Belajar bagaimana melakukan perencanaan operasional dengan cara yang benar
Anda telah membuat A.rencana Strategis-sekarang apa? Rencana strategis adalah cara yang bagus untuk memetakan strategi jangka panjang Anda untuk tiga hingga lima tahun ke depan, tetapi Anda memerlukan dokumen perencanaan tambahan untuk membantu Anda sampai di sana.
Beberapa perencanaan ini akan dikembangkan - hal-hal seperti tujuan tahunan Anda dan hasil utama, misalnya, secara alami akan tumbuh seiring berjalannya waktu. Tetapi untuk memastikan Anda tinggal di jalur dan mengeksekusi dengan tujuan jangka panjang Anda, Anda memerlukan rencana operasional.
Apa itu perencanaan operasional?
Perencanaan operasional adalah proses mengubah rencana strategis Anda menjadi peta terperinci yang menguraikan dengan tepat tindakan apa yang akan diambil oleh tim Anda pada mingguan, atau kadang-kadang bahkan setiap hari. Rencana operasional akan mencakup item tindakan dan tonggak yang perlu diselesaikan setiap tim atau departemen untuk melaksanakan rencana strategis Anda.
Selama proses perencanaan operasional, garis besar setiap tim atau tanggung jawab seseorang untuk kuartal berikutnya, enam bulan, atau tahun fiskal. Tingkat detail dan timeline yang Anda pilih untuk rencana operasional Anda harus tergantung pada seberapa cepat organisasi Anda biasanya bergerak - jika Anda adalah tim yang serba cepat dengan peta jalan yang dipercepat, pertimbangkan untuk membuat rencana operasional untuk kuartal atau setengah tahun berikutnya. Tetapi jika organisasi Anda cenderung berpikir lebih lama, menciptakan rencana operasional untuk seluruh tahun fiskal.
Perencanaan Operasional vs. Perencanaan Strategis
Rencana strategis adalah rencana tingkat bisnis dari strategi jangka panjang Anda selama tiga hingga lima tahun ke depan. Rencana operasional lebih kecil di ruang lingkup dan timeline. Tujuan perencanaan operasional adalah untuk menguraikan tindakan sehari-hari yang perlu Anda ambil untuk mencapai tujuan strategis Anda.
Tidak seperti rencana strategis, rencana operasional juga harus fokuspenerapan. Apa tindakan setiap hari dan mingguan yang perlu diambil tim Anda untuk mencapai rencana strategis jangka panjang Anda? Apa spesifikIndikator Kinerja Utama (KPI)Apakah Anda perlu melacak secara teratur untuk memastikan bahwa tim Anda mengalami kemajuan terhadap tujuan Anda? Rincian ini harus ditangkap dalam Rencana Operasional Anda.
Siapa yang harus membuat rencana operasional?
Untuk menangkap persis siapa yang melakukan kapan, rencana operasional perlu sangat detail. Untuk alasan ini, buat rencana operasional pada skala yang lebih kecil dari rencana strategis Anda - baik dalam hal timeline dan ruang lingkup. Alih-alih mencoba menciptakan rencana operasional untuk seluruh perusahaan Anda, buat satu di tingkat departemen atau tim. Di perusahaan yang lebih besar, Anda bahkan dapat membuat rencana operasional untuk inisiatif tertentu - mirip dengan aRencana kerja terperinci .
Misalnya, buat rencana operasional untuk menjelaskan tugas sehari-hari yang dibutuhkan departemen TI Anda untuk mendukung perusahaan. Rencana operasional departemen TI Anda mungkin termasuk seberapa sering anggota tim TI akan memeriksaIni meminta kotak masuk proyek, detail penganggaran untuk program ini, bagaimana tim TI akan naik dan melengkapi karyawan baru, dan seberapa sering tim akan bertemu.
Ada tiga level kepada siapa yang harus membuat rencana operasional:
Cakupan:Rencana operasional Anda akan menangkap WHO, apa, dan kapan dari setiap kegiatan. Itu harus difokuskan pada laser pada tim atau inisiatif.
Linimasa:Bergantung pada seberapa cepat organisasi Anda bergerak, rencana operasional Anda harus rentang seperempat, enam bulan, atau tahun fiskal.
Stakeholder:Pastikan orang-orang yang terlibat dalam perencanaan operasional dekat dengan pekerjaan, sehingga mereka dapat secara akurat memproyeksikan dan memprediksi pekerjaan apa yang harus dimasukkan dalam rencana tersebut.
Manfaat Perencanaan Operasional
Rencana strategis adalah cara yang bagus untuk menyelaraskan tim Anda secara proaktif di sekitar tujuan bersama. Dengan mendefinisikan tujuan jangka panjang, Anda dapat menguraikan dengan tepat ke mana Anda ingin pergi.
Rencana operasional membantu Anda mencapai tujuan strategis Anda. Menurut penelitian kami, hanya26% pekerja pengetahuanMemiliki pemahaman yang sangat jelas tentang bagaimana pekerjaan individu mereka berkaitan dengan tujuan perusahaan. Dengan membuat rencana operasional yang berorientasi detail, Anda dapat menentukan dengan tepat apaTujuan jangka pendek Anda perlu mencapainya agar berada di jalur menuju tujuan jangka panjang Anda. Ini dapat membantu Anda memikirkan tindakan yang saat ini Anda ambil atau perlu mengambil untuk mengeksekusi terhadap tujuan Anda.
Secara khusus, rencana operasional:
Mengklarifikasi dengan tepat apa yang akan dilakukan tim Anda setiap minggu dan setiap hari.
Memberikan panduan komprehensif dari operasi sehari-hari yang dibutuhkan anggota tim Anda untuk mengambil untuk mencapai tujuan jangka panjang Anda.
Menetapkan tolok ukur untuk harapan harian, sehingga Anda dapat menghindari keluar jalur.
5 langkah untuk membuat rencana operasional
Selama proses perencanaan operasional, Anda tidak menciptakan rencana baru atau mengembangkan tujuan baru. Sebaliknya, untuk membuat rencana operasional, menilai semua yang saat ini bekerja tim Anda dan semua yang perlu Anda lakukan setiap hari atau mingguan untuk mencapai tujuan strategis Anda. Begini caranya:
1. Mulailah dengan rencana strategis
Jika Anda belum melakukannya, buat rencana strategis terlebih dahulu. Anda memerlukan visi dan gol jangka panjang sebelum Anda dapat menghancurkan detail sehari-hari. Ada empat langkah untuk membuat rencana strategis:
Tentukan posisi Anda
Kembangkan strategi Anda
Bangun Rencana Strategis Anda
Bagikan, monitor, dan kelola rencana strategis Anda
Untuk mempelajari lebih lanjut, bacaArtikel tentang Perencanaan Strategis .
2. mempersempit ruang lingkup Anda
Untuk menciptakan rencana operasional yang berorientasi detail, Anda perlu mempersempit ruang lingkup ke tim, departemen, atau area fokus. Ruang lingkup rencana operasional Anda akan tergantung pada ukuran perusahaan Anda.
Misalnya, bayangkan Anda memecah rencana strategis Anda menjadi rencana aksi untuk berbagai departemen perusahaan. Tim pemasaran Anda mencakup beberapa fungsi - misalnya, desain, pemasaran produk, media sosial, pembuatan konten, dan promosi web. Untuk menangkap fungsi tertentu, setiap hari dalam setiap tim, Anda harus membuat rencana tindakan operasional untuk setiap tim yang lebih kecil.
3. Identifikasi pemangku kepentingan utama
Sebelum membuat rencana operasional, putuskan siapa yang akan terlibat dalam proses perencanaan operasional. Anggota tim yang menciptakan rencana operasional harus relatif dekat dengan tindakan yang dijelaskan oleh rencana tersebut.
Untuk melanjutkan contoh kami, rencana operasional tim desain harus dibuat oleh kepala tim desain dan tim mengarah (tergantung pada ukuran tim). Setelah mereka menciptakan rencana operasional mereka, tim harus berbagi rencana dengan Kepala Pemasaran untuk Persetujuan Akhir.
4. Buat Rencana
Rencana operasional Anda menjelaskan tindakan yang akan diambil tim Anda untuk mencapai tujuan Anda dalam jangka waktu tertentu. Untuk membuat rencana operasional, garis besar:
Tujuan tim Anda
ItuKirimanyang akan dicapai oleh rencana operasional
Setiap hasil yang diinginkan atau standar kualitas
Persyaratan staf dan sumber daya, termasuk anggaran operasi Anda
Bagaimana Anda akan memantau dan melaporkan kemajuan
Jika Anda berjuang untuk mengetahui semua detail yang harus dimasukkan dalam rencana operasional Anda, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:
Apa yang harus kita capai?Informasi ini harus berasal dari rencana strategis Anda atau tujuan tahunan.
Tugas harian apa yang perlu kita selesaikan untuk mencapai tujuan kita?Ini bisa menjadi tugas sehari-hari yang saat ini Anda lakukan atau pekerjaan baru yang perlu dikeluarkan.
Siapa orang yang bertanggung jawab atas tugas-tugas itu?Pastikan setiap tugas memiliki satu pemilik sehingga tidak ada kebingungan tentang siapa yang akan pergi untuk pertanyaan atau pembaruan.
Apa metrik kita untuk sukses?Jika Anda belum melakukannya, pastikan AndaSasaran Ikuti Kerangka Cerdas .
Untuk melanjutkan contoh kami, inilah kerangka kerja tim desain untuk membuat rencana operasionalnya:
Bagian dari rencana strategis untuktim pemasaranadalah untuk meningkatkan pangsa suara di pasar - yang berarti lebih banyak mata pada materi pemasaran dan peningkatan keterlibatan dengan pelanggan potensial. Untuk mendukung tujuan-tujuan ini, tim desain akan:
Buat materi promosi tambahan untuk tim sosial
Revamp Halaman Beranda Situs Web untuk Menarik Lebih Banyak Pelanggan Potensial
Untuk mencapai dua gol ini di tahun depan, tim desain akan:
Mempekerjakan dua anggota tim baru untuk fokus pada keterlibatan media sosial
Bermitra dengan tim pengembangan web di dalam departemen pemasaran untuk membuat halaman rumah interaktif
Untuk melacak dan melaporkan kemajuan mereka, tim desain akan menggunakan UDN Task Manager. Sebagai sumber utama kebenaran mereka untuk metrik kinerja utama, termasuk:
Desain apa yang mereka buat
Tingkat keterlibatan yang mereka dapatkan di media sosial
Kemajuan pembaruan situs web
Ini hanya kerangka kerja tim desain untuk membuat rencana operasional mereka. Membawa rencana ini untuk hidup dalam aAlat Manajemen KerjaSukaUDN Task Manager.Untuk berbagi kejelasan pada semua pekerjaan yang perlu dilakukan tim untuk mencapai tujuan mereka. Dengan manajemen kerja, setiap tugas dapat dilacak secara real-time dari awal hingga penyelesaian.
5. Bagikan dan perbarui rencana operasional Anda
Setelah Anda membuat rencana, bagikan dengan para pemangku kepentingan utama sehingga mereka memahami tujuan tim Anda yang paling penting dan tugas-tugas sehari-hari yang diperlukan untuk sampai ke sana. Kelola rencana dan pembaruan Anda dalam alat bersama yang menangkap kemajuan waktu-nyata, seperti UDN Task Manager. .
Seperti elemen perencanaan proyek, hal-hal pasti akan berubah. Secara aktif memantau rencana operasional Anda dan melaporkan kemajuan sehingga pemangku kepentingan utama dan anggota tim dapat tetap diperbarui tentang bagaimana Anda melacak dengan tujuan Anda. Laporkan kemajuan bulanan melaluiPembaruan status tertulis .
Mulai dengan perencanaan operasional
Rencana operasional dapat membantu Anda memastikan Anda membuat kemajuan pada tujuan jangka panjang. Tetapi agar rencana ini efektif, pastikan Anda melacak pekerjaan Anda dalam alat yang dapat diakses secara terpusat. Informasi dan gol yang siled tidak membantu siapa saja - sebagai gantinya, lacak barang dan gol tindakan Anda dalam alat manajemen kerja.
