Eficiencia frente a efectividad en los negocios: por qué su equipo necesita ambos
Si nunca ha pensado en la diferencia entre la eficiencia y la eficacia, no está solo, de hecho, la mayoría de los equipos usan estos términos de manera intercambiable. Pero comprender la diferencia entre estas dos estrategias empresariales puede ayudar a su equipo a tener éxito.
En su libro, Peter Drucker fijado que "la eficiencia está haciendo las cosas bien, la efectividad está haciendo lo correcto". Idealmente, desea construir un equipo que sea eficiente y efectivo, después de todo, todos quieren hacer las cosas correctas. Para encontrar ese punto dulce, comience por entender lo que significa cada término y cuándo debe centrarse en cada métrica.
¿Qué es la eficiencia?
La eficiencia significa hacer las cosas "correctas", ya que eso significa moverse más rápido, hacer un trabajo realizado con menos recursos, lo que logra grandes proyectos con un presupuesto más pequeño, o que de otro modo está haciendo "más" con "menos".
En general, equipos eficientes:
Ejecutar proyectos impulsados por el proceso
Construir Planes de gestión de recursos
Abrazar automatización
Tener éxito con recursos limitados
Centrarse en el trabajo directamente delante de ellos.
Medir el progreso contra métricas específicas.
¿Qué es la efectividad?
La efectividad significa trabajar en las cosas "correctas", es decir, las cosas que conducen al valor comercial y mueven la aguja en los objetivos de la compañía. Hoy en día, pocos equipos son efectivos para conectar su trabajo actual a objetivos más amplios de la compañía. En una reciente Estudio de más de 6.000 trabajadores del conocimiento. Solo el 26% de los empleados informaron tener una comprensión muy clara de cómo se relaciona su trabajo individual con los objetivos de la compañía y solo el 16% dijo que su compañía es muy efectiva para establecer y comunicar objetivos.
Los equipos efectivos saben cómo priorizar y dedicar recursos apropiados a las iniciativas importantes. Tienen una clara sensación de cómo se adapta a su trabajo en la estrategia y los objetivos de la empresa más grande, y utilizan este conocimiento para informar sobre qué trabajar y dónde dedicar sus recursos.
En general, equipos efectivos:
Están orientados a objetivos
Invertir en resultados
Centrarse en el cliente o usuario final
Conecta su trabajo a la imagen grande.
¿Cuál es más importante?
Para ejecutar un equipo verdaderamente excelente, necesita eficiencia y eficacia. Un equipo eficiente que no es efectivo está recibiendo trabajo rápidamente, pero pueden priorizar las iniciativas incorrectas. Alternativamente, un equipo efectivo que no es eficiente es hacer el trabajo correcto, pero no en la velocidad ideal.
Imagine que su equipo de ventas está lanzando su producto a un nuevo cliente empresarial. El departamento de TI se ha involucrado, y han pedido un campo y una demostración de cada uno de los tres productos que están considerando la implementación. Así es como podría salir el proceso dependiendo de si su equipo es eficiente, efectivo, tampoco o ambos:
Eficiente pero no efectivo: El equipo construye una terraza y una demo en solo tres días. Pero una vez que se presentan, el cliente potencial está insatisfecho porque el contenido se centró en las cosas incorrectas. En última instancia, los materiales de presentación no hablaban con sus necesidades específicas de la compañía. Ellos deciden ir en una dirección diferente.
No es eficiente pero efectivo: El equipo trabaja juntos para construir una demostración y una cubierta de vanguardia, pero las toma dos semanas. El cliente está insatisfecho con cuánto tiempo se tardó en escuchar de su equipo. Pasas varias semanas más negociando y lanzando.
Ni eficientes ni efectivos: El equipo no ha construido completamente sus procesos de ventas, por lo que nadie está claro en quién está creando la cubierta o demo. En última instancia, el equipo puede raspar algo juntos, pero no habla con el verdadero valor de su producto ni comunica su posición competitiva al cliente. Ellos deciden ir en una dirección diferente.
Eficiente y efectivo: El equipo tiene un flujo de trabajo claro y es capaz de construir una cubierta y una demo en cinco días. La semana siguiente, el tono tiene el resultado deseado: ¡el cliente decide seguir adelante con su producto!
Cómo mejora la eficacia conduce a una mayor eficiencia
Idealmente, desea construir un equipo que sea eficiente y efectivo. Pero tiene que comenzar desde algún lugar, y tratar de implementar ambas metodologías a la vez podría no obtener el efecto deseado. Entonces, comience por resolver la efectividad antes de trabajar en la eficiencia.
Al priorizar la efectividad, está asegurando que su equipo esté trabajando en iniciativas que muevan la aguja hacia los objetivos pertinentes de la compañía. Luego, una vez que haya desarrollado la efectividad como una práctica, puede optimizar la eficiencia, en otras palabras, hacer el mismo trabajo efectivo en menos tiempo.
Tome, por ejemplo, un proyecto multifuncional entre los equipos creativos y de diseño web. El objetivo es rediseñar la página de inicio de la compañía para comunicar mejor el valor del valor de la compañía. Al principio, el equipo no es ni efectivo ni eficiente. No tienen claridad sobre el propietario del valor que están comunicando, cómo beneficia a sus clientes, o qué mensajes priorizan en la página de inicio.
El equipo comienza tomando medidas para resolver la efectividad y obtener a todos en la misma página. Ellos invierten en un Plataforma de gestión de trabajo para coordinar la información en varios niveles de su organización y conectar iniciativas individuales a más amplias objetivos de la empresa . Con una mayor comprensión de la estrategia de Big-Picture, el equipo puede crear una página de inicio que mejor representa a su compañía y sirve a sus clientes.
El equipo aún no es totalmente eficiente, le tomó un tiempo para que se estuvieran en funcionamiento, y el proceso de revisión tardó más tiempo del que lo querían. Pero al enfocarse en la efectividad, aseguraron que su Proyecto entregable[dieciséis]Estaba en línea con los objetivos de la compañía. El siguiente paso es ser más rápido y más eficiente.
Construyendo un equipo que es eficiente y efectivo.
En última instancia, el objetivo es ayudar a que su equipo se vuelva eficiente y efectivo. Hacerlo significa que su equipo puede ver el panorama general, al tiempo que prioriza la velocidad y productividad . Si bien el primer paso es maximizar la efectividad, hay varios pasos que puede tomar para respaldar a su equipo en la creación de mejores prácticas eficientes y efectivas.
1. Comience por conectar los objetivos al trabajo cotidiano.
Su equipo no puede ser efectivo sin comprender cómo su trabajo afecta a los objetivos de su empresa. Asegúrese de que tengan una clara visibilidad en la forma en que contribuyen a su Misión y visión de la compañía. . La mejor manera de hacerlo es con una herramienta de gestión de trabajo.
2. Aumentar la visibilidad multifuncional.
Los equipos efectivos no funcionan en Silos. Para establecer su equipo para el éxito, asegúrese de que tengan una comprensión de cómo su trabajo se relaciona con otras iniciativas y proyectos. Cuando todos tengan visibilidad en la OMS que realizan qué cuando, los miembros del equipo pueden dedicar menos tiempo a la coordinación de trabajo y más tiempo en proyectos de alto impacto.
3. Invertir en automatización e integración.
Una vez que su equipo tiene un manejo de efectividad, es hora de aumentar la eficiencia. Una forma de hacerlo es automatizar el trabajo manual o duplicativo a través de Automatización de procesos de negocios (BPA)[dieciséis]. De acuerdo con la Anatomía del índice de trabajo. , el trabajador del conocimiento promedio gasta el 60% de su tiempo en el trabajo sobre las cosas del trabajo, como perseguir las aprobaciones, en la búsqueda de información o un trabajo de duplicación que ya se ha completado. Por Automatización de procesos manuales.[dieciséis], usted libera más tiempo para que su equipo gaste en mano de obra estratégica y calificada.
Además del trabajo sobre el trabajo, los trabajadores del conocimiento pierden el cambio de tiempo crítico entre las aplicaciones y la búsqueda de información. Estudios muestran que los trabajadores del conocimiento cambian de entre 10 aplicaciones hasta 25 veces al día. Con demasiada frecuencia, nuestras herramientas de negocios no pueden hablar entre sí, lo que significa que los empleados deben cambiar entre correo electrónico, plataformas de mensajería, herramientas específicas de la función y Software de gestión de proyectos[dieciséis]. En su lugar, busca una manera de integrar Sus herramientas de negocios más importantes, por lo que tiene acceso a toda su información importante en un solo lugar.
4. Identificar áreas de mejora.
Para ser eficientes, necesitas entender dónde está el retraso. Cuando el trabajo está vencido o los miembros del equipo están sobrecargados con exceso de trabajo, señala que los puntos de estrés al principio pueden ayudarlo a reevaluar y redistribuir los recursos si es necesario.
Desarrollar un proceso claro para marcar e identificar áreas de mejora puede ayudar a su equipo a ser proactivo, en lugar de reactivar. Esto no solo aumenta la eficiencia, ya que está eliminando el trabajo innecesario, pero también aumenta la efectividad al ayudar a su equipo a ser más consciente de su trabajo.
¿En cuanto a cómo puedes llegar allí? Asegúrese de que cada iniciativa tenga registros regulares donde pueda compartir el progreso del proyecto y cualquier bloqueador. No programe este trabajo como una reunión, en cambio, comparte Informes de estado del proyecto[dieciséis]En el mismo lugar donde trabaja, por lo que puede escanear rápidamente para ver qué es lo que está fuera de la pista y readó, según sea necesario.
Con lo ineficiente e ineficaz, en el nuevo
Construir un equipo eficiente y efectivo llevará tiempo. Para llegar allí, comience por centrarse en la efectividad y empoderar a su equipo con claridad a los objetivos y prioridades de la compañía. Luego se centre en la eficiencia invirtiendo en la automatización y reduciendo el trabajo sobre el trabajo. ¿Interesado en aprender más? Obtener 12 consejos para ser más productivos hoy[dieciséis] .
