Асинхронне спілкування не те, що ви думаєте, це

Резюме

Асинхронне спілкування означає будь-яку форму спілкування, де ви не очікуєте відповіді в режимі реального часу. Незважаючи на те, що команди, як правило, визначають пріоритетність синхронного або реального часу, асинхронне спілкування може підвищити продуктивність, допомогти вашій команді приймати кращі рішення, а також підвищити перехресну функціональну видимість щодо ключової інформації про проект. Дізнайтеся, як використовувати асинхронне спілкування у вашій команді.

Що робити, якщо ми повинні сказати вам, що не тільки ви використовуєте асинхронне спілкування щодня, але це також ключ до успіху на сучасному робочому місці? Занадто часто, ми визначаємо пріоритету зустрічей обличчям до обличчя для речей, які були б краще спілкуватися асинхронно в електронному листі. Розуміння, коли спиратися на асинхронне спілкування, може допомогти вашій команді отримати найважливішу роботу.

Ви вже використовуєте асинхронні інструменти для спілкування щодня. Але вам не просто потрібні інструменти - вам також потрібно знати, як ефективно використовувати їх. Справжня вигода асинхронного спілкування приходить, коли ви можете використовувати співпрацю, щоб отримати максимальну віддачу від вашого часу на роботі. За правильною системою ви можете отримати найважливішу роботу та вдарити свої цілі, без постійних відволікань. Ось як.

Що таке асинхронне спілкування?

Асинхронне спілкування - це будь-який тип комунікації, де дві людини не очікують бути присутніми та доступними в той же час. В основному це означає, що коли ви надсилаєте асинхронне повідомлення, ви не очікуєте негайного відповіді.

Повірте це чи ні, ви вже використовуєте асинхронне спілкування (багато)

Можливо, ви тільки що чули про асинхронне спілкування, але це насправді один з найпоширеніших видів комунікації, який ми використовуємо під час робочого дня.

Як? Одне слово: Електронна пошта.

Кожного разу, коли ви надсилаєте електронний лист, ви ділите повідомлення, яке не потребує миттєвої відповіді. Таким чином, електронна пошта є плакатом дитини для асинхронного спілкування, хоча ми не думаємо про те, що ми спілкуємося асинхронно, коли ми надсилаємо електронний лист.

Інші приклади асинхронного спілкування:

Спільні документи

Записані відео повідомлення

Інструменти управління проектами

Звіти про статус

Що таке синхронне спілкування?

Синхронний зв'язок - це будь-яке спілкування, яке відбувається в режимі реального часу. Подумайте про розмову з обличчям до обличчя, зустріч мозкового штурму (будь то віддалене або особисто), або онлайн-розмову чату через команди Microsoft або Slack. За допомогою такого типу спілкування особа або людей, з якими ви спілкуєтеся, здатні негайно реагувати.

Приклади синхронного спілкування:

Особисті зустрічі

Відеоконференції засідання через такі інструментиМасштабі Google зустрічається

Миттєві повідомлення за допомогою інструментів, таких як Slack та Microsoft команди

Телефонні дзвінки

Асинхронний проти синхронного спілкування: плюси і мінуси

Асинхронний зв'язок не повинен використовуватися у вакуумі. Іноді вам потрібна негайна відповідь або спосіб вирішення проблеми до обличчя. Реальний час, синхронне спілкування має свої переваги, а також деякі недоліки. Погляньте на плюси та мінуси кожного типу спілкування:

Асинхронний: плюси і мінуси

У Диспетчер завдань UDN, ми великі шанувальники, як асинхронне спілкування можепідвищити продуктивність і Зменшити роботу про роботу. Але є також деякі недоліки.

Захищає стан потоку та глибоку роботу.Оскільки члени команди витрачають менше часу на зустрічах, у них є більше часу, щоб присвятити фокусі і течі. Стан потокуце відчуття того, що це «в зоні», що час, здається, відпадає і не може бути досягнуто з постійними перебоями.

Особливо добре для розподілених команд через кілька часових поясів . Якщо ваша команда не знаходиться в тому ж місці, синхронна зв'язок може бути особливо болючим. Асинхронний забезпечує зв'язок кожен отримує необхідну їм інформацію, в той час і в середовищі, яка працює для них.

Всі комунікації документовані.Чи є ви обмін письмове повідомлення або відео, один з ключових переваг асинхронного спілкування є те, що всі документовано. Те, що члени шляху, команди, які повинні оглядурокиабо попередній інформаційний проект може зробити це легко.

Закликає більше в глибину, чіткий зв'язок.Коли члени команди мають шанс зібрати свої думки, вони можуть також редагувати і уточнює повідомлення в міру необхідності. Деякий час огляду може допомогти їм заповнити відсутні прогалини і забезпечити більш глибоке, чітко сформульоване оновлення.

Часто виробляє більш якісні рішення.Багато разів, ми запланувати в особі або відео зустріч і очікувати, щоб вирішити цю проблему протягом цього часу. Даючи членам команди шансвирішувати проблеми свого часуВони можуть витрачати більше часу на роздуми над проблемою і, можливо, прийти до кращого рішення.

Empower вашої команди до роботи, коли вони найбільш продуктивні.Деякі члени команди отримують їх кращу роботу вранці, в той час як інші можуть бути особливо продуктивними в кінці дня. Асинхронна робота може дати можливість членам команди, щоб встановити свій власний графік роботи, щоб заробити на продуктивності.

Чи не негайно.Найбільш очевидний недолік асинхронної комунікації є те, що це не відбувається в режимі реального часу. Залежно від типу або цілі вашого повідомлення, це може бути проблемою.

Час споживання.Це особливо вірно для письмових форм асинхронного зв'язку. Недолік мають більш докладний лист, що це займає більше часу, щоб створити.

Бункери зменшити прозорість і видимість.Якщо ваші кошти зв'язків є розрізненими, асинхронної комунікація може зробити його більш важким для членів команди, щоб знайти інформацію і отримати хорошу роботу зробила. Для боротьби з цим, переконайтеся, що асинхронні засобами зв'язку є загальними джерелами інформації, що доступ може кожен.

Недоліки міжособистісних зв'язків.Асинхронні зв'язку можуть бути більш ефективними, але це означає, що ви не отримуєте шанс з'єднатися з вашою командою в режимі реального часу. Особливо, якщо ви запустите віддалену команду, переконайтеся, що також планувати зустрічі команди і заходи тимбилдинга вполіпшити динаміку групи .

Відсутність візуальних підказок і контексту.Тому що ви не спілкуючись віч-на-віч, асинхронна комунікація відсутня візуальні підказки можна було б очікувати від розмов. Коли справа доходить до важливих розмов, яквирішення конфліктівабо конструктивні сеанси зворотного зв'язку, розглянути можливість зробити це жити, щоб зменшити непорозуміння.

Синхронні зв'язку: Плюси і мінуси

Обмін даними в режимі реального часу, це відмінний спосіб, щоб зв'язатися з співробітниками і вирішувати нагальні проблеми. Але ця форма спілкування також має ряд істотних недоліків, які можуть отримати на шляху вашої командиефективності та результативності.

Вирішує насущні проблеми.Як ми вже згадували вище, синхронна зв'язок має перевагу вирішення нагальних проблем. Якщо вам потрібно вирішити проблему, або придумати рішення в цьому точний момент, синхронна комунікація є кращим способом, щоб отримати, що зроблено.

Підтримка міжособистісного спілкування.Якщо ви спілкуєтеся про складної теми або обмінуконструктивна критикаСинхронна зв'язок може допомогти вам переконатися, нічого не втрачається в перекладі або невірно витлумачене.

Збільшує зв'язку між людьми.Якщо ви керуєте командою, переконайтеся, що виЗасідання 1: 1з вашими прямими звіти принаймні один раз в тиждень. Синхронні зустрічі дають вам можливість перевірити в на кожен співробітник, пропонує підтримку і допомогти їм рости їх кар'єрів.

Фостерс робота в команді.Розмовляючи з вашою командою, хостингКоманда будівельної діяльності, і отримання деяких факторів є критичним для ефективних команд. Якщо ваша команда віддалена або особисто, переконайтеся, що у вас є час щотижня, щоб зібратися як група.

Побудуйте ідеї інших.Є деякі ситуаціїЗустрічі мозкового штурмуабо дизайн критики сеансів - це вигода від співпраці в реальному часі просто тому, що це найкращий спосіб поділитися хорошими ідеями. Якщо творча енергія команди є критичною для вашого спілкування, синхронний зв'язок є більш цінним, ніж автономна співпраця.

Переривання потоку.Ми всі мали ті швейцарські сирні дні зустрічі, де, якщо ви повертаєтеся в роботу, інша зустріч перериває ваш стан потоку. Хоча самі засідання можуть бути продуктивними, розсіяними зустрічами можуть зруйнувати ваш шанс на особисту продуктивність за певний день.

Не вистачає мети.Багато команд за замовчуванням до планування зустрічей, коли може зробити електронну пошту або письмове оновлення статусу. Якщо ви робите графік зустрічей, переконайтеся, що всі вони мають мету.

Елементи дії можуть потрапити через тріщини.Іноді велика зустріч мозкових штурмів не захоплюються ефективно, і ви втрачаєте всі ідеї генії, ви придумали, як команда.

Може призвести до зниження якісних рішень.Деякі люди відчувають потребу у визначенні рішення під час зустрічей, перш ніж вони мають можливість переглянути та зрозуміти інформацію.

10 порад ефективно використовувати асинхронне спілкування

Асинхронне спілкування є потужним способом підвищення продуктивності, захисту фокусного часу, і розширення можливостей вашої команди отримувати свої найвищі роботи. Але, щоб пожинати всі переваги, вам потрібно встановити себе та вашу команду для успіху.

Ви вже використовуєте асинхронне спілкування у свій день до дня через такі речі, як електронна пошта. Але якщо це перший раз, коли ви встановлюєте правила та керівні принципи для асинхронного спілкування, спробуйте ці десять порад, щоб розпочати роботу.

1. Створіть план зв'язку

A План зв'язкуВаш одностатевий магазин для стратегії зв'язку вашої команди. З чітким планом комунікації, члени команди мають чіткі відповіді на всі свої питання комунікації, такі як:

Який канал зв'язку повинен використовувати, коли?

Коли ми повинні використовувати синхронний проти асинхронного спілкування?

Як важливі деталі, як повідомляють про стан проекту, збираються бути повідомлені? Як часто будуть спільно?

Наприклад, наМенеджер завдань UDN, ми використовуємо:

Зустрічі особисто або відеоконференціїз визначеними програваннями на засідання для спілкування в режимі реального часу.

Менеджер завдань UDN Щоб спілкуватися асинхронно про роботу, як роз'яснення деталей задачі, оновлення звітів про статус проекту або обмін ключовими проектними документами.

Прямі повідомленняУ Slack для синхронного спілкування про щоденні оновлення та швидкі питання.

Слабкі каналидля асинхронних, загальних оновлень.

Електронна поштаспілкуватися з зовнішніми зацікавленими сторонами.

2. Збільшити видимість з загальною робочою просторою

Спільна робоча область є центральним джерелом істини та спілкування для всієї команди. Спільні робочі місця зменшують силос і підвищують видимість на роботі.

Це особливо критично для асинхронної команди. Навіть якщо ваша команда вдасться зустрічатися з менш часто, вам все ще потрібен спосіб доступу до інформації. Зберігаючи всі деталі проекту у центральному сховищі, кожен може чітко бачити, хто робить те, коли.

Природно, ми думаємоМенеджер завдань UDNце досить хороший спосіб зробити це. Все спілкуванняМенеджер завдань UDNпов'язано з роботою, тому ми завжди знаємо, які члени команди говорять. Кожен може знайти потрібну їм інформацію, не маючи справу з силосами або папками, які вони не можуть отримати доступ. Внаслідок цього немає жодної роботи проекту, яка відбувається, де кожен не може його бачити. Коли зацікавлені сторони повинні стрибати, навіть асинхронно, вони можуть переглянути все минуле спілкування про роботу в тому ж місці.

3. Вставити асинхронну співпрацю в рамках команди

Частина дозволяється ефективного спілкування Асинц, культивує асинхронне мислення. Якщо кожен у вашій команді вважає зустріч-спочатку, вони, ймовірно, плануєте зустріч, щоб поділитися оновленням стану проекту, навіть якщо ви вже поділилися конвенціями для того, щобНапишіть відмінний звіт про стан проекту .

Коли ви офіційно запускаєте-або відновлення-асинхронне спілкування у вашій команді, встановіть очікування щодо того, що має бути зустріч, і що не треба. Заохочуйте членів команди, щоб знизити зустрічі, якщо вони не думають, що вони повинні бути там, або припустити, що зустріч може бути краще служити як оновлення Async.

У Диспетчер завдань UDN, ми зробили це, публікуючи нашуМаніфест зустрічі. Маніфест зустрічі, який був спільним, широко розповсюджується, коли і як планувати зустрічі. У рамках маніфесту ми також переживаємо деталі, коли ви Майте зустріч-речі, як обмін оновленням статусу або іншої загальної інформації, або зустрічей без порядку денного або призначення.

4. Спілкування робочого часу

Асинхронне спілкування особливо ефективне, коли члени команди знаходяться в різних часових поясах. Віддалені працівники, як правило, спілкуються асинхронно за замовчуванням, оскільки вони не в тому ж місці одночасно.

Щоб встановити, коли члени команди будуть в Інтернеті та відповідають на запитання, заохочувати кожного члена команди поділитися робочим часом. Ви можете це зробити, встановивши його в своєму онлайн-календарі або додаючи його до свого профілю в різних віртуальних інструментах, якДиспетчер завдань UDNі слабкі.

5. Час фокусування розкладу

На додаток до спілкування вашого робочого дня, ви також повинні спілкуватися, коли ви не будете відповідати на повідомлення, навіть якщо ви в Інтернеті. Запланований час фокусування є одним з найкращих способів потрапити в глибоку роботу.

Для запланування та захисту вашого фокусу:

Час фокусування за графіком у своєму календарі.Найкращий спосіб захистити ваш фокус - це запланувати його у своєму календарі. ВикористанняБлокування часупочати.

Вимкнення сповіщень.Під час вашого фокусу вимкнення сповіщень, щоб ви не постійно витягуються з потоку. Використовуйте параметри, такі як "Не турбувати", щоб ваші колеги знають, що ви автономні, але незабаром повернуться до запитань.

Групові синхронні засідання.Якщо ви можете, побудувати більше часу у вашому календарі, плануючи зустрічі, близькі разом. Це не завжди можливо, але це може ефективно розблокувати простір для глибокої роботи. Ви можете зробити це вручну, або використовувати подібну інтеграцію календаряЗа годинниковою стрілкоюавтоматизувати процес.

6. Встановлення порядку денну для всіх синхронних комунікацій

Є рази, де найкращий спосіб отримати речі, щоб говорити про них у реальному часі. Зустрічі є цінним інструментом, щоб вирівняти свої ідеї та спілкуватися ззацікавлених сторін проекту .

Щоб зробити синхронні засідання по-справжньому ефективним, переконайтеся, що кожен збирається на зустріч на тій же сторінці. Є три кроки, щоб зробити це:

Переконайтеся, що кожне зустріч має мету.Коли ви плануєте зустріч, запитайте себе: "Чи може це бути повідомленням?" Якщо відповідь не є, то визначити, що є метою зустрічі, і що ви сподіваєтеся виконати під час цієї мети.

Поділіться порядок денний засідання та відповідним попереднім читанням заздалегідь про зустріч.Зустрічі виходять з ладу, коли члени команди не на одній сторінці. Створіть порядок денний засідання, тому всі знають, що ви будете обговорювати. Ви також можете призначити попереднє читання, якщо є учасники інформації, яку потрібно знати, перш ніж починається зустріч. Якщо вам потрібно приймати рішення під час зустрічі, попереднє читання також може дати членам команди шанс подумати про проблему та придумати деякі початкові рішення, без обмежень за часом живого засідання.

Дотримуйтеся порядку денного зустрічі.Зустрічі часто можуть отримати сторону відстежену, і це залежить від вас, оскільки зустріч призведе до того, чи дозволяти дотичну, або отримати вашу команду назад на трасі. Якщо вам потрібно, використовуйте стратегії управління часомтаймпературатримати свою зустріч працювати гладко.

7. Спробуйте день зустрічі

Інший відмінний спосіб зменшити синхронні зустрічі, щоб спробувати жодного дня зустрічі. УМенеджер завдань UDN, ми не використовуємо жодних зустрічей Середа як шанс для всіх членів команди, щоб мати присвячений час для глибокої роботи.

8. Створення можливостей для синхронного зв'язку

Це особливо важливо для віддалених працівників, які можуть не отримувати регулярного обличчя з їхньою командою протягом тижня. Використовуйте синхронний зв'язок, щоб зменшити ізоляцію та збільшення з'єднання команди.

Ви можете зробити це, встановивши команду Slack Channel або планування щотижневого чату для вашої команди для підключення та розслаблення. Хоча Async спілкування підвищує продуктивність, синхронне з'єднання може збільшити залучення та приналежність.

9. Надішліть приклади комунікації компанії

Залежно від того, як ваша команда зараз робить речі, люди можуть за замовчуванням запланувати зустрічі. При необхідності, перелік та обмін типи спілкування, які повинні відбутися синхронно проти асинхронно. Коли ви сумніваються, члени команди можуть посилатися на цей список, щоб запланувати або скасувати зустрічі.

Приклад:

Async:

Звіти про стан проекту

Зв'язок щодо роботи, яка не є актуальною

Плани проекту

Запитуючи питання щодо окремих проектів

Позначення залежностей або затримки

Обмін інформацією

Зворотній зв'язок і схвалення

Реальний час:

Зустрічі Kickoff проекту

Поздоровлення

Дизайн критики та огляд

Щоденні витрати

Щомісячна зустріч з усією командою

Щотижнева зустріч для будівництва команди

10. Тримайте відео зустрічей під 30 хвилин

Коли ви робите графік зустрічей, зробіть все, що ви можете, щоб оптимізувати продуктивність. Один великий спосіб зробити це - закрити свої засідання приблизно за 30 хвилин або ввести перерву навколо 30-хвилинного знака для більш тривалої зустрічі.

Чому?Останні дослідженняДоктором Сахар - це когнітивний нейронімент з УК Берклі, пропонує, що задоволення продуктивності різко зменшується за 30 хвилин. За словами доктора Yousef:

Як працює віддалений робочий фактор?

Ви часто побачите асинхронне спілкування, пов'язане з віддаленою роботою, і це правда, що віддалені працівники повідомляють більше асинхронно за замовчуванням. Але чи є ви в офісі або за збільшенням, кожен може скористатися збільшенням продуктивності асинхронних пропозицій зв'язку.

Якщо більшість ваших віддалених робочих розмов відбувається асин, переконайтеся, що також зробить деякий час для взаємодії, щоб ваші команди можуть відчувати себе більш комфортним та частиною команди. Коли вам потрібно синхронно спілкуватися, обійняти його.

Обіймаючи асинхронний робочий процес

Асинхронне спілкування є одним з найкращих способів розширення можливостей вашої команди отримувати велику роботу, тоді як також підвищує видимість та прозорість. Цей тип комунікації підвищує продуктивність, допомагає вашій команді приймати кращі рішення, а також підвищує перехресну інформацію про основну інформацію про проект.

Щоб ефективно спілкуватися асинхронно, вам потрібен спосіб зберігати та поділитися цією інформацією. Для цього використовуйте спільне джерело істини, як інструмент управління роботою.Менеджер завдань UDN це Інструмент управління роботоюДе ви можете організувати та спілкуватися про роботу та об'єднати все, що ваша команда повинна отримати найкращу роботу.