Lær hvordan du gjør operativ planlegging på riktig måte

Du har opprettet A. strategisk plan -hva nå? En strategisk plan er en fin måte å kartlegge din langsiktige strategi for de neste tre til fem årene, men du trenger ekstra planleggingsdokumenter for å hjelpe deg med å komme dit.

Noen av denne planleggingen vil bli utviklet årlige ting som dine årlige mål og viktige resultater, for eksempel, vil naturligvis vokse etter hvert som tiden går. Men for å sikre at du holder deg på sporet og utfører mot dine langsiktige mål, trenger du en operativ plan.

Hva er operativ planlegging?

Operasjonsplanlegging er prosessen med å snu strategiplanen til et detaljert kart som beskriver nøyaktig hvilken handling laget ditt vil ta på ukentlig, eller noen ganger til og med daglig, basis. En operasjonsplan vil inkludere handlingsartikler og milepæler som hvert lag eller avdeling må fullføres for å kunne utføre din strategiske plan.

Under driftsplanleggingsprosessen, skissere hvert lag eller persons ansvar for neste kvartal, seks måneder eller regnskapsår. Nivået på detaljer og tidslinje du velger for din operasjonsplan, bør avhenge av hvor raskt organisasjonen din vanligvis beveger seg - hvis du er et fartsfylt team med en akselerert veikart, bør du vurdere å skape en operativ plan for neste kvartal eller halvår. Men hvis organisasjonen din har en tendens til å tenke mer på lang sikt, skape en operativ plan for hele regnskapsåret.

Operasjonell planlegging vs strategisk planlegging

En strategisk plan er en forretningsnivåplan for din langsiktige strategi for de neste tre til fem årene. En operativ plan er mindre i både omfang og tidslinje. Målet med operativ planlegging er å skissere de daglige handlingene du må ta for å slå dine strategiske mål.

I motsetning til en strategisk plan, bør en operativ plan også fokusere på gjennomføring . Hvilke daglige og ukentlige handlinger må teamet ditt ta for å oppnå din langsiktige strategiske plan? Hva spesifikt Key Performance Indicators (KPIer) Trenger du å spore regelmessig for å sikre at laget ditt går videre mot målene dine? Disse detaljene skal fanges i din operasjonelle plan.

Hvem skal skape en operativ plan?

For å fange nøyaktig hvem som gjør hva da, må en operasjonell plan være svært detaljert. Av denne grunn, opprett en operativ plan i mindre skala enn din strategiske plan, både når det gjelder tidslinje og omfang. I stedet for å prøve å skape en operativ plan for hele firmaet, opprett en på instituttet eller lagnivået. På et større selskap kan du til og med skape en operativ plan for et bestemt initiativ som ligner en Detaljert arbeidsplan .

For eksempel, opprett en operativ plan for å forklare de daglige oppgavene din IT-avdeling trenger å gjøre for å støtte selskapet. Din IT-avdelingens operasjonsplan kan inkludere hvor ofte IT-gruppemedlemmene vil sjekke Det ber om prosjektinnboks , Budsjetteringsdetaljer for programmet, hvordan IT-laget vil ombord på og utstyre nye ansatte, og hvor ofte laget vil møte.

Det er tre nivåer til hvem som skal skape en operativ plan:

Omfang: Din operasjonsplan vil fange den som, hva, og når av hver aktivitet. Det skal være laser-fokusert på et lag eller en initiativ.

Tidslinje: Avhengig av hvor raskt organisasjonen beveger seg, bør din driftsplan gått over kvart, seks måneder eller et regnskapsår.

Interessenter: Sørg for at folk som er involvert i operasjonell planlegging, er nær arbeidet, slik at de kan nøyaktig projisere og forutsi hvilket arbeid som skal inkluderes i planen.

Fordelene med operativ planlegging

En strategisk plan er en fin måte å proaktivt justere teamet ditt rundt en felles formål. Ved å definere langsiktige mål kan du skissere nøyaktig hvor du vil gå.

En operativ plan hjelper deg med å treffe dine strategiske mål. I henhold til vår forskning, bare 26% av kunnskapsarbeidere Ha en veldig klar forståelse av hvordan deres individuelle arbeid er knyttet til selskapsmål. Ved å skape en detaljorientert operativ plan, kan du definere nøyaktig hva Kortsiktige mål Du må oppnå for å være på vei mot dine langsiktige mål. Det kan hjelpe deg med å tenke gjennom handlingene du for øyeblikket tar eller trenger å ta for å utføre mot dine mål.

Spesielt en operativ plan:

Forklar nøyaktig hva laget ditt vil gjøre på en ukentlig og daglig basis.

Gir en omfattende guide til den daglige driften at gruppemedlemmene dine må ta for å oppnå dine langsiktige mål.

Setter et referanse for daglige forventninger, så du kan unngå å gå av sporet.

5 trinn for å lage en operativ plan

Under operasjonsplanleggingsprosessen skaper du ikke nye planer eller utvikler nye mål. I stedet for å skape en operativ plan, vurder alt ditt team jobber for tiden og alt du trenger å gjøre på en daglig eller ukentlig basis for å slå dine strategiske mål. Dette er hvordan:

1. Start med en strategisk plan

Hvis du ikke allerede har en strategisk plan først. Du trenger en langsiktig visjon og mål før du kan bryte ned de daglige detaljene. Det er fire trinn for å skape en strategisk plan:

Bestem posisjonen din

Utvikle din strategi

Bygg din strategiske plan

Del, skjerm og administrer din strategiske plan

For å lære mer, les vår Artikkel om strategisk planlegging .

2. begrense omfanget ditt

For å skape en detaljorientert operasjonsplan må du begrense omfanget til et lag, avdeling eller fokusområde. Omfanget av din driftsplan vil avhenge av størrelsen på firmaet ditt.

For eksempel, tenk at du bryter ned din strategiske plan i handlingsplaner for ulike selskapsavdelinger. Markedsføringsgruppen spenner over flere funksjoner - for eksempel design, produktmarkedsføring, sosiale medier, innholdsskaping og webfremmende. For å fange spesifikke, daglige funksjoner i hvert lag, bør du opprette en operativ handlingsplan for hvert mindre lag.

3. Identifiser viktige interessenter

Før du oppretter en operativ plan, bestem deg som vil være involvert i operasjonell planleggingsprosessen. Lagmedlemmene som skaper operasjonsplanen, bør være relativt nær handlingene som planen beskriver.

For å fortsette vårt eksempel, bør designlagets operasjonsplan opprettes av leder av designteamet og lagene fører (avhengig av lagets størrelse). Når de har opprettet sin operasjonsplan, skal laget dele planen med markedsføringshode for endelig godkjenning.

4. Lag planen

Din operasjonsplan forklarer handlingene ditt lag vil ta for å nå dine mål i en angitt tidsramme. For å opprette en operasjonsplan, disposisjon:

Lagets mål

De leveranser som vil bli oppnådd av operasjonsplanen

Eventuelle ønskede resultater eller kvalitetsstandarder

Bemanning og ressursbehov, inkludert driftsbudsjettet

Hvordan vil du overvåke og rapportere om fremgang

Hvis du sliter med å finne ut alle detaljene som skal inkluderes i din driftsplan, spør deg selv følgende spørsmål:

Hva trenger vi å oppnå? Denne informasjonen skal komme fra din strategiske plan eller årlige mål.

Hvilke daglige oppgaver trenger vi å fullføre for å slå våre mål? Disse kan være daglige oppgaver du for tiden gjør eller nytt arbeid som må sparket av.

Hvem er de som er ansvarlige for de oppgavene? Pass på at hver oppgave har en eier, så det er ingen forvirring om hvem du skal gå til for spørsmål eller oppdateringer.

Hva er våre beregninger for suksess? Hvis du ikke allerede har det, må du sørge for at Mål Følg Smart Framework .

For å fortsette vårt eksempel, her er rammen, kan designteamet bruke til å skape sin operasjonelle plan:

En del av den strategiske planen for Markedsføringsteam er å øke andelen stemme i markedet - noe som betyr flere øyne på markedsføringsmateriell og økt engasjement med potensielle kunder. For å støtte disse målene, vil designteamet:

Skape ekstra salgsfremmende materialer for det sosiale laget

Revamp nettsiden Hjemmeside for å tiltrekke seg flere potensielle kunder

For å oppnå disse to målene i det neste året, vil designteamet:

Lei to nye lagmedlemmer for å fokusere på sosiale medier engasjement

Partner med webutviklingslaget i markedsavdelingen for å lage en interaktiv hjemmeside

For å spore og rapportere om deres fremgang, vil designteamet bruke UDN Task Manager Som deres sentrale sannhetskilde for sentrale ytelsesmåter, inkludert:

Hvilke design de skaper

Nivået på engasjement de får på sosiale medier

Fremdriften på nettsiden oppdatering

Dette er bare rammen designet teamet ville bruke til å skape sin operasjonelle plan. Bringe denne planen til livet i en Arbeidsstyringsverktøy som UDN Task Manager For å dele klarhet på alt arbeidet, må laget gjøre for å slå på sine mål. Med arbeidsstyring kan hver oppgave spores i sanntid fra begynnelsen til ferdigstillelse.

5. Del og oppdater din operasjonsplan

Når du har opprettet planen, del den med viktige interessenter, slik at de forstår lagets viktigste mål og de daglige oppgavene det vil ta for å komme dit. Administrer planen og oppdateringene i et delt verktøy som fanger sanntids fremgang, som UDN Task Manager .

Som ethvert element i prosjektplanlegging, vil det uunngåelig forandre seg. Mektere aktivt din driftsplan og rapportere om fremgang, så viktige interessenter og lagmedlemmer kan holde seg oppdatert på hvordan du sporer mot dine mål. Rapporter om fremgang hver måned gjennom Skriftlige statusoppdateringer .

Kom i gang med operativ planlegging

En operativ plan kan hjelpe deg med å sikre at du gjør fremgang på langsiktige mål. Men for at denne planen skal være effektiv, må du sørge for at du sporer arbeidet ditt i et sentralt tilgjengelig verktøy. Siled informasjon og mål hjelper ikke noen - i stedet, spore dine handlingsposter og mål i et arbeidsstyringsverktøy.