Asynkron kommunikation är inte vad du tror att det är

Sammanfattning

Asynkron kommunikation varje form av kommunikation där man inte förväntar sig ett svar i realtid. Även om lagen prioriterar vanligtvis synkron-eller realtidskommunikation kan asynkron kommunikation öka produktiviteten, hjälp ditt lag att fatta bättre beslut och öka tvärfunktionellt synlighet på nyckelprojekt info. Lär dig använda asynkron kommunikation på ditt team.

Tänk om vi skulle säga att inte bara du använder asynkron kommunikation varje dag, men att det också nyckeln till framgång i den moderna arbetsplatsen? Alltför ofta, vi prioriterar ansikte mot ansikte möten för saker som skulle vara bättre kommuniceras asynkront i ett mejl. Att förstå när man ska luta sig in asynkron kommunikation kan hjälpa ditt team få sina viktigaste arbete.

Du använder redan asynkrona verktyg för att kommunicera varje dag. Men du behöver inte bara behöver tools-du måste också veta hur man använder dem på ett effektivt sätt. Den verkliga fördelen med asynkron kommunikation kommer när du kan utnyttja samarbete för att få ut det mesta av din tid på jobbet. Med rätt system, kan du få dina viktigaste arbete och slog dina mål-utan ständiga distraktioner. Här är hur.

Vad är asynkron kommunikation?

Asynkron kommunikation är någon typ av kommunikation där två personer inte förväntas vara närvarande och tillgängliga på exakt samma tid. I grund och botten innebär detta att när du skickar ett asynkront meddelande du inte förväntar dig ett omedelbart svar.

Tro det eller ej, du redan använder asynkron kommunikation (mycket)

Du kanske har bara hört talas om asynkron kommunikation, men det är faktiskt en av de vanligaste typerna av kommunikation som vi använder under arbetsdagen.

Hur? Ett ord: e-post.

Varje gång du skickar ett e-postmeddelande, du delar ett meddelande som inte behöver en omedelbar respons. På ett sätt är e-post affischen barnet för asynkron kommunikation, även om vi inte tänker på det faktum att vi kommunicerar asynkront när vi skickar ett e-post.

Andra exempel på asynkron kommunikation:

delade dokument

Inspelade videomeddelanden

Projekthanteringsverktyg

statusrapporter

Vad är synkron kommunikation?

Synkron kommunikation är all kommunikation som sker i realtid. Tänk på ett ansikte mot ansikte konversation, en brainstorming möte (oavsett om det är avlägsen eller person), eller en online chatt via Microsoft lag eller slack. Med denna typ av kommunikation, den person eller de personer du kommunicerar med kan svara omedelbart.

Exempel på synkron kommunikation:

Personliga möten

Videokonferens möten genom verktyg somZoomoch Google Meet

Snabbmeddelanden genom verktyg som Slack och Microsoft Team

Telefonsamtal

Asynkron kontra synkron kommunikation: Fördelar och nackdelar

Asynkron kommunikation bör inte användas i ett vakuum. Ibland behöver du en omedelbar respons eller ett sätt att lösa problem ansikte mot ansikte. Real-time har synkron kommunikation sina fördelar-liksom vissa nackdelar. Ta en titt på för- och nackdelar med varje typ av kommunikation:

Asynkrona: Fördelar och nackdelar

På UDN Task ManagerVi är stora fans av hur asynkron kommunikationproduktivitetsökningenochminska arbete om arbete. Men det finns vissa nackdelar att tänka på också.

Skyddar flödestillstånd och djup arbete.Eftersom lagmedlemmar spenderar mindre tid i möten, har de mer tid att ägna sig åt riktigt fokus och flöde. FlödeslägeÄr känslan av att vara så "i zonen" den tiden verkar falla bort och kan inte uppnås med konstanta avbrott.

Särskilt bra för distribuerade lag över flera tidszoner . Om ditt lag inte ligger på samma ställe kan synkron kommunikation vara särskilt smärtsam. Async-kommunikation garanterar att alla får den information de behöver, i en tid och medium som fungerar för dem.

All kommunikation är dokumenterad.Oavsett om du delar skriftlig kommunikation eller en inspelad video är en av de viktigaste fördelarna med asynkron kommunikation att allt är dokumenterat. På det sättet, lagmedlemmar som behöver granskalärdomareller tidigare projektinformation kan göra det enkelt.

Uppmuntrar till djupare, tydligare kommunikation.När lagmedlemmar har en chans att samla sina tankar, kan de också redigera och förfina meddelandet efter behov. Någon gång att granska kan hjälpa dem att fylla i saknade luckor och ge en mer djupgående, tydligt formulerad uppdatering.

Producerar ofta högre kvalitetslösningar.Ofta, vi planerar ett personligt eller video-möte och förväntar oss att lösa problemet under den tiden. Genom att ge lagmedlemmar en chans attproblemlösning på egen hand, de kan spendera mer tid på att tänka på problemet och eventuellt komma fram till en bättre lösning.

Bemyndiga ditt lag att arbeta när de är mest produktiva.Vissa lagmedlemmar får sitt bästa arbete på morgonen, medan andra kan vara särskilt produktiva på sen eftermiddag. Asynkronarbete kan göra det möjligt för lagmedlemmar att sätta sitt eget arbetsschema för att kunna utnyttja produktiviteten.

Inte omedelbar.Den mest uppenbara nackdelen med asynkron kommunikation är att det inte händer i realtid. Beroende på typ eller syfte med ditt meddelande kan det här vara ett problem.

Tidskrävande.Detta gäller särskilt för skriftliga former av asynkron kommunikation. Nackdelen med att ha mer detaljerat skrivande är att det tar längre tid att skapa.

Silos minskar transparens och synlighet.Om dina kommunikationsverktyg är sett kan asynkron kommunikation göra det svårare för lagmedlemmar att hitta information och få bra jobb gjort. För att bekämpa det, se till att dina asynkrona kommunikationsverktyg är delade informationskällor som alla kan komma åt.

Saknar interpersonell anslutning.Asynkron kommunikation kan vara effektivare, men det betyder att du inte får chansen att ansluta till ditt lag i realtid. Speciellt om du kör ett fjärrteam, se till att även schemalägga lagmöten och teambyggande aktiviteter tillFörbättra gruppdynamiken .

Brist på visuella signaler och sammanhang.Eftersom du inte kommunicerar ansikte mot ansikte saknar async-kommunikation de visuella signaler du kan förvänta dig från konversationer. När det gäller viktiga konversationer, somKonfliktlösningeller konstruktiva återkopplingssessioner, överväga att göra det live för att minska missförstånd.

Synkron kommunikation: Fördelar och nackdelar

Kommunikation i realtid är ett bra sätt att ansluta till med dina medarbetare och lösa omedelbara problem. Men denna form av kommunikation har också några betydande nackdelar, vilket kan komma i vägen för ditt lageffektivitet och effektivitet.

Löser omedelbara problem.Som vi nämnde ovan har synkron kommunikation fördelen av att lösa omedelbara problem. Om du behöver ta itu med ett problem eller komma med en lösning på det här exakta ögonblicket är synkron kommunikation det bästa sättet att få det gjort.

Stöder interpersonell kommunikation.Om du kommunicerar om ett svårt ämne eller delningkonstruktiv kritik, synkron kommunikation kan hjälpa dig att se till att inget går vilse i översättning eller är feltolkat.

Ökar anslutningarna mellan personer.Om du hanterar ett lag, se till att du ärMöte 1: 1med dina direkta rapporter minst en gång i veckan. Synkrona möten ger dig chansen att checka in på varje anställd, erbjuda support och hjälpa dem att växa sina karriärer.

Främja lagarbete.Chattar med ditt team, hostingTeambyggande aktiviteter, och att få någon facetime är kritisk för effektiva lag. Oavsett om ditt lag är avlägset eller personligt, se till att du har tid varje vecka att komma ihop som en grupp.

Bygga på andras idéer.Det finns några situationer-liknandeBrainstorming mötenEller design kritik sessioner - som dra nytta av realtidssamarbete helt enkelt för att det är det bästa sättet att dela bra idéer. Om ett lags kreativa energi är avgörande för din kommunikation är synkron kommunikation mer värdefull än offline-samarbete.

Avbryter flödet.Vi har alla haft de schweiziska ostmöte dagar där, rätt när du kommer tillbaka till jobbet, avbryter ett annat möte ditt flödesläge. Även om mötena själva kan vara produktiva, kan spridda möten förstöra din chans för personlig produktivitet på en viss dag.

Kan sakna syfte.Många lag som standard för att schemalägga möten, när ett e-postmeddelande eller en skriftlig statusuppdatering kan göra. Om du gör schemaläggsmöten, se till att de alla har ett syfte.

Åtgärdsposter kan falla genom sprickorna.Ibland är det inte bra att möta brainstorms inte effektivt, och du förlorar alla Genius-idéerna som du kom upp som ett lag.

Kan leda till beslut med lägre kvalitet.Vissa människor känner behovet av att fatta beslut på plats under möten innan de har en chans att granska och förstå informationen.

10 tips för att använda asynkron kommunikation effektivt

Asynkron kommunikation är ett kraftfullt sätt att öka produktiviteten, skydda fokustiden och bemyndiga ditt team för att få sitt högsta effektarbete. Men för att skörda alla fördelar måste du ställa dig och ditt lag upp för framgång.

Du använder redan asynkron kommunikation i din dag till dag genom saker som e-post. Men om det här är första gången du etablerar regler och riktlinjer för asynkron kommunikation, prova dessa tio tips för att komma igång.

1. Skapa en kommunikationsplan

A kommunikationsplanÄr din one-stop-shop för ditt lags kommunikationsstrategi. Med en tydlig kommunikationsplan har lagmedlemmarna tydliga svar på alla sina projektkommunikationsfrågor, som:

Vilken kommunikationskanal ska vi använda när?

När ska vi använda synkron vs. asynkron kommunikation?

Hur kommer viktiga detaljer, som projektstatusrapporter, kommer att kommuniceras? Hur ofta kommer de att delas?

Till exempel påUDN Task Manager, vi använder:

Personliga eller videokonferensmötenmed definierade mötesagendor för realtidskommunikation.

UDN Task Manager För att kommunicera asynkront om arbete, som att klargöra uppgiftsuppgifter, uppdatera projektstatusrapporter eller dela nyckelprojektdokument.

DirektmeddelandenI slack för synkron kommunikation om dagliga uppdateringar och snabba frågor.

Slack-kanalerFör asynkron, lagövergripande uppdateringar.

E-postatt kommunicera med externa intressenter.

2. Öka synligheten med en delad arbetsyta

En delad arbetsyta är en central källa till sanning och kommunikation för hela ditt lag. Delade arbetsytor minskar silor och ökar synligheten över jobbet.

Detta är särskilt kritiskt för ett asynkron team. Även om ditt lag lyckas med att träffas mindre ofta, behöver du fortfarande ett sätt att få tillgång till information. Genom att lagra alla dina projektdetaljer i ett centralt förråd kan alla tydligt se vem som gör vad som helst när.

Naturligtvis tror viUDN Task Managerär ett ganska bra sätt att göra det här. All kommunikation iUDN Task Managerär ansluten till jobbet, så vi vet alltid exakt vilka lagmedlemmar pratar om. Alla kan hitta den information de behöver, utan att hantera silor eller mappar som de inte kan komma åt. Som ett resultat är det lite för inget projektarbete som händer där alla inte kan se det. När intressenterna behöver hoppa in, även asynkront, kan de granska all tidigare kommunikation om arbete på samma ställe.

3. Bädda in asynkron samarbete inom lagkulturen

En del av att möjliggöra effektiv async-kommunikation odlar en asynkron tankegång. Om alla på ditt lag tycker att möte - först kommer de förmodligen att schemalägga ett möte för att dela en uppdatering av projektstatus, även om du redan har delat konventioner för hur man skaSkriv en bra projektstatusrapport .

När du officiellt startar - eller omstart-asynkron kommunikation på ditt lag, ställer vi förväntningar om vad som ska vara ett möte och vad som inte borde. Uppmuntra lagmedlemmar att neka möten om de inte tror att de behöver vara där, eller föreslå att ett möte kan bättre betjänas som en async-uppdatering.

På UDN Task Manager, vi gjorde det genom att publicera vårtMöte manifest. Mötet manifesto-som delades företagsövergripande - förklarar när och hur man planerar möten. Inom manifestet går vi också in i detaljer om när du Ha ett möte-saker som att dela statusuppdateringar eller annan allmän information eller möten utan en agenda eller syfte.

4. Kommunicera arbetstiden

Asynkron kommunikation är särskilt effektiv när lagmedlemmar är i olika tidszoner. Fjärrarbetare tenderar att kommunicera asynkront som standard, eftersom de inte är på samma plats samtidigt.

För att upprätta när lagmedlemmar kommer att vara online och svara på frågor, uppmuntra varje lagmedlem att dela sina arbetstider. Du kan göra det genom att ställa upp det i din online-kalender, eller lägga till den i din profil i olika virtuella verktyg somUDN Task Manageroch slack.

5. Schema fokustid

Förutom att kommunicera din arbetstid bör du också kommunicera när du inte svarar på meddelanden, även om du är online. Planerad fokustid är ett av de bästa sätten att komma in i djupt arbete.

Att schemalägga och skydda din fokustid:

Planera fokustid på din kalender.Det bästa sättet att skydda din fokustid är att schemalägga det i din kalender. Använda sig avtidsblockeringför att starta.

Dämpa meddelanden.Under din fokustid, dämpa meddelanden så att du inte ständigt dras ur flöde. Använd inställningar som "Stör ej" för att låta dina kollegor veta att du är offline men kommer tillbaka och svarar på frågor inom kort.

Gruppens synkrona möten.Om du kan, bygga mer fokus på din kalender genom att schemalägga möten nära varandra. Det här är inte alltid möjligt, men det kan effektivt låsa upp utrymme för djupt arbete. Du kan antingen göra det manuellt, eller använd en kalenderintegration somMedursatt automatisera processen.

6. Ange mötesagendor för all synkron kommunikation

Det finns tider där det bästa sättet att få saker gjort är att prata om dem i realtid. Möten är ett värdefullt verktyg för att anpassa dina idéer och kommunicera medProjekt intressenter .

För att göra synkrona möten verkligen effektiva, se till att alla går in i mötet på samma sida. Det finns tre steg att göra det:

Se till att varje möte har ett syfte.När du planerar ett möte, fråga dig själv, "Kan det här vara ett meddelande?" Om svaret är nej, identifiera vad syftet med mötet är, och vad du hoppas kunna uppnå under den här levande sessionen.

Dela en mötesagendan och relevant förhandläsning före mötet.Möten misslyckas när lagmedlemmar inte är på samma sida. Skapa en mötesagendan i förväg, så alla vet vad du ska diskutera. Du kan också tilldela förläsning om det finns informationsteammedlemmar att veta innan mötet börjar. Om du behöver fatta beslut under mötet, kan förtrollning också ge lagmedlemmar en chans att tänka över problemet och komma med några inledande lösningar utan tidsbegränsningar i Levande möte.

Hålla fast vid din mötesagendan.Möten kan ofta få sidan spåras, och det är upp till dig som mötet leder till att veta om du vill tillåta tangenten, eller att få ditt lag tillbaka på rätt spår. Om du behöver, använda tidshanteringsstrategier somtidsboxningFör att hålla ditt möte löper smidigt.

7. Prova en ingen mötesdag

Ett annat bra sätt att minska synkrona möten är att prova en ingen mötesdag. PåUDN Task Manager, Vi använder inget möte onsdag som en chans för alla lagmedlemmar att ha dedikerad tid för djupt arbete.

8. Skapa möjligheter till synkron anslutning

Detta är särskilt viktigt för avlägsna arbetstagare, som kanske inte får regelbunden ansikte med sitt lag under veckan. Använd synkron kommunikation för att minska isolering och öka laganslutningen.

Du kan göra det genom att konfigurera en Team Slack Channel eller schemaläggning en vecka chatt för ditt lag för att ansluta och varva ner. Även om Async-kommunikation ökar produktiviteten kan synkron anslutning öka engagemang och tillhörighet.

9. Aktieföretagsövergripande kommunikationsexempel

Beroende på hur ditt lag för närvarande gör saker, kan människor som standard schemalägga möten. Vid behov, lista och dela typer av kommunikation som bör ske synkront vs. asynkront. När det är i tvivel kan lagmedlemmar referera till den här listan för att schemalägga eller avbryta möten.

Exempel:

Async:

Projektstatusrapporter

Kommunikation om arbete som inte är brådskande

Projektplaner

Ställer frågor om enskilda projekt

Flagga beroenden eller förseningar

Dela information

Feedback och godkännanden

Realtid:

Projekt Kickoff Möten

Brainstorming sessioner

Design Critique och recension

Dagliga standups

All-Team Månadsmöte

Veckovis möte för lagbyggnad

10. Håll videosmöten under 30 minuter

När du gör schemaläggningsmöten, gör vad du kan för att optimera produktiviteten. Ett bra sätt att göra det är att hämta dina möten på cirka 30 minuter, eller introducera en paus runt 30-minutersmärket för längre möten.

Varför?Ny forskningAv Dr. Sahar Yousef, en kognitiv neuroscientist från UC Berkeley, föreslår att möta produktiviteten kraftigt minskar på 30-minutersmarkeringen. Enligt Dr. YouseF:

Hur är fjärrfaktorn i?

Du kommer ofta att se asynkron kommunikation ansluten till fjärrarbete - och det är sant att fjärrarbetare kommunicerar mer asynkront som standard. Men om du är på kontoret eller över zoom kan alla dra nytta av den ökade produktiviteten asynkrona kommunikationserbjudanden.

Om majoriteten av dina fjärranslutna konversationer händer async, se till att du också gör lite tid för ansikte mot ansikte interaktion så att dina lagmedlemmar kan känna sig bekvämare och en del av laget. När du behöver synkront kommunicera, omfamna den.

Omfamna ett asynkron arbetsflöde

Asynkron kommunikation är ett av de bästa sätten att bemyndiga ditt team för att få bra jobb gjort samtidigt som det ökar synligheten och insynen. Denna typ av kommunikation ökar produktiviteten, hjälper ditt team bättre beslut och ökar tvärfunktionell synlighet på nyckelprojektinformation.

För att effektivt kommunicera asynkront, behöver du ett sätt att lagra och dela den informationen. För att göra detta, använd en gemensam källa till sanning, som ett arbetshanteringsverktyg.UDN Task Managerär enArbetshanteringsverktygdär du kan organisera och kommunicera om arbete och samla allt som ditt team behöver få sitt bästa arbete.