Τι πρέπει να γνωρίζετε για τη διαχείριση της παραγγελίας εργασίας

Τα γραφεία δεν εξαιρούνται από την ανάγκη που χρειάζονται κάθε φορά σε μια στιγμή. Ίσως χρειαζόμαστε ότι ο εκτυπωτής επισκευαστεί, έκανε μια τυπική κλήση συντήρησης, όπως μια αντικατάσταση φίλτρου αέρα ή συσκευές στο χαλάρωσης που σταμάτησε να λειτουργεί ξαφνικά.

Αυτά είναι μόνο μερικά παραδείγματα φορές όταν μια εντολή εργασίας - η επικοινωνία σύνδεσης μεταξύ σας ως πελάτη, το έργο που πρέπει να ολοκληρωθεί και τοΠρομηθευτής- έρχεται βολικό. Έχουμε τραβήξει μαζί όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τη διαχείριση εντολών εργασίας και πώς ένα σύστημα διαχείρισης παραγγελιών εργασίας μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να ευδοκιμεί.

Τι είναι μια εντολή εργασίας;

ΕΝΑεντολή εργασίας(Μερικές φορές αναφέρεται ως WO) είναι ένα έγγραφο που περιγράφει λεπτομερώς το έργο μεταξύ ενός πελάτη και ενός εργολάβου. Είναι η γέφυρα μεταξύ των αναγκών ενός πελάτη και της εργασίας που θέλουν να έχουν κάνει για να τους πάρουν από εκεί που θέλουν να είναι εκεί. Οι εντολές εργασίας του εργολάβου είναι η ραχοκοκαλιά των βιομηχανιών εξυπηρέτησης και συντήρησης.

Σε γενικές γραμμές, μια εντολή εργασίας περιλαμβάνει μια περιγραφή της εργασίας, μεκόστοςΕκτιμήσεις που περιλαμβάνουν εργασία, υλικά και άλλα ισχύοντα τέλη. Ειδικές οδηγίες ή άλλοι συμφωνημένοι όροι μπορούν επίσης να συμπεριληφθούν ανάλογα με τον τύπο της εργασίας, μαζί με τις πληροφορίες πελατών για λόγους τιμολόγησης. Αυτά τα έγγραφα είναι χρήσιμαχρονοδρομολόγησηκαι την ανάθεση εργασίας και γιαΔιαχείριση πόρωνκαι την ανάπτυξή τους για να εκτελέσει το έργο.

Μπορεί να είστε πιο εξοικειωμένοι με τις παραγγελίες εργασίας για τις αιτήσεις συντήρησης - σκεφτείτε πότε χρειάζεστε μια υπηρεσία συντήρησης, όπως η εργασία που ολοκληρώθηκε από έναν μηχανικό στο αυτοκίνητό σας. Ωστόσο, οι εντολές εργασίας έρχονται σε χρήσιμες για άλλες βιομηχανίες, ειδικά για τη διαχείριση των εγκαταστάσεων, τις αιτήσεις τεχνικών συντήρησης, τις υπηρεσίες ηλεκτρονικών υπολογιστών και τελικά οποιαδήποτε άλλη εργασία που συμπληρώνεται από τους γενικούς εργολάβους.

Ποιος λαμβάνει εντολές εργασίας;

Μόλις δημιουργηθεί μια εντολή εργασίας, είτε με το χέρι είτε μέσω ενός αυτοματοποιημένου συστήματος, ανατίθεται σε τεχνικό ή ανάδοχο που θα εκτελέσει το έργο. Το πρόσωπο ή η ομάδα που είναι υπεύθυνη για την ολοκλήρωση της εργασίας λαμβάνει μια εντολή εργασίας, το δέχεται, και στη συνέχεια προγραμματίζει ή αναθέτει την εργασία, όπως απαιτείται.

Χρησιμοποιώντας τα αιτήματα συντήρησης ως παράδειγμα, ένας τεχνικός λαμβάνει γενικά εντολές εργασίας από έναν επόπτη συντήρησης ή διαχειριστή. Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο η εργασία ανατίθεται στους σωστούς ανθρώπους. Μόλις ανατεθεί, ο τεχνικός μπορεί να δώσει προτεραιότητα στην εντολή εργασίας έναντι της τρέχουσας λίστας αιτημάτων τους.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, η εντολή εργασίας ενδέχεται να μην αποσταλεί εκτός του Οργανισμού εάν το αίτημα δημιουργήθηκε εσωτερικά και πρόκειται να εκπληρωθεί από κάποιον με την οργάνωση. Σκεφτείτε την ομάδα πληροφορικής ως παράδειγμα. Ίσως ένας υπάλληλος χρειάζεται βοήθεια με τον εξοπλισμό εργασίας τους ότι το τμήμα πληροφορικής μπορεί να προσφέρει. Σε αυτή την περίπτωση, ο οργανισμός σας θα πρέπει να ορίσει ποιος πρέπει να είναι υπεύθυνος για τη λήψη εντολών εργασίας και την εκχώρηση τους.

Υπάρχουν διαφορετικοί τύποι εντολών εργασίας;

Όχι όλες οι εντολές εργασίας δεν είναι οι ίδιες ή εξυπηρετούν τον ίδιο σκοπό και υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι να σκεφτούμε τις εντολές εργασίας που βασίζονται στη δουλειά που χρειάζεται ολοκλήρωση.

Ας καταρρίψουμε ορισμένους από τους τύπους παραγγελιών εργασίας που μπορεί να συναντήσετε με βάση την ανάγκη. Αλλά να έχετε κατά νου, οι εντολές εργασίας μπορούν να είναι ευέλικτες με βάση τη βιομηχανία και τον τύπο εργασίας.

Δωρεάν πρότυπο παραγγελίας εργασίας

Οι παραγγελίες εργασίας δεν χρειάζεται να είναι υπερβολικά πολύπλοκες. Στην πραγματικότητα, διατηρώντας την εντολή εργασίας σας απλή και απλή είναι ο καλύτερος τρόπος να πάτε.

Έτσι, τι πρέπει να συμπεριλάβετε στην εντολή εργασίας σας; Εδώ είναι τα καρύδια και τα τμήματα μπουλονιών που χρειάζεται μια αποτελεσματική παραγγελία εργασίας.

Βέλτιστες πρακτικές παραγγελίας εργασίας

Η διαχείριση εντολών εργασίας μπορεί να είναιαναποτελεσματική και αναποτελεσματικήΕάν οι σωστές διαδικασίες και τα συστήματα δεν υπάρχουν στη θέση τους. Από το πώς να οργανώσετε τις παραγγελίες εργασίας για την προτεραιότητα των αιτημάτων ανάλογα και τα πάντα στο μεταξύ - τη δημιουργία βέλτιστων πρακτικών της διαδικασίας εξασφαλίζει ότι ορίστε την ομάδα σας για τη συνεχιζόμενη επιτυχία.

Εδώ είναι μερικές βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να έχετε κατά νου όταν δημιουργείτε τις διαδικασίες παραγγελιών εργασίας σας στην επιχείρησή σας.

Είναι σημαντικό να προσδιορίσετε τα μέλη του προσωπικού που μπορούνΕγκρίνετε τις παραγγελίες εργασίαςΚαι για όλα τα μέλη της ομάδας να έχουν σαφή κατανόηση του ποιοι είναι οι εγκρίσεις αρχές. Ειδικά για την ολοκλήρωση των εργασιών του εργολάβου από έναν εξωτερικό πωλητή, η έγκριση των αρχών σε θέση μπορεί να συμβάλει στην πρόληψη των συμφερόντων στην εργασία που δεν ολοκληρώθηκαν εγκαίρως.

Η προτεραιότητα της εντολής εργασίας βοηθάει στην εξασφάλιση ότι τα κρίσιμα ζητήματα λαμβάνουν φροντίδα πριν από οποιαδήποτε άλλη εργασία, εμποδίζοντας τους να χαθούν σε ένα backlog. Εάν ο οργανισμός σας χειρίζεται πολλές εσωτερικές παραγγελίες εργασίας, η ιεράρχηση αυτών των αιτημάτων θα σας επιτρέψει επίσης να καθοδηγήσετε το φόρτο εργασίας της ομάδας σας και να σας επιτρέψει να βελτιώσετεΔιαχειριστείτε τους εσωτερικούς σας πόρους .

Εάν πιέζετε τις παραγγελίες εργασίας μέσω του οργανισμού σας και η ομάδα σας εκπληρώνουν τα αιτήματα, προσέξτε να αναθέσετε τις εντολές εργασίας. Μάθετε και γνωρίζετε τις δυνάμεις και τις αδυναμίες της ομάδας σας, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητές τους προς όφελός σας, κάνοντας ολόκληρη τη διαδικασία εντολής εργασίας πιο απρόσκοπτη.

Μόλις κλείσετε την εντολή εργασίας σας, θα πρέπει να αποθηκεύονται με άλλα αρχεία σε ένα οργανωμένο σύστημα. Ίσως να αποθηκεύετε τις παραγγελίες εργασίας σας κατά τύπο αίτησης, όνομα προμηθευτή, ή ανά μήνα ολοκλήρωσης. Ανεξάρτητα από τη μέθοδο που επιλέγετε, βεβαιωθείτε ότι όλες οι παραγγελίες εργασίας κλείνουν και αποθηκεύονται αναλόγως.

Διαχείριση εργασιών Οι παραγγελίες του παλιομοδίτικου τρόπου σε χαρτί και τα υπολογιστικά φύλλα αφήνουν χώρο για ανθρώπινο λάθος και αναποτελεσματικότητα. Η συγκέντρωση ολόκληρης της διαδικασίας χρησιμοποιώντας το λογισμικό παραγγελίας εργασίας ή ένα σύστημα διαχείρισης εντολών εργασίας βοηθάει στην εξασφάλιση ότι η ομάδα σας είναι εξαιρετικά παραγωγική, αποτελεσματική και ακριβής.

Τι να αναζητήσετε σε ένα σύστημα διαχείρισης παραγγελιών εργασίας

Πηγαίνουν οι ημέρες των παραδοσιακών παραγγελιών εργασίας. Τα γραπτά αιτήματα σχετικά με το χαρτί υπόκεινται σε χαμένες ή εσφαλμένες. Τα υπολογιστικά φύλλα μπορούν να είναι χρήσιμα, αλλά εξακολουθούν να απαιτούν μεγάλη χειροκίνητη καταχώρηση και δεν είναι πάντα ιδανικά για γρήγορη κίνηση.

Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης εντολών εργασίας και πώς μπορεί να βοηθήσει; Απλά, είναι λογισμικό που μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε τις παραγγελίες εργασίας σας και να βελτιώσετε τις διαδικασίες σας για τις ομάδες σας.

Γνωστή για την ενίσχυση των επιχειρησιακών πρακτικών, τα συστήματα διαχείρισης εντολών εργασίας βρίσκουν τη θέση τους μέσα σε οργανισμούς.ΕρευναΠροτείνει ότι η αγορά συστημάτων διαχείρισης εντολών εργασίας αναμένεται να φτάσει τα 836 εκατομμύρια δολάρια το 2026, καθώς η ζήτηση για αυτά τα συστήματα εξακολουθεί να αυξάνεται.

Αυτά τα συστήματα ποικίλλουν στην ικανότητα, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να επιλέξετε ένα που λειτουργεί καλύτερα για εσάς και τον οργανισμό σας. Δεν είστε σίγουροι από πού να αρχίσετε; Εδώ είναι μερικά πράγματα που πρέπει να σκεφτείτε όταν επιλέγετε ένα σύστημα διαχείρισης παραγγελιών εργασίας.

Πώς να οργανώσετε τις παραγγελίες εργασίας σας μεUDN Task Manager

Για ομάδες που αναζητούν ένα λογισμικό διαχείρισης εντολών εργασίας που είναι ευέλικτο και εύκολο στη χρήση,UDN Task Managerείναι μια εξαιρετική επιλογή για την εξορθολογισμό και την οργάνωση των διαδικασιών.

UDN Task Managerκαθιστά εύκολο να ρυθμιστείΑίτηση φόρτωνότι τόσο οι εσωτερικές όσο και οι εξωτερικές ομάδες μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να υποβληθούνέργοή αιτήματα εργασίας. Αυτές οι μορφές είναι εύκολα προσαρμόσιμες ώστε να μπορείτε να πάρετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε.

Το καλύτερο κομμάτι?UDN Task Managerμπορεί αυτόματαΔημιουργήστε ένα πρότυπο έργοΑπό το έντυπο αυτό, πράγμα που σημαίνει ότι εσείς και η ομάδα σας μπορεί να περάσετε λιγότερο χρόνο κατανόησης του αιτήματος εργασίας ή της παραγγελίας - και περισσότερο χρόνο εργασίας.