Aprende a hacer la planificación operativa de la manera correcta.

Has creado un Plan estratégico -¿ahora que? Un plan estratégico es una excelente manera de mapear su estrategia a largo plazo durante los próximos tres a cinco años, pero necesita documentos de planificación adicionales para ayudarlo a llegar allí.

Algunos de esta planificación se desarrollarán anualmente, cosas como sus objetivos anuales y los resultados clave, por ejemplo, naturalmente crecerán a medida que pase el tiempo. Pero para asegurarse de que se quede en el camino y la ejecución de sus objetivos a largo plazo, necesita un plan operativo.

¿Qué es la planificación operativa?

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La planificación operativa es el proceso de convertir su plan estratégico en un mapa detallado que describe exactamente qué acción tomará su equipo en base semanal, o incluso a veces, a diario. Un plan operativo incluirá elementos de acción y hitos que cada equipo o departamento debe completarse para ejecutar su plan estratégico.

Durante el proceso de planificación operativa, describe a cada equipo o responsabilidades de la persona para el próximo trimestre, seis meses o año fiscal. El nivel de detalle y la línea de tiempo que seleccione para su plan operacional debe depender de la rapidez con la que se mueva su organización, si es un equipo de ritmo rápido con una hoja de ruta acelerada, considere crear un plan operativo para el próximo trimestre o medio año. Pero si su organización tiende a pensar más a largo plazo, cree un plan operativo para todo el año fiscal.

Planificación operativa vs. planificación estratégica

Un plan estratégico es un plan de nivel empresarial de su estrategia a largo plazo para los próximos tres a cinco años. Un plan operativo es más pequeño tanto en el alcance como en la línea de tiempo. El objetivo de la planificación operativa es delinear las acciones diarias que debe tomar para alcanzar sus objetivos estratégicos.

A diferencia de un plan estratégico, un plan operativo también debe centrarse en implementación . ¿Qué acciones diarias y semanales deben tomar su equipo para lograr su plan estratégico a largo plazo? Que específico Indicadores de rendimiento clave (KPI) ¿Necesita rastrear de manera regular para asegurarse de que su equipo está progresando hacia sus objetivos? Estos detalles deben ser capturados en su plan operativo.

¿Quién debería crear un plan operativo?

Para capturar exactamente quién está haciendo qué cuando, un plan operativo debe ser muy detallado. Por esta razón, cree un plan operativo a menor escala que su plan estratégico, tanto en términos de línea de tiempo como de alcance. En lugar de tratar de crear un plan operativo para toda su empresa, cree uno en el departamento o nivel de equipo. En una empresa más grande, incluso podría crear un plan operativo para una iniciativa específica, similar a una Plan de trabajo detallado .

Por ejemplo, cree un plan operativo para explicar las tareas diarias que debe hacer su departamento de TI para apoyar a la compañía. El plan operativo de su departamento de TI puede incluir cuán frecuentemente los miembros del equipo de TI comprobarán el Solicita la bandeja de entrada del proyecto , Detalles de presupuesto para el programa, cómo el equipo de TI a bordo y equipar a nuevos empleados, y con qué frecuencia se reunirá el equipo.

Hay tres niveles a quién deberían crear un plan operativo:

[sesenta y cinco]Alcance:

Los beneficios de la planificación operativa.

Un plan estratégico es una excelente manera de alinear proactivamente a su equipo en torno a un propósito compartido. Al definir los objetivos a largo plazo, puede describir exactamente dónde quiere ir.

Aclara exactamente lo que su equipo va a hacer en una base semanal y diariamente.

Proporciona una guía integral de las operaciones diarias que los miembros de su equipo deben tomar para lograr sus objetivos a largo plazo.

Establece un punto de referencia para las expectativas diarias, por lo que puede evitar salir de la pista.

5 pasos para hacer un plan operativo.

Durante el proceso de planificación operativa, no está creando nuevos planes o desarrollando nuevos objetivos. Más bien, para crear un plan operativo, evalúe todo lo que su equipo está trabajando actualmente y todo lo que necesita para hacer de manera diaria o semanal para alcanzar sus objetivos estratégicos. Así es cómo:

1. Comience con un plan estratégico.

Si aún no lo ha hecho, cree un plan estratégico primero. Necesita una visión y metas a largo plazo antes de poder romper los detalles del día a día. Hay cuatro pasos para crear un plan estratégico:

Para aprender más, lee nuestro Artículo sobre planificación estratégica. .

2. estrecha tu alcance

Para crear un plan operativo orientado a los detalles, debe reducir el alcance a un equipo, departamento o área de enfoque. El alcance de su plan operativo dependerá del tamaño de su empresa.

Por ejemplo, imagine que está rompiendo su plan estratégico en planes de acción para varios departamentos de la compañía. Su equipo de marketing abarca varias funciones, por ejemplo, diseño, marketing de productos, redes sociales, creación de contenido y promoción web. Para capturar funciones específicas, diarias dentro de cada equipo, debe crear un plan de acción operacional para cada equipo más pequeño.

3. Identificar las partes interesadas clave

Antes de crear un plan operativo, decida quién participará en el proceso de planificación operacional. Los miembros del equipo que crean el plan operativo deben estar relativamente cerca de las acciones que describe el plan.

Para continuar con nuestro ejemplo, el plan operativo del equipo de diseño debe ser creado por el jefe del equipo de diseño y el equipo lidera (dependiendo del tamaño del equipo). Una vez que han creado su plan operativo, el equipo debe compartir el plan con el jefe de marketing para la aprobación final.

4. Crea el plan.

Su plan operativo explica las acciones que su equipo tomará para lograr sus objetivos dentro de un marco de tiempo establecido. Para crear un plan operativo, esquema:

Dotación de personal y requisitos de recursos, incluido su presupuesto operativo.

Si está luchando para averiguar todos los detalles que deben incluirse en su plan operativo, hágase las siguientes preguntas:

[sesenta y cinco]¿Qué tareas diarias necesitamos para completar para alcanzar nuestros objetivos?

Para continuar con nuestro ejemplo, aquí está el marco que el equipo de diseño podría usar para crear su plan operativo:

Parte del plan estratégico para el equipo de marketing es aumentar la participación de la voz en el mercado, lo que significa más ojos en materiales de marketing y un mayor compromiso con los clientes potenciales. Para apoyar estos objetivos, el equipo de diseño será:

Renove la página de inicio del sitio web para atraer a más clientes potenciales

Para lograr estos dos objetivos en el próximo año, el equipo de diseño será:

Contrata a dos nuevos miembros del equipo para centrarse en el compromiso de las redes sociales

Socio con el equipo de desarrollo web dentro del departamento de marketing para crear una página de inicio interactiva

Para rastrear e informar sobre su progreso, el equipo de diseño utilizará. Gestor de tareas UDN[dieciséis] Como su fuente central de verdad para las métricas de rendimiento clave, incluyendo:

5. Compartir y actualizar su plan operativo

Una vez que haya creado el plan, compártelo con las partes interesadas clave para que entiendan los objetivos más importantes de su equipo y las tareas diarias que tomará para llegar allí. Administre su plan y actualizaciones en una herramienta compartida que capture el progreso en tiempo real, como Gestor de tareas UDN[dieciséis] .

Al igual que cualquier elemento de planificación del proyecto, las cosas cambiarán inevitablemente. Monitoreando activamente su plan operativo e informe sobre el progreso, por lo que las partes interesadas clave y los miembros del equipo pueden mantenerse actualizados sobre cómo está rastreando sus objetivos. Informe sobre el progreso mensual a través de Actualizaciones de estado escrito .

Comenzar con la planificación operativa.

Un plan operativo puede ayudarlo a garantizar que está progresando en los objetivos a largo plazo. Pero para que este plan sea efectivo, asegúrese de que está rastreando su trabajo en una herramienta de acceso central. La información y las metas silves no ayudan a nadie, en su lugar, rastrean sus objetos de acción y metas en una herramienta de gestión de trabajo.