Những gì bạn cần biết về quản lý đơn đặt hàng làm việc

Các văn phòng không được miễn làm việc cần làm một lần trong một thời gian. Có thể bạn cần sửa chữa máy in, thực hiện một cuộc gọi bảo trì tiêu chuẩn như thay thế bộ lọc không khí hoặc các thiết bị trong phòng phát động dừng hoạt động đột ngột.

Đây chỉ là một vài ví dụ về thời gian khi một đơn đặt hàng công việc - việc liên lạc kết nối giữa bạn với tư cách là khách hàng, công việc cần được hoàn thành vàngười bán- Có ích trong tiện dụng. Chúng tôi đã kết hợp mọi thứ bạn cần biết về quản lý đơn hàng làm việc và cách hệ thống quản lý trật tự công việc có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh.

Một trật tự công việc là gì?

MỘTtrình tự công việc(Đôi khi được gọi là WO) là một tài liệu mô tả chi tiết công việc giữa khách hàng và nhà thầu. Đó là cầu nối giữa nhu cầu của khách hàng và công việc họ muốn làm để lấy chúng từ nơi họ muốn đến nơi họ muốn. Đơn đặt hàng công việc nhà thầu là xương sống của các ngành dịch vụ và bảo trì.

Nói chung, một đơn đặt hàng làm việc bao gồm một mô tả về công việc, vớiGiá cảƯớc tính bao gồm lao động, vật liệu và các khoản phí áp dụng khác. Hướng dẫn đặc biệt hoặc các điều khoản đồng ý khác cũng có thể được bao gồm tùy thuộc vào loại công việc, cùng với thông tin khách hàng cho mục đích lập hóa đơn. Những tài liệu này hữu ích trongLên lịchvà giao việc và choQuản lý tài nguyênvà triển khai chúng để thực hiện công việc.

Bạn có thể quen thuộc nhất với các đơn đặt hàng công việc cho các yêu cầu bảo trì - nghĩ về khi bạn cần dịch vụ bảo trì, chẳng hạn như công việc được hoàn thành bởi một thợ máy trên xe của bạn. Nhưng các đơn đặt hàng làm việc có ích cho các ngành công nghiệp khác, đặc biệt là đối với quản lý cơ sở, yêu cầu kỹ thuật bảo trì, dịch vụ máy tính và cuối cùng là bất kỳ công việc nào khác được hoàn thành bởi các nhà thầu chung.

Ai nhận đơn đặt hàng làm việc?

Khi một đơn đặt hàng công việc được tạo, cho dù bằng tay hoặc thông qua một hệ thống tự động, nó sẽ được giao cho một kỹ thuật viên hoặc nhà thầu sẽ thực hiện công việc. Người hoặc nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành công việc nhận được lệnh làm việc, chấp nhận nó, sau đó lên lịch hoặc gán công việc ngoài khi cần thiết.

Sử dụng các yêu cầu bảo trì làm ví dụ, một kỹ thuật viên thường nhận được đơn đặt hàng làm việc từ người giám sát hoặc người quản lý bảo trì. Đây là cách công việc được giao cho người phù hợp. Sau khi được chỉ định, kỹ thuật viên có thể ưu tiên trật tự công việc so với danh sách các yêu cầu hiện tại của họ.

Trong một số trường hợp, lệnh công việc có thể không được gửi bên ngoài của tổ chức nếu yêu cầu được tạo nội bộ và sẽ được thực hiện bởi một người có tổ chức. Hãy nghĩ về nhóm CNTT làm ví dụ. Có lẽ một nhân viên cần hỗ trợ với thiết bị làm việc của họ mà bộ phận CNTT có thể cung cấp. Trong trường hợp này, tổ chức của bạn nên xác định ai có trách nhiệm nhận đơn đặt hàng công việc và chỉ định họ.

Có nhiều loại đơn đặt hàng công việc khác nhau?

Không phải tất cả các đơn đặt hàng làm việc đều giống nhau hoặc phục vụ cùng một mục đích và có một vài cách khác nhau để suy nghĩ về các đơn đặt hàng công việc dựa trên công việc cần hoàn thành.

Hãy phá vỡ một số loại đơn đặt hàng công việc bạn có thể gặp dựa trên nhu cầu. Nhưng hãy ghi nhớ, các đơn đặt hàng làm việc có thể linh hoạt dựa trên ngành công nghiệp và loại công việc.

Mẫu đơn đặt hàng miễn phí

Đơn đặt hàng làm việc không cần phải quá phức tạp. Trên thực tế, giữ cho đơn đặt hàng làm việc của bạn đơn giản và đơn giản là cách tốt nhất để đi.

Vì vậy, bạn nên bao gồm những gì trong đơn đặt hàng làm việc của bạn? Dưới đây là các loại hạt và bu lông mà một nhu cầu thứ tự công việc hiệu quả.

Trật tự công việc thực hành tốt nhất

Quản lý lệnh làm việc có thể đượckhông hiệu quả và không hiệu quảNếu các quy trình và hệ thống phù hợp không đúng chỗ. Từ cách tổ chức các đơn đặt hàng công việc để ưu tiên các yêu cầu phù hợp và mọi thứ ở giữa - thiết lập thứ tự công việc thực hành tốt nhất đảm bảo bạn đang thiết lập nhóm của mình để thành công đang diễn ra.

Dưới đây là một số thực tiễn tốt nhất để ghi nhớ khi xây dựng các quy trình đặt hàng công việc của bạn trong doanh nghiệp của bạn.

Điều quan trọng là xác định các nhân viên có thểphê duyệt đơn đặt hàng công việcVà đối với tất cả các thành viên trong nhóm để có một sự hiểu biết rõ ràng về người có thẩm quyền phê duyệt là ai. Đặc biệt đối với công việc nhà thầu được hoàn thành bởi một nhà cung cấp bên ngoài, có các cơ quan phê duyệt tại chỗ có thể giúp ngăn ngừa tắc nghẽn trong công việc không được hoàn thành đúng hạn.

Ưu tiên trật tự công việc giúp đảm bảo rằng bất kỳ vấn đề quan trọng nào được chăm sóc trước bất kỳ công việc nào khác, ngăn chặn họ bị lạc trong tồn đọng. Nếu tổ chức của bạn xử lý rất nhiều đơn đặt hàng làm việc nội bộ, ưu tiên các yêu cầu này cũng sẽ cho phép bạn hướng dẫn khối lượng công việc của nhóm và cho phép bạn tốt hơnQuản lý tài nguyên nội bộ của bạn .

Nếu bạn đang đẩy các đơn đặt hàng công việc thông qua tổ chức của bạn và nhóm của bạn là hoàn thành các yêu cầu, hãy chú ý khi gán các đơn đặt hàng công việc. Tìm hiểu và biết điểm mạnh và điểm yếu của nhóm bạn để bạn có thể sử dụng khả năng của họ để lợi thế của mình, khiến toàn bộ quá trình đặt hàng công việc liền mạch hơn.

Khi bạn đóng lệnh công việc, nó phải được lưu trữ với các tệp khác trong một hệ thống có tổ chức. Có thể bạn lưu trữ các đơn đặt hàng công việc của mình theo loại yêu cầu, tên nhà cung cấp hoặc theo tháng hoàn thành. Bất kể bạn chọn phương thức nào, đảm bảo rằng tất cả các đơn đặt hàng công việc được đóng và lưu trữ cho phù hợp.

Quản lý lệnh làm việc theo cách lỗi thời trên giấy và bảng tính rời khỏi phòng cho lỗi của con người và thiếu hiệu quả. Tập trung toàn bộ quá trình sử dụng phần mềm đặt hàng công việc hoặc hệ thống quản lý đơn hàng công việc giúp đảm bảo rằng nhóm của bạn rất hiệu quả, hiệu quả và chính xác.

Những gì cần tìm trong một hệ thống quản lý trật tự công việc

Đã qua rồi những ngày của đơn đặt hàng công việc truyền thống. Các yêu cầu bằng văn bản trên giấy có thể bị mất hoặc bị đánh lạc hướng. Bảng tính có thể hữu ích, nhưng chúng vẫn đòi hỏi rất nhiều mục nhập thủ công và không phải lúc nào cũng lý tưởng để di chuyển nhanh chóng.

Hệ thống quản lý trật tự công việc là gì và làm thế nào nó có thể giúp đỡ? Nói một cách đơn giản, đó là phần mềm có thể giúp bạn sắp xếp các đơn đặt hàng công việc và các quy trình hợp lý hóa cho các nhóm của bạn.

Được biết đến để tăng cường thực hành vận hành, hệ thống quản lý đơn hàng công việc đang tìm vị trí của họ trong các tổ chức.Tìm kiếmĐề xuất rằng thị trường hệ thống quản lý trật tự công việc dự kiến ​​sẽ đạt 836 triệu đô la vào năm 2026 do nhu cầu đối với các hệ thống này tiếp tục tăng.

Các hệ thống này khác nhau về khả năng, có nghĩa là bạn có thể chọn một thứ hoạt động tốt nhất cho bạn và tổ chức của bạn. Không biết chắc nên bắt đầu từ đâu? Dưới đây là một vài điều cần suy nghĩ khi chọn hệ thống quản lý đơn hàng công việc.

Làm thế nào để tổ chức các đơn đặt hàng công việc của bạn vớiQuản lý tác vụ UDN

Đối với các đội đang tìm kiếm một phần mềm quản lý trật tự công việc linh hoạt và dễ sử dụng,Quản lý tác vụ UDNlà một lựa chọn tuyệt vời để tinh giản và tổ chức các quy trình.

Quản lý tác vụ UDNlàm cho nó dễ dàng để thiết lậpMẫu yêu cầurằng cả hai đội nội bộ và bên ngoài đều có thể sử dụng để gửidự ánhoặc yêu cầu làm việc. Những hình thức đó có thể dễ dàng tùy biến để bạn có thể nhận được tất cả thông tin bạn cần.

Phần tốt nhất?Quản lý tác vụ UDNcó thể tự độngTạo một dự án TemplatizedTừ mẫu yêu cầu đó, có nghĩa là bạn và nhóm của bạn có thể dành ít thời gian hơn để hiểu yêu cầu hoặc trật tự công việc - và nhiều thời gian hoạt động hơn.