Ποια είναι η διαχείριση του άπαχου έργου; 5 αρχές εξηγούνται

Περίληψη

Η Lean Project Management είναι μια ευκίνητη μεθοδολογία που αυξάνει την αξία των πελατών, εξαλείφοντας τα απόβλητα από κάθε φάση του έργου. Σε αυτό το κομμάτι, θα εξηγήσουμε ποια διαχείριση του έργου είναι και περιγράφουμε πώς να το χρησιμοποιήσετε για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας.

Όταν σκέφτεστε τη λέξη Lean, μπορείτε να σκεφτείτε φαγητό. Τα άπαχα κρέατα, όπως τα πουλερικά και τα ψάρια, είναι πιο υγιεινά από τα κόκκινα κρέατα, όπως η μπριζόλα και το χοιρινό, επειδή έχουν λιγότερα λίπη. Με άλλα λόγια, το κόκκινο κρέας έχει πλεόνασμα λίπους σε αντίθεση με το άπαχο κρέας. Όταν πρόκειται για τη διαχείριση έργων, το πλεόνασμα εμφανίζεται ως ελαττώματα έργων, τα οποία μπορούν να προκαλέσουνΠεδίο σέρνεταικαι τη μείωση της αξίας του έργου. Όπως και οι διαφορές των τύπων κρέατος, η Lean Diager Management έχει ως αποτέλεσμα λιγότερο πλεόνασμα, γεγονός που μπορεί να διατηρήσει το έργο σας πιο υγιεινό.

Όταν υιοθετήσετε την άπαχο προσέγγιση, ο στόχος σας είναι να μειώσετε τα απόβλητα και να προσθέσετε αξία κατά τη διάρκεια κάθε φάσης έργου. Σε αυτό το κομμάτι, θα εξηγήσουμε ποια διαχείριση του έργου είναι και περιγράφει πώς να το χρησιμοποιήσετε αυτόΕυκίνητη μεθοδολογίαΓια να βελτιώσετε το δικό σαςπαραγωγικότητα .

Πώς δημιουργήθηκε η μεθοδολογία διαχείρισης Lean Management;

Οι Ιάπωνες μηχανικοί της Toyota εφευρέθηκαν το σύστημα παραγωγής της Toyota (TPS) μεταξύ 1948 και 1975, το οποίο χρησίμευε ως την έμπνευση για αυτό που γνωρίζουμε σήμερα η πιο άπαχη μεθοδολογία. Το TPS χρησιμοποιήθηκε για τη βελτίωση της κατασκευής και της βελτίωσης των αλληλεπιδράσεων με τους προμηθευτές και τους πελάτες, καθώς και την εξάλειψη των αποβλήτων.

Ο Δρ Jeffrey K. Liker, συγγραφέας του "Toyota Way", περιγράφει τις αρχές της Lean Management στο βιβλίο του και εξηγεί πώς οι εταιρείες μπορούν να εφαρμόσουν τις ΤΠ σε άλλες βιομηχανίες. Ο Liker εξηγεί επίσης πώς το TPS-και η Lean Management ως ένα σύνολο μπορεί να εξαλείψει διάφορα είδη εταιρικών αποβλήτων.

Ο John Krafcik ήταν αυτός που θα εισαγάγει την άπαχο προσέγγιση στη διαχείριση έργων στο άρθρο του 1988 με τίτλο "Θρίαμβο του συστήματος παραγωγής άπαχου. " Ο Krafcik έγραψε αυτό το άρθρο για τη διατριβή του μεταπτυχιακού του στο MIT Sloan School of Management και η έρευνά του είχε ως αποτέλεσμα το βιβλίο καλύτερης πώλησης, " Το μηχάνημα που άλλαξε τον κόσμο. " Η διαχείριση του Lean Project έχει επηρεάσει ένα ολόκληρο υποσύνολο μεθοδολογιών, συμπεριλαμβανομένου του Agile, Kanban και Scrum.

5 Αρχές της διαχείρισης Lean Project

Οι πέντε αρχές της Lean Design Project χρησιμεύουν ως βήματα για τον τρόπο επίτευξης της πρώτης ικανοποίησης των πελατών. Χρησιμοποιήστε αυτά τα βήματα αν θέλετε τις καλύτερες πιθανότητες να μειώσετε τα απόβλητα των προϊόντων, παραμείνετε μέσαπεδίο εφαρμογής έργου, και συνάντησηΚρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας .

1. Προσδιορίστε την τιμή

Η πρώτη βασική αρχή στη διαδικασία διαχείρισης Lean Project είναι να προσδιορίσετε την αξία του προϊόντος σας. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να γνωρίζετε τον ενδιαφερόμενο σας. Μερικές φορές θα δημιουργήσετεΠαραδοτέα έργουγια εσωτερικήενδιαφερόμενα μέρη, ενώ άλλες φορές θα έχετε έναν πελάτη που είναι ένας εξωτερικός ενδιαφερόμενος.

ΕναΕσωτερικός ενδιαφερόμενοςείναι Ένας μέτοχος του έργου που παρακολουθεί την ανάπτυξη ενός προϊόντος επειδή έχει μερίδιο στην επιτυχία της.

ΕναΕξωτερικός ενδιαφερόμενοςείναι πελάτης που αγοράζει το προϊόν ή την υπηρεσία και επηρεάζεται από την ποιότητά του.

Μόλις γνωρίζετε ποιος δημιουργείτε το προϊόν σας, μπορείτε να καθορίσετε καλύτερα πώς να το κάνετε πολύτιμο. Για παράδειγμα, η αξία του προϊόντος για έναν εσωτερικό ενδιαφερόμενο ενδιαφερόμενο μπορεί να σημαίνει ότι η ανάγκη εσωτερικής λειτουργίας. Η αξία του προϊόντος σε έναν πελάτη μπορεί να σημαίνειΕπίλυση ενός προβλήματος πελάτηή να διευκολύνει τη ζωή του πελάτη.

2. Χάρτης της ροής αξίας

Η χαρτογράφηση ροής αξίας (VSM) είναι η επόμενη αρχή της διαχείρισης Lean Project. Το VSM είναι ένα οπτικό εργαλείο που περιλαμβάνει τη διάγραμμα της τρέχουσας ροής εργασίας σας και την ιδανική ροή εργασίας σας απότην έναρξη του έργουνα ολοκληρώσει.

Κατά τη σύγκριση των δύο ροών εργασίας, μπορείτε να προσδιορίσετε τα απόβλητα σε κάθε έναΦάση διαχείρισης έργουνα μεγιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητα.

Toyota εντοπίστηκαν τύποι αποβλήτων Μπορεί να βρείτε μέσω VSM σε άπαχο κατασκευή, αλλά σε παρενθέσεις, μπορείτε να δείτε πώς τα στοιχεία αυτά μπορούν να μεταφράσουν σε άλλες βιομηχανίες:

Υπερπαραγωγή (περιττά χαρακτηριστικά):Η υπερπαραγωγή και τα περιττά χαρακτηριστικά λογισμικού μπορεί να οδηγήσει σε πρόσθετη δαπάνες, όπως επιπλέον αποθήκευση, σπατάλη υλικά και άχρηστη απογραφή.

Απογραφή (κακή ανανέωση):Απογραφή αποβλήτων, απόβλητα από ελλιπή εργασία και κακοποιημένα καθυστέρηση, όλα τα περιττά έξοδα για την αποθήκευση του αποθέματος, του κόστους μεταφοράς και το πρόσθετο κόστος που δαπανάται για την ολοκλήρωση της εργασίας.

Κίνηση (εναλλαγή εργασιών):Τα απόβλητα κίνησης είναι το περιττό κόστος της εσωτερικής κίνησης από ανθρώπους ή μηχανές. Αυτό μπορεί να λάβει τη μορφή περιττών διαδικασιών ή υπερβολικής χρήσης επιχειρηματικών εφαρμογών. Στην πραγματικότητα, τομέσος εργαζόμενος στη γνώσηΕνεργοποιεί μεταξύ 10 εφαρμογών έως 25 φορές την ημέρα, αλλά το 27% των εργαζομένων λένε ότι οι ενέργειες και τα μηνύματα χάθηκαν κατά την εναλλαγή εφαρμογών.

Ελαττώματα (τεχνικό χρέος):Τα ελαττώματα μπορούν να οδηγήσουν σε δαπανηρές επισκευές και απώλεια υλικών. Το τεχνικό χρέος μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια πολύτιμου χρόνου.

Υπερ-επεξεργασία (ακριβά εργαλεία):Η υπερβολική επεξεργασία μπορεί να οδηγήσει σε περιττές δαπάνες όπως η αναβάθμιση ενός προϊόντος που οι χρήστες δεν ζήτησαν ή δεν χρειάζονται. Ομοίως, τα χρήματα που δαπανώνται σε ακριβά εργαλεία μπορεί να είναι ένα απόβλητο εάν τα εργαλεία δεν αξίζουν τον κόπο.

Αναμονή:Τα απόβλητα αναμονής είναι το κόστος που προκύπτει από καθυστερημένα χρονοδιαγράμματα στα τελικά παραδοτέα προϊόντων.

Μεταφορά:Τα απόβλητα μεταφοράς είναι παρόμοια με την κίνηση των αποβλήτων και συμφωνιών με εξωτερική κίνηση, όπως η περιττή κίνηση του προϊόντος και των υλικών.

Κατακερματισμένες ομάδες:Οι κατακερματισμένες ομάδες μπορούν να οδηγήσουν σε σπατάλη κόστους λόγω εσφαλμένης επικοινωνίας, περιττών συναντήσεων και έλλειψης ισχυρής συνεργασίας.

Το VSM είναι το πιο σημαντικό βήμα στη διαχείριση του άπαχου έργου. Χωρίς αυτό, δεν θα έχετε την απεικόνιση που πρέπει να παρατηρήσετε ελαττώματα στον κύκλο ζωής του έργου σας και να βελτιώσετε την ποιότητα των προϊόντων για τους πελάτες.

3. Δημιουργία ροής

Σε αυτό το βήμα, θα επαναλάβετε το δικό σαςΣχέδιο διαχείρισης έργουνα είναι πιο αποτελεσματική με την αφαίρεση των αποβλήτων που ταυτοποίησες στο βήμα δύο. Για να το κάνετε αυτό, καταρρίψτε κάθε στάδιο ανάπτυξης προϊόντων και ανασυγκρότηση βημάτων όπως απαιτείται. ΧρήσηΟρόσημα έργωνΚαθώς τα σημεία ελέγχου για τη διασφάλιση των νέων αποβλήτων δεν αναπτύσσονται καθώς το έργο εξελίσσεται.

Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι ταυτοποίησα στο βήμα δύο που έχετε ένα κακοποιημένο καθυστέρηση και καθυστερημένο χρονοδιάγραμμα λόγω σημείου συμφόρησης στον προγραμματισμό μελών της ομάδας. Αυτό είναι όπου θα καθορίσετε πώς να αφαιρέσετε αυτά τα σημεία πόνου και κομμάτι το σχέδιο του έργου σας πίσω.

ΚαθιέρωσηΑνοίξτε την επικοινωνίαΜε τα μέλη της ομάδας σας είναι ο καλύτερος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι η VSM αξίζει την προσπάθεια. Μόλις λάβετε χρόνο για να προσδιορίσετε και να αφαιρέσετε τα απόβλητα, η ομάδα σας μπορεί να συνεργαστεί για να αποτρέψει τις μελλοντικές αναποτελεσματικότητες και να διατηρήσει τα απόβλητα από το κτίριο.

4. Δημιουργία τραβήγματος

Δημιουργία μέσων έλξης Τραβήξτε την εργασία από το προηγούμενο στάδιο της διαδικασίας, καθώς ολοκληρώνεται η εργασία. Η έννοια αυτή προέρχεται από την κατασκευή για να βοηθήσει τα εργοστάσια να ανταποκρίνονται στις ακριβείς απαιτήσεις των πελατών τους με ένα σύστημα αποθέματος "just-in-time". Ωστόσο, ένα σύστημα έλξης είναι επίσης χρήσιμο σε άλλες βιομηχανίες επειδή διατηρεί αποτελεσματικά τη ροή εργασίας σας.

Παράδειγμα ενός συστήματος έλξης στην ανάπτυξη λογισμικού:

Ο τεχνικός σχεδιαστής ολοκληρώνει την εργασία τους και σηματοδοτεί το προϊόν για έλεγχο.

Η σημαία ανασκόπησης σηματοδοτεί το στάδιο κωδικοποίησης.

Ο κωδικοποιητής σας ολοκληρώνει την εργασία τους και σηματοδοτεί το προϊόν για έλεγχο.

Η σημαία επανεξέτασης σηματοδοτεί το στάδιο δοκιμής για να ξεκινήσει.

Ο ελεγκτής προϊόντων ολοκληρώνει την εργασία τους και σημαίες το προϊόν έτοιμο για τελική επανεξέταση.

Διεξάγετε μια τελική ανασκόπηση του προϊόντος.

Η δημιουργία έλξης μπορεί να βοηθήσει τις ομάδες σε διάφορες βιομηχανίες επειδή διατηρεί την εργασία που κινείται απρόσκοπτα μέσω του κύκλου ζωής του έργου. Οι βιομηχανίες που παράγουν προϊόντα που αντιμετωπίζουν πελάτες θα επωφεληθούν από αυτό το σύστημα εάν χρησιμοποιούν σήματα έλξης για να λειτουργήσουν προς τα πίσω. Με αυτόν τον τρόπο, η ομάδα τους παράγει μόνο απογραφή όταν το χρειάζονται οι πελάτες.

5. Συνεχής βελτίωση

Η διαχείριση του Lean Project δεν είναι ένα μοναδικό πράγμα - μάλλον, είναι έναεπαναληπτική διαδικασία. Η προσπάθεια για την τελειότητα είναι η πέμπτη αρχή, η οποία συνίσταται στη διάθεση συνεχείς βελτιώσεις στην ροή εργασίας σας.

Είτε ο πελάτης σας είναι εσωτερική ή εξωτερική ενδιαφερόμενων μερών, τα αιτήματά τους θα είναι διαρκώς μεταβαλλόμενο. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να εκτιμήσει την αξία του προϊόντος σας κατά διαστήματα και τακτικά αναλύσει τη ροή εργασίας σας για τα απόβλητα.

εργαλεία διαχείρισης Lean έργου

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία κάτω από τη βελτίωση της ροής εργασίας ανάπτυξης του προϊόντος σας. Όταν η προσπάθεια για συνεχή βελτίωση, αυτά τα εργαλεία θα βοηθήσουν εσάς και την ομάδα σας τη μείωση των αποβλήτων, βελτίωση της παραγωγικότητας και την αύξηση της αξίας για τον καταναλωτή.

Deming κύκλου (PDCA)

Ο Δρ W. Edwards Deming ανέπτυξε την Deming Κύκλου στη δεκαετία του 1950. Η μέθοδός του, επίσης γνωστή ως κύκλος Plan-Do-Check-Act, ή PDCA, ήταν η αναθεώρηση της μεθόδου νωρίτερα τριών βημάτων επίλυσης προβλημάτων που δημιουργήθηκε το 1920 από τον Δρ Walter Shewhart.

Υπάρχουν τέσσερα στάδια στηνκύκλος PDCA :

Σχέδιο:Ερευνήστε σαςροή εργασίαςκαι να εντοπίσει τυχόν προβλήματα που χρειάζονται επίλυση.

Κάνω:Βρείτε λύσεις για το πρόβλημα με την ανάλυση των δεδομένων και συνεργάζεται με τα μέλη της ομάδας.

Ελεγχος:Monitor αν σας λύσεις είναι αποτελεσματικές και να κάνει βελτιώσεις στο σχέδιο σας, αν χρειαστεί.

Υποκρίνομαι:Εφαρμόστε το αναθεωρημένο λύσεις και να αξιολογήσουν ό, τι έχετε μάθει.

Ο κύκλος Deming είναι μια απλή διαδικασία που μπορείτε να εφαρμόσετε σε διάφορες οργανωτικές διαδικασίες. Όταν εφαρμόζεται σωστά, η διαδικασία αυτή μπορεί να έχει σημαντική επίπτωση στην αξία του προϊόντος σας.

Lean Six Sigma διαχείρισης του έργου (DMEDI)

Lean Six Sigma είναι ένα άπαχο εργαλείο διαχείρισης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαπιστώσετε προβλήματα στη ροή εργασίας σας. Αυτό το εργαλείο έχει τα βήματα ακριβώς όπως τον κύκλο Deming, αλλά έχει και τις μεθόδους ανάλυσης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε παράλληλα με αυτήν. Οι Lean Six Sigma βήματα, επίσης γνωστή ως DMEDI, έχουν ως εξής:

Καθορίζω:Ορίστε το πεδίο εφαρμογής και το σχέδιο τους στόχους του έργου σας

Μετρούν:Καθορίστε πώς θα μετρήσετε την επιτυχία στο έργο σας

Εξερευνώ:Εξερευνήστε νέους τρόπους για τη βελτίωση της διαδικασίας του έργου

Αναπτύσσω:Αναπτύξτε ένα σχέδιο έργου ηλίθιο

Υλοποιώ, εφαρμόζω:Εφαρμογή του σχεδίου έργου

Οι μέθοδοι ανάλυσης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με το Lean Six Sigma περιλαμβάνουν:

Χαρτογράφηση προστιθέμενης αξίας:Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, VSM μπορεί να σας βοηθήσει να απεικονίσει τις φάσεις του σχεδίου διαχείρισης του έργου σας και να εντοπίσει τους τομείς των αποβλήτων.

έρευνες σχόλια των πελατών:Να πάρει πληροφορίες από τους πελάτες είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αξιολογήσει τα ζητήματα του έργου και την αύξηση της αξίας του προϊόντος.

Gantt διαγράμματα: Gantt chartsείναι σαν μπαρ γραφήματα που μπορεί να σας βοηθήσει να απεικονίσει ορόσημα του έργου.

Ανάλυση πρωταρχικών αιτίων (RCA):Χρησιμοποιήστε RCA για να ανακαλύψει τα βαθύτερα αίτια των προβλημάτων και την εξεύρεση λύσεων.

Kanban:Με την απεικόνιση των καθηκόντων σας και τον περιορισμό των εργασιών σε εξέλιξη,Κανάνσυμβούλια να σας βοηθήσει να δείτε πώς ρέει το έργο σας.

Μπορείτε να αποφασίσετε ποια μέθοδο άπαχο διαχείρισης να προσπαθούν με βάση τον κλάδο σας, το προϊόν σας και την ομάδα σας. Μπορείτε επίσης να δοκιμάσετε διάφορες άπαχο μεθόδους διαχείρισης σε διάφορες πρωτοβουλίες του έργου και να δούμε ποια λειτουργεί καλύτερα. Ανεξάρτητα από το ποια μέθοδο θα εφαρμόσει, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτεΛογισμικό διαχείρισης έργουγια εύκολη εφαρμογή αυτών των μεθόδων ανάλυσης.

Γιατί άπαχο διαχείριση είναι σημαντική

Βιομηχανίες όπως η πληροφορική, οι κατασκευές και η εκπαίδευση έχουν υιοθετήσει το άπαχο μεθοδολογία λόγω των πολλών πλεονεκτημάτων που παρέχει. Lean διαχείρισης του έργου μπορεί να βελτιώσει την αξία του προϊόντος, με τον εξορθολογισμό των διαδικασιών.

Άλλα οφέλη της άπαχο διαχείρισης περιλαμβάνουν:

Αυξημένη καινοτομία:Βελτιώνει το έργο από σπινθήρες δημιουργικότητα

Μειωμένη απόβλητα:Μειώνει φυσική απόβλητα και οι χρόνοι αναμονής μεταξύ των σταδίων παραγωγής, ενώ ελαχιστοποιεί επίσης την υπερπαραγωγή και υπερ-επεξεργασίας

Βελτιωμένη εξυπηρέτηση πελατών:Παρέχει αυτό που ο πελάτης ανάγκες, τίποτα περισσότερο, τίποτα λιγότερο

Καλύτερη χρόνοι παράδοσης:Τα αποτελέσματα σε ταχύτερους χρόνους απόκρισης και λιγότερες καθυστερήσεις

Προϊόντα υψηλότερης ποιότητας:Ελαχιστοποιεί ελαττώματα προϊόντων προσθέτοντας ελέγχους ποιότητας

Βελτιωμένη διαχείριση αποθεμάτων:Αποτρέπει τις αποτυχίες μέσω του αποθέματος παρακολούθησης

Το αν η εταιρεία σας εξυπηρετεί εσωτερικούς ή εξωτερικούς φορείς, η μετάβαση στην άπαχη σκέψη μπορεί να απλοποιήσει τις διαδικασίες εργασίας σας και να δημιουργήσει μια πιο αποτελεσματική ομάδα έργου.

Βελτιώστε τη ροή εργασίας σας με τη διαχείριση Lean Project

Πολλές εταιρείες εργάζονται σκληρά για να παράγουν προϊόντα υψηλής ποιότητας και να εγκαταλείψουν τους πελάτες τους ικανοποιημένους, αλλά η μεθοδολογία Lean κάνει την επίτευξη αυτών των στόχων ευκολότερα με την αφαίρεση των σημείων συμφόρησης και τον καθαρισμό της παραγωγής.

Ανεξάρτητα από το σύστημα διαχείρισης έργου που χρησιμοποιείτε, το λογισμικό διαχείρισης έργων μπορεί να βοηθήσει στις βελτιώσεις της διαδικασίας. Όταν χρησιμοποιείτε λογισμικό για να εξορθολογήσετε τις διαδικασίες σας, μπορείτε να βελτιώσετεΟραματίστε το πρόγραμμα του έργου σας, επικοινωνούν με τα μέλη της ομάδας και πληρούν τις απαιτήσεις των πελατών.