efektivitas vs efisiensi dalam bisnis: Mengapa tim Anda perlu kedua

Jika Anda tidak pernah berpikir tentang perbedaan antara efisiensi dan efektivitas, Anda tidak sendirian-pada kenyataannya, sebagian besar tim menggunakan istilah ini secara bergantian. Tetapi memahami perbedaan antara kedua strategi bisnis ini dapat membantu tim Anda sukses.

Dalam bukunya, Peter Druckermenyatakanbahwa “efisiensi adalah melakukan hal yang benar, efektivitas adalah melakukan hal yang benar.” Idealnya, Anda ingin membangun sebuah tim yang efisien dan efektif-setelah semua, semua orang ingin melakukan hal yang benar benar. Untuk menemukan bahwa sweet spot, mulai dengan memahami apa yang masing-masing berarti jangka dan ketika Anda harus fokus pada setiap metrik.

Apa efisiensi?

Efisiensi berarti melakukan hal-hal yang “benar” -apakah itu berarti bergerak lebih cepat, mendapatkan pekerjaan yang dilakukan dengan sumber daya yang lebih sedikit, mencapai proyek-proyek besar dengan anggaran yang lebih kecil, atau sebaliknya melakukan “lebih” dengan “kurang.”

Secara umum, tim yang efisien:

proyek proses-driven Run

Membangunrencana pengelolaan sumber daya

otomatisasi pelukan

Sukses dengan sumber daya yang terbatas

Fokus pada pekerjaan langsung di depan mereka

Mengukur kemajuan terhadap metrik tertentu

Apa efektivitas?

Efektivitas berarti bekerja pada “benar” hal-yang mengatakan, hal-hal yang nilai bisnis drive dan memindahkan jarum pada tujuan perusahaan. Hari ini, beberapa tim yang efektif menghubungkan pekerjaan mereka saat ini untuk tujuan perusahaan yang lebih luas. Dalam baru-baru inistudi lebih dari 6.000 pekerja pengetahuan, Hanya 26% dari karyawan melaporkan memiliki pemahaman yang sangat jelas tentang bagaimana pekerjaan masing-masing berkaitan dengan tujuan perusahaan dan hanya 16% mengatakan perusahaan mereka sangat efektif di pengaturan dan berkomunikasi gol.

tim yang efektif tahu bagaimana untuk berhasil memprioritaskan dan sumber daya mendedikasikan tepat untuk inisiatif penting. Mereka memiliki rasa yang jelas tentang bagaimana cocok pekerjaan mereka ke dalam strategi perusahaan yang lebih besar dan tujuan, dan mereka menggunakan pengetahuan ini untuk menginformasikan apa yang harus bekerja pada dan di mana untuk mendedikasikan sumber daya mereka.

Secara umum, tim yang efektif:

Apakah berorientasi pada tujuan

Berinvestasi dalam hasil

Fokus pada pelanggan atau pengguna akhir

Menghubungkan pekerjaan mereka untuk gambaran besar

Mana yang lebih penting?

Dalam rangka untuk menjalankan tim benar-benar hebat, Anda perlu efisiensi dan efektivitas. Tim yang efisien yang tidak efektif adalah mendapatkan pekerjaan dilakukan dengan cepat-tetapi mereka dapat memprioritaskan inisiatif yang salah. Atau, tim yang efektif yang tidak efisien adalah mendapatkan pekerjaan yang tepat dilakukan-tetapi tidak pada kecepatan ideal.

Bayangkan tim penjualan Anda pitching produk Anda kepada klien perusahaan baru. Departemen TI telah mendapat terlibat, dan mereka telah meminta lapangan dan demo dari masing-masing tiga produk yang mereka sedang mempertimbangkan menerapkan. Berikut adalah cara proses mungkin panci keluar tergantung pada apakah tim Anda efisien, efektif, tidak, atau keduanya:

Efisien tapi tidak efektif:Tim membangun dek dan demo hanya dalam tiga hari. Tapi begitu mereka hadir, klien potensial tidak puas karena konten terfokus pada hal-hal yang salah. Pada akhirnya, materi presentasi tidak berbicara dengan kebutuhan perusahaan tertentu mereka. Mereka memutuskan untuk pergi ke arah yang berbeda.

Tidak efisien namun efektif:Tim ini bekerja sama untuk membangun negara-of-the-art demo dan dek, tetapi membawa mereka dua minggu. pelanggan tidak puas dengan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk mendengar kabar dari tim Anda. Anda menghabiskan beberapa minggu lagi negosiasi dan pitching.

Baik efisien atau efektif:Tim belum sepenuhnya dibangun proses penjualan mereka, sehingga tidak ada yang jelas tentang siapa yang menciptakan dek atau demo. Pada akhirnya, tim ini mampu mengikis sesuatu bersama-sama, tetapi tidak berbicara dengan nilai sebenarnya dari produk atau berkomunikasi posisi kompetitif Anda ke klien. Mereka memutuskan untuk pergi ke arah yang berbeda.

Efisien dan efektif:Tim ini memiliki alur kerja yang jelas di tempat dan mampu membangun dek dan demo dalam lima hari. Minggu berikutnya, lapangan memiliki hasil yang diinginkan: klien memutuskan untuk bergerak maju dengan produk Anda!

Bagaimana meningkatkan efektivitas mengarah ke peningkatan efisiensi

Idealnya, Anda ingin membangun sebuah tim yang baik adalah efisien dan efektif. Tapi Anda harus mulai dari suatu tempat-dan mencoba untuk menerapkan kedua metodologi sekaligus kekuatan tidak membuat Anda mendapatkan efek yang diinginkan. Jadi, mulai dengan memecahkan untuk efektivitas sebelum bekerja pada efisiensi.

Dengan efektivitas prioritas, Anda memastikan bahwa tim Anda bekerja pada inisiatif yang bergerak jarum menuju tujuan perusahaan yang bersangkutan. Kemudian, setelah Anda sudah efektivitas maju sebagai praktek, Anda dapat mengoptimalkan efisiensi-kata lain, melakukan pekerjaan yang efektif yang sama dalam waktu kurang.

Ambil contoh, sebuah proyek lintas fungsional antara tim desain kreatif dan web. Tujuannya adalah untuk mendesain ulang halaman rumah perusahaan untuk berkomunikasi lebih baik nilai perusahaan prop. Pada awalnya, tim ini tidak efektif dan tidak efisien. Mereka tidak memiliki kejelasan tentang apa nilai prop yang mereka berkomunikasi, bagaimana manfaat pelanggan mereka, atau apa yang pesan untuk memprioritaskan di halaman rumah.

Tim dimulai dengan mengambil langkah-langkah untuk memecahkan untuk efektivitas dan mendapatkan semua orang pada halaman yang sama. Mereka berinvestasi dalamPlatform Manajemen Kerjauntuk mengkoordinasikan informasi di berbagai tingkat organisasi mereka dan terhubung inisiatif individu untuk lebih luastujuan perusahaan. Dengan peningkatan pemahaman dari strategi-gambaran besar, tim ini mampu menciptakan halaman rumah yang paling mewakili perusahaan mereka dan melayani pelanggan mereka.

Tim ini tidak sepenuhnya efisien belum-butuh beberapa saat bagi mereka untuk mendapatkan proyek dan berjalan, dan proses peninjauan mengambil lebih lama daripada mereka menginginkannya. Tapi dengan berfokus pada efektivitas, mereka memastikan bahwa merekaproyek penyampaianadalah sejalan dengan tujuan perusahaan. Langkah berikutnya adalah untuk mendapatkan lebih cepat dan lebih efisien.

Membangun tim yang efektif dan efisien

Pada akhirnya, tujuannya adalah untuk membantu tim Anda menjadi efisien dan efektif. Melakukan hal itu berarti tim Anda dapat melihat gambaran besar sementara juga memprioritaskan kecepatan danproduktifitas. Sementara langkah pertama adalah untuk efektivitas memaksimalkan, ada beberapa langkah yang dapat diambil untuk mendukung tim Anda dalam membangun praktik terbaik yang efisien dan efektif.

1. Mulailah dengan menghubungkan gol untuk pekerjaan sehari-hari

Tim Anda tidak bisa efektif tanpa memahami bagaimana dampak pekerjaan mereka tujuan perusahaan mereka. Pastikan mereka memiliki visibilitas yang jelas bagaimana mereka memberikan kontribusi untuk Andamisi dan visi perusahaan. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan alat manajemen kerja.

Manajemen Kerjamembantu Anda mengkoordinasikan orang dan bekerja di semua tingkat organisasi Anda untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang paling penting. Alih-alih tugas siled dan proyek, alat manajemen kerja dapat membantu Anda menjembatani kesenjangan antara tugas-tugas sehari-hari dan tujuan perusahaan yang lebih luas. Dengan cara itu, tim Anda secara efektif dapat memprioritaskan tugas-tugas untuk memaksimalkan nilai bisnis, bukannya tenggelam waktu ke dalam pekerjaan prioritas rendah.

2. Meningkatkan visibilitas lintas fungsional

tim yang efektif tidak bekerja di silo. Untuk mengatur tim Anda untuk sukses, pastikan mereka memiliki pemahaman tentang bagaimana pekerjaan mereka berhubungan dengan inisiatif dan proyek lainnya. Ketika semua orang memiliki visibilitas ke siapa yang melakukan apa dan kapan, anggota tim dapat menghabiskan lebih sedikit waktu koordinasi kerja dan lebih banyak waktu pada proyek-proyek yang berdampak tinggi.

3. Berinvestasi dalam otomatisasi dan integrasi

Setelah tim Anda memiliki pegangan pada efektivitas, saatnya untuk meningkatkan efisiensi. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah untuk mengotomatisasi pekerjaan manual atau duplikasi melaluiOtomasi Proses Bisnis (BPA). MenurutAnatomi Indeks Kerja, Pekerja pengetahuan rata-rata menghabiskan 60% waktu mereka pada pekerjaan tentang pekerjaan-hal seperti persetujuan mengejar, mencari informasi, atau duplikasi pekerjaan yang sudah selesai. Olehmengotomatisasi proses manual, Anda membebaskan lebih banyak waktu untuk tim Anda untuk membeli strategis, tenaga kerja terampil.

Selain pekerjaan tentang pekerjaan, pekerja pengetahuan kehilangan waktu kritis beralih antara aplikasi dan mencari informasi.Penelitian menunjukkanbahwa pekerja pengetahuan beralih antara 10 aplikasi hingga 25 kali per hari. Terlalu sering, alat bisnis kita tidak dapat berbicara satu sama lain, yang berarti karyawan harus beralih antara email, platform perpesanan, alat-alat khusus, dan perangkat lunak manajemen proyek. Sebaliknya, cari jalan menujumengintegrasikanAlat bisnis Anda yang paling penting, sehingga Anda memiliki akses ke semua informasi penting Anda di satu tempat.

4. Identifikasi area untuk perbaikan

Agar menjadi efisien, Anda perlu memahami di mana lag berada. Ketika pekerjaan sudah lewat waktu atau anggota tim terlalu banyak bekerja, menunjukkan titik-titik stres itu sejak dini dapat membantu Anda mengevaluasi kembali dan mendistribusikan kembali sumber daya jika perlu.

Mengembangkan proses yang jelas untuk menandai dan mengidentifikasi bidang untuk perbaikan dapat membantu tim Anda proaktif, bukannya reaktif. Ini tidak hanya meningkatkan efisiensi - karena Anda melepas pekerjaan yang tidak perlu - tetapi juga meningkatkan efektivitas dengan membantu tim Anda lebih memperhatikan pekerjaan Anda.

Adapun bagaimana Anda bisa sampai di sana? Pastikan setiap inisiatif memiliki check-in reguler di mana Anda dapat berbagi kemajuan proyek dan setiap blocker. Jangan menjadwalkan pekerjaan ini sebagai pertemuan - sebagai gantinya, bagikanLaporan Status ProyekDi tempat yang sama Anda bekerja, sehingga Anda dapat dengan cepat memindai untuk melihat apa yang tidak sesuai dan menyesuaikan sesuai kebutuhan.

Dengan yang tidak efisien dan tidak efektif, dengan yang baru

Membangun tim yang efisien dan efektif akan memakan waktu. Untuk sampai ke sana, mulailah dengan memfokuskan efektivitas dan memberdayakan tim Anda dengan kejelasan ke tujuan dan prioritas perusahaan. Kemudian fokus pada efisiensi dengan berinvestasi dalam otomatisasi dan mengurangi pekerjaan tentang pekerjaan. Tertarik belajar lebih banyak? Mendapatkan12 tips untuk menjadi lebih produktif hari ini .