La comunicación asíncrona no es lo que crees que es.

Resumen

La comunicación asíncrona significa cualquier forma de comunicación donde no está esperando una respuesta en tiempo real. A pesar de que los equipos generalmente priorizan la comunicación sincrónica o en tiempo real, la comunicación asíncrona puede aumentar la productividad, ayudar a su equipo a tomar mejores decisiones e impulsar la visibilidad multifuncional en la información clave del proyecto. Aprenda a usar la comunicación asíncrona en su equipo.

¿Qué sucede si debíamos decirle que no solo usa la comunicación asíncrona todos los días, sino que también es la clave del éxito en el lugar de trabajo moderno? Con demasiada frecuencia, priorizamos las reuniones cara a cara para las cosas que serían mejor comunicadas de forma asíncrona en un correo electrónico. Entender cuándo inclinarse en una comunicación asíncrona puede ayudar a su equipo a obtener su trabajo más importante.

Ya usas herramientas asíncronas para comunicarse todos los días. Pero no solo necesita las herramientas, también necesita saber cómo usarlos de manera efectiva. El verdadero beneficio de la comunicación asíncrona se produce cuando puede aprovechar la colaboración para aprovechar al máximo su tiempo en el trabajo. Con el sistema correcto, puede obtener su trabajo más importante y golpear sus metas, sin distracciones constantes. Así es cómo.

¿Qué es la comunicación asíncrona?

La comunicación asíncrona es cualquier tipo de comunicación donde se espera que dos personas estén presentes y estén disponibles al mismo tiempo. Básicamente, esto significa que cuando envía un mensaje asíncrono, no espera una respuesta inmediata.

Lo creas o no, ya usas la comunicación asíncrona (mucho)

Es posible que solo hayan escuchado de la comunicación asíncrona, pero en realidad es uno de los tipos de comunicación más comunes que utilizamos durante la jornada laboral.

¿Cómo? Una palabra: correo electrónico.

Cada vez que envía un correo electrónico, está compartiendo un mensaje que no necesita una respuesta instantánea. En cierto modo, el correo electrónico es el niño del cartel para la comunicación asíncrona, aunque no pensamos en el hecho de que nos comunicamos de manera asíncrona cuando enviamos un correo electrónico.

Otros ejemplos de comunicación asíncrona:

Documentos compartidos

Mensajes de video grabados

Herramientas de gestión de proyectos.

Informes de estado

¿Qué es la comunicación síncrona?

La comunicación síncrona es cualquier comunicación que suceda en tiempo real. Piense en una conversación cara a cara, una reunión de lluvia de ideas (ya sea que esté remota o en persona), o una conversación de chat en línea a través de Microsoft Equips o Slack. Con este tipo de comunicación, la persona o las personas con las que estás comunicando son capaces de responder de inmediato.

Ejemplos de comunicación síncrona:

Reuniones en persona

Reuniones de videoconferencia a través de herramientas comoZoomy Google se encuentran

Mensajería instantánea a través de herramientas como Slack y Microsoft Equips

Llamadas telefónicas

Comunicación asíncrona vs. sincrónica: Pros y Contras

La comunicación asíncrona no debe ser utilizada en un vacío. A veces, necesita una respuesta inmediata o una forma de problemas para resolver cara a cara. La comunicación sincrónica en tiempo real tiene sus ventajas, así como algunos inconvenientes. Eche un vistazo a los pros y los contras de cada tipo de comunicación:

Asíncrono: Pros y Contras

En Gestor de tareas UDN, somos grandes fanáticos de la comunicación asíncrona.aumentar la productividad y reducir el trabajo sobre el trabajo. Pero hay algunos inconvenientes para considerar también.

Protege el estado de flujo y el trabajo profundo.Debido a que los miembros del equipo pasan menos tiempo en las reuniones, tienen más tiempo para dedicarse al enfoque y flujo verdadero. Estado de flujoEs la sensación de estar tan "en la zona", ese tiempo parece caer y no se puede lograr con interrupciones constantes.

Especialmente bueno para equipos distribuidos. a través de múltiples zonas horarias . Si su equipo no está ubicado en el mismo lugar, la comunicación síncrona puede ser particularmente dolorosa. La comunicación de ASYNC garantiza que todos reciban la información que necesitan, en un tiempo y medio que funciona para ellos.

Toda la comunicación está documentada.Ya sea que esté compartiendo comunicación por escrito o un video grabado, uno de los beneficios clave de la comunicación asíncrona es que todo está documentado. De esa manera, los miembros del equipo que necesitan revisar.lecciones aprendidaso la información previa del proyecto puede hacerlo fácilmente.

Fomenta una comunicación más profunda y más clara.Cuando los miembros del equipo tienen la oportunidad de reunir sus pensamientos, también pueden editar y refinar el mensaje según sea necesario. Algún tiempo para revisar puede ayudarles a completar las brechas faltantes y proporcionar una actualización más profunda y claramente redactada.

A menudo produce soluciones de mayor calidad.A menudo, programamos una reunión en persona o video y esperamos resolver el problema durante ese tiempo. Dando a los miembros del equipo la oportunidad deProblema: resolver en su propio tiempo., pueden pasar más tiempo pensando sobre el problema y potencialmente llegan a una solución mejor.

Empower a su equipo para trabajar cuando son más productivos.Algunos miembros del equipo hacen su mejor trabajo realizado por las mañanas, mientras que otros pueden ser particularmente productivos en la tarde. El trabajo asíncrono puede permitir a los miembros del equipo establecer su propio horario de trabajo para capitalizar la productividad.

No inmediatoEl inconveniente más obvio de la comunicación asíncrona es que no está sucediendo en tiempo real. Dependiendo del tipo o propósito de su mensaje, esto puede ser un problema.

Pérdida de tiempo.Esto es especialmente cierto para formas escritas de comunicación asíncrona. El inconveniente de tener una escritura más detallada es que se tarda más en crear.

Los silos reducen la transparencia y la visibilidad.Si sus herramientas de comunicación se silviden, la comunicación asíncrona puede hacer que sea más difícil para los miembros del equipo encontrar información y hacer un buen trabajo. Para combatir eso, asegúrese de que sus herramientas de comunicación asíncrona sean fuentes de información compartidas de las que todos puedan acceder.

Carece de conexión interpersonal.La comunicación asíncrona puede ser más efectiva, pero significa que no está teniendo la oportunidad de conectarse con su equipo en tiempo real. Especialmente si ejecuta un equipo remoto, asegúrese de programar también las reuniones del equipo y las actividades de construcción de equipos paraMejorar la dinámica del grupo .

Falta de señales visuales y contexto.Debido a que no está comunicando cara a cara, la comunicación de Async carece de las señales visuales que podría esperar de las conversaciones. Cuando se trata de conversaciones importantes, comola resolución de conflictoso sesiones de retroalimentación constructiva, considere hacerlo en vivo para reducir los malentendidos.

Comunicación síncrona: Pros y Contras

La comunicación en tiempo real es una excelente manera de conectarse con sus compañeros de trabajo y resolver problemas inmediatos. Pero esta forma de comunicación también tiene algunas desventajas importantes, que pueden interponerse en el camino de su equipo.eficiencia y eficacia.

Resuelve problemas inmediatos.Como mencionamos anteriormente, la comunicación síncrona tiene la ventaja de resolver problemas inmediatos. Si necesita abordar un problema o obtener una solución en este momento exacto, la comunicación síncrona es la mejor manera de hacerlo.

Apoya la comunicación interpersonal.Si estás comunicando sobre un tema difícil o compartircrítica constructiva, la comunicación síncrona puede ayudarlo a asegurarse de que nada se pierda en la traducción o se malinterpreta.

Aumenta las conexiones entre las personas.Si manejas un equipo, asegúrate de que estés.Reunión 1: 1Con sus informes directos al menos una vez a la semana. Las reuniones síncronas le brindan la oportunidad de registrarse en cada empleado, ofrecerle apoyo y ayudarles a aumentar sus carreras.

Fomenta el trabajo en equipo.Chateando con tu equipo, alojamientoActividades de construcción de equipos, y obtener algo de tiempo es fundamental para equipos efectivos. Si su equipo es remoto o en persona, asegúrese de tener tiempo cada semana para reunirse como grupo.

Construir sobre las ideas de los demás.Hay algunas situaciones, comoReuniones de lluvia de ideasO diseño de sesiones críticas, que se benefician de la colaboración en tiempo real simplemente porque esa es la mejor manera de compartir buenas ideas. Si la energía creativa de un equipo es fundamental para su comunicación, la comunicación síncrona es más valiosa que la colaboración sin conexión.

Interrumpe el flujo.Todos hemos tenido esos días de reunión de queso suizos donde, justo cuando regrese al trabajo, otra reunión interrumpe su estado de flujo. Aunque las reuniones en sí mismas podrían ser productivas, las reuniones dispersas pueden arruinar su oportunidad de productividad personal en un día determinado.

Puede carecer de propósito.Muchos equipos predeterminados para programar reuniones, cuando un correo electrónico o una actualización de estado escrita podría hacer. Si realiza reuniones de programación, asegúrese de que todos tengan un propósito.

Los artículos de acción pueden caer a través de las grietas.A veces, la gran reunión de ideas no se capturan de manera efectiva, y pierdes todas las ideas del genio que se le ocurrió como un equipo.

Puede llevar a decisiones de menor calidad.Algunas personas sienten la necesidad de tomar decisiones sobre el lugar durante las reuniones, antes de que tengan la oportunidad de revisar y comprender la información.

10 consejos para usar la comunicación asíncrona de manera efectiva.

La comunicación asíncrona es una forma poderosa de aumentar la productividad, proteger el tiempo de enfoque y potenciar a su equipo para que se realice su trabajo de mayor impacto. Pero para cosechar todos los beneficios, debe establecerse a usted y a su equipo para el éxito.

Ya usas la comunicación asíncrona en su día a día a través de cosas como correo electrónico. Pero si esta es la primera vez que establezca reglas y directrices para la comunicación asíncrona, pruebe estos diez consejos para comenzar.

1. Crea un plan de comunicación.

A Plan de comunicaciónEs su tienda única para la estrategia de comunicación de su equipo. Con un plan de comunicación claro, los miembros del equipo tienen respuestas claras a todas sus preguntas de comunicación del proyecto, como:

¿Qué canal de comunicación debemos usar cuando?

¿Cuándo deberíamos usar la comunicación sincrónica vs. asíncrona?

¿Cómo se pueden comunicar los detalles importantes, como los informes de estado del proyecto? ¿Con qué frecuencia se compartirán esos?

Por ejemplo, enGestor de tareas UDN, usamos:

Reuniones en persona o videoconferencia.Con las agendas de reunión definidas para la comunicación en tiempo real.

Gestor de tareas UDN Para comunicarse de forma asíncrona sobre el trabajo, como aclarar los detalles de la tarea, actualizar los informes de estado del proyecto o compartir documentos clave del proyecto.

Mensajes directosEn holgura para la comunicación síncrona sobre las actualizaciones del día a día y las preguntas rápidas.

Canales flojosPara las actualizaciones asíncronas de todo el equipo.

Correo electrónicoPara comunicarse con las partes interesadas externas.

2. Aumentar la visibilidad con un espacio de trabajo compartido.

Un espacio de trabajo compartido es una fuente central de verdad y comunicación para todo su equipo. Los espacios de trabajo compartidos reducen los silos y aumentan la visibilidad a través del trabajo.

Esto es especialmente crítico para un equipo asíncrono. Incluso si su equipo logra reunirse con menos frecuencia, aún necesita una manera de acceder a la información. Al almacenar todos los detalles de su proyecto en un repositorio central, todos pueden ver claramente quién está haciendo qué cuando sea.

Naturalmente, pensamosGestor de tareas UDNEs una forma bastante buena de hacer esto. Toda la comunicación enGestor de tareas UDNEstá conectado al trabajo, por lo que siempre sabemos exactamente cómo están hablando los miembros del equipo. Todos pueden encontrar la información que necesitan, sin tratar con silos o carpetas que no pueden acceder. Como resultado, hay poco o ningún trabajo de proyecto que está sucediendo donde todos pueden verlo. Cuando las partes interesadas deben saltar, incluso asíncronamente, pueden revisar toda la comunicación pasada sobre el trabajo en el mismo lugar.

3. Incrustar la colaboración asíncrona dentro de la cultura del equipo.

Parte de habilitar la comunicación efectiva de ASYNC es cultivar una mentalidad asíncrona. Si todos en su equipo piensan que la reunión, primero, probablemente programarán una reunión para compartir una actualización de estado de un proyecto, incluso si ya ha compartido convenciones por cómoEscriba un excelente informe de estado de proyecto .

Cuando inicia oficialmente una comunicación o relunch, asíncrona en su equipo, establece las expectativas sobre lo que debería ser una reunión y qué no debería. Anime a los miembros del equipo a rechazar reuniones si no creen que deben estar allí, o sugerir que una reunión podría ser mejor servida como una actualización de ASYNC.

En Gestor de tareas UDN, hicimos esto publicando nuestroMeeting Manifesto. El Manifiesto de la Reunión, que fue compartido a toda la compañía, explica cuándo y cómo programar reuniones. Dentro del manifiesto, también entramos en detalles sobre cuando Tener una reunión, cosas como compartir actualizaciones de estado u otra información general, o reuniones sin una agenda o propósito.

4. Comunicar las horas de trabajo.

La comunicación asíncrona es particularmente efectiva cuando los miembros del equipo están en diferentes zonas horarias. Los trabajadores remotos tienden a comunicarse de manera asíncrona de forma predeterminada, ya que no están en el mismo lugar al mismo tiempo.

Para establecer cuándo los miembros del equipo estarán en línea y respondan a las preguntas, alienten a todos los miembros del equipo a compartir sus horas de trabajo. Puede hacerlo configurándolo en su calendario en línea, o agregándolo a su perfil en varias herramientas virtuales comoGestor de tareas UDNy holgura.

5. Horario de tiempo de enfoque

Además de comunicar sus horas de trabajo, también debe comunicarse cuando no responderá a los mensajes, incluso si está en línea. El tiempo de enfoque programado es una de las mejores maneras de entrar en un trabajo profundo.

Para programar y proteger su tiempo de enfoque:

Horario de tiempo de enfoque en su calendario.La mejor manera de proteger su tiempo de enfoque es programarlo en su calendario. Utilizarbloqueo de tiempoPara empezar.

Silenciar notificaciones.Durante su tiempo de enfoque, las notificaciones silenciosas, por lo que no se está sacando constantemente de flujo. Use la configuración como "No molestar" para que sus colegas sepan que está desconectado, pero regresará y respondiendo a las preguntas en breve.

Grupo reuniones síncronas.Si puede, cree más tiempo de enfoque en su calendario programando reuniones juntos. Esto no siempre es posible, pero puede desbloquear eficazmente el espacio para el trabajo profundo. Puede hacer esto manualmente, o usar una integración de calendario comoAgujas del relojPara automatizar el proceso.

6. Establecer agendas de reuniones para toda comunicación síncrona.

Hay momentos en que la mejor manera de hacer las cosas es hablar de ellos en tiempo real. Las reuniones son una herramienta valiosa para alinear sus ideas y comunicarse conpartes interesadas del proyecto .

Para hacer verdaderas reuniones sincrónicas, asegúrese de que todos entren en la reunión en la misma página. Hay tres pasos para hacer eso:

Asegúrese de que cada reunión tenga un propósito.Cuando programe una reunión, pregúntese, "¿podría ser este un mensaje?" Si la respuesta es NO, identifique cuál es el propósito de la reunión, y lo que espera lograr durante esta sesión en vivo.

Comparta una agenda de la reunión y antes de la lectura relevante antes de la reunión.Las reuniones fallan cuando los miembros del equipo no están en la misma página. Crea una agenda de la reunión de antemano, para que todos sepa lo que estará discutiendo. También puede asignar la pre-lectura si hay miembros del equipo de información que deben saber antes de que comience la reunión. Si necesita tomar decisiones durante la reunión, la pre-lectura también puede darles a los miembros del equipo la oportunidad de pensar sobre el problema y surgir algunas soluciones iniciales, sin las limitaciones de tiempo de la reunión en vivo.

Quédate con la agenda de su reunión.Las reuniones a menudo pueden obtener un seguimiento lateral, y depende de usted, ya que la reunión llevó a saber si permitir la tangente, o para recuperar a su equipo en la pista. Si necesita, utilice estrategias de gestión de tiempo comocaja de tiempopara mantener su reunión funcionando sin problemas.

7. Intenta un día de no reunión.

Otra excelente manera de reducir las reuniones síncronas es intentar un día de no reunión. EnGestor de tareas UDN, no utilizamos ninguna reunión el miércoles como una oportunidad para que todos los miembros del equipo tengan un tiempo dedicado para un trabajo profundo.

8. Crear oportunidades para la conexión síncrona.

Esto es especialmente importante para los trabajadores remotos, quienes podrían no obtener el tiempo facial regular con su equipo durante la semana. Use la comunicación síncrona para reducir el aislamiento y aumentar la conexión del equipo.

Puede hacerlo configurando un canal flojo de equipo o programando un chat semanal para que su equipo se conecte y se relaja. Aunque la comunicación de Async aumenta la productividad, la conexión síncrona puede impulsar el compromiso y la pertenencia.

9. Compartir ejemplos de comunicación de toda la empresa.

Dependiendo de cómo su equipo hace actualmente las cosas, las personas pueden programar reuniones por defecto. Si es necesario, enumere y comparta tipos de comunicación que deben suceder sincrónicamente vs. de forma asíncrona. En caso de duda, los miembros del equipo pueden hacer referencia a esta lista para programar o las reuniones de cancelación.

Ejemplo:

Async:

Informes de estado del proyecto

Comunicación sobre el trabajo que no es urgente.

Planes de proyecto

Haciendo preguntas sobre proyectos individuales.

Bandeja de dependencias o retrasos.

Compartiendo información

Retroalimentación y aprobaciones.

Tiempo real:

Reuniones de inicio de proyectos

Sesiones de lluvia de ideas

Diseño Crítico y Revisión

Soportes diarios

Reunión mensual de todo el equipo

Reunión semanal para el edificio del equipo.

10. Mantenga las reuniones de video menos de 30 minutos.

Cuando programe reuniones de programación, haga lo que pueda para optimizar la productividad. Una excelente manera de hacerlo es captar sus reuniones en alrededor de 30 minutos, o introducir un descanso alrededor de la marca de 30 minutos para reuniones más largas.

¿Por qué?Investigación recientePor el Dr. Sahar YouSef, un neurocientífico cognitivo de UC Berkeley, sugiere que la productividad disminuye drásticamente en la marca de 30 minutos. Según el Dr. YouSef:

¿Cómo funciona el factor de trabajo remoto?

A menudo, verá la comunicación asíncrona conectada al trabajo remoto, y es cierto que los trabajadores remotos se comunican de manera más integradora de forma predeterminada. Pero si está en la oficina o en el zoom, todos pueden beneficiarse de la mayor productividad. Ofertas de comunicación asíncrona.

Si la mayoría de sus conversaciones de trabajo remoto están sucediendo como ASYC, asegúrese de hacer algo de tiempo para la interacción cara a cara para que los miembros de su equipo puedan sentirse más cómodos y parte del equipo. Cuando necesitas comunicarnos sincrónicamente, abrazarlo.

Abrazando un flujo de trabajo asíncrono.

La comunicación asíncrona es una de las mejores maneras de capacitar a su equipo para hacer un gran trabajo durante el aumento de la visibilidad y la transparencia. Este tipo de comunicación aumenta la productividad, ayuda a su equipo a tomar mejores decisiones, y aumenta la visibilidad transversal en la información clave del proyecto.

Para comunicarse de manera efectiva de manera asíncrona, necesita una forma de almacenar y compartir esa información. Para hacer esto, use una fuente de verdad compartida, como una herramienta de gestión de trabajo.Gestor de tareas UDNes unHerramienta de gestión de trabajoDonde puede organizarse y comunicarse sobre el trabajo y reunir todo lo que su equipo necesita para hacer su mejor trabajo.