Comunicarea asincronă nu este ceea ce credeți că este

rezumat

Comunicarea asincronă înseamnă orice formă de comunicare în care nu vă așteptați la un răspuns în timp real. Chiar dacă echipele prioritizează în mod obișnuit comunicarea sincronă sau în timp real, comunicarea asincronă poate crește productivitatea, ajutați-vă echipa să ia decizii mai bune și să stimuleze vizibilitatea transfrontalieră la informațiile cheie ale proiectului. Aflați cum să utilizați comunicarea asincronă a echipei dvs.

Dacă am fi să vă spunem că nu numai că utilizați o comunicare asincronă în fiecare zi, dar că este și cheia succesului în locul de muncă modern? De prea multe ori, prioritizăm întâlnirile față-în-față pentru lucrurile care ar fi mai bine comunicate asincron într-un e-mail. Înțelegerea când să vă sprijiniți în comunicarea asincronă vă poate ajuta echipa să obțină cea mai importantă lucrare.

Utilizați deja instrumente asincrone pentru a comunica în fiecare zi. Dar nu aveți nevoie doar de instrumente - trebuie, de asemenea, să știți cum să le utilizați eficient. Beneficiul adevărat al comunicării asincrone vine atunci când puteți folosi colaborarea pentru a profita la maximum de timpul dvs. la locul de muncă. Cu sistemul potrivit, puteți obține munca cea mai importantă și a lovit obiectivele dvs. - fără distragere constantă. Iată cum.

Ce este comunicarea asincronă?

Comunicarea asincronă este orice tip de comunicare în care nu se așteaptă ca două persoane să fie prezente și disponibile în același timp. Practic, acest lucru înseamnă că atunci când trimiteți un mesaj asincron, nu vă așteptați la un răspuns imediat.

Credeți sau nu, utilizați deja comunicare asincronă (foarte mult)

S-ar putea să fiți auzit doar de comunicare asincronă, dar este de fapt unul dintre cele mai frecvente tipuri de comunicare pe care o folosim în timpul zilei de lucru.

Cum? Un cuvânt: e-mail.

De fiecare dată când trimiteți un e-mail, partajați un mesaj care nu are nevoie de un răspuns instantaneu. Într-un fel, e-mailul este copilul poster pentru comunicare asincronă, chiar dacă nu ne gândim la faptul că comunicăm asincron când trimitem un e-mail.

Alte exemple de comunicare asincronă:

Documente comune

Mesaje video înregistrate

Instrumente de management de proiect

Rapoarte de stare

Ce este comunicarea sincronă?

Comunicarea sincronă este orice comunicare care se întâmplă în timp real. Gândiți-vă la o conversație față-în-față, o întâlnire de brainstorming (indiferent dacă este la distanță sau în persoană) sau o conversație de chat online prin intermediul echipelor Microsoft sau Slack. Cu acest tip de comunicare, persoana sau persoanele pe care le comunicați sunt capabile să răspundă imediat.

Exemple de comunicare sincronă:

Întâlniri în persoană

Întâlniri de conferințe video prin instrumente cum ar fiZoom.și Google se întâlnește

Mesaje instantanee prin instrumente precum echipele slabe și Microsoft

Apeluri telefonice

Asincron vs. comunicare sincronă: argumente pro și contra

Comunicarea asincronă nu ar trebui să fie utilizată într-un vid. Uneori, aveți nevoie de un răspuns imediat sau o modalitate de a rezolva problema față în față. În timp real, comunicarea sincronă are avantajele sale - precum și unele dezavantaje. Aruncați o privire la avantajele și dezavantajele fiecărui tip de comunicare:

Asincron: Pro și Contra

La Manager de sarcini UDN., suntem fanii mari despre cât de comunicare asincronă poatecrește productivitatea și reducerea muncii despre muncă. Dar există și unele dezavantaje care trebuie luate în considerare.

Protejează starea fluxului și lucrările profunde.Deoarece membrii echipei petrec mai puțin timp în întâlniri, au mai mult timp să dedice focalizării și fluxului real. Starea fluxuluiEste sentimentul de a fi așa "în zonă" în acel moment pare să cadă și nu poate fi realizat cu întreruperi constante.

Mai ales bun pentru echipele distribuite în mai multe zone de timp . Dacă echipa dvs. nu este localizată în același loc, comunicarea sincronă poate fi deosebit de dureroasă. Async Comunicarea asigură că toată lumea primește informațiile de care au nevoie, într-un timp și un mediu care funcționează pentru ei.

Toate comunicațiile sunt documentate.Indiferent dacă partajați comunicarea scrisă sau un videoclip înregistrat, unul dintre beneficiile cheie ale comunicării asincrone este că totul este documentat. În acest fel, membrii echipei care au nevoie să revizuiascălecții învățatesau informațiile anterioare ale proiectului pot face acest lucru atât de ușor.

Încurajează mai multă comunicare detaliată și mai clară.Când membrii echipei au șansa de a-și aduna gândurile, pot, de asemenea, să editeze și să rafineze mesajul după cum este necesar. Uneori de revizuire le poate ajuta să completeze lacunele lipsă și să ofere o actualizare mai aprofundată și clar formulată.

Adesea produce soluții de calitate superioară.Adesea, programulim o întâlnire în persoană sau video și așteptăm să rezolvăm problema în acel moment. Oferind membrilor echipei o șansăProblema rezolvă în timpul lor, ei pot petrece mai mult timp gândindu-se asupra problemei și pot ajunge la o soluție mai bună.

Împuterniciți-vă echipei să lucreze când sunt cele mai productive.Unii membri ai echipei își fac cea mai bună lucrare în dimineața, în timp ce alții ar putea fi deosebit de productivi în după-amiaza târziu. Lucrările asincrone pot permite membrilor echipei să își stabilească propriul program de lucru pentru a valorifica productivitatea.

Nu imediat.Cel mai evident dezavantaj al comunicării asincrone este că nu se întâmplă în timp real. În funcție de tipul sau scopul mesajului dvs., aceasta poate fi o problemă.

Consumă timp.Acest lucru este valabil mai ales pentru formele scrise de comunicare asincronă. Dezavantajul de a avea o scriere mai detaliată este că durează mai mult pentru a crea.

Silozurile reduc transparența și vizibilitatea.Dacă instrumentele dvs. de comunicare sunt soli, comunicarea asincronă poate face mai greu membrii echipei să găsească informații și să facă o muncă bună. Pentru a combate acest lucru, asigurați-vă că instrumentele dvs. asincrone de comunicare sunt surse comune de informații pe care toată lumea le poate accesa.

Nu are conexiune interpersonală.Comunicarea asincronă poate fi mai eficientă, dar înseamnă că nu aveți ocazia să vă conectați cu echipa dvs. în timp real. Mai ales dacă conduci o echipă la distanță, asigurați-vă că și programul de întâlniri de echipă și activități de construcție a echipeiÎmbunătățiți dinamica grupului .

Lipsa indicelor și contextului vizual.Pentru că nu comunicați față în față, Comunicarea Async nu are indicii vizuale pe care ați putea aștepta de la conversații. Când vine vorba de conversații importante, cum ar firezolvarea conflictuluiSau sesiuni de feedback constructive, luați în considerare să o trăiți pentru a reduce neînțelegerile.

Comunicare sincronă: Pro și contra

Comunicarea în timp real este o modalitate excelentă de a vă conecta cu colegii dvs. și de a rezolva problemele imediate. Dar această formă de comunicare are, de asemenea, unele dezavantaje semnificative, care pot ajunge în calea echipei dvs.eficiența și eficacitatea.

Rezolvă problemele imediate.După cum am menționat mai sus, comunicarea sincronă are avantajul de a rezolva problemele imediate. Dacă aveți nevoie să abordați o problemă sau să veniți cu o soluție în acest moment exact, comunicarea sincronă este cea mai bună modalitate de a face acest lucru.

Sprijină comunicarea interpersonală.Dacă comunicați despre un subiect sau o partajare dificilăcritica constructiva, comunicarea sincronă vă poate ajuta să vă asigurați că nimic nu se pierde în traducere sau este interpretat greșit.

Crește conexiunile între oameni.Dacă gestionați o echipă, asigurați-vă că suntețiÎntâlnirea 1: 1cu rapoartele dvs. directe cel puțin o dată pe săptămână. Întâlnirile sincrone vă oferă o șansă de a verifica pe fiecare angajat, oferă suport și de a le ajuta să-și crească cariera.

Fostește munca în echipă.Chatând cu echipa dvs., găzduireaActivități de construcție a echipei, și obținerea unor lucruri facime este esențială pentru echipe eficiente. Indiferent dacă echipa dvs. este îndepărtată sau în persoană, asigurați-vă că aveți timp în fiecare săptămână pentru a veni împreună ca grup.

Să construiască ideile altora.Există câteva situațiiÎntâlniri de brainstormingsau proiectarea sesiunilor de criticare - care beneficiază de colaborarea în timp real, pur și simplu pentru că este cea mai bună modalitate de a împărtăși idei bune. Dacă energia creativă a echipei este esențială pentru comunicarea dvs., comunicarea sincronă este mai valoroasă decât colaborarea offline.

Întrerupe fluxul.Cu toții am avut acele zile de întâlnire a brânzei elvețiene, unde, chiar când vă întoarceți în muncă, o altă întâlnire întrerupe starea fluxului. Deși întâlnirile în sine ar putea fi productive, întâlnirile împrăștiate vă pot distruge șansa de productivitate personală într-o anumită zi.

Poate lipsa scopului.O mulțime de echipe implicit la planificarea întâlnirilor, atunci când un e-mail sau o actualizare de stare scrisă ar putea face. Dacă faceți întâlniri de programare, asigurați-vă că toate au un scop.

Elementele de acțiune pot cădea prin crăpături.Uneori, Marele Întâlnire Brainstorms nu sunt capturate eficient și pierzi toate ideile de geniu pe care le-ai venit ca o echipă.

Poate duce la decizii de calitate inferioară.Unii oameni simt nevoia de a lua decizii la fața locului în timpul întâlnirilor, înainte ca ei să aibă șansa de a revizui și de a înțelege informațiile.

10 sfaturi pentru a utiliza o comunicare asincronă în mod eficient

Comunicarea asincronă este o modalitate puternică de a crește productivitatea, de a proteja timpul de focalizare și de a vă împuternici echipa pentru a obține munca cea mai mare cu impact. Dar pentru a culege toate beneficiile, trebuie să vă stabiliți și echipa dvs. pentru succes.

Utilizați deja o comunicare asincronă în ziua de azi prin intermediul unor lucruri precum e-mail. Dar dacă aceasta este prima dată când stabiliți reguli și îndrumări pentru comunicarea asincronă, încercați aceste zece sfaturi pentru a începe.

1. Creați un plan de comunicare

A Plan de comunicareeste magazinul dvs. unic pentru strategia de comunicare a echipei dvs. Cu un plan clar de comunicare, membrii echipei au răspunsuri clare la toate întrebările de comunicare a proiectului, cum ar fi:

Ce canal de comunicare trebuie să folosim când?

Când trebuie să folosim comunicarea sincronă vs. asincronă?

Cum sunt detaliile importante, cum ar fi rapoartele privind starea de proiect, vor fi comunicate? Cât de frecvent vor fi împărțite aceste?

De exemplu, laManager de sarcini UDN., folosim:

Persoane sau întâlniri de conferințe videocu agende de întâlnire definite pentru comunicarea în timp real.

Manager de sarcini UDN. Pentru a comunica asincron despre muncă, cum ar fi clarificarea detaliilor sarcinii, actualizarea rapoartelor de stare a proiectului sau partajarea documentelor cheie ale proiectului.

Mesaje directeÎn slăbiciune pentru comunicarea sincronă despre actualizările zilnice și întrebările rapide.

Canalele slabePentru actualizări asincrone, la nivel de echipă.

E-mailsă comunice cu părțile interesate externe.

2. Creșteți vizibilitatea cu un spațiu de lucru comun

Un spațiu de lucru comun este o sursă centrală de adevăr și comunicare pentru întreaga echipă. Spațiile de lucru comune reduc silozurile și cresc vizibilitatea între muncă.

Acest lucru este deosebit de critică pentru o echipă asincronă. Chiar dacă echipa dvs. reușește să se întâlnească mai puțin frecvent, aveți nevoie de o modalitate de a accesa informații. Prin stocarea tuturor detaliilor proiectului într-un depozit central, toată lumea poate vedea în mod clar cine face ce urmează când.

Firește, credem noiManager de sarcini UDN.este o modalitate destul de bună de a face acest lucru. Toate comunicarea In.Manager de sarcini UDN.este conectat la muncă, așa că știm întotdeauna exact ce vorbesc membrii echipei. Toată lumea poate găsi informațiile de care au nevoie, fără a se ocupa de silozuri sau foldere pe care nu le pot accesa. Ca rezultat, nu există prea multe lucruri de lucru care se întâmplă în cazul în care toată lumea nu o poate vedea. Atunci când părțile interesate trebuie să sari, chiar și în asincron, pot revizui toate comunicarea trecută despre locul de muncă în același loc.

3. Încorporați colaborarea asincronă în cadrul culturii de echipă

O parte din activarea eficientă a asyncului este cultivarea unei mentalități asincrone. Dacă toată lumea din echipa dvs. crede că se întâlnesc în primul rând, vor programa probabil o întâlnire pentru a împărtăși o actualizare a stării proiectului, chiar dacă ați comis deja convenții pentru cum să putețiScrieți un raport excelent de stare a proiectului .

Când lansați oficial comunicare asincronă din echipa dvs., stabiliți așteptări despre ceea ce ar trebui să fie o întâlnire și ce nu ar trebui. Încurajați membrii echipei să refuze întâlnirile dacă nu cred că trebuie să fie acolo sau să sugereze că o întâlnire ar putea fi mai bine servită ca o actualizare async.

La Manager de sarcini UDN., am făcut acest lucru prin publicarea noastrăManifestul de întâlnire. Manifestul de întâlnire - care a fost împărțit la nivel de companie-explică când și cum să programeze întâlniri. În cadrul manifestului, mergem și în detalii despre când tu au o întâlnire-lucruri cum ar fi schimbarea actualizărilor de stare sau alte informații generale sau întâlniri fără o agendă sau un scop.

4. Comunicați orele de lucru

Comunicarea asincronă este deosebit de eficientă atunci când membrii echipei sunt în zone diferite de timp. Lucrătorii la distanță tind să comunice asincron în mod implicit, deoarece nu se află în același loc în același timp.

Pentru a stabili când membrii echipei vor fi online și vor răspunde la întrebări, încurajează fiecare membru al echipei să-și împărtășească programul de lucru. Puteți face acest lucru prin configurarea acestuia în calendarul dvs. online sau adăugarea acestuia în profilul dvs. în diferite instrumente virtuale cum ar fiManager de sarcini UDN.și slăbită.

5. Planificarea timpului de focalizare

În plus față de comunicarea orelor de lucru, ar trebui, de asemenea, să comunicați atunci când nu veți răspunde la mesaje, chiar dacă sunteți online. Ora de focalizare programată este una dintre cele mai bune modalități de a intra în lucru profund.

Pentru a programa și a vă proteja timpul de focalizare:

Programați timpul de focalizare în calendarul dvs.Cea mai bună modalitate de a vă proteja timpul de focalizare este să o programați în calendarul dvs. UtilizareBlocarea timpuluipentru a incepe.

Notificări dezactivate.În timpul perioadei de focalizare, notificările de dezactivare, astfel încât să nu vă scoateți în mod constant fluxul. Utilizați setările precum "Nu deranjați" pentru a permite colegilor dvs. să știe că sunteți offline, dar veți reveni și răspunde la întrebări în curând.

Întâlniri sincrone de grup.Dacă puteți, construi mai mult timp de focalizare în calendarul dvs. prin programarea întâlnirilor aproape împreună. Acest lucru nu este întotdeauna posibil, dar poate debloca eficient spațiu pentru lucrări profunde. Puteți face acest lucru manual sau puteți folosi o integrare a calendaruluiÎn sensul acelor de ceasornicpentru a automatiza procesul.

6. Setați agendele de întâlnire pentru toate comunicațiile sincrone

Există momente în care cel mai bun mod de a face lucrurile este să vorbești despre ele în timp real. Întâlnirile reprezintă un instrument valoros pentru a vă alinia ideile și pentru a comunica cuPersoane interesate de proiect .

Pentru a face întâlniri sincrone cu adevărat eficiente, asigurați-vă că toată lumea intră în întâlnirea de pe aceeași pagină. Există trei pași pentru a face acest lucru:

Asigurați-vă că fiecare întâlnire are un scop.Când programați o întâlnire, întrebați-vă: "Ar putea fi un mesaj?" Dacă răspunsul este nu, identificați ce este scopul întâlnirii și ceea ce sperați să realizați în timpul acestei sesiuni live.

Distribuiți o agendă de întâlnire și pre-citirea relevantă înainte de întâlnire.Întâlnirile nu reușesc atunci când membrii echipei nu sunt pe aceeași pagină. Creați o agendă de întâlnire în prealabil, astfel încât toată lumea știe ce veți discuta. De asemenea, puteți atribui pre-citirea dacă există membrii echipei de informare trebuie să știe înainte de începerea întâlnirii. Dacă trebuie să luați decizii în timpul întâlnirii, pre-citirea poate oferi și membrilor echipei șansa de a gândi la această problemă și de a veni cu câteva soluții inițiale, fără constrângerile de timp ale întâlnirii live.

Stați la agenda dvs. de întâlnire.Întâlnirile pot deveni adesea urmăriți lateral și depinde de dvs., deoarece întâlnirea conduce la cunoașterea tangentului sau pentru a obține echipa dvs. pe drumul cel bun. Dacă aveți nevoie, utilizați strategii de gestionare a timpului cum ar fiTimeboxingpentru a vă menține întâlnirea fără probleme.

7. Încercați o zi de întâlnire

O altă modalitate excelentă de a reduce întâlnirile sincrone este de a încerca o zi de întâlnire. LaManager de sarcini UDN., nu folosim nici o întâlnire miercuri ca o șansă pentru toți membrii echipei să aibă timp dedicat muncii profunde.

8. Creați oportunități pentru conexiunea sincronă

Acest lucru este deosebit de important pentru lucrătorii la distanță, care ar putea să nu primească o întâlnire obișnuită cu echipa lor în timpul săptămânii. Utilizați comunicarea sincronă pentru a reduce izolarea și a crește conexiunea la echipă.

Puteți face acest lucru prin înființarea unui canal de echipă sau programarea unui chat săptămânal pentru a vă conecta și a vă relaxa. Deși comunicarea Async stimulează productivitatea, conexiunea sincronă poate stimula angajamentul și apartenența.

9. Împărtășește exemple de comunicare la nivel de companie

În funcție de modul în care echipa dvs. face în prezent lucrurile, oamenii pot programa întâlniri în mod implicit. Dacă este necesar, lista și partajarea tipurilor de comunicare care ar trebui să se întâmple sincron vs. asincron. Când sunteți îndoieli, membrii echipei pot face referire la această listă pentru a programa sau întâlnirile de anulare.

Exemplu:

Async:

Rapoarte de stare a proiectului

Comunicare despre muncă care nu este urgentă

Planuri de proiect

Punând întrebări despre proiectele individuale

Dependențe dependente sau întârzieri

Partajarea informațiilor

Feedback și aprobări

În timp real:

Întâlniri de kickoff de proiect

Sesiuni de brainstorming

Proiectare critică și revizuire

Standup-urile zilnice

Întâlnirea lunară a echipei

Întâlnire săptămânală pentru clădirea de echipă

10. Păstrați întâlnirile video sub 30 de minute

Când faceți întâlniri de programare, faceți tot ce puteți pentru a optimiza productivitatea. O modalitate excelentă de a face acest lucru este să vă așezați întâlnirile la aproximativ 30 de minute sau să introduceți o pauză în jurul mărcii de 30 de minute pentru întâlniri mai lungi.

De ce?Cercetare recentăDe Dr. Sahar Yousef, un neurolog cognitiv de la UC Berkeley, sugerează că productivitatea de întâlnire scade brusc la marcajul de 30 de minute. Potrivit Dr. Yousef:

Cum funcționează factorul de lucru la distanță?

Veți vedea adesea comunicarea asincronă conectată la locul de muncă la distanță - și este adevărat că lucrătorii la distanță comunică mai mult asincron în mod implicit. Dar dacă sunteți în birou sau peste zoom, toată lumea poate beneficia de o productivitate crescută de comunicare asincronă.

Dacă majoritatea conversațiilor dvs. de lucru la distanță se întâmplă Async, asigurați-vă că, de asemenea, faceți ceva timp pentru interacțiunea față în față, astfel încât membrii echipei dvs. să se simtă mai confortabil și o parte din echipă. Când trebuie să comunicați sincron, îmbrățișați-l.

Îmbrățișând un flux de lucru asincron

Comunicarea asincronă este una dintre cele mai bune modalități de a vă împuternici echipa pentru a obține o mare lucrare în timp ce crește vizibilitatea și transparența. Acest tip de comunicare crește productivitatea, ajută echipa dvs. să ia decizii mai bune și mărește vizibilitatea transfrontalieră a informațiilor cheie ale proiectului.

Pentru a comunica eficient Asynchron, aveți nevoie de o modalitate de a stoca și de a împărtăși aceste informații. Pentru a face acest lucru, utilizați o sursă comună de adevăr, ca un instrument de gestionare a muncii.Manager de sarcini UDN.este A.Instrumentul de gestionare a munciiUnde puteți organiza și comunica despre muncă și puteți reuni tot ceea ce echipa dvs. trebuie să facă cea mai bună lucrare.