Η ασύγχρονη επικοινωνία δεν είναι αυτό που νομίζετε ότι είναι
Περίληψη
Η ασύγχρονη επικοινωνία σημαίνει οποιαδήποτε μορφή επικοινωνίας όπου δεν περιμένετε μια απάντηση σε πραγματικό χρόνο. Παρόλο που οι ομάδες συνήθως δίνουν προτεραιότητα στη συγχρονισμένη ή πραγματική επικοινωνία, η ασύγχρονη επικοινωνία μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα, να βοηθήσει την ομάδα σας να κάνει καλύτερες αποφάσεις και να ενισχύσει τη διασταυρούμενη ορατότητα σε βασικές πληροφορίες έργου. Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε ασύγχρονη επικοινωνία στην ομάδα σας.
Τι γίνεται αν μας πούμε ότι όχι μόνο χρησιμοποιείτε ασύγχρονη επικοινωνία κάθε μέρα, αλλά ότι είναι επίσης το κλειδί για την επιτυχία στο σύγχρονο χώρο εργασίας; Πολύ συχνά, δίνουμε προτεραιότητα στις συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο για πράγματα που θα επικοινωνούν καλύτερα ασύγχρονα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η κατανόηση πότε να κλίνει σε ασύγχρονη επικοινωνία μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να πάρει το πιο σημαντικό έργο τους.
Χρησιμοποιείτε ήδη ασύγχρονα εργαλεία για να επικοινωνήσετε κάθε μέρα. Αλλά δεν χρειάζεστε μόνο τα εργαλεία - πρέπει επίσης να ξέρετε πώς να τα χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά. Το πραγματικό όφελος της ασύγχρονης επικοινωνίας έρχεται όταν μπορείτε να αξιοποιήσετε τη συνεργασία για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το χρόνο σας στην εργασία. Με το σωστό σύστημα, μπορείτε να κάνετε το πιο σημαντικό έργο σας και να χτυπήσετε τους στόχους σας - χωρίς συνεχείς περισπασμούς. Εδώ είναι πώς.
Τι είναι η ασύγχρονη επικοινωνία;
Η ασύγχρονη επικοινωνία είναι οποιοσδήποτε τύπος επικοινωνίας όπου δύο άτομα δεν αναμένεται να είναι παρόντες και διαθέσιμες ακριβώς την ίδια στιγμή. Βασικά, αυτό σημαίνει ότι όταν στέλνετε ένα ασύγχρονο μήνυμα, δεν περιμένετε μια άμεση ανταπόκριση.
Πιστέψτε το ή όχι, χρησιμοποιείτε ήδη ασύγχρονη επικοινωνία (πολλά)
Μπορεί να έχετε ακούσει μόνο για ασύγχρονη επικοινωνία, αλλά είναι στην πραγματικότητα ένας από τους πιο συνηθισμένους τύπους επικοινωνίας που χρησιμοποιούμε κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας.
Πως? Μια λέξη: email.
Κάθε φορά που στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μοιράζεστε ένα μήνυμα που δεν χρειάζεται μια στιγμιαία απάντηση. Κατά κάποιο τρόπο, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το παιδί αφίσας για ασύγχρονη επικοινωνία, παρόλο που δεν σκεφτόμαστε το γεγονός ότι επικοινωνούμε ασύγχρονα όταν στέλνουμε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Άλλα παραδείγματα ασύγχρονης επικοινωνίας:
Κοινόχρηστα έγγραφα
Καταγεγραμμένα μηνύματα βίντεο
Αναφορές κατάστασης
Τι είναι η συγχρονισμένη επικοινωνία;
Η συγχρονισμένη επικοινωνία είναι οποιαδήποτε επικοινωνία που συμβαίνει σε πραγματικό χρόνο. Σκεφτείτε μια συνομιλία με πρόσωπο με πρόσωπο, μια συνάντηση προβληματισμού (είτε αυτό είναι απομακρυσμένο είτε αυτοπροσώπως), ή μια ηλεκτρονική συνομιλία συνομιλίας μέσω ομάδων της Microsoft ή χαλαρή. Με αυτόν τον τύπο επικοινωνίας, το άτομο ή οι άνθρωποι που επικοινωνείτε με είναι σε θέση να ανταποκριθούν αμέσως.
Παραδείγματα συγχρονικής επικοινωνίας:
Συνεδριάσεις σε άτομα
Οι συναντήσεις τηλεδιάσκεψης μέσω εργαλείων όπωςΑνίπταμαι διαγωνίωςκαι το Google συναντιούνται
Στιγμιαία μηνύματα μέσω εργαλείων όπως οι ομάδες χαλάρωσης και της Microsoft
Τηλεφωνικές κλήσεις
Ασύγχρονη εναντίον συγχρονισμένη επικοινωνία: Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα
Η ασύγχρονη επικοινωνία δεν πρέπει να χρησιμοποιείται σε κενό. Μερικές φορές, χρειάζεστε μια άμεση ανταπόκριση ή ένας τρόπος για να επιλύσετε το πρόβλημα με πρόσωπο. Σε πραγματικό χρόνο, η σύγχρονη επικοινωνία έχει τα πλεονεκτήματά του - καθώς και μερικά μειονεκτήματα. Ρίξτε μια ματιά στα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα κάθε είδους επικοινωνίας:
Asynchronous: Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα
ΣτοUDN Task Manager, είμαστε μεγάλοι οπαδοί του τρόπου με τον οποίο μπορεί η ασύγχρονη επικοινωνίαΑυξήστε την παραγωγικότητακαιΜειώστε την εργασία για την εργασία. Αλλά υπάρχουν μερικά μειονεκτήματα που πρέπει να εξεταστούν επίσης.
Προστατεύει την κατάσταση ροής και τη βαθιά εργασία.Επειδή τα μέλη της ομάδας δαπανούν λιγότερο χρόνο στις συναντήσεις, έχουν περισσότερο χρόνο για να αφιερώσουν την πραγματική εστίαση και ροή. Κατάσταση ροήςΕίναι το αίσθημα ότι είναι τόσο στη ζώνη "ότι ο χρόνος φαίνεται να πέφτει και δεν μπορεί να επιτευχθεί με συνεχείς διακοπές.
Ιδιαίτερα καλό για κατανεμημένες ομάδες σε πολλαπλές ζώνες ώρας . Εάν η ομάδα σας δεν βρίσκεται στον ίδιο τόπο, η συγχρονισμένη επικοινωνία μπορεί να είναι ιδιαίτερα οδυνηρή. Η επικοινωνία Async εξασφαλίζει ότι ο καθένας παίρνει τις πληροφορίες που χρειάζονται, σε ένα χρόνο και μέσο που δουλεύουν γι 'αυτούς.
Όλες οι επικοινωνίες τεκμηριώνονται.Είτε μοιράζεστε γραπτή επικοινωνία ή ένα εγγεγραμμένο βίντεο, ένα από τα βασικά οφέλη της ασύγχρονης επικοινωνίας είναι ότι τα πάντα τεκμηριώνονται. Με αυτόν τον τρόπο, τα μέλη της ομάδας που πρέπει να επανεξετάσουνδιδάγματαή οι προηγούμενες πληροφορίες του έργου μπορούν να το κάνουν εύκολα.
Ενθαρρύνει την πιο εμπεριστατωμένη, σαφέστερη επικοινωνία.Όταν τα μέλη της ομάδας έχουν την ευκαιρία να συγκεντρώσουν τις σκέψεις τους, μπορούν επίσης να επεξεργαστούν και να βελτιώσουν το μήνυμα όπως απαιτείται. Κάποια στιγμή για να επανεξετάσει μπορεί να τους βοηθήσει να συμπληρώσουν τα κενά που λείπουν και να παρέχουν ένα πιο εμπεριστατωμένο, με σαφήνεια ενημέρωση.
Συχνά παράγει λύσεις υψηλότερης ποιότητας.OFTentimes, προγραμματίζουμε μια συνάντηση σε άτομα ή βίντεο και αναμένεται να λύσουμε το πρόβλημα κατά τη διάρκεια αυτής της εποχής. Δίνοντας τα μέλη της ομάδας την ευκαιρία ναΕπίλυση προβλημάτων από το δικό τους χρόνο, Μπορούν να περάσουν περισσότερο χρόνο να σκεφτούν το πρόβλημα και ενδεχομένως να φτάσουν σε μια καλύτερη λύση.
Ενίσχυση της ομάδας σας να εργάζεται όταν είναι πιο παραγωγικοί.Ορισμένα μέλη της ομάδας παίρνουν την καλύτερη δουλειά τους τα πρωινά, ενώ άλλα μπορεί να είναι ιδιαίτερα παραγωγικά αργά το απόγευμα. Η ασύγχρονη εργασία μπορεί να επιτρέψει στα μέλη της ομάδας να θέσουν το δικό τους πρόγραμμα εργασίας, προκειμένου να κεφαλαιοποιήσουν την παραγωγικότητα.
Δεν είναι άμεση.Το πιο προφανές μειονέκτημα της ασύγχρονης επικοινωνίας είναι ότι δεν συμβαίνει σε πραγματικό χρόνο. Ανάλογα με τον τύπο ή τον σκοπό του μηνύματός σας, αυτό μπορεί να είναι ένα ζήτημα.
Χρονοβόρος.Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τις γραπτές μορφές ασύγχρονης επικοινωνίας. Το μειονέκτημα της ύπαρξης πιο λεπτομερούς γραφής είναι ότι χρειάζεται περισσότερο για να δημιουργηθεί.
Το σιλό μειώνουν τη διαφάνεια και την ορατότητα.Εάν τα εργαλεία επικοινωνίας σας στερεώνονται, η ασύγχρονη επικοινωνία μπορεί να γίνει πιο δύσκολη για τα μέλη της ομάδας να βρουν πληροφορίες και να γίνουν καλά δουλειά. Για να καταπολεμήσετε αυτό, βεβαιωθείτε ότι τα ασύγχρονα εργαλεία επικοινωνίας σας είναι κοινές πηγές πληροφοριών που μπορούν να έχουν πρόσβαση όλοι.
Στερείται διαπροσωπικής σύνδεσης.Η ασύγχρονη επικοινωνία μπορεί να είναι πιο αποτελεσματική, αλλά σημαίνει ότι δεν έχετε την ευκαιρία να συνδεθείτε με την ομάδα σας σε πραγματικό χρόνο. Ειδικά αν εκτελείτε μια απομακρυσμένη ομάδα, φροντίστε να προγραμματίζετε επίσης συναντήσεις ομάδας και δραστηριότητες οικοδόμησης ομάδαςΒελτιώστε τη δυναμική της ομάδας .
Έλλειψη οπτικών κρίκων και πλαισίου.Επειδή δεν επικοινωνείτε πρόσωπο με πρόσωπο, η επικοινωνία Async στερείται των οπτικών δελτίων που θα μπορούσατε να περιμένετε από τις συνομιλίες. Όταν πρόκειται για σημαντικές συνομιλίες, όπωςεπίλυση των συγκρούσεωνή εποικοδομητικές συνεδρίες ανάδρασης, σκεφτείτε να το κάνετε ζωντανά για να μειώσετε τις παρεξηγήσεις.
Σύγχρονη επικοινωνία: Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα
Η επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συνδεθείτε με τους συναδέλφους σας και να λύσετε άμεσα προβλήματα. Αλλά αυτή η μορφή επικοινωνίας έχει επίσης κάποια σημαντικά μειονεκτήματα, τα οποία μπορούν να πάρουν στο δρόμο της ομάδας σαςαποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα.
Λύνει άμεσα προβλήματα.Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, η συγχρονισμένη επικοινωνία έχει το πλεονέκτημα της επίλυσης άμεσων προβλημάτων. Εάν πρέπει να αντιμετωπίσετε ένα ζήτημα ή να βρείτε μια λύση σε αυτή την ακριβή στιγμή, η συγχρονισμένη επικοινωνία είναι ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό.
Υποστηρίζει τη διαπροσωπική επικοινωνία.Εάν επικοινωνείτε για ένα δύσκολο θέμα ή κοινή χρήσηεποικοδομητική κριτική, η σύγχρονη επικοινωνία μπορεί να σας βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι δεν χάνεται τίποτα να χαθεί στη μετάφραση ή να παρερμηνεύεται.
Αυξάνει τις συνδέσεις μεταξύ των ανθρώπων.Εάν διαχειρίζεστε μια ομάδα, βεβαιωθείτε ότι είστεΣυνάντηση 1: 1Με τις άμεσες αναφορές σας τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα. Οι σύγχρονες συναντήσεις σας δίνουν την ευκαιρία να κάνετε check in σε κάθε υπάλληλο, να προσφέρετε υποστήριξη και να τους βοηθήσετε να αναπτύξουν τη σταδιοδρομία τους.
Προωθεί την ομαδική εργασία.Συζήτηση με την ομάδα σας, φιλοξενίαΔραστηριότητες ομάδας, και να πάρει κάποια facetime είναι κρίσιμη για αποτελεσματικές ομάδες. Είτε η ομάδα σας είναι απομακρυσμένη είτε σε άτομα, βεβαιωθείτε ότι έχετε χρόνο κάθε εβδομάδα για να έρθετε μαζί ως ομάδα.
Να χτίσουν τις ιδέες των άλλων.Υπάρχουν κάποιες καταστάσεις-όπωςBrainstorming συναντήσειςή σχεδιασμένες συνεδρίες κριτικής - που επωφελούνται από τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο απλώς και μόνο επειδή αυτός είναι ο καλύτερος τρόπος για να μοιραστείτε καλές ιδέες. Εάν η δημιουργική ενέργεια μιας ομάδας είναι κρίσιμη για την επικοινωνία σας, η συγχρονισμένη επικοινωνία είναι πιο πολύτιμη από τη συνεργασία εκτός σύνδεσης.
Διακόπτει τη ροή.Έχουμε όλοι εκείνη την ελβετική τυρί συνεδρίαση ημέρες όπου, ακριβώς όταν επιστρέφετε στη δουλειά, μια άλλη συνάντηση διακόπτει την κατάσταση ροής σας. Αν και οι ίδιες οι συναντήσεις μπορεί να είναι παραγωγικές, διάσπαρτες συναντήσεις μπορούν να καταστρέψουν την πιθανότητά σας για προσωπική παραγωγικότητα σε μια δεδομένη ημέρα.
Μπορεί να μην έχει σκοπό.Πολλές ομάδες προεπιλογή για προγραμματισμό συναντήσεων, όταν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια γραπτή ενημέρωση κατάστασης μπορεί να κάνει. Εάν κάνετε προγραμματισμούς συναντήσεις, βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν ένα σκοπό.
Τα στοιχεία δράσης μπορούν να πέσουν μέσα από τις ρωγμές.Μερικές φορές, οι μεγάλες συνάντησης Brainstorms δεν συλλαμβάνονται αποτελεσματικά και χάνετε όλες τις ιδέες ιδιοφυΐας που ήρθατε ως ομάδα.
Μπορεί να οδηγήσει σε αποφάσεις χαμηλότερης ποιότητας.Μερικοί άνθρωποι αισθάνονται την ανάγκη να κάνουν επιτόπιες αποφάσεις κατά τη διάρκεια συναντήσεων, προτού να έχουν την ευκαιρία να επανεξετάσουν και να κατανοήσουν τις πληροφορίες.
10 συμβουλές για να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά την ασύγχρονη επικοινωνία
Η ασύγχρονη επικοινωνία είναι ένας ισχυρός τρόπος για να αυξήσετε την παραγωγικότητα, να προστατεύσετε το χρόνο εστίασης και να εξουσιοδοτήσετε την ομάδα σας για να γίνει η εργασία τους με τον υψηλότερο αντίκτυπο. Αλλά για να αποκομίσετε όλα τα οφέλη, πρέπει να ορίσετε τον εαυτό σας και την ομάδα σας για επιτυχία.
Χρησιμοποιείτε ήδη ασύγχρονη επικοινωνία στην καθημερινότητά σας μέσα από τα πράγματα όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Αλλά αν αυτή είναι η πρώτη φορά που καθιερώνετε κανόνες και κατευθυντήριες γραμμές για ασύγχρονη επικοινωνία, δοκιμάστε αυτές τις δέκα συμβουλές για να ξεκινήσετε.
1. Δημιουργήστε ένα σχέδιο επικοινωνίας
ΕΝΑσχέδιο επικοινωνίαςΕίναι το one-stop-shop για την επικοινωνιακή στρατηγική της ομάδας σας. Με ένα σαφές σχέδιο επικοινωνίας, τα μέλη της ομάδας έχουν σαφείς απαντήσεις σε όλες τις ερωτήσεις επικοινωνίας του έργου τους, όπως:
Ποιο κανάλι επικοινωνίας πρέπει να χρησιμοποιήσουμε πότε;
Πότε πρέπει να χρησιμοποιήσουμε συγχρονισμένα εναντίον ασύγχρονης επικοινωνίας;
Πώς θα κοινοποιηθούν σημαντικές λεπτομέρειες, όπως οι εκθέσεις κατάστασης του έργου, θα επικοινωνούμε; Πόσο συχνά θα μοιραστούν;
Για παράδειγμα, στοUDN Task Manager, χρησιμοποιούμε:
Συνεδριάσεις σε άτομα ή βίντεομε καθορισμένες ατζέντες συνάντησης για επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο.
UDN Task Manager Να επικοινωνεί ασύγχρονα έργα, όπως η αποσαφήνιση των λεπτομερειών εργασίας, η ενημέρωση των εκθέσεων κατάστασης του έργου ή η ανταλλαγή εγγράφων βασικών έργων.
Αμεσα μηνύματασε χαλάρωση για σύγχρονη επικοινωνία σχετικά με τις καθημερινές ενημερώσεις και τις γρήγορες ερωτήσεις.
Χαλάρωσηγια ασύγχρονους, ομαδικές ενημερώσεις.
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗνα επικοινωνούν με τους εξωτερικούς φορείς.
2. Αυξήστε την ορατότητα με κοινόχρηστο χώρο εργασίας
Ένας κοινόχρηστος χώρος εργασίας είναι μια κεντρική πηγή αλήθειας και επικοινωνίας για ολόκληρη την ομάδα σας. Οι κοινόχρηστοι χώροι εργασίας μειώνουν τα σιλό και αυξάνουν την ορατότητα σε όλη την εργασία.
Αυτό είναι ιδιαίτερα κρίσιμο για μια ασύγχρονη ομάδα. Ακόμα κι αν η ομάδα σας καταφέρει να συναντήσει λιγότερο συχνά, εξακολουθείτε να χρειάζεστε έναν τρόπο πρόσβασης σε πληροφορίες. Αποθηκεύοντας όλα τα στοιχεία του έργου σας σε ένα κεντρικό αποθετήριο, ο καθένας μπορεί να δουν ξεκάθαρα ποιος κάνει τι όταν.
Φυσικά, σκεφτόμαστεUDN Task Managerείναι ένας πολύ καλός τρόπος για να το κάνετε αυτό. Όλες οι επικοινωνίες στοUDN Task Managerσυνδέεται με την εργασία, οπότε γνωρίζουμε πάντα τι ακριβώς ομαδικά μέλη μιλούν. Όλοι μπορούν να βρουν τις πληροφορίες που χρειάζονται, χωρίς να ασχολούνται με σιλό ή φακέλους που δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση. Ως αποτέλεσμα, δεν υπάρχει καμία εργασία στο έργο που συμβαίνει όπου ο καθένας δεν μπορεί να το δει. Όταν οι ενδιαφερόμενοι χρειάζονται να πηδήξουν, ακόμη και ασύγχρονα, μπορούν να επανεξετάσουν όλη την προηγούμενη επικοινωνία σχετικά με την εργασία στον ίδιο χώρο.
3. Ενσωματώστε ασύγχρονη συνεργασία στο πλαίσιο της ομάδας
Μέρος της ενεργοποίησης της αποτελεσματικής επικοινωνίας Async, καλλιεργεί μια ασύγχρονη νοοτροπία. Εάν όλοι στην ομάδα σας σκέφτονται να συναντάτε πρώτα, πιθανότατα θα προγραμματίσουν μια συνάντηση για να μοιραστούν μια ενημέρωση κατάστασης έργου, ακόμη και αν έχετε ήδη μοιράσει τις συμβάσεις για το πώς ναΓράψτε μια μεγάλη έκθεση κατάστασης έργου .
Όταν ξεκινάτε επίσημα - ασύγχρονο-ασύγχρονη επικοινωνία στην ομάδα σας, ορίστε τις προσδοκίες για το τι πρέπει να είναι μια συνάντηση και τι δεν πρέπει. Ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας να μειώσουν τις συναντήσεις αν δεν νομίζουν ότι πρέπει να είναι εκεί, ή να δείχνουν ότι μια συνάντηση μπορεί να εξυπηρετηθεί καλύτερα ως ενημέρωση Async.
ΣτοUDN Task Manager, το κάναμε αυτό δημοσιεύοντας μαςΣυνάντηση μανιφέστο. Η συνάντηση Manifesto - η οποία ήταν κοινή εταιρεία-ευρεία - εξηγεί πότε και πώς να προγραμματίσει συναντήσεις. Μέσα στο μανιφέστο, πηγαίνουμε επίσης σε λεπτομέρειες σχετικά με το πότε εσείς Έχετε μια συνάντηση όπως η ανταλλαγή ενημερώσεων κατάστασης ή άλλες γενικές πληροφορίες ή συναντήσεις χωρίς ημερήσια διάταξη ή σκοπό.
4. Επικοινωνήστε το ωράριο εργασίας
Η ασύγχρονη επικοινωνία είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική όταν τα μέλη της ομάδας βρίσκονται σε διαφορετικές ζώνες ώρας. Οι απομακρυσμένοι εργάτες τείνουν να επικοινωνούν ασύγχρονα από προεπιλογή, δεδομένου ότι δεν βρίσκονται στην ίδια θέση ταυτόχρονα.
Για να διαπιστωθεί όταν τα μέλη της ομάδας θα είναι σε απευθείας σύνδεση και θα ανταποκρίνονται σε ερωτήσεις, θα ενθαρρύνουν κάθε μέλος της ομάδας να μοιραστεί τους ώρες εργασίας τους. Μπορείτε να το κάνετε αυτό ρυθμίζοντας το στο ηλεκτρονικό σας ημερολόγιο ή προσθέτοντας το στο προφίλ σας σε διάφορα εικονικά εργαλεία όπωςUDN Task Managerκαι χαλαρώστε.
5. Χρόνος εστίασης Χρόνος
Εκτός από την επικοινωνία των ωρών εργασίας σας, θα πρέπει επίσης να επικοινωνήσετε όταν δεν θα απαντήσετε σε μηνύματα, ακόμα κι αν είστε στο διαδίκτυο. Ο προγραμματισμένος χρόνος εστίασης είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να φτάσετε σε βαθιά δουλειά.
Για να προγραμματίσετε και να προστατεύσετε τον χρόνο εστίασης:
Προγραμματίστε το χρόνο εστίασης στο ημερολόγιό σας.Ο καλύτερος τρόπος για να προστατεύσετε τον χρόνο εστίασης σας είναι να το προγραμματίσετε στο ημερολόγιό σας. Χρήσημπλοκάρισμα χρόνουγια να ξεκινήσετε.
Σίγαση ειδοποιήσεων.Κατά τη διάρκεια του χρόνου εστίασής σας, σίγαση ειδοποιήσεων, ώστε να μην είστε συνεχώς τραβηγμένοι από τη ροή. Χρησιμοποιήστε τις ρυθμίσεις όπως "Μην ενοχλείτε" για να αφήσετε τους συναδέλφους σας να γνωρίζουν ότι είστε εκτός σύνδεσης, αλλά θα επιστρέψετε και θα απαντήσετε σε ερωτήσεις σύντομα.
Ομαδικές συναντήσεις.Εάν μπορείτε, δημιουργήστε περισσότερο χρόνο εστίασης στο ημερολόγιό σας, προγραμματίζοντας συναντήσεις κοντά μαζί. Αυτό δεν είναι πάντα δυνατό, αλλά μπορεί να ξεκλειδώσει αποτελεσματικά χώρο για βαθιά δουλειά. Μπορείτε είτε να το κάνετε αυτό χειροκίνητα, είτε να χρησιμοποιήσετε μια ενσωμάτωση ημερολογίου όπωςΔεξιόστροφοςγια την αυτοματοποίηση της διαδικασίας.
6. Ορίστε τις ατζέντες συνάντησης για όλες τις σύγχρονες επικοινωνίες
Υπάρχουν στιγμές όπου ο καλύτερος τρόπος να κάνετε τα πράγματα είναι να μιλήσετε γι 'αυτούς σε πραγματικό χρόνο. Οι συναντήσεις είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για την ευθυγράμμιση των ιδεών σας και επικοινωνούν μεΕργοστάσιο έργων .
Για να κάνετε τις σύγχρονες συναντήσεις πραγματικά αποτελεσματικές, βεβαιωθείτε ότι όλοι πάνε στη συνάντηση στην ίδια σελίδα. Υπάρχουν τρία βήματα για να γίνει αυτό:
Βεβαιωθείτε ότι κάθε συνάντηση έχει ένα σκοπό.Όταν προγραμματίζετε μια συνάντηση, ρωτήστε τον εαυτό σας, "θα μπορούσε αυτό να είναι ένα μήνυμα;" Εάν η απάντηση δεν είναι, προσδιορίστε ποιο είναι το σκοπό της συνάντησης και τι ελπίζετε να ολοκληρώσετε κατά τη διάρκεια αυτής της ζωντανής συνεδρίασης.
Μοιραστείτε μια ημερήσια διάταξη συνάντησης και σχετική προ-ανάγνωση πριν από τη συνάντηση.Οι συναντήσεις αποτυγχάνουν όταν τα μέλη της ομάδας δεν βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Δημιουργήστε εκ των προτέρων μια ημερήσια διάταξη συνάντησης, οπότε όλοι γνωρίζουν τι θα συζητηθεί. Μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε προ-ανάγνωση εάν τα μέλη της ομάδας πληροφοριών πρέπει να γνωρίζουν πριν ξεκινήσει η συνάντηση. Εάν χρειαστεί να λάβετε αποφάσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης, η προκαταρκτική ανάγνωση μπορεί επίσης να δώσει στους ομάδους μέλη την ευκαιρία να σκεφτούν το πρόβλημα και να καταλήξουν σε ορισμένες αρχικές λύσεις, χωρίς τους χρονικούς περιορισμούς της ζωντανής συνάντησης.
Προσέξτε στη ημερήσια διάταξη της συνάντησής σας.Οι συναντήσεις μπορούν συχνά να παρακολουθήσουν την πλευρά, και εξαρτάται από εσάς καθώς η συνάντηση οδηγεί να γνωρίζει αν θα επιτρέψει την εφαπτομένη ή για να πάρετε την ομάδα σας πίσω σε καλό δρόμο. Εάν χρειαστεί, χρησιμοποιήστε τις στρατηγικές διαχείρισης χρόνου όπωςχρεοκοπίαΓια να διατηρήσετε ομαλά τη συνάντησή σας.
7. Δοκιμάστε μια ημέρα συνάντησης
Ένας άλλος πολύ καλός τρόπος για να μειώσετε τις σύγχρονες συναντήσεις είναι να δοκιμάσετε μια ημέρα συνάντησης. ΣτοUDN Task Manager, Χρησιμοποιούμε καμία συνάντηση την Τετάρτη ως ευκαιρία για όλα τα μέλη της ομάδας να έχουν αφιερωμένο χρόνο για βαθιά δουλειά.
8. Δημιουργήστε ευκαιρίες για σύγχρονη σύνδεση
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για απομακρυσμένους εργαζόμενους, οι οποίοι ενδέχεται να μην έχουν κανονικό πρόσωπο με την ομάδα τους κατά τη διάρκεια της εβδομάδας. Χρησιμοποιήστε σύγχρονη επικοινωνία για να μειώσετε την απομόνωση και να αυξήσετε τη σύνδεση ομάδας.
Μπορείτε να το κάνετε αυτό, δημιουργώντας ένα ομαδικό κανάλι ή προγραμματίζοντας μια εβδομαδιαία συνομιλία για να συνδεθείτε και να χαλαρώσετε. Αν και η επικοινωνία Async ενισχύει την παραγωγικότητα, η σύγχρονη σύνδεση μπορεί να ενισχύσει την εμπλοκή και τη συμμετοχή.
9. Μοιραστείτε παραδείγματα επικοινωνίας σε ολόκληρη την εταιρεία
Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας κάνει σήμερα πράγματα, οι άνθρωποι μπορούν να προγραμματίσουν συναντήσεις από προεπιλογή. Εάν είναι απαραίτητο, καταλάβετε και μοιραστείτε τους τύπους επικοινωνίας που πρέπει να συμβαίνουν συγχρόνως εναντίον ασύγχρονων. Σε περίπτωση αμφιβολίας, τα μέλη της ομάδας μπορούν να αναφέρουν αυτόν τον κατάλογο για να προγραμματίσουν-ή να ακυρώσουν συναντήσεις.
Παράδειγμα:
Async:
Αναφορές κατάστασης έργου
Επικοινωνία για την εργασία που δεν είναι επείγουσα
Σχέδια έργων
Ζητώντας ερωτήσεις σχετικά με τα μεμονωμένα έργα
Επισήμανση εξαρτήσεων ή καθυστερήσεων
Αντιμετώπιση πληροφοριών
Ανατροφοδότηση και εγκρίσεις
Πραγματικός χρόνος:
Συνεδριάσεις Kickoff έργου
Επαγγελματικές συνεδρίες
Σχεδιασμός κριτικής και αναθεώρηση
Καθημερινές standups
Όλα τα ομαδικά μηνιαία συνάντηση
Εβδομαδιαία συνάντηση για την οικοδόμηση της ομάδας
10. Κρατήστε συναντήσεις βίντεο κάτω των 30 λεπτών
Όταν κάνετε προγραμματισμούς συναντήσεις, κάντε ό, τι μπορείτε για να βελτιστοποιήσετε την παραγωγικότητα. Ένας πολύ καλός τρόπος να κάνετε αυτό είναι να καλύψετε τις συναντήσεις σας σε περίπου 30 λεπτά ή να εισαγάγετε ένα διάλειμμα γύρω από το σήμα 30 λεπτών για μεγαλύτερες συναντήσεις.
Γιατί;Πρόσφατη έρευναΑπό τον Δρ Σαχάρ YouSef, ένας γνωστικός νευροεπιστής από το UC Berkeley, υποδηλώνει ότι η αύξηση της παραγωγικότητας απότομα μειώνεται στο σήμα των 30 λεπτών. Σύμφωνα με τον Δρ Yousef:
Πώς ο απομακρυσμένος παράγοντας εργασίας;
Θα δείτε συχνά ασύγχρονη επικοινωνία συνδεδεμένη με απομακρυσμένη εργασία - και είναι αλήθεια ότι οι απομακρυσμένοι εργάτες επικοινωνούν πιο ασύγχρονες από προεπιλογή. Αλλά αν είστε στο γραφείο ή για μεγέθυνση, όλοι μπορούν να επωφεληθούν από την αυξημένη παραγωγικότητα ασύγχρονες προσφορές επικοινωνίας.
Εάν η πλειοψηφία των απομακρυσμένων συνομιλιών εργασίας σας συμβαίνει στο Async, βεβαιωθείτε ότι έχετε επίσης χρόνο για την αλληλεπίδραση πρόσωπο με πρόσωπο, ώστε τα μέλη της ομάδας σας να αισθάνονται πιο άνετα και μέρος της ομάδας. Όταν χρειάζεται να επικοινωνήσετε συγχρόνως, να το αγκαλιάσετε.
Αγκαλιάζοντας μια ασύγχρονη ροή εργασίας
Η ασύγχρονη επικοινωνία είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να ενδυναμώσετε την ομάδα σας να κάνει μεγάλη δουλειά, ενώ αυξάνεται επίσης η ορατότητα και η διαφάνεια. Αυτός ο τύπος επικοινωνίας αυξάνει την παραγωγικότητα, βοηθά στην ομάδα σας να κάνει καλύτερες αποφάσεις και ενισχύει τη διασταυρούμενη ορατότητα σε βασικές πληροφορίες έργου.
Για να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά ασύγχρονα, χρειάζεστε έναν τρόπο να αποθηκεύσετε και να μοιραστείτε αυτές τις πληροφορίες. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε μια κοινή πηγή αλήθειας, όπως ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας.UDN Task Managerείναι έναΕργαλείο διαχείρισης εργασίαςόπου μπορείτε να οργανώσετε και να επικοινωνήσετε για την εργασία και να συγκεντρώσετε ό, τι χρειάζεται η ομάδα σας να κάνει την καλύτερη δουλειά τους.
