Conceptos básicos de servicios profesionales
Una guía para la gestión de proyectos para servicios profesionales.
De acuerdo a un informe reciente[dieciséis], América del Norte y Europa Occidental representaban a dos de los mercados de servicios profesionales más grandes del mundo. Año a año, el Industria de servicios profesionales Sigue creciendo en estos mercados y en regiones de todo el mundo.
Pero, ¿qué son los servicios profesionales? ¿Qué desafíos enfrentan estas industrias? ¿Y qué herramientas pueden las empresas aprovechan para brindar más valor a los clientes y las partes interesadas?
En Gestor de tareas UDN , sentimos que es importante que los equipos en todas las industrias puedan poder usar nuestras herramientas para el crecimiento, la productividad y para encender los desafíos de un mercado enfocado en el cliente en constante cambio.
En esta guía para gestión de proyectos Para los servicios profesionales, estamos ofreciendo una visión general de la industria más amplia, así como una mirada a algunos de los desafíos y herramientas que las organizaciones de servicios profesionales deben ser conscientes de.
¿Qué son los servicios profesionales?
Los servicios profesionales son un término amplio que se refiere a cualquier negocio o departamento cuya producción central es un servicio o experiencia particular, en lugar de un producto manufacturado. Los ejemplos de esto incluyen contabilidad, publicidad y comercialización, y servicios legales.
También se considera que los consultores están trabajando dentro de la industria de servicios profesionales, nuevamente, porque están ofreciendo su experiencia.
Muchas empresas de servicios profesionales son externos y, por lo tanto, independientes de las empresas con las que trabajan. Estas empresas se llaman organizaciones de servicios profesionales independientes. La alternativa a esto sería un equipo de servicios profesionales incorporados.
Mientras que las empresas de servicios profesionales independientes existen en gran medida fuera de la estructura interna formal de una compañía, se puede considerar que un equipo de servicios profesionales incorporados puede ser parte de una organización más grande.
Los equipos de PS en este escenario son menos impulsados por la "satisfacción del cliente" y más impulsados por los KPI y las métricas que representan los intereses más amplios de una organización.
¿Qué hacen las firmas de servicio profesional?
Empresas basadas en servicios.[dieciséis]Puede atender a las empresas en una gran cantidad de formas. A menudo, las empresas y los equipos de PS brindan servicios que se alinean con el crecimiento, el cumplimiento legal y los objetivos de tecnología de una organización.
Por ejemplo, es posible que una empresa deba cumplir con las nuevas regulaciones de datos de Internet que se están promulgando en su país o región. Este negocio podría entonces contratar a las empresas de servicios legales y de TI que se especializan en cumplimiento. En lugar de producir algo para la organización, estas firmas están ofreciendo su experiencia para ayudar a garantizar que la compañía siga de conformidad con la ley.
Un ejemplo de un equipo de servicios profesionales incorporados podría incluir un aparato creativo o de marketing que ya existe dentro de una organización.
Por ejemplo, una empresa puede decidir que les gustaría promover su negocio en un evento o expo específico de la industria. Luego podrían acercarse a los equipos de marketing y creativos dentro de su organización para crear material promocional físico y digital, como carteles, uno-pagers, copia de anuncios digitales y más. Es posible que estos equipos ni siquiera se den cuenta de ella, sino que son, en cierto sentido, actuando como un brazo de servicios profesionales de la empresa.
Otros ejemplos de los deberes de un equipo de servicios profesionales pueden incluir especialistas en contabilidad / nómina que ayuden a bordo de nuevas contrataciones para una organización, o incluso a las empresas de arquitectura que trabajan estrechamente con las empresas de construcción durante las etapas de planificación de una nueva construcción.
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¿Cuáles son los mayores desafíos que enfrentan los equipos de servicios profesionales?
Debido a que los servicios profesionales no son un monolito, puede ser difícil identificar solo un conjunto específico de desafíos que enfrentan las empresas.
58% de los equipos PS Entrevistado por Deltek[dieciséis]En 2018 dijo que pasaron "cientos de horas produciendo informes". Los obstáculos como este pueden tener un impacto significativo en la forma en que los equipos pueden ofrecer valor a los clientes y perseguir proyectos rentables. Pero no es el único tipo de desafío que enfrentan los equipos.
Diferentes industrias en el sector tendrán diferentes puntos de dolor, pero, en general, gerentes de proyecto En la industria de servicios profesionales enfrentan serios desafíos alrededor Administracion de recursos[dieciséis], planificación de proyectos ineficaces y productividad.
En los servicios profesionales, la definición del proyecto deficiente puede ser una barrera para la entrega a tiempo y en el presupuesto. Cuando los contornos de una iniciativa son nebulosos o mal definidos, problemas como Scope flep[dieciséis]Puede establecer, lo que inevitablemente conduce a la insatisfacción de gastos excesivos y del cliente. Este es uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas de servicios profesionales.
De hecho, según Gestor de tareas UDN Informe de referencia de gestión profesional de servicios profesionales 2019[dieciséis]¡El 97% de los equipos experimentan demoras de proyectos, con las expectativas cambiantes del cliente son la razón número uno.
Establecer los parámetros de un proyecto es un paso necesario en la gestión de proyectos, especialmente, ya que cambiar las expectativas del cliente puede depender de cualquier número de variables, no todas razonables.
Puede ser tentador que algunas empresas orientadas al cliente adopten un enfoque de "cliente siempre correcto" sin tener en cuenta las restricciones de recursos. Pero, debido a que los recursos a menudo son limitados, los equipos pueden encontrarse en una posición difícil cuando se trata de la asignación y la optimización.
Las empresas de servicios profesionales son únicamente sensibles a los factores como Tasas de utilización de los empleados[dieciséis]. La baja utilización de los empleados puede indicar los procesos de gestión de recursos deficientes o incluso sugerir que ciertos proyectos no son tan rentables como podrían ser. Por ejemplo, una empresa de PS que ofrece servicios legales o contables colocaría horas facturables en la parte superior de su lista de prioridades. ¿Por qué? A diferencia de las empresas que dependen de métricas mal definidas como la "satisfacción del cliente", estas industrias dependen en gran medida de la realización de trabajos en nombre de un cliente, es decir, la preparación de impuestos, las solicitudes de marcas, etc., por lo tanto, se debe tener en cuenta el tiempo empleado en este trabajo.
Una solución de software que realiza un seguimiento del tiempo, permite flujos de trabajo automatizados, y habilita las solicitudes dinámicas, puede reducir la cantidad de tiempo que los empleados gastan haciendo un trabajo no facturable (I.E. Trabajo administrativo o reuniones automatizadas fácilmente que podrían ser un formulario de solicitud simple).
Mantener un ojo en estas métricas también dará información sobre los niveles actuales de productividad y los proyectos futuros para perseguir.
El software de gestión de proyectos que mejora el flujo de trabajo, la visibilidad del cliente y la productividad del equipo puede ayudar a los equipos de servicios profesionales a rastrear la salud de una iniciativa y ser más responsables del trabajo que producen.
Sin una manera de administrar y monitorear adecuadamente todos estos aspectos vitales de la gestión de proyectos, la ampliación y la optimización del rendimiento del equipo pueden ser difíciles.
Muchas empresas de servicios profesionales ahora se están convirtiendo en soluciones de software como Gestor de tareas UDN , que ofrece características prácticas, como seguimiento de tiempo para billetes, solicitudes automáticas, gestión de la carga de trabajo y más.
Con los desafíos que enfrentan los equipos de servicios profesionales, la elección de las herramientas adecuadas puede ayudar a las empresas a desbloquear los beneficios como márgenes de ganancias más altos y mejores tasas de retención de clientes.
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