp quản lý hàng đầu.

Những thách thức trong việc quản lý các cá nhân khác nhau

Trong các đội tự tổ chức, quan trọng cá tính. Nếu những người trong đội không đủ về mặt cảm xúc đủ để giải quyết xung đột hoặc đổ lỗi cho nhau thay vì phê bình mang tính xây dựng, tốt hơn hết là bạn sẽ thay đổi nhóm hoặc từ bỏ hoàn toàn khái niệm này.

Có một kích thước đội lý tưởng cũng rất quan trọng. Giữ các đội trong một chữ số là rất quan trọng để chúng không trở nên khó sử dụng.

Thiếu trách nhiệm cá nhân

Vì một người duy nhất không được chỉ định là người quản lý đội, tất cả các thành viên trong nhóm tham gia vào các cuộc họp và thảo luận. Trên cơ sở đang diễn ra, điều này có thể khá gây rối cho cá nhân vànăng suất nhóm .

Vì các đội tự tổ chức hoạt động như một thực thể, không thể khiến một người có trách nhiệm nhất địnhbài tập. Sự thiếu trách nhiệm nhận thức có thể là một vấn đề nghiêm trọng trong các dự án lớn hơn vì các bên liên quan sẽ không thể xác định bất kỳ bước cụ thể, nhiệm vụ hoặc người nào là nguyên nhân gây ra lỗi.

Cách quản lý đội tự tổ chức của bạn vớiQuản lý tác vụ UDN

Trong bình thường mới này, tốc độ thay đổi có thể gây áp đảo. Các tổ chức cần triển khai một mô hình hoạt động có thể theo kịp môi trường kinh doanh năng động và thay đổi nhu cầu kinh doanh.

Nhiều công ty đang áp dụng cách làm việc nhanh chóng để ngăn chặn và dự đoán sự chậm trễ, trở nên chủ động và nâng cao việc giao hàng dự án của họ. Sử dụng độngPhần mềm quản lý dự ánnhưQuản lý tác vụ UDNcó thể giúp các đội một cách tối ưu tổ chức công việc và thực hiện tất cả các dự án của họ một cách liền mạch.

Bắt đầu mộtdùng thử hai tuần miễn phíQuản lý tác vụ UDN Và sử dụng các mẹo tự tổ chức được nêu ở trên để tạo các nhóm tự tổ chức có thể hoàn thành công việc với ít căng thẳng và cấu trúc nhiều hơn.