Cómo elegir el software de gestión de proyectos para su equipo

Si su equipo ha tenido problemas para obtener un proyecto fuera del suelo, o obtener una actualización de estado oportuna, o hacer un trabajo realizado por fecha límite, o todo lo anterior, tome el corazón. No estás solo. Gestionar proyectos es un trabajo duro. Realmente difícil. Pero también es un trabajo crítico que puede hacer o romper la capacidad de su equipo para alcanzar metas.

Ingrese el software de gestión de proyectos. Claro, cualquier herramienta probablemente lo ayudará, pero tomarse el tiempo para encontrar la herramienta adecuada para su equipo le permitirá alcanzar los objetivos consistentemente y lograr un mayor éxito.

Si estas mirando Software de gestión de proyectos Por primera vez, elegir una herramienta puede sentirse bastante abrumador. De hecho, puede que aún se pregunte por qué incluso necesita un software de gestión de proyectos, y mucho menos entienda lo que necesita. Además, tiene cientos de opciones y características a considerar, lo que hace que sea difícil saber dónde comenzar. Por eso nos Gestor de tareas UDN Escribió esta guía. Con él, aprenderás a:

Dibuja una imagen más completa de los desafíos que enfrenta su equipo, para que pueda describir mejor sus necesidades.

Comprenda cómo el software de administración de proyectos puede ayudar, por lo que no pierde su tiempo probando herramientas que son una mala pareja

Defina los criterios que debe pensar, ya que evalúa las herramientas, para que sepa qué características son más críticas para su equipo.

¿Por qué necesito una herramienta de gestión de proyectos?

¿Cómo se asegura de que su equipo sepa qué trabajo necesita hacerse? ¿Quién es responsable de hacerlo? ¿Y cuándo se debe? Planificación y organización de todos estos componentes y detalles fundamentales es una necesidad para el trabajo basado en proyectos, y crítico para el éxito de su equipo. Sin embargo, sigue siendo uno de los mayores desafíos, los equipos y las empresas enfrentan.

Entonces, ¿cómo puedes saber si usted? Beneficio de la gestión de proyectos. ¿software? Aquí hay cuatro razones por las que su equipo puede necesitar una herramienta:

Todos en su equipo usan un sistema diferente para administrar su trabajo, por lo que los proyectos, tareas, archivos y comunicación de su equipo se encuentran dispersos en las herramientas.

Los miembros del equipo no saben en qué trabajar, cuáles son sus prioridades, o cómo averiguarlo, por lo que pierden mucho tiempo (y probablemente el suyo también) preguntando y buscando respuestas.

Su proceso para comunicar prioridades y solicitar. actualizaciones de estado En su mayoría, implica mantener reuniones, enviar un correo electrónico o revisar manualmente las hojas de cálculo complicadas.

Los miembros del equipo rutinariamente se pierden los plazos. Porque todo lo anterior.

Conceptos básicos de gestión de proyectos: organización de trabajo y establecimiento de la responsabilidad

Para cualquier proyecto que sea un éxito, cada miembro del equipo necesita respaldarlo. Pero, ¿cómo pueden ellos si no saben lo que se espera de ellos, qué plazos y hitos necesitan para cumplir, o dónde encontrar información que necesitan?

Necesitas organizar tu trabajo en un solo lugar.

El software de gestión de proyectos es un contenedor para todo el trabajo de su equipo que le permite organizar todo en un solo lugar. Piense en ello como un sistema de cubículos en el que toda la información esencial que su equipo debe tener éxito, los proyectos y tareas que deben hacerse, los cesionarios, las fechas de vencimiento, las prioridades, los archivos, todos tienen su lugar.

De esa manera, los miembros del equipo saben exactamente dónde encontrar lo que necesitan, y todos tienen claro las responsabilidades que necesitan para cumplir. Al considerar las herramientas, evalúe lo siguiente:

Proyecto y estructura de tareas. . ¿Cómo se descompone cada herramienta en sus componentes? Esto no se trata de cómo visualizar el trabajo ; Se trata de la jerarquía de la información. Por ejemplo, ¿puede romper tareas grandes en tareas más pequeñas (es decir, subtemas)?

Información de tarea . ¿Qué información incluye cada tarea? ¿Es la estructura de las tareas consistentes del proyecto al proyecto?

Necesitas establecer una propiedad clara y responsabilidad para el trabajo.

La solución de gestión de proyectos que elija debe ayudarlo a usted y a su equipo designar fácilmente los cesionarios, muestre cómo está conectado el trabajo, y cuando está sucediendo. Recomendamos buscar estas capacidades:

Asignación de tareas . ¿Puede asignar fácilmente a un propietario a cada tarea? ¿Está claro quién es responsable de hacer el trabajo? Esta es una necesidad si desea fomentar una mayor rendición de cuentas en su equipo y asegúrese de que todos se reúnan con los plazos.

Dependencias de tareas . Mostrar dependencias entre tareas permite a los miembros del equipo ver qué trabajo otros necesitan para completar primero (y dónde encontrarlo) antes de que puedan comenzar.

Comenzar fechas y fechas de vencimiento. . Por supuesto, debe establecer fechas de vencimiento claras, pero no todas las tareas se crean iguales, algunas toman más tiempo que otras. Es posible que desee indicar las fechas de inicio también. Esto le da a su equipo mayor claridad sobre cuándo está sucediendo el trabajo y cuánto tiempo tomará. Las fechas de inicio también ayudan a todos más fácilmente a priorizar el trabajo.

Con un buen sistema para organizar la información fundamental, qué trabajo debe hacer, quién lo está haciendo, cuando está sucediendo y cuándo se debe, todos tendrán un mayor éxito, manteniendo el trabajo en los plazos de la reunión y las reuniones. Y luego puede comenzar a mejorar el trabajo de su equipo en otras áreas también.

Colaboración: Centralización de la comunicación e información del equipo.

Los equipos de hoy están bajo una enorme presión para hacer más con menos, moverse más rápido que nunca, y mejorar la calidad de su trabajo. Colaboración efectiva Es imperativo, pero trabajar juntos es todavía tan difícil. ¿Por qué?

Una razón es que los equipos con demasiada frecuencia, no comparten un espacio de trabajo, un lugar donde pueden planificar, administrar y comunicarse sobre sus metas, proyectos, tareas, archivos y más. En su lugar, su trabajo se extiende a través de numerosas herramientas, lo que dificulta la colaboración efectiva de varias maneras.

Necesitas centralizar la comunicación del equipo.

El uso de correo electrónico u otras aplicaciones para compartir los cables de trabajo a los hilos interminables que solo dan contexto a los destinatarios, si pueden incluso encontrar lo que necesitan. Los miembros del equipo pierden el tiempo buscando comunicaciones relacionadas, comentarios y otra información que necesitan para entender su trabajo, a menudo solo para descubrir que está oculto en la bandeja de entrada de otra persona.

Ya sea que esté dando comentarios, compartiendo actualizaciones de estado o haga preguntas, la herramienta de administración de proyectos debe reunir todas sus comunicaciones en un solo lugar y atarse directamente a los proyectos y tareas con las que están asociadas. Algunas capacidades para buscar son:

¿Puedes comunicarse en contexto, donde es el trabajo? Asegúrese de que puede comentar sobre tareas, @mention Otros miembros del equipo e integrarse con otras aplicaciones de comunicación que le guste usar. Estas características ayudarán a agilizar el trabajo y mantener la comunicación del equipo en un solo lugar para que todos tengan el contexto que necesitan cuando lo necesiten.

¿Puedes colaborar de forma asíncrona? Como muchas empresas ofrecen acuerdos de trabajo más flexibles, es esencial que los miembros del equipo y las partes interesadas puedan mantenerse al día con el trabajo, sin importar dónde se encuentren. Use una herramienta basada en la nube y busque características que le permitan seguir y obtener notificaciones sobre los proyectos y tareas que son importantes para usted.

¿Puedes trabajar en la marcha? Además, asegúrese de que la herramienta que elija tiene una aplicación móvil para que pueda mantenerse al día con el trabajo desde su teléfono o tableta.

Necesitas un espacio de trabajo para tu equipo.

Cuando los planes, tareas, archivos y comunicación no están centralizados, caen en silos. Los equipos no tienen una sola fuente de verdad, por lo que no pueden buscar contenido, conecte el trabajo a través de equipos y proyectos, o Colaborar de forma asíncrona . Los miembros del equipo se aíslan y terminan perdiendo el tiempo duplicando el trabajo de los demás.

El software de gestión de proyectos trae todos los proyectos y tareas de su equipo en un solo lugar para que pueda planificar, administrar, y pueda planificar sin problemas. comunican sobre tu trabajo . A medida que evalúe las opciones, aquí hay algunas preguntas para solicitar y las capacidades para buscar:

¿Puedes subir archivos digitales a sus proyectos y tareas asociadas? Debe ser fácil para que su equipo administre los activos digitales para que nadie pierda el tiempo buscando o duplicando archivos. Esta es una clave fundamental para una mejor colaboración, así que asegúrese de que las soluciones que considere le permitan cargar archivos de su computadora, además de ofrecer espacio de almacenamiento ilimitado.

¿Puedes integrarte con las herramientas que ya usas? Tu equipo también debería ser capaz de Conectarse a la perfección con otras herramientas. Ellos usan todos los días, como Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive. Estas integraciones son esenciales para administrar fácilmente los archivos compartidos y ayudar a su equipo a trabajar de manera más productiva.

¿Puedes compartir, conectar y buscar fácilmente trabajo? Para aumentar la transparencia, su equipo debería poder ver los proyectos y tareas disponibles públicamente para encontrar fácilmente qué necesitan. Esto elimina la información y los silos de datos, permite a los equipos alinear más fácilmente en torno a los objetivos, y ayuda a los miembros del equipo a evitar duplicar el trabajo de cada uno.

Personalización y flexibilidad: adaptando una herramienta para satisfacer las necesidades de su equipo

Muchas empresas contratan gerentes de proyectos profesionales e incluso Gestión de proyectos empresariales Equipos para supervisar el trabajo. Y a menudo usan software elaborado diseñado específicamente para sus necesidades individuales, no las necesidades de un equipo.

En organizaciones más pequeñas (y pequeñas), a veces todos tienen que gestionar proyectos, sin el beneficio de la capacitación especializada. De hecho, muchos miembros del equipo hoy son "gerentes de proyectos accidentales" que enfrentan muchos desafíos comunes:

Los equipos trabajan en diferentes tipos de proyectos que sienten que requieren diferentes herramientas para administrar.

Planes de proyecto cambiar. Pero revisarlos causa confusión, muchos incendios y trabajo descarrilado.

Los equipos abordan repetidamente los mismos tipos de proyectos (un lanzamiento de productos o a través de nuevos empleados, por ejemplo), pero no se han estandarizado sus procesos para obtener el trabajo fuera del suelo más rápido, por lo que pierden mucho tiempo repitiendo las mismas tareas de ruta.

Los miembros del equipo a menudo tienen diferentes estilos de trabajo y desean herramientas que cumplan con sus preferencias individuales.

Necesita una herramienta que pueda personalizar con las necesidades de su equipo.

Una buena herramienta de gestión de proyectos ayuda a que su equipo se enfoque en Trabajo de alto valor que crece el negocio. . Debe proporcionar la flexibilidad de administrar todos los proyectos de su equipo, adaptarse a los cambios de manera rápida y fácil, y ahorrar tiempo en el trabajo de rutina. Aquí hay algunas capacidades básicas que debe buscar:

Cómo usted y su equipo quieren visualizar su trabajo es un factor importante a considerar. Algunas herramientas ofrecen una variedad de opciones, y algunas no. Por ejemplo, un equipo enfocado en proyectos basados ​​en la fecha límite puede querer visualizar el trabajo en un línea de tiempo o calendario Para ver y comprender los pasos involucrados, qué tareas dependen de los demás, y cuando el trabajo está sucediendo.

Pero para un proyecto para rastrear el trabajo continuo, su equipo puede sentir un Tablero de kanban , lista, u otra vista es una mejor opción.

Por supuesto, tener más de una opción para visualizar el trabajo significa que su equipo puede elegir lo que mejor se adapte a cada proyecto y sus propias preferencias individuales.

Con los campos personalizados, puede rastrear todo tipo de información de una manera que mejor se adapte a su equipo y proyectos individuales. Por ejemplo, es posible que desee utilizar un campo para indicar la prioridad de cada tarea dentro de un proyecto (alto, medio, bajo) o designado, el trabajo de la etapa está (en curso, fuera de aprobación, etc.). Los campos personalizados le dan a su equipo Opciones sin fin para administrar e informar mejor en el trabajo.

Muchas herramientas ofrecen un Biblioteca de plantillas de proyectos. Para ayudarlo a comenzar, pero asegúrese de poder personalizarlos a sus necesidades específicas y ahorrar también su propio. De esa manera, puede estandarizar y refinar los procesos para los proyectos y tareas que su equipo aborda habitualmente.

Adopción: Asegurar que todo su equipo use su herramienta de gestión de proyectos

En un mundo ideal, su equipo adoptará rápida y fácilmente la herramienta de gestión de proyectos que elija. Desafortunadamente, la implementación de un nuevo software a menudo es complejo y desafiante, por lo que debe tomar tiempo para comprender lo que adoptará la herramienta involucrará para usted y su equipo.

Prueba gratis

¿Puede probar el producto con su equipo por unas semanas o más para que todos puedan bucear y probar la funcionalidad? Asegúrese de poder patear los neumáticos e incluso administrar un proyecto importante de principio a fin para terminar como parte de su experiencia de prueba. Una vez que finalice su prueba, querrá evaluar si tiene el know-how para usar el producto con éxito a largo plazo.

Herramientas y soporte educativos

Evalúe lo fácil que será la herramienta para aprender para que pueda determinar qué tan rápido puedan pasar a todos. ¿La empresa ofrece tutoriales, población , cursos y guías que los compañeros de equipo pueden usar bajo demanda? ¿Puedes obtener apoyo de un equipo de éxito de clientes? Asegúrese de usar algunos de estos recursos durante su prueba para asegurarse de que le ayudarán a aprender el producto.

Facilidad de implementación

¿Cuánto tiempo se tarda en configurar la herramienta? ¿Cuánto tiempo para configurar proyectos? Puedes Importar trabajo de hojas de cálculo ¿O documentos o usar una plantilla para comenzar de inmediato? Si bien estas características no son garantía de que su equipo adoptará, pueden hacer que sea mucho más fácil para usted comenzar a usar y probar las herramientas rápidamente.

Experiencia fácil de usar

¿Es la interfaz simple e intuitiva? ¿Pueden todos los miembros de su equipo (no solo los gerentes de proyecto con capacitación especializada) lo usan? ¿El diseño anticipa lo que los usuarios deberían tener que hacer y facilitar que tomen medidas? Asegúrese de tomar nota de las acciones que toma con mayor frecuencia y lo fácil que son para encontrar, comprender y usar.

Plantillas

¿El software incluye plantillas para flujos de trabajo y procesos comunes para que su equipo pueda configurar rápidamente nuevos proyectos y ejecutar tareas de rutina? ¿Puedes personalizarlos con las necesidades específicas de su equipo? Asegúrese de usar una plantilla o dos para determinar si ayudarán a su equipo a ser más productivo y pasar más tiempo en el trabajo de alto valor.

Escalado y precios: encontrar una herramienta que crece con su equipo

De acuerdo, tiempo para casi todo el tema favorito: dinero. Como la mayoría de los equipos, es probable que tenga un presupuesto, por lo que querrá comprender los costos. También debe asegurarse de que la herramienta que elija pueda escalar con su equipo a medida que crece. No desea elegir una solución solo para descubrir unos años más tarde, necesita algo diferente porque su equipo se duplicó en tamaño o el precio se volvió demasiado caro.

Precios flexibles

Un pequeño equipo que acaba de comenzar con el software de gestión de proyectos tiene necesidades muy diferentes que un equipo más grande de usuarios experimentados. Muchos proveedores ofrecen planes Basado en los mismos factores o similares, como el tamaño de su equipo o características disponibles, por lo que puede elegir el plan que le dará el mayor valor por su dinero. También asegúrese de que pueda actualizar fácilmente cuando llegue el momento.

Planes de precios predecibles

¿Entiendes cómo se determina el precio del plan que elija, es por asiento (persona)? ¿Una tarifa plana? ¿Cuota mensual? ¿Algo más? Esto le ayudará a descubrir qué herramientas podrían convertirse en un costo prohibitivo a medida que crece su equipo.

Informes: Compartir el progreso y los resultados con los miembros del equipo y las partes interesadas.

Una gran parte de la gestión de proyectos es informando sobre el progreso . Debe saber cómo están progresando los proyectos, por lo que puede ajustar sus planes y recursos según sea necesario. El liderazgo querrá saber si su proyecto se entregará a tiempo, ya que probablemente cuentan con él para alcanzar objetivos específicos. Y una vez que se realice su proyecto, usted y otros, por supuesto, también querrán saber los resultados.

Para generar fácilmente informes útiles, puede usar y compartir con liderazgo y compañeros de equipo, la herramienta que elija necesita para rastrear la información del proyecto que le importa. Como mencionamos, querrá rastrear cada pieza de trabajo, cuando se debe, y quién es responsable de ello. Desde allí, es posible que también desee realizar un seguimiento de la información como prioridad, etapa y canal para que pueda crear informes específicos sobre ese criterio.

Aquí hay algunas capacidades para buscar en su herramienta de gestión de proyectos:

Actualizaciones de estado : ¿Está su proyecto en la pista, en riesgo, o bloqueado? Compartir Actualizaciones de estado de regular asegura que los compañeros de equipo sepa dónde se encuentra el proyecto en un nivel alto. Asegúrese de que la herramienta que elija tiene un lugar dedicado dentro de cada proyecto para compartir las actualizaciones de estado para que sean fáciles de encontrar y hacer referencia.

Seguimiento de progreso en tiempo real. : A medida que se complete el trabajo, su herramienta de administración de proyectos debe rastrear automáticamente este progreso para usted. De esta manera, sabes cuánto trabajo se ha completado, si alguna tarea está bloqueando a otra, y lo que queda por hacer en un momento dado.

Informes compartibles : Obtenga información significativa del proyecto creando y compartiendo informes con liderazgo y compañeros de equipo basados ​​en los datos que está siguiendo. Además de los informes estándar, asegúrese de que la herramienta que elija le permite crear informes personalizados de los datos que le importa.

Seguridad: Protegiendo el trabajo de tu equipo.

Dado que está administrando los proyectos de su equipo en esta herramienta, debe sentirse seguro de que Tu trabajo es seguro . Independientemente de los requisitos de su empresa, hay algunas características de administración, datos y seguridad que querrá buscar en una herramienta de gestión de proyectos.

Controles de administración

Asegúrese de que la herramienta que elija tiene controles de administrador para que pueda agregar, administrar y eliminar empleados e invitados cuando lo necesite. También puede querer establecer requisitos de contraseña, como las pautas de fuerza, la autenticación de 2 factores, la SSO o SAML para mantener sus datos seguros. Por último, asegúrese de que las capacidades de administración de datos de la herramienta, como la exportación y la eliminación de datos según sea necesario, coincida con sus necesidades.

Permisos de privacidad

Algunos proyectos contienen trabajo que es más sensible. Asegúrese de que su herramienta de gestión de proyectos le permita establecer permisos de privacidad, como Públicos o Privados, para proyectos y piezas de trabajo específicas, por lo que solo las personas apropiadas pueden verlas.

Niveles de acceso variables

Gestionando sus proyectos en un Herramienta de colaboración Aumenta la visibilidad en el trabajo que se está realizando, pero también abre sus planes hasta ediciones accidentales si el acceso no se administra cuidadosamente.

Elija una herramienta que le permita otorgar diferentes niveles de acceso, como editar o comentarios, a los miembros en función de su función y participación en el proyecto. Por ejemplo, muchos miembros solo necesitan ver información del proyecto y comentar sobre tareas, pero no necesitan editarlas.

Seguridad general del producto

Para garantizar que el proyecto y los datos de usuario sea seguro y seguro, hay algunas características de seguridad general que necesita. Asegúrese de que la transmisión de datos esté encriptada, las pruebas de seguridad regulares y las exploraciones de red se realicen, la herramienta cumple con los marcos de privacidad comunes, y tiene las certificaciones de seguridad requeridas por su equipo de TI.

¿Qué herramienta usará su equipo?

Sí, el proceso de elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuados para su equipo es un gran esfuerzo. Y no es una decisión de hacer rápida o ligeramente. Esperamos que esta guía le haya ayudado a comprender mejor los desafíos de su equipo y describir sus necesidades. Ahora puedes reducir la lista de herramientas para probar con tu equipo, como Gestor de tareas UDN .