Effektivitet vs. Effektivitet i Business: Varför ditt lag behöver båda

Om du aldrig har tänkt på skillnaden mellan effektivitet och effektivitet, är du inte ensam, de flesta lag använder dessa termer utbytbart. Men förståelsen mellan dessa två affärsstrategier kan hjälpa ditt lag att lyckas.

I sin bok, Peter DruckerangivenAtt "effektivitet gör saker rätt, effektiviteten gör det rätta." Helst vill du bygga ett lag som är både effektivt och effektivt - trots allt vill alla göra rätt saker rätt. För att hitta den söta platsen, börja med att förstå vad varje term betyder och när du bör fokusera på varje metriska.

Vad är effektivitet?

Effektivitet innebär att göra saker "rätt" - som innebär att man flyttar snabbare och får arbete med färre resurser, med stora projekt med en mindre budget eller på annat sätt gör "mer" med "mindre".

I allmänhet, effektiva lag:

Kör processdrivna projekt

ByggaResurshanteringsplaner

Omfamning

Lyckas med begränsade resurser

Fokusera på jobbet direkt framför dem

Mäta framsteg mot specifika mätvärden

Vad är effektivitet?

Effektivitet innebär att man arbetar med "rätt" saker - det vill säga saker som driver affärsvärde och flyttar nålen på företagsmål. Idag är några lag effektiva för att ansluta sitt nuvarande arbete till bredare företagsmål. I en nyligenStudie av över 6 000 kunskapsarbetare, rapporterade endast 26% av de anställda som har en mycket tydlig förståelse för hur deras individuella arbete hänför sig till företagsmål och bara 16% sade att deras företag är mycket effektivt vid inställning och kommunicerande mål.

Effektiva lag vet hur man framgångsrikt prioriterar och ägnar lämpliga resurser till viktiga initiativ. De har en tydlig känsla av hur deras arbete passar in i den större företagsstrategin och målen, och de använder denna kunskap för att informera vad man ska arbeta med och vart man ska ägna sina resurser.

I allmänhet, effektiva lag:

Är målorienterade

Investera i resultat

Fokusera på kunden eller slutanvändaren

Anslut sitt arbete till den stora bilden

Vilket är viktigare?

För att kunna köra ett riktigt bra lag behöver du effektivitet och effektivitet. Ett effektivt team som inte är effektivt är att få arbete snabbt, men de kan prioritera de felaktiga initiativen. Alternativt, ett effektivt team som inte är effektivt, får det rätta arbetet, men inte till den ideala hastigheten.

Föreställ dig att ditt säljteam ställer in din produkt till en ny företagsklient. IT-avdelningen har blivit involverad, och de har bett om en tonhöjd och demo från var och en av de tre produkterna de överväger att implementera. Så här kan processen panorera beroende på om ditt lag är effektivt, effektivt, varken eller båda:

Effektiv men inte effektiv:Teamet bygger ett däck och demo på bara tre dagar. Men när de presenterar är den potentiella kunden missnöjd eftersom innehållet fokuserade på felaktiga saker. I slutändan talade presentationsmaterialen inte med sina specifika företagsbehov. De bestämmer sig för att gå i en annan riktning.

Ej effektiv men effektiv:Teamet arbetar tillsammans för att bygga en toppmodern demo och däck, men det tar dem två veckor. Kunden är missnöjd med hur mycket tid det tog att höra tillbaka från ditt lag. Du spenderar flera veckor förhandlingar och pitching.

Varken effektiv eller effektiv:Teamet har inte helt byggt ut sina försäljningsprocesser, så ingen är tydlig på vem som skapar däck eller demo. I slutändan kan laget skrapa något tillsammans, men det talar inte med det verkliga värdet av din produkt eller kommunicerar din konkurrensposition till kunden. De bestämmer sig för att gå i en annan riktning.

Effektiv och effektiv:Teamet har ett tydligt arbetsflöde på plats och kan bygga ett däck och demo på fem dagar. Nästa vecka har tonhöjden det önskade resultatet: Klienten bestämmer sig för att gå vidare med din produkt!

Hur förbättrad effektivitet leder till ökad effektivitet

Helst vill du bygga ett team som är både effektivt och ändamålsenligt. Men du måste börja från någonstans, och försöker genomföra båda metoder på en gång kanske inte får dig önskad effekt. Så börja med att lösa för effektivitet innan du arbetar på effektivitet.

Genom att prioritera effektivitet, du se till att ditt team arbetar med initiativ som rör nålen mot relevanta företagets mål. Sedan, när du har utvecklat effektivitet som en praxis, kan du optimera Effektivitet med andra ord, gör samma effektivt arbete på kortare tid.

Ta till exempel, ett tvärfunktionellt projekt mellan de kreativa och webbdesign team. Målet är att omforma företagets hemsida för att bättre kommunicera företagets värde prop. Först är laget varken effektiv eller effektiv. De har inte klarhet om vilket värde prop de är kommunicera, hur det gynnar deras kunder, eller vad meddelandehantering att prioritera på hemsidan.

Teamet börjar genom att vidta åtgärder för att lösa för effektivitet och få alla på samma sida. De investerar i enArbetshanteringsplattformatt samordna information mellan olika nivåer i organisationen och anslut enskilda initiativ till en bredareföretagets mål. Med en ökad förståelse för den stora bilden strategi är laget kunna skapa en hemsida som bäst motsvarar deras företag och tjänar sina kunder.

Laget är inte helt effektivt men-det tog ett tag för dem att få projektet igång och granskningsprocessen tog längre tid än de ville ha det. Men genom att fokusera på effektivitet säker de att derasProjektleverantörvar i linje med företagets mål. Nästa steg är att få snabbare och effektivare.

Att bygga ett team som är effektivt och ändamålsenligt

I slutändan är målet att hjälpa ditt team att bli både effektivt och ändamålsenligt. Om du gör det innebär att ditt lag kan se helheten och samtidigt prioritera hastighet ochproduktivitet. Medan det första steget är att maximera effektiviteten, det finns flera åtgärder du kan vidta för att stödja ditt lag att bygga effektiva bästa praxis.

1. Börja med att ansluta mål till det dagliga arbetet

Ditt lag kan inte vara effektiv utan att förstå hur deras arbete påverkar deras företagets mål. Se till att de har tydliga insyn i hur de bidrar tillFöretagets mission och vision. Det bästa sättet att göra det är med en arbets verktyg.

Arbetshanteringhjälper dig att samordna människor och arbete på alla nivåer i organisationen för att säkerställa att alla har den information de behöver för att utföra det arbete som betyder mest. Istället för siled uppgifter och projekt, kan arbetshanteringsverktyg hjälpa dig att överbrygga klyftan mellan dagliga uppgifter och bredare mål företaget. På så sätt kan ditt team effektivt prioritera uppgifter för att maximera affärsnyttan, i stället för att sjunka tid i låg prioritet arbete.

2. Öka tvärfunktionella synlighet

Effektiva team fungerar inte i silos. För att ställa ditt team upp för framgång, se till att de har en förståelse för hur deras arbete avser andra initiativ och projekt. När alla har insyn i vem som gör vad när, kan gruppmedlemmar tillbringa mindre tid att samordna arbetet och mer tid på projekt med stor genomslagskraft.

3. Investera i automation och integration

När ditt lag har ett handtag på effektivitet, är det dags att öka effektiviteten. Ett sätt att göra detta är att automatisera manuell eller dubblering arbete genomautomatisering av affärsprocesser (BPA). EnligtAnatomy of Work IndexSpenderar den genomsnittliga kunskapsarbetare 60% av sin tid på arbete om arbets saker som jagar godkännanden, söka information, eller dubbelarbete som redan har genomförts. Förbiautomatisera manuella processerDu frigöra mer tid för ditt team att spendera på strategisk, kvalificerad arbetskraft.

Förutom arbetet om arbete, kunskapsarbetare förlorar kritisk tid växling mellan program och söka efter information.Forskning visarAtt kunskapsarbetare byter mellan 10 appar upp till 25 gånger per dag. För ofta kan våra affärsverktyg inte tala med varandra, vilket innebär att medarbetarna måste byta mellan e-post, meddelandesplattformar, funktionsspecifika verktyg och Projektledningsprogramvara. Istället, leta efter ett sätt attintegreraDina viktigaste affärsverktyg, så du har tillgång till all din viktiga information på ett ställe.

4. Identifiera områden för förbättring

För att vara effektiv måste du förstå var lagret är. När arbetet är försenat eller lagmedlemmarna är överarbetade, kan man identifiera dessa stresspunkter tidigt hjälpa dig att omvärdera och omfördela resurser om det behövs.

Att utveckla en tydlig process till flagga och identifiera förbättringsområden kan hjälpa ditt lag att vara proaktivt, istället för reaktivt. Detta ökar inte bara effektiviteten - eftersom du tar bort onödigt arbete - men det ökar också effektiviteten genom att hjälpa ditt lag att vara mer uppmärksam på ditt arbete.

Vad gäller hur du kan komma dit? Se till att varje initiativ har regelbundna incheckningar där du kan dela projektets framsteg och alla blockerare. Planera inte detta arbete som möte-istället, delaProjektstatusrapporterPå samma plats jobbar du, så du kan snabbt skanna för att se vad som är av spår och justering efter behov.

Ut med ineffektiva och ineffektiva, med den nya

Att bygga ett effektivt och effektivt team tar tid. För att komma dit, börja med att fokusera på effektivitet och bemyndiga ditt team med tydlighet i företagsmål och prioriteringar. Fokusera sedan på effektivitet genom att investera i automatisering och minska arbetet om arbete. Intresserad av att lära dig mer? Skaffa sig12 tips för att vara mer produktiva idag .