12 consejos para ser más productivos en el lugar de trabajo.

En Gestor de tareas UDN , no creemos que la productividad esté "haciendo todo lo que pueda, siempre". Ni siquiera pensamos en la productividad como una forma de obtener la mayor salida de cada día. Más bien, creemos que las personas y los equipos productivos son los que pasan menos tiempo en trabajar sobre el trabajo -Las diversas reuniones de estado, sin goles claros, buscando documentos, o persiguiendo aprobaciones, y más tiempo en el trabajo que asiente a su organización.

Los equipos más productivos reducen el tiempo empleado en tareas de bajo impacto, por lo que tienen más tiempo para hacer un trabajo real, sin trabajar más.

El aumento de la productividad sin aumentar su carga de trabajo puede parecer una fantasía, pero de eso estamos aquí. Aprenda cómo las herramientas de gestión de trabajo como Gestor de tareas UDN Puede ayudarlo a aumentar la productividad en el lugar de trabajo y minimizar el trabajo sobre el trabajo.

1. Simplifica tu entorno.[dieciséis]

Problema: Hay demasiada suciedad en su entorno de trabajo, que está distrae.

Solución: Toma el control de su entorno de manera sencilla. Centrarse en lo que puedes controlar, y trabajar desde allí.

Si estas trabajando desde casa O de la Oficina, su entorno de trabajo desempeña un papel crítico en la productiva y enfocada que puede ser. En 2020, esos entornos cambiaron significativamente cuando la pandemia de COVID-19 inexplemente obligó a muchos de nosotros a descubrir Como trabajar desde casa . Es posible que no haya tenido tiempo o espacio para crear un buen trabajo desde la configuración del hogar, y si es así, no está solo.

En abril de 2020, Encuestamos a más de 5,000 trabajadores globales. Para tener una idea de cómo había cambiado su trabajo de la vida en casa. Descubrimos que el 53% de los encuestados globales no tenían un escritorio dedicado, PC / computadora portátil o conexión a Internet confiable, y el 43% de ellos trabajaban desde mesas de cocina, sofás o incluso camas.

No importa dónde esté trabajando, practique la reducción de las distracciones externas para enfocar más fácilmente en las tareas en cuestión. La mejor manera de hacer esto es comenzar pequeños. Por ejemplo, si se distrae con frecuencia por el ruido, pruebe el ruido de cancelación de los auriculares. Si no tiene una gran silla de trabajo, intente usar un cojín de soporte lumbar. Simplificando su Configuración de la oficina en casa y encontrar soluciones para distractores comunes, puede encontrar enfoque y flujo, en lugar de sufrir de distracciones constantes.

2. Pruebe las estrategias de gestión del tiempo.[dieciséis]

Problema: Has desarrollado algunos malos hábitos cuando se trata de postergar.

Solución: Batir su dilación con intentado y verdadero Técnicas de gestión de tiempo .

Todos procrastamos. Y la dilación no es intrínsecamente una cosa mala, el tiempo que gasta postergating puede conducir a Más felicidad y mejores decisiones. Pero cuando se trata de aumentar la productividad y el trabajo de alto impacto, desea realizar la caja de tiempo su dilación, por lo que no está gastando todo el día de trabajo por un agujero de conejo de redes sociales.

Las técnicas de gestión del tiempo son formas de pensar en el próximo trabajo para llegar al espacio turístico correcto, reducir la dilación y aumentar la productividad en el lugar de trabajo. Incluso solo planeando cómo vas a abordar el trabajo con anticipación puede ayudarlo a enfocarte. Hay varios Técnicas de gestión de tiempo Diseñado para ayudar con la productividad, incluyendo:

La técnica Pomodoro. Para empezar a usar el Técnica de Pomodoro , configure un temporizador durante 25 minutos y sumérgete en su trabajo. Una vez que aumenten los 25 minutos, tome un descanso de 5 minutos, idealmente haciendo algo físico como caminar a la cocina para obtener un refrigerio (aunque está bien desplazarse por las redes sociales si realmente desea). Repita los 25 minutos en / cinco minutos de la práctica cuatro veces. Luego, después de la cuarta sesión de trabajo de 25 minutos, tome un descanso más largo de 20-30 minutos. ¿En cuanto a por qué se llama Pomodoro? Esta técnica se originó en Italia, donde los temporizadores de cocina tradicionalmente estaban en forma de tomate, y Pomodoro es la palabra italiana para tomate.

El principio de Pareto. los Principio Pareto, de lo contrario conocido como la regla 80/20 , es simple: afirma que gasta el 20% de su tiempo en el 80% de su trabajo. Al aplicar el principio de Pareto a la administración del tiempo, se alienta a trabajar en el 80% de su trabajo que solo toma el 20% de su tiempo primero. Al salir de las tareas rápidas, se sentirá más realizado y estará listo para dedicar tiempo de enfoque a la mayor parte de su trabajo por el día (el 20% del trabajo que toma el 80% del tiempo).

Haciendo las cosas hechas (GTD). los Método GTD Fue inventado por David Allen a principios de la década de 2000. En esta metodología de gestión del tiempo, usted anota todo el trabajo que necesita hacer, luego divídalo en trozos más pequeños si es necesario. De esa manera, en lugar de recordar el trabajo en su cabeza e intentar recordar y priorizar sus tareas, puede ver todos sus próximos trabajos en un solo lugar y tomar medidas. Para emplear la metodología GTD, asegúrese de tener un sistema para capturar las próximas tareas, como un Herramienta de gestión de tareas .

Comer la rana. los Comer la rana El principio de gestión del tiempo se basa en la famosa cita de Mark Twain: "Si es tu trabajo comer una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana". En el principio come el principio de la rana, debe abordar su trabajo más difícil primero, antes de poder postergarse. Una vez que termine su trabajo más difícil, todo lo que viene después de que será más agradable y menos difícil, al igual que cualquier cosa que coma después de consumir una rana.

3. Reducir trabajo[dieciséis]

Problema: El trabajo sobre el trabajo está drenando la productividad de su equipo.

Solución: Probar un Herramienta de productividad Para compartir una fuente central de verdad con su equipo, y reducir la barrera para ingresar al trabajo de alto impacto.

Owisis es una clave culpable de trabajo sobre el trabajo. En la oficina, los trabajos bruscos se manifiestan con mayor frecuencia, ya que las tareas no importantes, que consumen mucho tiempo, el trabajo duplicativo accidental o los procesos largos para encontrar información o obtener aprobaciones. Sin claridad sobre quién está haciendo qué cuando, muchas veces se está agotando en actividades improductivas.

Para vencer al trabajo ocupado, construir una fuente central de verdad para todo el trabajo de su equipo. Cuando todos puedan ver la imagen grande y conectar puntos por su cuenta, puede dedicar más tiempo colaborando productivamente, y menos tiempo en el trabajo sobre el trabajo. ¿En cuanto a cómo puedes construir una fuente central de verdad con tu equipo? Pruebe una herramienta de gestión de trabajo, como Gestor de tareas UDN .

Con un Herramienta de gestión de trabajo , puede estandarizar y centralizar los procesos del equipo. Trabajar en grandes ideas, sin el trabajo ocupado. En lugar de perseguir las aprobaciones, puede ver cómo su administrador o las partes interesadas relacionadas están progresando en una tarea de revisión. En lugar de enviar un correo electrónico a la solicitud, cuando un miembro del equipo se terminará con una asignación, verifique su progreso directamente en su herramienta compartida. Al reducir los trabajos bruscos, puede liberar tiempo para el trabajo productivo y de alto impacto.

4. Capitalizar en las horas pico de productividad.[dieciséis]

Problema: Usted tiene reuniones dispersas todo el día, por lo que cuando llegue a trabajar, no tiene tiempo ininterrumpido para enfocar.

Solución: Programe sus reuniones en bloques, para que pueda concentrarse en un trabajo profundo durante las horas pico de productividad.

Si alguna vez has respondido la pregunta "¿Eres una persona de la mañana o una persona de la noche?" Usted sabe que la productividad personal puede variar significativamente en función de la hora del día. Para algunos de nosotros, martillar el trabajo a primera hora de la mañana es realmente satisfactorio, y esas tareas tienden a ser más fáciles de enfocar. Para otros, es posible que prefieras bajar a los negocios después del almuerzo. Saber cuándo es más productivo puede ayudarlo a acercarse mejor y estructurar su día.

Luego, una vez que sepa cuándo es más productivo, practique la construcción del "tiempo de enfoque" en su calendario alrededor de sus horas pico productivas. De esa manera, en lugar de reuniones frecuentes y dispersas, tiene un calendario que está optimizado para su enfoque y productividad. Puede hacer esto manualmente programando un bloque de "tiempo de enfoque" en su calendario, o use una herramienta de administración de calendario como Agujas del reloj Para automatizar ese trabajo para usted. De cualquier manera, practica optimizando su horario para aumentar sus horas de productividad pico.

Alternativamente, considere programar su semana de trabajo para que tenga un día completamente libre de reuniones. En Gestor de tareas UDN , tenemos No hay reunión el miércoles , para que podamos centrarnos en el trabajo profundo ese día. Trabajo profundo Es cualquier parte enfocada de tiempo donde puedas trabajar sin distracciones. Cuando no tiene que preocuparse por las reuniones o las distracciones, puede dedicar más tiempo al trabajo profundo productivo.

5. Evita la multitarea.[dieciséis]

Problema: Estás trabajando en algunas cosas a la vez, pero todo está tomando tanto tiempo.

Solución: Centrarse en una tarea a la vez para poder entrar en estado de flujo.

Hecho de la diversión: Los humanos no son realmente buenos en multitarea . Cuando intenta hacer dos cosas a la vez, su cerebro realmente procesa información, para ambas tareas, más lentamente. Como resultado, en lugar de hacer una cosa bien, usted está haciendo en última instancia dos cosas menos bien.

Para evitar la multitarea y aumentar la productividad, centrarse en abordar una tarea a la vez. Asegúrese de tener suficiente tiempo de trabajo profundo para sumergirse realmente en sus tareas, para que pueda lograr el estado de flujo. Cuando estás completamente sumergido en tu trabajo, estás en estado de flujo -Que, es una experiencia laboral más energizada, involucrada y agradable. El estado de flujo no solo lo ayuda a hacer que el trabajo se haga más rápido, sino que también tiende a brindar más creatividad y compromiso en su trabajo.

Consejos fáciles para reducir la multitarea y aumentar el flujo:

Eliminar las distracciones Al poner su teléfono boca abajo y deshabilitar las redes sociales o las notificaciones de texto en su computadora.

Antes de zambullirse en el trabajo , come un refrigerio, ve al baño y vemágate un vaso de agua, por lo que no se distrae por incomodidad física.

Escuchar música calmante Si eso te ayuda a enfocarte. Considere elegir música que no tiene letras, ni intente escuchar música en un idioma que no habla.

Incorporar diversión Si empiezas a sentirte aburrido. Si está trabajando en una tarea de rutina o básica, trate de hacerlo divertido, cree una competencia interna, o busque elementos recurrentes en su trabajo para ahuyentar a Boredom.

6. Priorizar el trabajo importante.[dieciséis]

Problema: Tienes mucho trabajo que hacer, y no estás seguro de qué enfocarte primero.

Solución: Conecte su trabajo diario a los objetivos del equipo o de la compañía, por lo que tiene claridad en qué tareas son importantes y cómo cada tarea se conecta a los objetivos de la empresa.

Saber cómo su trabajo diario se conecta a los objetivos de la compañía o las iniciativas de equipo no es solo un agradable para tener, es un componente crítico de la productividad efectiva en el trabajo. Cuando tiene claridad, puede priorizar de manera más efectiva su trabajo, por lo que puede asegurarse de que primero esté tratando su trabajo de mayor impacto. Además, los miembros del equipo que saben cómo se conecta su trabajo a las iniciativas de la empresa. dos veces como motivado .

A la inversa, si no tiene una manera clara y fácil de conectar su trabajo diario a su equipo y objetivos de la compañía, no hay forma de que tenga un buen sentido de qué priorizar. La mejor manera de hacer esto es con un Software de gestión de trabajo , me gusta Gestor de tareas UDN . Al administrar los objetivos e iniciativas de su equipo en el mismo lugar donde coordine el trabajo diario, su equipo puede priorizar mejor, alinear y hacer un gran trabajo. De hecho, según el Gestor de tareas UDN Informe de objetivos El 84% de los empleados que utilizan un software de gestión de trabajo de colaboración dicen que tienen una comprensión clara de cómo su trabajo individual se relaciona con los objetivos de toda la compañía, en comparación con el 43% de los empleados que no utilizan herramientas de gestión de trabajo.

7. Cortar en las notificaciones.[dieciséis]

Problema: Estás distraído por las notificaciones constantes de las herramientas de correo electrónico, mensajería y gestión de proyectos.

Solución: Intente destruir notificaciones o usar las características de no molestar.

Para que se ocupe en lo que está trabajando y haga su mejor trabajo, debe eliminar las distracciones. El mayor culpable de distracciones son notificaciones, ya sean notificaciones productivas, como mensajes de correo electrónico o flojos, o notificaciones no relacionadas con el trabajo, como los pings de redes sociales y los mensajes de texto.

El aumento de la productividad del lugar de trabajo no se trata de cortarse completamente, más bien, busque herramientas que ofrezcan "Snooze" o no molesten las características. De esa manera, puede sumergirse en un trabajo profundo sin preocuparse por ser retirado de su flujo por una notificación mal cronometrada.

No molestar las características tiene otro beneficio adicional: permiten que los miembros de su equipo sepan que estás trabajando en algo. La mayoría de las herramientas con no molestar a los miembros del equipo de alertas que intentan ponerse en contacto con usted que no está recibiendo notificaciones en este momento, para que puedan predecir más precisamente cuándo esperar un mensaje de usted. Sabrán que no está recibiendo notificaciones, sino que le responderá cuando termine su trabajo. Esta es una excelente manera de construir hábitos de trabajo saludable (y vida laboral).

8. Integrar sus herramientas de negocios.[dieciséis]

Problema: Usted pasa demasiado tiempo en el cambio de contexto entre diferentes herramientas de negocios, chat, correo electrónico, hojas de cálculo y más.

Solución: Administre su trabajo en una fuente central de verdad que puede integrar su conjunto de herramientas de negocios para evitar cambiar entre aplicaciones.

¿Sabías que el empleado promedio cambia entre 10 herramientas por día ? Cuando su trabajo está dispersado y es difícil de encontrar, usted gasta un tiempo de trabajo precioso y no productivo, simplemente alternando entre herramientas en la búsqueda de la información correcta. Si tiene el contexto para su trabajo en una herramienta, el trabajo en sí mismo ocurre en una segunda herramienta, y cualquier comunicación sobre ese trabajo almacenada en un tercer lugar, simplemente acceder a la información que necesita para que el trabajo se haga. Se convierta en un enorme drenaje en su lugar de trabajo productividad.

En su lugar, encuentre una fuente central de verdad en la que pueda integrar todas sus herramientas de negocios, eliminar los silos de datos y, en última instancia, aumentar la productividad del lugar de trabajo. Eso es parte del trabajo de una herramienta de gestión de trabajo, que puede ayudar a su equipo a coordinar y administrar el trabajo. Al extraer su comunicación y coordinación en el mismo lugar, puede encontrar el contexto para el trabajo justo donde ocurre el trabajo.

9. Automatizar el trabajo manual.[dieciséis]

Problema: Pasas demasiada tiempo de enrutamiento de tareas y trabajos de triaguez manualmente.

Solución: Seleccione una herramienta para ayudarlo a automatizar las tareas de rutina.

Otro contribuyente a trabajar sobre el trabajo es el trabajo manual, las cosas como las solicitudes de enrutamiento, compartiendo tareas con las partes interesadas para la visibilidad, y moviendo las cosas a través de la tubería. Si administra un equipo o un proyecto, es probable que gaste una buena parte de su día en estas tareas manuales, en lugar de centrarse en el trabajo productivo de alto impacto.

Para reducir el trabajo manual, pruebe una herramienta que automatice el trabajo rápido para usted. De esa manera, no tiene que preocuparse de que las tareas no estén aterrizando en el lugar correcto, sino que también no tiene que hacerlo todo usted mismo. En lugar de pasar cinco minutos aquí, 10 minutos enrutando una tarea o limpiando un formulario, Normas en Gestor de tareas UDN puede hacerlo por ti. Con las reglas, seleccione una nueva tarea que se crea una nueva tarea o el cambio de estado de la tarea, y una acción que agregue a las partes interesadas a una tarea de visibilidad o cambiar la fecha de vencimiento. Este es uno de los hacks de productividad más fáciles para implementar, con los resultados más importantes.

10. DIGA "NO"[dieciséis]

Problema: Francamente, hay demasiado en tu plato ahora mismo.

Solución: La práctica que dice "no" a nuevos proyectos, o consiga el hábito de aclarar sus prioridades y ancho de banda cuando se sugieren nuevas iniciativas.

Decir "No" al nuevo trabajo puede parecer una punta de productividad contraintuitiva. Después de todo, ¿no son las personas más productivas a las que pueden hacerlo todo? Bueno en realidad no. Las personas productivas saben cuáles son sus prioridades, que también significa saber cuáles son sus prioridades.

Cuando usted dice "No" a las tareas, no tiene tiempo, está haciendo más tiempo para las tareas de alto impacto que se conectan a las iniciativas de su empresa o las metas importantes y se alinean con su plan de proyecto . Al final del día, no necesitas "hacerlo todo", necesitas una forma de enfocarnos en hacer lo que es más valioso para usted y su equipo.

Para decir "No" de manera efectiva, la práctica establece las expectativas con su equipo. Hay algunas formas diferentes de acercarse a esto:

Incorporar estrategias de gestión de control de cambio. Gestión de control de cambio Es la práctica de identificar, documentar y autorizar cambios en su trabajo o proyectos. Con un proceso de control de cambios, las partes interesadas pueden enviar una solicitud de un cambio similar al cambio al cambio o los entregables actualizados. Luego, ese cambio es revisado por usted y otras partes interesadas del proyecto. Si se aprueba, puede llegar al trabajo, pero para entonces, debe tener claridad sobre cuál es la prioridad relativa y el impacto del cambio.

Pruebe un formulario de admisión de trabajo. Si está recibiendo solicitudes de trabajo frecuentes a través de todo tipo de canales, estandarizan y simplifiquen esas solicitudes con un Formulario . Un formulario de admisión de trabajo le permite estandarizar los detalles Los interesados ​​están proporcionando cuando solicitan un nuevo trabajo, como la prioridad relativa, la fecha de vencimiento ideal y más.

Aclare las prioridades temprano y con frecuencia. Incluso si no dice "No", asegúrese de que los miembros de su equipo y las partes interesadas comprendan la prioridad relativa de lo que está trabajando. De esa manera, puede garantizar que la participación y el miembro del equipo de equipo sean su trabajo.

Intenta decir "no en este momento". Si decir "No" no se siente bien, intente guardar tareas para una fecha futura. Mantenga estos en sus listas de tareas para un día lluvioso, pero no bover su productividad con las cosas que no tiene tiempo.

11. Establecerse para el éxito.[dieciséis]

Problema: Pasas un tiempo precioso cada mañana tratando de averiguar qué enfocarse para el día.

Solución: Triage el trabajo próximo antes de firmar, por lo que tiene un punto de partida claro a la mañana siguiente.

Todos conocemos la sensación de iniciar sesión a primera hora de la mañana y ser bombardeada con una bandeja de entrada sin esfuerzo. De repente, su lista de tareas mental cuidadosamente estructurada sale a la ventana, y usted pasa toda la mañana triaging y responde a los correos electrónicos. El inicio de sesión en un espacio de trabajo desorganizado puede ser un enorme drenaje. En lugar de fomentar el trabajo profundo y aumentar su productividad, es una distracción constante.

Para evitar estos tipos de mañanas, se prepare para el éxito la noche anterior. Antes de cerrar sesión para el día, pase cinco minutos a la vista de su lista de tareas para el día siguiente. Saber lo que va a estar en su plato es la mejor manera de comenzar su día laboral productivo.

12. Aumentar la claridad del equipo.[dieciséis]

Problema: Usted y su equipo pasan precioso tiempo persiguiendo información y aprobaciones.

Solución: Comparta una fuente central de la verdad para que pueda trabajar, revisar y encontrar el contexto todo en un solo lugar.

En última instancia, puede reducir el trabajo sobre el trabajo y aumentar la productividad en el trabajo centrándose en la claridad del equipo y la visibilidad del proyecto. Hoy en día, tanto trabajo es silenciado y desconectado. Cada vez que pasamos buscando, preguntando, o la caza de trabajo es el tiempo que no estamos siendo productivos, lo que significa que debe compensar su trabajo de alto impacto en otras ocasiones. Pero para aumentar Colaboración en equipo Al tiempo que también mejora su equilibrio personal de trabajo, necesita una manera de colaborar de manera más efectiva.

La mejor manera de hacer eso es con un Herramienta de gestión de trabajo . Las herramientas de gestión del trabajo son una forma de enfocar y orquestar los flujos de trabajo de su organización para proporcionar la claridad que su equipo necesita para alcanzar sus metas más rápido. Estas herramientas lo ayudan a coordinar a las personas y trabajar con el fin de garantizar que todos tengan la información que necesitan para lograr el trabajo que más importa de la manera más productiva posible.

Si está listo para comenzar con la gestión del trabajo, intente Gestor de tareas UDN . Gestor de tareas UDN Es una herramienta de gestión de trabajo diseñada para maximizar la visibilidad y minimizar el trabajo sobre el trabajo, por lo que puede centrarse en el trabajo productivo y de alto impacto.

Los equipos productivos son efectivos juntos.[dieciséis]

Los equipos más productivos son aquellos que comparten claridad y visibilidad. De esa manera, no está siendo productivo en un vacío, sino que está colaborando y conectando para obtener su mejor trabajo realizado en la menor cantidad de tiempo posible. Los equipos más productivos son aquellos que logran reducir el trabajo sobre el trabajo: las tareas no productivas que se interpongan en el camino de alto impacto.

Si está listo para impulsar la productividad del lugar de trabajo y obtener sus tareas más importantes, intente Gestor de tareas UDN , una herramienta de gestión de trabajo diseñada para ayudar a los equipos a trabajar juntos sin esfuerzo.