Σχέδιο διαχείρισης έργου: Σκοπός και παραδείγματα
Χωρίς σχέδιο διαχείρισης έργου, είστε υποχρεωμένοι να βάλετε πολλά πράγματα σε κίνδυνο. Μερικές φορές, ένα έργο περνάει από ολόκληρη τη φάση σχεδιασμού διαχείρισης του έργου, αλλά υποφέρει λόγω κακής εκτέλεσης.
Ένα συγκεκριμένο σχέδιο ενεργεί ως το Ίδρυμα για οποιοδήποτε έργο, ανεξάρτητα από την κλίμακα του.
Έχουμε επιμελήσει αυτόν τον οδηγό για να εξηγήσετε πώς να δημιουργήσετε και να σχεδιάσετε ένα αποτελεσματικόΣχέδιο διαχείρισης έργου .
Τι είναι ένα σχέδιο διαχείρισης έργου;
Ένα σχέδιο διαχείρισης έργου υπογραμμίζει τον τρόπο με τον οποίο θα εκτελεστεί, θα παρακολουθείται και θα ελέγχεται το έργο, ξεκινώντας από τη φάση έναρξης και θα ξεκινήσει μέχρι το τελικό προϊόν.
Λάβετε υπόψη ότι το σχέδιο του έργου σας στοχεύει να ορίσει τη μέθοδο που θα χρησιμοποιήσει η ομάδα σας για να εκτελέσει το δομημένοπαραδοτέα εγκαίρως .
Για το σκοπό αυτό, το σχέδιο διαχείρισης του έργου θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει ιδανικά μια διαδικασία μέτρησης τουανάλυση απόδοσης βάσης. Κάτι τέτοιο βοηθάει όχι μόνο τις αδύναμες περιοχές κατά τη διάρκεια της ζωής ενός έργου, αλλά εξασφαλίζει επίσης μακροπρόθεσμη επιτυχία σχετικά με τα μελλοντικά έργα.
Διαφορά μεταξύ σχεδίου διαχείρισης έργου και σχεδίου έργου
Η διαφορά μεταξύ ενός σχεδίου διαχείρισης έργου και ενός σχεδίου έργου δεν είναι τόσο ξεκάθαρη όσο ελπίζουμε.
Η διαφορά μεταξύ των δύο μπορεί να εξαρτηθεί εντελώς από την οργάνωση που εργάζεστε.
Πολλές εταιρείες έχουν δει να χρησιμοποιούν τους δύο όρους εναλλακτικά για να αναφερθούν στο ίδιο σχέδιο.
Από την άλλη πλευρά, ορισμένες εταιρείες ταξινομούν αυτά τα δύο ως διαφορετικά σχέδια εντελώς.
Αν κοιτάξετε τα δύο σχέδια, εδώ είναι ορισμένες διαφορές που μπορείτε να σημειώσετε:
Σκοπός ενός σχεδίου διαχείρισης έργου
Δεδομένου ότι πρόκειται να ξοδέψετε ένα δίκαιο χρόνο και προσπάθεια δημιουργώντας το σχέδιο διαχείρισης σας, είναι επιτακτική ανάγκη να κατανοήσετε μερικά βασικά στοιχεία.
Υπάρχουν διαφορετικοί σκοποί για τη δημιουργία ενός σχεδίου διαχείρισης. Ορισμένα από αυτά επισυνάπτονται παρακάτω. Κοίτα!
Ο πρώτος σκοπός της δημιουργίας ενός σχεδίου διαχείρισης είναι αρκετά προφανής, και αυτό είναιΣχεδιάστε το έργο σας. Ως διαχειριστής έργου, προτού λάβετε την εκτέλεση ενός έργου, είναι σημαντικό να σχεδιάσετε και να κατανοήσετε το έργο στο σύνολό του και πώς θα προχωρήσει μέσω του κύκλου ζωής του.
Είναι επίσης ένα πλεονέκτημα της δημιουργίας ενός σχεδίου διαχείρισης που μπορείτε να παράσχετε πληροφορίες και διαφωτίζουμε τον χορηγό του έργου σας για το πώς σχεδιάζετεΔιαχειριστείτε το έργο .
Παρόλο που πρέπει να σημειωθεί ότι κατά καιρούς χορηγός του έργου βρίσκεται σε άλλη οργάνωση από αυτή που εργάζεται για το έργο και επομένως ορισμένες πληροφορίες στο σχέδιο διαχείρισης δεν ισχύουν πάντα γι 'αυτούς.
Τα σχέδια διαχείρισης χρησιμοποιούνται επίσης συχνά ως οδηγός για να λάβουν βοήθεια από τα προβλήματα ή τα προβλήματα. Κάθε φορά που ένα ζήτημα προκύπτει στην πρόοδο του έργου, εσείς ως διαχειριστής έργου πρέπει να συμβουλευτείτε το σχέδιο διαχείρισης σας.
Ουσιαστικά θα πρέπει να συμπεριλάβετε οποιοδήποτε τέτοιο ζήτημα στο σχέδιο διαχείρισης σας και να συζητήσετε πώς να αντιμετωπίσετε το ζήτημα αν προκύψει.
Εάν, ωστόσο, αυτό δεν συμβαίνει και το σχέδιο διαχείρισης δεν επισημαίνει το συγκεκριμένο πρόβλημα που αντιμετωπίζετε, θα πρέπει να σημειώσετε και να βεβαιωθείτε ότι το συμπεριλάβετε σε οποιοδήποτε μελλοντικό σχέδιο διαχείρισης που δημιουργείτε.
Βασικά συστατικά ενός σχεδίου διαχείρισης έργου
Όλα τα σχέδια διαχείρισης περιλαμβάνουν όλα τα στοιχεία που καθορίζουν τη διαχείριση του έργου τους.
Ωστόσο, ορισμένα συστατικά είναι αρκετά πρότυπα για κάθε τέτοιο σχέδιο.
Θα συζητήσουμε κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία με τη σειρά του.
Παρατήρησα τη δήλωση πεδίου εφαρμογής ως το πρώτο στοιχείο της λίστας των εξαρτημάτων για το σχέδιο διαχείρισης για έναν πολύ σημαντικό λόγο.
Είναι ένα από ταΒασικές αρμοδιότητες ενός διαχειριστή έργουΝα κατανοήσουν το πεδίο εφαρμογής του έργου και να διασφαλιστεί ότι το έργο παραμένει εντός των ορίων αυτού του πεδίου εφαρμογής.
Ένας από τους πιο συνηθισμένους λόγους γιακαθυστερήσεις έργωνκαι αυξήθηκεπροϋπολογισμόςτων έργων οφείλεται στο πεδίο εφαρμογής.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προσέγγιση S.M.A.R.T για να ορίσετε το πεδίο για να βεβαιωθείτε ότι το πεδίο που ορίζετε για το έργο σας είναι τόσο αποτελεσματικό όσο και κατάλληλο.
ΕΞΥΠΝΟΣσημαίνειμικρόιδικό, Μ Αναπαύσιμο,ΕΝΑθέση, R Ealistic, και T Άνοιξε.
ΕΝΑαναλυτική δομή εργασιώνΟρίζει την "ποια" πτυχή ενός έργου.
Η δομή διάσπασης της εργασίας υπογραμμίζει όλα τα στοιχεία που απαιτείται ένα έργο για να επιτευχθεί να θεωρηθεί μια επιτυχία και συνήθως γίνεται μέσω μιας γραφικής οθόνης που οργανώνεται με πολλαπλά επίπεδα.
Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίαςΑυτές οι συνιστώσες του έργου σας πρέπει να επιτευχθούν για να θεωρήσουν το έργο σας ολοκληρωμένο και επιτυχία.
Οι διαχειριστές και οι ομάδες του έργου συνήθως ορίζουν τους κρίσιμους παράγοντες επιτυχίας τους.
ΕρευναΔιεξήχθη σε ποιους παράγοντες θεωρείται ότι επηρεάζουν σημαντικά την επιτυχία ενός έργου είχε τα ακόλουθα συμπεράσματα:
Άλλοι παράγοντες που συχνά εξομοιώνονται ως κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας περιλαμβάνουν:
Με οποιοδήποτε έργο, ο πιο πολύτιμος πόρος είναι οι άνθρωποι που εμπλέκονται στο έργο, και εκείνοι που αποτελούν την ομάδα του έργου σας, και αυτό είναιΓιατί ο προγραμματισμός των πόρωνΣτην διαχείριση του έργου είναι επίσης απαραίτητη.
Το σχέδιο ανθρώπινου δυναμικού είναι σημαντικό, ανεξάρτητα από το αν σχεδιάζετετην πρόσληψηΝέοι υπάλληλοι ή εργάζονται με ανθρώπους που το κάνατε πριν.
Κατά τη δημιουργία του σχεδίου διαχείρισης, βεβαιωθείτε ότι το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού περιλαμβάνει τα εξής:
5 καλύτερες πιστοποιήσεις διαχείρισης ανθρώπινων πόρων το 2022
Η επικοινωνία είναι απαραίτητη γιασυνεργασίακαι η συνεργασία είναι το θεμέλιο για την επιτυχή παράδοση του έργου.
Ανάλογα με το έργο που εκτελείτε και όσοι συμμετέχουν σε αυτό, το σχέδιο επικοινωνίας διαχείρισης έργου μπορεί να διαφέρει.
Συχνά, η κακή επικοινωνία μπορεί να οδηγήσει σε χάσιμους προθεσμίες, εκτεταμένους προϋπολογισμούς και το φοβερό πεδίο εφαρμογής που αναφέρουμε.
Ένα σχέδιο επικοινωνίας δεν απευθύνεται απλώς στα μέλη της ομάδας σας, αλλά θα πρέπει επίσης να ενσωματώσει πόσο συχνά θα πρέπει να μιλήσετε με τον πελάτη και τους ενδιαφερόμενους, τι τρόποεπικοινωνίαΣκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε και πόσο συχνά σκοπεύετε να επικοινωνήσετε.
Μία από τις πιο επιτακτικές αρμοδιότητες ενός διαχειριστή έργου είναι να διαχειριστεί τοΠαραδοτέα έργου, και ως εκ τούτου, συμπεριλαμβανομένων τους στο σχέδιο διαχείρισης, είναι επίσης εξίσου κρίσιμη.
Τα παραδοτέα του έργου είναι αυτά τα προϊόντα ή υπηρεσίες που παράγονται ως αποτέλεσμα του έργου σας, που σκοπεύετε να παραδώσετε στον πελάτη ή τον πελάτη σας.
Απλά περιγραφεί το παραδοτέο είναι συχνά ανεπαρκές και επομένως θα πρέπει να προσπαθήσετε να συμπεριλάβετε λεπτομέρειες σχετικά με τα παραδοτέα σας, όπως:
Πρέπει να δημιουργηθεί και να αναπτυχθεί ένας κατάλογος των ενδιαφερομένων για το σχέδιο διαχείρισης όχι μόνο για να παρακολουθείΠοιοι είναι οι ενδιαφερόμενοι σαςΚαι αναπτύξτε τη λίστα αν αλλάξουν, αλλά σας επιτρέπει επίσης να παρακολουθείτε το σχέδιο επικοινωνίας σας.
Κανένα έργο δεν δίνεται ελεύθερο για τους νομισματικούς πόρους και, ως εκ τούτου, η δημιουργία ενός προϋπολογισμού και η συμπεριφορά του στο σχέδιο διαχείρισης είναι απαραίτητη.
Ο προϋπολογισμός είναι επίσης ένας από τους κρίσιμους παράγοντες επιτυχίας που πολλοί διαχειριστές έργων θεωρούν ότι υπογραμμίζουν την επιτυχία ενός συγκεκριμένου έργου.
Ορισμένα έργα διατίθενται προϋπολογισμός από την αρχή και είναι η δουλειά σας να δείξετε πώς θα διαθέσετε αυτόν τον πόρο, άλλες φορές πρέπει να δώσετε ένασχέδιο προϋπολογισμούΓια τους πελάτες ή τους ενδιαφερόμενους και θα καθορίσουν αν πρόκειται να παρέχουν τον προϋπολογισμό που έχετε περιγράψει.
Ανάλογα με το έργο σας και το σχέδιό σας, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε το σχέδιο προϋπολογισμού σας στη δομή διακοπής της εργασίας σας.
Όπως και ο προϋπολογισμός, κανένα έργο δεν έχει απεριόριστο χρόνο που πρέπει να παραδοθεί. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο προγραμματισμός του έργου σας είναι πολύ απαραίτητος.
Συχνά, είναι οι εξωτερικοί φορείς που καθορίζουν τις ημερομηνίες παράδοσης για το έργο.
Είναι αρκετά συνηθισμένο να υπάρξουν αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα ενός έργου κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής λόγω ορισμένων παραγόντων, γι 'αυτό το χρονοδιάγραμμα απαιτεί ενεργή διαχείριση.
Κοίτα αυτό:
6 καλύτερα λογισμικό προγραμματισμού εργαζομένων για χρήση το 2022
Είναι κοινό ότι όταν εσύΞεκινήστε ένα έργοΒρίσκεστε ότι θα χρειαστείτε υπεργολάβους, συμβούλους και προμηθευτές.
Επομένως, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι το σχέδιο διαχείρισης σας περιγράφει αυτά:
Η διαχείριση των εξωτερικών εργολάβων γίνεται ένα σημαντικό έργο, δεδομένου ότι δεν είναι συνδεδεμένοι με το δικό σαςΟργανισμός απευθείαςκαι ως εκ τούτου δεν διαθέτουν την ίδια κίνηση ή ακόμη και την κατανόηση της προόδου ή του προγράμματος του έργου σας.
Τα μητρώα κινδύνου είναι αυτά τα έγγραφα που εντοπίζουν τους κινδύνους, περιλαμβάνουν ανάλυση κινδύνου, καθώς και σχέδια ανταπόκρισης κινδύνου.
Το μητρώο κινδύνου είναι σημαντικό όχι μόνο κατά τη φάση σχεδιασμού, αλλά το έγγραφο χρησιμοποιείται σε όλο τον κύκλο ζωής του έργου για την παρακολούθηση και τον έλεγχο των κινδύνων.
Επομένως, θυμηθείτε να κάνετε το δικό σαςΣχέδιο διαχείρισης κινδύνου έργουΕύκολη κατανόηση, έχουν την ικανότητα να προσαρμόζονται όταν χρειάζεται και αναφέρονται σε όλο τοδιαδικασία έργου .
Καθορίστε τη σημασία κάθε πιθανού κινδύνου σχετικά με την πιθανότητα και τον αντίκτυπο στο έργο σας.
Οι περισσότερες οργανώσεις ακολουθούν μια απλή διαδικασία για να τονίσουν και να εντοπίσουν τους κινδύνους και στη συνέχεια να κάνουν ένα μητρώο κινδύνου.
Τα ακόλουθα κριτήρια επισημαίνονται σε μητρώα κινδύνου:
Μάθετε για το κορυφαίο λογισμικό διαχείρισης κινδύνου:
Το 17 καλύτερο λογισμικό διαχείρισης κινδύνου του 2022
Πώς να δημιουργήσετε ένα σχέδιο διαχείρισης έργου;
Το σχέδιο διαχείρισης έργων δημιουργείται σταδιακά και, όπως έχουμε περιγράψει, το σχέδιο αποτελείται από ξεχωριστά σχέδια συστατικών και συνεπώς δεν μπορεί να δημιουργηθεί μέχρι να γίνει καθένα από τα μεμονωμένα στοιχεία.
Τα περισσότερα από τα συστατικά του σχεδίου διαχείρισης δημιουργούνται κατά τις διακριτικές διαδικασίες και επομένως ενσωματώνονται διαφορετικά.
Αν το κοιτάξουμε σύμφωνα με τοΟδηγός PMBOK, το σχέδιο διαχείρισης είναι προϊόν της διαδικασίας διαχείρισης του έργου.
Χρησιμοποιήστε αυτό που έχετε ήδη να ενσωματώσετε όλες τις πληροφορίες και το υλικό σας στο σχέδιο διαχείρισης σας.
Έτσι, για παράδειγμα, κατά τη διάρκεια της φάσης έναρξης ενός κύκλου ζωής του έργου, θα πρέπει να έχετε ήδη καταλήξει σε μια σύνοψη του πεδίου εφαρμογής, ένα σύντομο σχέδιο προϋπολογισμού και το χρονοδιάγραμμα των στόχων σας.
Επομένως, όταν αρχίζετε να αναπτύσσετε το σχέδιο διαχείρισης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις δηλώσεις και να αναθεωρήσετε περαιτέρω τα στοιχεία για να δημιουργήσετε μια πιο λεπτομερήΚατανόηση του έργου .
Μπορείς να χρησιμοποιήσειςUDN Task ManagerΓια τη διαδικασία σχεδιασμού του έργου σας Εδώ είναι πώς
UDN Task Manager Είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργων για τις έξυπνες ομάδες, αλλά όχι μόνο η πλατφόρμα σας βοηθά σε όλο τον κύκλο ζωής του έργου, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετεUDN Task ManagerΓια να σας βοηθήσει στη δημιουργία του σχεδίου διαχείρισης.
UDN Task Manager'μικρόπροβολή ημερολογίουσας παρέχει ένα μέρος για τον προγραμματισμό και τον προγραμματισμό και τη διαχείριση των πόρων.
ο παρακολούθησηΗ λειτουργία σας επιτρέπει να ορίσετε μια προγραμματισμένη ημερομηνία έναρξης και λήξης μιας εργασίας πριν από την έναρξη λειτουργιών και να τις συγκρίνετε με το προγραμματισμένο χρονοδιάγραμμα.
Οι λειτουργίες σχεδιασμού σας επιτρέπουν να χαρτογραφήσετε τις προθεσμίες του έργου και να παρακολουθείτε τα πάντα.
Μπορείς να χρησιμοποιήσειςUDN Task Manager 'S Χαρακτηριστικά συνάντησης για την αναμετάδοση του σχεδίου διαχείρισης σας στα μέλη της ομάδας, στους πελάτες ή τους ενδιαφερόμενους. Στη συνέχεια, μπορούν να σημειώσουν το κλειδίλεπτά συνάντησηςή να δημιουργήσετε μέτρα παρακολούθησης και αποφάσεις.
UDN Task ManagerΕπίσης παρέχει σφάλμα και δυνατότητα παρακολούθησης εκτύπωσης, που σας επιτρέπει να παρακολουθείτε, να εκχωρήσετε, να δώσετε προτεραιότητα και να διορθώσετε τυχόν προβλήματα μεΛογισμικό διαχείρισης έκδοσης .
Τα γραφήματα Gantt μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως οπτικό εργαλείο για να δείτε την πρόοδο της διαχείρισης του έργου σας και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την επεξεργασία της δομής κατανομής της εργασίας σας.
Επίσης,UDN Task ManagerΣύντομα βγαίνει με ένα χαρακτηριστικό για τον προγραμματισμό του προϋπολογισμού που θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε τα σχέδιά σας και να τα δείτε.
Αυτή είναι ακριβώς η άκρη του βουνού, ελέγξτε την πλήρη λίσταχαρακτηριστικάδιαθέσιμη στοUDN Task ManagerΙστοσελίδα, για να δείτε πόσο εύκολος θα γίνει ο προγραμματισμός σας.
Συμπέρασμα!
Εκεί το έχετε! Αυτό είναι κυριολεκτικά η ουσία των πραγμάτων που πρέπει να ξέρετε για να ξεκινήσετε το σχέδιο διαχείρισης σας. Η διαδικασία ισχύει επίσης για τις μεθοδολογίες των προγραμμάτων και των διαχειριστών προγραμμάτων.
Μην ξεχάσετε να διατηρείτε μια επιφυλακή για ενημερώσεις σε αυτή τη θέση. Θα συνεχίσουμε να σας δίνουν μια λεπτομερή εικόνα για όλες τις απαιτήσεις σχεδιασμού του έργου σας από την αρχή μέχρι το τέλος.
