ما هي إدارة المشاريع العجاف؟ وأوضح 5 مبادئ

ملخص

إدارة المشاريع العجاف هي منهجية رشيقة تزيد قيمة العملاء عن طريق القضاء على النفايات من كل مرحلة مشروع. في هذه القطعة، سنشرح ما هي إدارة المشروع العجاف وهي الخطوط العريضة كيفية استخدامها لتحسين إنتاجيتك.

عندما تفكر في كلمة العجاف، قد تفكر في الطعام. اللحوم العجاف، مثل الدواجن والأسماك، أكثر صحة من اللحوم الحمراء، مثل شريحة لحم ولحم الخنزير، لأن لديهم أقل من الدهون. بمعنى آخر، يحتوي اللحوم الحمراء على فائض من الدهون بدلا من اللحوم العاجلة. عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع، يظهر الفائض كعيوب للمشروع، والتي يمكن أن تسببالنطاق زحفوتقليل قيمة المشروع. مثل الاختلافات في أنواع اللحوم، تؤدي إدارة المشاريع العجاف إلى فائض أقل، والتي يمكن أن تبقي مشروعك أكثر صحة.

عندما تعتمد نهج العجاف، فإن هدفك هو تقليل النفايات وإضافة قيمة خلال كل مرحلة مشروع. في هذه القطعة، سنشرح ما هي إدارة المشروع العجاف وهي مخطط لها كيفية استخدام هذا منهجية رشيقة لتحسين الخاص بكإنتاجيةوبعد

كيف تم إنشاء منهجية إدارة المشروع العجاف؟

اخترع المهندسون اليابانيون في تويوتا نظام إنتاج تويوتا (TPS) بين عامي 1948 و 1975، مما كان بمثابة الإلهام لما نعرفه بهذا المنهجية العجاف اليوم. تم استخدام TPS لتحسين التصنيع وتعزيز التفاعلات مع الموردين والعملاء، وكذلك القضاء على النفايات.

يحدد الدكتور جيفري ك. ليكر، مؤلف كتاب "Toyota Way"، مبادئ الإدارة العجاف في كتابه وتشرح كيف يمكن للشركات تطبيق TPS إلى الصناعات الأخرى. يشرح Liker أيضا كيف يمكن للإدارة TPS-and Sill ككل - يمكن القضاء على أنواع مختلفة من نفايات الشركات.

كان جون كرافسيك هو الشخص الذي يقدم نهج العجاف لإدارة المشاريع في مقالته عام 1988 بعنوان "انتصار نظام الإنتاج الهزيل" كتب Krafcik هذا المقال لأطروحة ماجستير في كلية إدارة ماساتشوستس للتكنولوجيا، وقد أدى بحثه إلى أفضل كتاب مبيعا، " الجهاز الذي غير العالم ". أثرت إدارة المشاريع العجاف مجموعة فرعية كاملة من المنهجيات، بما في ذلك رشيقة، كانان، و Scrum.

5 مبادئ إدارة المشاريع العجاف

المبادئ الخمسة لإدارة المشاريع العجاف تخدم كخطوات لكيفية الوصول إلى رضا العملاء الرئيسي. استخدم هذه الخطوات إذا كنت تريد أفضل فرصة للحد من نفايات المنتج، والبقاء داخلنطاق المشروعوالاجتماععوامل النجاح الحاسمةوبعد

1. تحديد القيمة

المبدأ الأساسي الأول في عملية إدارة المشروع العجاف هو تحديد قيمة المنتج الخاصة بك. للقيام بذلك، تحتاج إلى معرفة أصحاب المصلحة. في بعض الأحيان سوف تخلقالنواتج المشروعللداخليةأصحاب المصلحة، في حين أن في بعض الأحيان سيكون لديك عميل من أصحاب المصلحة الخارجية.

أ أصحاب المصلحة الداخليةيكون أحد المساهمين في المشروع الذي يراقب تطوير المنتج لأن لديهم حصة في نجاحها.

أ أصحاب المصلحة الخارجيةهو عميل يشتري المنتج أو الخدمة وتتأثر بجودته.

بمجرد معرفة من أنت تقوم ببناء منتجك، يمكنك تحديد كيفية جعلها قيمة. على سبيل المثال، قد تعني قيمة المنتج لأصحاب المصلحة داخلية تلبية احتياجات عمليات داخلية. قد تعني قيمة المنتج للعملاء حل مشكلة العملاء أو جعل حياة العميل أسهل.

2. خريطة دفق القيمة

تعد رسم الخرائط ذات القيمة (VSM) المبدأ التالي في إدارة المشاريع العجاف. VSM هي أداة مرئية تتضمن رسم سير العمل الحالي وسير العمل المثاليبدء المشروعإلى الانتهاء.

عند مقارنة سير العملين، يمكنك تحديد النفايات عبر كل منهامرحلة إدارة المشاريعلزيادة الكفاءة.

تم تحديد تويوتا أنواع النفايات التي قد تجدها من خلال VSM في التصنيع العجاف، ولكن بين قوسين، يمكنك معرفة كيفية ترجمة هذه العناصر إلى الصناعات الأخرى:

الإفراط في الإنتاج (الميزات غير الضرورية):يمكن أن يؤدي المفرط في الإنتاجية وميزات البرامج غير الضرورية إلى تكاليف إضافية مثل التخزين الإضافي والمواد الضائعة والمخزون عديمة الفائدة.

المخزون (تراكم المدانى):نفايات المخزون، والنفايات من العمل غير المكتمل، وتراكم تتراكم جميع التكاليف غير الضرورية لتخزين جرد وتكاليف النقل، والتكاليف الإضافية التي تنفقها على العمل الكامل.

الحركة (تبديل المهمة):نفايات الحركة هي التكلفة غير الضرورية للحركة الداخلية من قبل الناس أو الآلات. يمكن أن يتخذ ذلك شكل عمليات زائدة عن الحاجة أو تجاوز تطبيقات الأعمال. في الواقع، فإنمتوسط ​​عامل المعرفةالتبديل بين 10 تطبيقات تصل إلى 25 مرة يوميا، ولكن 27٪ من العمال يقولون أن الإجراءات والرسائل تفوت عند تبديل التطبيقات.

العيوب (الديون الفنية):يمكن أن يؤدي العيوب إلى إصلاحات مكلفة وفقدان المواد. الدين الفني يمكن أن يؤدي إلى فقدان الوقت الثمين.

الإفراط في المعالجة (أدوات مكلفة):يمكن أن يؤدي المعالجة الإفراطية إلى تكاليف غير ضرورية مثل ترقية منتج لم يسأل المستخدمون أو لا يحتاجون إليه. وبالمثل، يمكن أن تكون الأموال التي تنفق على أدوات باهظة الثمن نفايات إذا كانت الأدوات لا تستحق ذلك.

منتظر:نفايات الانتظار هي التكلفة الناتجة عن الجداول الزمنية المتأخرة في نواتج المنتجات النهائية.

المواصلات:يشبه نفايات النقل نفايات الحركة والصفقات مع الحركة الخارجية، مثل حركة المنتج والمواد غير الضرورية.

فرق مجزأة:يمكن أن تؤدي الفرق المجزأة إلى تكاليف ضائعة بسبب سوء المعاملة، والاجتماعات غير الضرورية، ونقص تعاون قوي.

VSM هي أهم خطوة في إدارة المشاريع العجاف. بدونها، لن يكون لديك التصور الذي تحتاجه لإشعار العيوب في دورة حياة المشروع وتحسين جودة المنتج للعملاء.

3. إنشاء التدفق

في هذه الخطوة، ستعيد إعادة صياغة خطة إدارة المشروع أن تكون أكثر كفاءة عن طريق إزالة النفايات التي حددتها في الخطوة الثانية. للقيام بذلك، اقلب كل مرحلة من مراحل تطوير المنتجات وإعادة تكوين الخطوات حسب الحاجة. يستخدممعالم المشروعك نقاط تفتيش لضمان عدم تطوير النفايات الجديدة مع تقدم المشروع.

على سبيل المثال، تخيل أنك تم تحديدها في الخطوة الثانية، لديك تراكم مادي وتأخر جدول زمني متأخر بسبب عنق الزجاجة في جدولة أعضاء الفريق. هذا هو المكان الذي ستحدد فيه كيفية إزالة نقاط الألم هذه وخطة مشروعك معا.

إنشاءتواصل مفتوحمع أعضاء فريقك هو أفضل طريقة لضمان كان VSM الخاص بك يستحق الجهد. بمجرد أن تأخذ بعض الوقت لتحديد وإزالة النفايات، يمكن لفريقك العمل معا لمنع عدم الكفاءة في المستقبل والحفاظ على النفايات من بناء النسخ الاحتياطي.

4. إنشاء سحب

إن إنشاء سحب يعني سحب العمل من مرحلة العملية السابقة حيث اكتمال العمل. نشأ هذا المفهوم الذي نشأ في التصنيع لمساعدة المصانع على تلبية المتطلبات الدقيقة لعملائها بنظام جرد "فقط في الوقت المناسب". ومع ذلك، فإن نظام سحب مفيد أيضا في الصناعات الأخرى لأنه يحتفظ بعمل سير عملك تتحرك بكفاءة.

مثال على نظام سحب في تطوير البرمجيات:

ينهي مصمم التقنية مهمته وأعلام المنتج للمراجعة.

علامة المراجعة تشير إلى أن مرحلة الترميز للبدء.

ينهي المبرمج الخاص بك مهمتهم وأعلام المنتج للمراجعة.

علامة مراجعة إشارات مرحلة الاختبار للبدء.

ينهي اختبار المنتج مهمته وعلامات المنتج جاهز للاستعراض النهائي.

يمكنك إجراء مراجعة نهائية للمنتج.

يمكن أن يساعد إنشاء سحب فرقا في مختلف الصناعات لأنه يحتفظ بالعمل يتحرك بسلاسة من خلال دورة حياة المشروع. ستستفيد الصناعات التي تنتج منتجات مواجهة العملاء من هذا النظام إذا استخدمت إشارات سحب للعمل للخلف. بهذه الطريقة، ينتج فريقهم فقط المخزون عندما يحتاج العملاء إليه.

5. تحسين مستمر

إدارة المشاريع العجاف ليست شيء لمرة واحدة - إنه عملية تكراريةوبعد السعي لتحقيق الكمال هو المبدأ الخامس، الذي ينطوي على إجراء تحسينات مستمرة على سير عملك.

ما إذا كان عميلك هو أصحاب مصلحة داخلية أو خارجية، ستتغير مطالبهم من أي وقت مضى. هذا يعني أنك ستحتاج إلى تقييم قيمة المنتج الخاصة بك بشكل متقطع وتحليل سير عملك بانتظام للنفايات.

أدوات إدارة المشاريع العجاف

يمكنك استخدام الأدوات أدناه لتحسين سير عمل تطوير المنتج الخاص بك. عند السعي لتحسين مستمر، ستساعدك هذه الأدوات وفريقك على تقليل النفايات، وتحسين الإنتاجية، وزيادة قيمة العملاء.

دورة DMING (PDCA)

طورت الدكتور W. Edwards Deming دورة DMING في الخمسينيات. كانت طريقة له، المعروفة أيضا باسم دورة اختبار الخطة الواضحة، أو PDCA، مراجعة طريقة لحل المشكلات الثلاث خطوات في وقت سابق تم إنشاؤها في عشرينيات القرن العشرين من قبل الدكتور والتر شيوهارت.

هناك أربع خطوات فيدورة PDCA. في

يخطط:التحقيق في الخاص بكسير العملوتحديد أي مشاكل تحتاج إلى حل.

يفعل:ابحث عن حلول للمشكلة من خلال تحليل البيانات أو التعاون مع أعضاء الفريق.

يفحص:رصد ما إذا كانت حلولك فعالة وإجراء تحسينات على خطتك إذا لزم الأمر.

فعل:تطبيق الحلول المنقحة وتقييم ما تعلمته.

دورة DMING هي عملية بسيطة يمكنك التقديم على مختلف العمليات التنظيمية. عند تنفيذها بشكل صحيح، يمكن لهذه العملية أن تحدث تأثير كبير على قيمة المنتج الخاصة بك.

العجاف ستة إدارة مشروع سيغما (DMEDI)

Six Six Sigma هي أداة إدارة هزيل يمكنك استخدامها لتحديد المشكلات في سير عملك. تحتوي هذه الأداة على خطوات تماما مثل دورة DMING، ولكن لديها أيضا طرق للتحليل التي يمكنك استخدامها إلى جانبها. ستايلز ستة سيغما ستة، المعروف أيضا باسم DMEDI، كما يلي:

حدد:تحديد نطاق المشروع الخاص بك وأهداف المخطط

قياس:حدد كيف ستقياس النجاح في مشروعك

يستكشف:استكشاف طرق جديدة لتحسين عملية المشروع

طور:تطوير خطة مشروع أحمق

ينفذ:تنفيذ خطة المشروع

تتضمن طرق التحليل التي يمكنك استخدامها مع Six Sigma العجاف:

رسم الخرائط تيار القيمة:كما ذكر أعلاه، يمكن ل VSM مساعدتك في تصور مراحل خطة إدارة المشروع وتحديد مجالات النفايات.

استطلاعات تعليقات العملاء:إن الحصول على تعليقات العملاء هو وسيلة رائعة لتقييم مشاكل المشروع وزيادة قيمة المنتج.

مخططات غانت: مخططات غانتتشبه الرسوم البيانية بار التي يمكن أن تساعدك بتصور معالم المشروع.

تحليل السبب الجذري (RCA):استخدم RCA لاكتشاف الأسباب الجذرية للمشاكل وإيجاد الحلول.

Kanban:عن طريق تصور مهامك والحد من العمل قيد التقدم،كانباناللوحات تساعدك على رؤية كيف يتدفق عملك.

يمكنك تحديد طريقة إدارة العجاف التي لمحاولة بناء على صناعتك ومنتجك وفريقك. يمكنك أيضا تجربة طرق إدارة العجاف المختلفة في مبادرات مشاريع مختلفة ونرى أيها الأفضل. بغض النظر عن الطريقة التي تنفذها، تأكد من أنك تستخدم برنامج إدارة المشاريع لتنفيذ طرق التحليل هذه بسهولة.

لماذا الإدارة العجاف مهمة

اعتمدت الصناعات مثل تكنولوجيا المعلومات والبناء والتعليم المنهجية العجاف بسبب الفوائد العديدة التي توفرها. إدارة المشاريع العجاف يمكن أن تحسن قيمة المنتج عن طريق تبسيط العمليات.

فوائد أخرى من الإدارة العجاف تشمل:

زيادة الابتكار:يحسن المشروع عن طريق إثارة الإبداع

انخفاض النفايات:يقلل من النفايات المادية وأوقات الانتظار بين خطوات الإنتاج، مع تقليل الإنتاج المفرط والإفراط في التقليل

خدمة العملاء المحسنة:يوفر ما يحتاجه العملاء - لا شيء أكثر، لا شيء أقل

أفضل أوقات الرصاص:النتائج في أوقات استجابة أسرع وأخطاء أقل

منتجات ذات جودة عالية:يقلل من عيوب المنتج عن طريق إضافة شيكات الجودة

تحسين إدارة المخزون:يمنع النكسات عن طريق مراقبة المخزون

ما إذا كانت شركتك تخدم أصحاب المصلحة الداخلية أو الخارجية، فإن التحول إلى التفكير العجاف يمكن أن يبسط عمليات عملك وإنشاء فريق مشروع أكثر كفاءة.

تحسين سير العمل الخاص بك مع إدارة المشاريع العجاف

تعمل العديد من الشركات بجد لإنتاج منتجات عالية الجودة وترك عملائها راضين، لكن المنهجية العجاف تجعل تحقيق هذه الأهداف أسهل من خلال إزالة الاختناقات وتنظيف الإنتاج.

بغض النظر عن نظام إدارة المشاريع الذي تستخدمه، يمكن لبرنامج إدارة المشاريع أن يساعد في تحسينات العملية. عند استخدام البرنامج لتبسيط عملياتك، يمكنك بشكل أفضلتصور جدول المشروع الخاص بك، التواصل مع أعضاء الفريق، وتلبية متطلبات العملاء.