¿Qué es un plan de gestión de crisis? (6 pasos para crear uno)
Resumen
Un plan de gestión de crisis describe cómo responderá su negocio si se produce una crisis. En su plan de crisis, determinará qué las crisis tienen más probabilidades de afectar a su empresa y cuál será el impacto del negocio. La planificación de las respuestas para cada crisis preparará a su equipo y reducirá los daños a largo plazo a su organización.
Imagínese esto: está exagerando a sus empleados para el retiro anual de la compañía. No puedes esperar a que todos se vinculen a los juegos yActividades de construcción de equipos. El evento comienza mañana y quiere que cada detalle del fin de semana funcione sin problemas.
La mayoría de las actividades se llevarán a cabo al aire libre, por lo que cuando las tormentas eléctricas repentinamente afectaron a la ciudad, ¡Pánico! Estabas tan enfocado en la planificación del evento que no consideraste un plan de respaldo para el mal tiempo. Cambiar las cosas de último minuto resultará en miles de dólares perdidos.
¿Cuál es la lección? Ser unbuen líderRequiere más que positividad y habilidades de comunicación sólida. Saber cómo planificar tanto los buenos tiempos como para los malos compilados con su equipo y muestra la preparación.
La gestión de crisis es una parte esencial de cualquier plan de negocios porque sin ella, su equipo no se preparará cuando suceda lo inesperado. En la guía a continuación, discutiremos qué es un plan de gestión de crisis y cómo preparar a su empresa para tiempos inciertos.
¿Qué es un plan de gestión de crisis?
Un plan de gestión de crisis describe cómo reaccionará su negocio si se produce una crisis. El plan debe identificar quién tomará medidas y cuáles serán sus roles. El objetivo de un plan de gestión de crisis es minimizar los daños y restaurar las operaciones comerciales lo más rápido posible.
Su plan de gestión de crisis es un documento vivo que su equipo puede referirse y actualizar con frecuencia. Hay varias formas de describir su plan, pero un plan de crisis típico se parece a una lista de verificación. Cuando se producen los contratiempos, su equipo puede verificar qué artículos deben hacerse para responder a la crisis.
No hay forma de saber qué tipo de crisis puede ocurrir y cuándo, pero realizando unaanálisis de riesgoPuede darle una idea generalizada de las amenazas potenciales que su empresa puede enfrentar.
Por ejemplo, una empresa de marketing de redes sociales puede ser más en riesgo de un contratiempo organizativo que requiera una disculpa pública, mientras que una compañía técnica puede estar más en riesgo de un riesgo de CyberAtTack. La industria en la que estás también puede ayudarlo a determinar las crisis potenciales y descubrir cómo combatirlas.
6 pasos para crear un plan de gestión de crisis.
Para crear de manera eficiente y efectiva un plan de gestión de crisis, divídalo en pasos más pequeños y alcanzables. Esto puede ayudarlo a identificar los riesgos probables sin sentirse abrumados por la crisis potencial en su conjunto. Para organizar su plan, use una plantilla de gestión de crisis con los siguientes seis pasos:
1. Identifique su equipo de liderazgo de crisis.
Antes de poder tomar el primer paso en la planificación de la administración de crisis, elija un equipo de líderes para colaborar durante el proceso de planificación de crisis. Su equipo debe incluir a las personas que tomarán medidas durante una crisis. Ponga este equipo juntos al comienzo de la planificación de la gestión de crisis para que todos conocen los entresijos de su estrategia de crisis.
2. Evaluar el riesgo
Para comenzar el proceso de planificación, tenga una sesión de lluvia de ideas para evaluar varios riesgos que su empresa puede enfrentar. Como se mencionó anteriormente, puede iniciar su sesión de lluvia de ideas al observar los riesgos asociados con su campo de trabajo.
Utilizar unaregistro de riesgoIdentificar y analizar la probabilidad de que ocurra los riesgos. Un registro de riesgo puede eliminar los retrasos del progreso y prepararse para posibles contratiempos. También puede ayudarlo a visualizar qué riesgos es más probable que ocurran para que pueda planificar una respuesta para estos riesgos.
3. Determinar el impacto del negocio.
Una vez que haya identificado los riesgos de alta probabilidad que podrían afectar a su empresa, determinar el impacto comercial de estos riesgos con la ayuda de su equipo de liderazgo de crisis. Cada riesgo puede causar resultados diferentes, por lo que es importante analizarlos por separado. Los impactos de los negocios potenciales pueden incluir el desgaste del cliente, la reputación dañada, las ventas retrasadas, los ingresos perdidos o las multas regulatorias.
4. Planea la respuesta.
A continuación, tome cada riesgo que haya identificado y determine qué acciones tendría que tomar su equipo para responder a la amenaza si sucede. Por ejemplo, si trabaja en el software y su empresa experimenta un Cyberattack, es posible que necesite que alguien asegure la red, alguien que lleve la noticia a sus clientes, y otra persona para manejar la evaluación de daños.
5. Solicificar el plan.
Una vez que haya hecho verbalmente el sentido de las amenazas que su empresa puede enfrentar, el impacto comercial y cómo responder, solidificar su plan. Un plan de gestión de crisis es más que una estrategia escrita o verbal. Debe incluir elementos clave, como un protocolo de activación y contactos de emergencia, que discutiremos con más detalle a continuación. También deberá colaborar con las partes interesadas clave para que todos comprendan qué hacer y cuándo.
6. Revisión y actualización.
Una vez que se complete su plan de crisis, revise el producto final para asegurarse de que no haya brechas. Revise su plan de gestión de crisis y actualícelo al menos una vez al año porque los riesgos potenciales pueden cambiar con el tiempo.
Qué incluir en un plan de gestión de crisis.
Su plan de gestión de crisis debe incluir los elementos a continuación. A medida que cree su plan de administración de crisis, use esta lista de verificación para asegurarse de que no ha pasado por alto los detalles importantes.
Análisis de riesgo
Un análisis de riesgo describirá físicamente los riesgos potenciales que su empresa puede enfrentar y ponerlos en orden de probabilidad. Incluyendo la gestión de riesgos en su plan de respuesta de emergencia es útil porque los nuevos líderes pueden consultarlo si la administración cambia.
Protocolo de activación
El protocolo de activación determina cuándo se deben tomar medidas si se produce una crisis. Por ejemplo, puede decidir que los miembros de su equipo deben contenerse a tomar medidas hasta que una crisis alcance un cierto nivel de impacto empresarial. Una vez que ocurre el impacto del negocio, desencadena el equipo de gestión de crisis para responder.
Contactos de emergencia
Incluya la información de contacto de emergencia principal para acelerar el proceso de respuesta para las crisis que requieren ayuda externa. Su lista de contactos de emergencia puede incluir la aplicación de la ley local, los primeros respondedores del hospital y el departamento de bomberos, así como los servicios de plomería, electricistas, control de envenenamiento y cualquier otro servicio relacionado con los riesgos que ha identificado en su análisis.
Procedimientos de respuesta
Si bien un protocolo de activación define exactamente cuando su equipo de respuesta de crisis debe responder a una crisis, los procedimientos de respuesta describen los planes de acción para cada persona cuando se activan. Utilizar unaFunciones y responsabilidades Matriz, también conocido como una tabla RACI, para aclarar las posiciones de toma de decisiones en su plan de respuesta de crisis. Por ejemplo, un gráfico de RACI puede ayudar al equipo de respuesta a determinar quién es responsable de comunicarse con el público y quién es responsable de hablar con los empleados.
Estrategia de comunicación de crisis externa.
Cuando ocurre una crisis, sus operaciones internas pueden no ser las únicas cosas afectadas. Una vez que una crisis está lo suficientemente extendida, deberá explicar la situación a las partes interesadas externas clave y el público. Su estrategia de comunicación de crisis externa debe incluir detalles sobre quién entregará la información, así como la que está a cargo de manejar la retroalimentación.
Evaluación posterior a la crisis
Una evaluación posterior a la crisis le recuerda a su equipo que haga un seguimiento y evalúe lo que fue bien y qué no. A continuación, puede actualizar su plan de crisis conlecciones aprendidasPara mejorar sus procedimientos de respuesta y reducir el impacto del negocio.
Ejemplos de plan de gestión de crisis
Aunque no hay manera de predecir cada crisis, puede generalizar los tipos de crisis en categorías y hacer planes en función de lo que puede suceder. Algunos ejemplos de gestión de crisis incluyen:
Perdidas financieras:Cuando su compañía sufre de una pérdida financiera, es posible que tenga que anunciar la bancarrota o despedir a los empleados. Puede planear este escenario sin conocer la causa inicial de la crisis financiera.
Fallo tecnológico:Un contratiempo de tecnología podría dejar a sus clientes sin acceso durante un período de tiempo prolongado. Este tipo de crisis afecta su reputación y su resultado final, por lo que es importante prepararse para esta situación.
Desastre natural:Puede prepararse para algunos desastres naturales basados en dónde se encuentra. Por ejemplo, si su empresa está en el sureste de los Estados Unidos, puede crear un plan de crisis para los huracanes que involucre evacuaciones, comunicación de clientes, recuperación de desastres y más.
Cambios operativos:Si bien puede que no parezca una crisis tradicional, debe tener un plan para prepararse para un cambio importante inesperado en el liderazgo. Además, su proceso de operaciones puede verse afectado si tiene que despedir a muchos empleados, y el público puede necesitar saber.
MISHAP organizacional:Siempre existe la posibilidad de que su compañía sea acusada de mala conducta o mala cara, y en esta situación de crisis, necesitará un plan para cómo responder. Este plan de crisis puede implicar emitir una disculpa pública y descubrir cómo recuperarse.
¿Por qué necesita un plan de gestión de crisis?
Un plan de gestión de crisis prepara a su organización para un desastre o un evento imprevisto. Con un plan en su lugar, puede disminuir el impacto de la crisis en sus empleados y sus operaciones comerciales. Cuando el equipo está debidamente capacitado para lo inesperado, hay menos posibilidades de daños a largo plazo.
Si usted es el líder de una organización, depende de usted trabajar con otros miembros de la alta gerencia y crear la estrategia de gestión de emergencias que funciona para usted. Es posible que no sepas dónde empezar al principio, peroSoftware de planificación de proyectosPuede ayudarte a navegar por este territorio inexplorado.
Un plan de gestión de crisis bien organizado podría ayudar a su compañía a recuperarse después de que ocurra un desastre.
Prepare a su equipo con la gestión de crisis.
Cuando tenga las herramientas adecuadas a su disposición, es fácil crear un plan de gestión de crisis. Utilice la planificación del proyecto para estructurar suplan de ACCIONAl igual que su propio proyecto, con roles de equipo, un protocolo de activación, procedimientos de respuesta y más.
Hacer que su plan de crisis sea fácil de entender y acceder a todos en su empresa puede aumentar la preparación y ayudar con la recuperación en caso de una crisis.
