Asynchronní komunikace není to, co si myslíte, že je

souhrn

Asynchronní komunikace znamená jakoukoliv formu komunikace, kde nečekáte odpověď v reálném čase. I když týmy typicky upřednostňují synchronní nebo reálnou komunikaci, asynchronní komunikace může zvýšit produktivitu, pomáhat vašemu týmu lépe rozhodovat a zvýšit cross-funkční viditelnost na klíčových informacích projektu. Naučte se používat asynchronní komunikaci ve vašem týmu.

Co kdybychom vám řekli, že nejenže používáte asynchronní komunikaci každý den, ale že je to také klíčem k úspěchu na moderním pracovišti? Příliš často jsme upřednostnili osobní setkání pro věci, které by byly lépe komunikovány asynchronně v e-mailu. Pochopení, kdy se naklonit do asynchronní komunikace může pomoci vašemu týmu získat jejich nejdůležitější práce.

Už používáte asynchronní nástroje pro komunikaci každý den. Ale nemusíte jen potřebovat nástroje - také potřebujete vědět, jak je efektivně používat. Skutečný přínos asynchronní komunikace přichází, když můžete využít spolupráci, abyste získali co nejvíce z vašeho času v práci. S správným systémem můžete získat svou nejdůležitější práci a zasáhnout své cíle - bez neustálých rozptýlení. Zde je to, jak.

Co je asynchronní komunikace?

Asynchronní komunikace je jakýkoli typ komunikace, kde se dva lidé neočekávají, že budou přítomni a jsou k dispozici ve stejnou dobu. V podstatě to znamená, že když posíláte asynchronní zprávu, neočekáváte okamžitou reakci.

Věřte tomu nebo ne, už používáte asynchronní komunikaci (hodně)

Možná jste jen slyšeli pouze o asynchronní komunikaci, ale je to vlastně jeden z nejčastějších typů komunikace, kterou používáme během pracovního dne.

Jak? Jedno slovo: E-mail.

Pokaždé, když pošlete e-mail, sdílíte zprávu, která nepotřebuje okamžitou odpověď. Srdcem je e-mailem plakátem pro asynchronní komunikaci, i když nemyslíme na skutečnost, že komunikujeme asynchronně, když pošleme e-mail.

Další příklady asynchronní komunikace:

Sdílené dokumenty

Nahrané video zprávy

Nástroje pro správu projektů

Stavové zprávy

Co je to synchronní komunikace?

Synchronní komunikace je jakákoliv komunikace, která se děje v reálném čase. Přemýšlejte o obličejové konverzaci, brainstorming setkání (ať už je to vzdálené nebo osobně), nebo online chat konverzace prostřednictvím týmů společnosti Microsoft nebo Slack. S tímto typem komunikace, osoba nebo lidé, s nimiž komunikujete, jsou schopni reagovat okamžitě.

Příklady synchronní komunikace:

Setkání osob

Video konference schůzky prostřednictvím nástrojůZvětšenía Google splnit

Okamžité zasílání zpráv prostřednictvím nástrojů, jako je Slack a Microsoft týmy

Telefonní hovory

Asynchronní vs. synchronní komunikace: Pros a nevýhody

Asynchronní komunikace by neměla být použita ve vakuu. Někdy potřebujete okamžitou reakci nebo způsob, jak problém vyřešit tváří v tvář. Synchronní komunikace má své výhody - stejně jako některé nevýhody. Podívejte se na výhody a nevýhody každého typu komunikace:

Asynchronní: Klady a nevýhody

V Správce úloh UDNjsme velké fanoušci toho, jak asynchronní komunikace můžezvýšit produktivitu a Snižte práci o práci. Ale jsou zde některé nevýhody.

Chrání stavu průtoku a hlubokou práci.Protože členové týmu tráví méně času na schůzkách, mají více času na věnování skutečného zaměření a toku. Tokový stavJe pocit, že je tak "v zóně", že čas vypadá, že odpadne a nemůže být dosaženo s neustálými přerušeními.

Zvláště dobré pro distribuované týmy Přes časové zóny . Pokud váš tým není umístěn na stejném místě, synchronní komunikace může být obzvláště bolestivá. Async komunikace zajišťuje, že každý dostává informace, které potřebují, v čase a médiu, které pro ně fungují.

Veškerá komunikace je dokumentována.Ať už sdílíte písemnou komunikaci nebo zaznamenané video, jeden z klíčových přínosů asynchronní komunikace je, že je vše dokumentováno. Tímto způsobem, členové týmu, kteří potřebují přezkoumatponaučenínebo předchozí informace o projektu mohou učinit tak snadno.

Podporuje hloubku, jasnější komunikaci.Když členové týmu mají šanci shromáždit své myšlenky, mohou také upravovat a vylepšovat zprávu podle potřeby. Nějaký čas na přezkoumání jim může pomoci vyplnit chybějící mezery a poskytnout podrobnější, jasně formulovanou aktualizaci.

Často vyrábí řešení vyšší kvality.Často se naplánujeme v osobě nebo video schůzi a očekáváme, že tento problém vyřeší během této doby. Tím, že dává členům týmu šanciproblém-řešit svůj vlastní časMohou trávit více času přemýšlet o problému a potenciálně dorazí na lepší řešení.

Posílit váš tým pracovat, když jsou nejproduktivnější.Někteří členové týmu dostanou svou nejlepší práci v dopoledních hodinách, zatímco ostatní mohou být zvláště produktivní v pozdním odpoledni. Asynchronní práce může umožnit členům týmu, aby stanovili svůj vlastní pracovní plán, aby se využil produktivity.

Není okamžité.Nejzřejmější nevýhodou asynchronní komunikace je, že se neděje v reálném čase. V závislosti na typu nebo účelu zprávy to může být problém.

Časově náročné.To platí zejména pro písemné formy asynchronní komunikace. Nevýhoda s podrobnějšími psaní je, že trvá déle vytvořit.

Silos snižují průhlednost a viditelnost.Pokud jsou vaše komunikační nástroje, asynchronní komunikace může být těžší pro členy týmu najít informace a získat dobrou práci. Chcete-li bojovat, ujistěte se, že vaše asynchronní komunikační nástroje jsou sdílené zdroje informací, které každý má přístup.

Postrádá mezilidské připojení.Asynchronní komunikace může být efektivnější, ale to znamená, že nedostanete šanci spojit se svým týmem v reálném čase. Zvláště pokud spustíte vzdálený tým, ujistěte se, že také naplánujete týmová setkání a činnost týmůZlepšit dynamiku skupiny .

Nedostatek vizuálních podnětů a kontextu.Protože nemáte komunikaci tváří v tvář, komunikace Async postrádá vizuální podněty, které můžete očekávat od konverzací. Pokud jde o důležité rozhovory, jako jeřešení konfliktůNebo konstruktivní sezení zpětné vazby, zvažte to, že žije, aby se snížily nedorozumění.

Synchronní komunikace: Výhody a nevýhody

Komunikace v reálném čase je skvělý způsob, jak se připojit se svými spolupracovníky a řešit okamžité problémy. Ale tato forma komunikace má také některé významné nevýhody, které se mohou dostat do cesty vašeho týmuúčinnost a účinnost.

Řeší okamžité problémy.Jak jsme zmínili výše, synchronní komunikace má tu výhodu řešení okamžitých problémů. Pokud potřebujete řešit problém nebo přijít s řešením v tomto přesném okamžiku, synchronní komunikace je nejlepším způsobem, jak to udělat.

Podporuje mezilidskou komunikaci.Pokud komunikujete o obtížném tématu nebo sdíleníkonstruktivní kritika, Synchronní komunikace vám může pomoci zajistit, že se nic neztratí v překladu nebo je špatně interpretováno.

Zvyšuje spojení mezi lidmi.Pokud spravujete tým, ujistěte se, že jsteSetkání 1: 1s přímými zprávami alespoň jednou týdně. Synchronní setkání vám dávají šanci přihlásit se na každém zaměstnanci, nabídnout podporu a pomoci jim růst jejich kariéry.

Fosters týmová práce.Chatování s vaším týmem, hostováníAktivity pro budování týmuA dostat nějaký favetime je kritický pro efektivní týmy. Ať už je váš tým vzdálený nebo osobně, ujistěte se, že máte čas každý týden, abyste se dostali jako skupina.

Stavět na nápadech ostatních.Existují některé situace podobnéBrainstorming setkánínebo konstrukční kritika sezení - to prospěch z reálného spolupráce jednoduše proto, že je to nejlepší způsob, jak sdílet dobré nápady. Pokud je tvůrčí energie týmu rozhodující pro vaši komunikaci, je synchronní komunikace cennější než offline spolupráce.

Přerušení průtoku.Všichni jsme měli ty švýcarské sýrové setkané dny, kde, vpravo, když se vrátíte do práce, další schůzka přeruší váš proudový stav. Ačkoli samotné schůzky mohou být produktivní, rozptýlená setkání mohou zničit vaši šanci na osobní produktivitu v daném dni.

Může postrádat účel.Spousta týmů selhání na plánování schůzek, kdy může dojít k e-mailu nebo písemné aktualizaci stavu. Pokud provádíte schůzky, ujistěte se, že všichni mají účel.

Akční položky mohou klesat praskliny.Někdy, skvělé setkání brainstormingy nejsou zachyceny efektivně, a ztratíte všechny nápady genius, které jste přišli jako tým.

Vést k rozhodnutí o nižší kvalitě.Někteří lidé pociťují potřebu učinit na místě na místě při schůzích, než budou mít možnost přezkoumat a pochopit informace.

10 tipů pro efektivní použití asynchronní komunikace

Asynchronní komunikace je silný způsob, jak zvýšit produktivitu, chrání čas zaostření a posílit váš tým, aby se jejich nejvyšší dopad provedla. Ale sklízet všechny výhody, musíte se nastavit a váš tým pro úspěch.

Už používáte asynchronní komunikaci ve svém dni na den prostřednictvím věcí, jako je e-mail. Ale pokud je to poprvé, kdy jste navázali pravidla a pokyny pro asynchronní komunikaci, zkuste tyto deset tipů, abyste mohli začít.

1. Vytvořte komunikační plán

A Komunikační plánJe váš jeden stop-shop pro komunikační strategii vašeho týmu. S jasným komunikačním plánem mají členové týmu jasné odpovědi na všechny jejich projektové komunikační otázky:

Který komunikační kanál bychom měli používat, kdy?

Kdy bychom měli používat synchronní vs. asynchronní komunikaci?

Jak jsou důležité podrobnosti, jako jsou zprávy o stavu projektu, budou sděleny? Jak často budou sdíleny?

Například naSprávce úloh UDN, používáme:

Zasedání osob nebo videas definovanými schůzkami pro komunikaci v reálném čase.

Správce úloh UDN Chcete-li komunikovat asynchronně o práci, jako je vyjasnění údajů o úkolech, aktualizaci zpráv o stavu projektu nebo sdílení klíčových dokumentů projektu.

Přímé zprávyV SLACK pro synchronní komunikaci o každodenních aktualizacích a rychlých otázkách.

Slack kanályPro asynchronní aktualizace týmu.

E-mailemkomunikovat s externími zúčastněnými stranami.

2. Zvýšit viditelnost se společným pracovním prostorem

Sdílený pracovní prostor je centrálním zdrojem pravdy a komunikace pro celý tým. Sdílené pracovní prostory snižují sila a zvyšují viditelnost napříč prací.

To je obzvláště důležité pro asynchronní tým. I když váš tým uspěje na schůzce méně často, stále potřebujete způsob přístupu k informacím. Uložením všech podrobností o projektu v centrálním úložišti může každý jasně vidět, kdo dělá to, kdy.

Přirozeně si myslímeSprávce úloh UDNje to docela dobrý způsob, jak to udělat. Veškerá komunikaceSprávce úloh UDNje připojen k práci, takže vždy přesně víme, o čem mluví členové týmu. Každý může najít informace, které potřebují, aniž by se zabývají sila nebo složkami, které nemohou přistupovat. V důsledku toho není jen málo pro žádnou projektovou práci, která se děje, kde to všichni nevidí. Když se zúčastněné strany potřebují skočit, i asynchronně, mohou zkontrolovat všechny minulé komunikaci o práci na stejném místě.

3. Vložení asynchronní spolupráce v rámci týmu

Část umožňující efektivní asynchronní komunikaci pěstuje asynchronní myšlení. Pokud si každý na vašem týmu myslí-nejprve, budou pravděpodobně naplánovat schůzku sdílet aktualizaci stavu projektu, i když jste již sdíleli konvenceNapište skvělou zprávu o stavu projektu .

Když oficiálně spusťte-nebo relaunch-asynchronní komunikaci ve vašem týmu, nastavte očekávání o tom, co by mělo být setkání a co by nemělo být. Podporovat členy týmu, aby odmítli setkání, pokud si nemyslí, že musí být tam, nebo navrhnout, že schůzka by mohla být lépe sloužila jako ASync Update.

V Správce úloh UDNUdělali jsme to zveřejněním našehoSetkání manifestu. Setkání Manifesto-který byl sdílený firemní vysvětluje, kdy a jak naplánovat schůzky. V rámci manifestu, jdeme také podrobnosti o tom, když vy Mají schůzky, jako jsou aktualizace stavu sdílení nebo jiných obecných informací nebo schůzky bez agendy nebo účelu.

4. Komunikujte pracovní dobu

Asynchronní komunikace je zvláště účinná, když členové týmu jsou v různých časových pásmech. Vzdálené pracovníci mají tendenci komunikovat asynchronně ve výchozím nastavení, protože na stejné místo nejsou na stejném místě.

Zřídit, kdy budou členové týmu online a reagují na otázky, povzbuzujte každý člen týmu, aby se podělil o svou pracovní dobu. Můžete to provést nastavením do svého online kalendáře, nebo jej přidat do svého profilu v různých virtuálních nástrojíchSprávce úloh UDNa Slack.

5. Plánujte čas zaostření

Kromě komunikace pracovní doby byste měli také komunikovat, když nebudete reagovat na zprávy, i když jste online. Plánovaný čas zaostření je jedním z nejlepších způsobů, jak se dostat do hluboké práce.

Naplánovat a chránit čas zaostření:

Plánujte čas zaostřování v kalendáři.Nejlepší způsob, jak chránit čas zaostření, je naplánovat jej v kalendáři. PoužitíČas blokovánízačít.

Ztlumit oznámení.Během doby zaostření, ztlumení oznámení, takže nejste neustále vytaženi z toku. Použijte nastavení jako "Nerušit" nechat své kolegové vědět, že jste offline, ale bude zpět a reagovat na otázky krátce.

Synchronní schůzky skupiny.Pokud můžete, budovat více zaostřovacího času do kalendáře plánováním schůzek blízko u sebe. To není vždy možné, ale může efektivně odemknout prostor pro hlubokou práci. Můžete to udělat buď ručně, nebo použít integraci kalendářeVe směru hodinových ručičekautomatizovat proces.

6. Nastavte schůzi agendy pro všechny synchronní komunikace

Existují časy, kde je to nejlepší způsob, jak se věci udělat, je mluvit o nich v reálném čase. Setkání jsou cenným nástrojem pro vyrovnání vašich nápadů a komunikovatZúčastněné strany projektu .

Aby bylo synchronní setkání skutečně účinné, ujistěte se, že každý jde do setkání na stejné stránce. K tomu jsou tři kroky:

Ujistěte se, že každý setkání má účel.Když naplánujete schůzku, zeptejte se sami sebe, "mohla by to být zpráva?" Pokud je odpověď ne, zjistěte, jaký účel schůzky je, a co doufáte, že během této živé relace dosáhnete.

Sdílejte schůzi agendu a příslušné předběžné čtení před schůzi.Setkání selhávají, když členové týmu nejsou na stejné stránce. Vytvořte schůzku agendy předem, takže každý ví, co budete diskutovat. Můžete také přiřadit předběžné čtení, pokud je informační členové týmu potřebují vědět před zahájením schůzky. Pokud potřebujete rozhodovat během setkání, předběžné čtení může také dát členům týmu šanci přemýšlet o problému a přijít s některými počátečními řešeními, aniž by časová omezení živého setkání.

Držet se agendy schůzky.Setkání mohou často dostat boční sledované, a záleží jen na vás, protože setkání vede k tomu, aby věděl, zda umožnit tečnu, nebo dostat svůj tým zpět na trati. Pokud potřebujete, použijte strategie řízení časučasový časudržet vaše setkání hladce.

7. Zkuste žádný den setkání

Další skvělý způsob, jak snížit synchronní setkání, je vyzkoušet žádný den setkání. VSprávce úloh UDN, Nepoužíváme žádnou schůzku Středa jako šance pro všechny členy týmu mají vyhrazený čas pro hlubokou práci.

8. Vytvořit příležitosti pro synchronní připojení

To je obzvláště důležité pro vzdálené pracovníky, kteří nemusí dostat pravidelnou tváří v průběhu týdne pravidelně čelit. Použijte synchronní komunikaci pro snížení izolace a zvýšení spojení týmu.

Můžete to udělat nastavením týmového kanálu nebo plánování týdenního chatu pro váš tým pro připojení a odpočinek. Ačkoli Async komunikace zvyšuje produktivitu, synchronní spojení může zvýšit angažovanost a patřit.

9. Sdílejte příklady komunikace na celé společnosti

V závislosti na tom, jak váš tým v současné době dělá věci, mohou lidé naplánovat schůzky ve výchozím nastavení. Je-li to nutné, seznam a sdílení typů komunikace, která by se měla stát synchronně vs. asynchronně. V případě pochybností mohou členové týmu odkazovat tento seznam k naplánování nebo zrušení schůzek.

Příklad:

Async:

Zprávy o stavu projektu

Sdělení o práci, která není naléhavá

Projektové plány

Kladení otázek o jednotlivých projektech

Označování závislostí nebo zpoždění

Sdílení informací

Zpětná vazba a schvalování

Reálný čas:

Schůzky projektu

Brainstorming sezení

Design kritika a recenze

Denní standups.

Měsíční zasedání všech týmů

Týdenní setkání pro stavbu týmu

10. Udržujte video setkání do 30 minut

Když provádíte schůzky, udělejte vše, co můžete optimalizovat produktivitu. Jeden velký způsob, jak to udělat, je uznávat svá setkání za přibližně 30 minut, nebo představit přestávku kolem 30minutové značky pro delší setkání.

Proč?Nedávný výzkumDr. Sahar YouSef, kognitivní neuroscient od UC Berkeley, navrhuje, aby se produktivita setkání prudce poklesla na 30minutovou značku. Podle Dr. YouSefa:

Jak to dělá vzdálený pracovní faktor?

Často se zobrazí asynchronní komunikace připojená k vzdálené práci - a je pravda, že vzdálené pracovníci ve výchozím nastavení komunikují více asynchronně. Ale zda jste v kanceláři nebo přes zoom, každý může mít prospěch ze zvýšené produktivity asynchronní komunikačních nabídek.

Pokud se většina z dálkových pracovních konverzací děje Async, ujistěte se, že také nějaký čas pro vzájemnou interakci tváří v tvář, takže vaši členové týmu se mohou cítit pohodlnější a část týmu. Když potřebujete synchronně komunikovat, přijmout ji.

Objímat asynchronní pracovní postup

Asynchronní komunikace je jedním z nejlepších způsobů, jak posílit váš tým, aby získal skvělou práci, zatímco také zvyšuje viditelnost a transparentnost. Tento typ komunikace zvyšuje produktivitu, pomáhá vašemu týmu lepší rozhodnutí a zvyšuje komunikační viditelnost na klíčové informace o projektu.

Chcete-li efektivně komunikovat asynchronně, potřebujete způsob, jak ukládat a sdílet tyto informace. Chcete-li to udělat, použijte sdílený zdroj pravdy, jako nástroj pro správu práce.Správce úloh UDN je nástroj pro správu práceKde můžete organizovat a komunikovat o práci a spojit vše, co váš tým musí dostat svou nejlepší práci.