Khái niệm cơ bản về dịch vụ chuyên nghiệp

Hướng dẫn quản lý dự án cho các dịch vụ chuyên nghiệp

Dựa theo một báo cáo gần đây , Bắc Mỹ và Tây Âu đại diện cho hai trong số các thị trường dịch vụ chuyên nghiệp lớn nhất thế giới. Năm vào năm, Công nghiệp dịch vụ chuyên nghiệp tiếp tục phát triển ở các thị trường này và ở các khu vực trên toàn cầu.

Nhưng, các dịch vụ chuyên nghiệp là gì? Những thách thức nào làm những ngành công nghiệp? Và những công cụ nào có thể thúc đẩy đòn bẩy để mang lại nhiều giá trị hơn cho khách hàng và các bên liên quan?

Tại Quản lý tác vụ UDN , Chúng tôi cảm thấy điều quan trọng đối với các đội trong tất cả các ngành công nghiệp để có thể sử dụng các công cụ của chúng tôi để tăng trưởng, năng suất và mở ra những thách thức của một thị trường tập trung vào khách hàng luôn thay đổi.

Trong hướng dẫn này để quản lý dự án Đối với các dịch vụ chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về ngành công nghiệp rộng lớn hơn cũng như một cái nhìn về một số thách thức và các tổ chức dịch vụ chuyên nghiệp cần biết.

Dịch vụ chuyên nghiệp là gì?

Các dịch vụ chuyên nghiệp là một thuật ngữ rộng lớn đề cập đến bất kỳ doanh nghiệp hoặc bộ phận nào có sản lượng cốt lõi là một dịch vụ hoặc chuyên môn cụ thể, thay vì một sản phẩm được sản xuất. Ví dụ về điều này bao gồm kế toán, quảng cáo và tiếp thị và các dịch vụ pháp lý.

Các chuyên gia tư vấn cũng được coi là làm việc trong ngành dịch vụ chuyên nghiệp, một lần nữa, bởi vì họ đang cung cấp chuyên môn của họ.

Nhiều công ty dịch vụ chuyên nghiệp là bên ngoài và, do đó, độc lập với các công ty họ làm việc với. Những công ty này được gọi là các tổ chức dịch vụ chuyên nghiệp độc lập. Sự thay thế cho đây sẽ là một nhóm dịch vụ chuyên nghiệp nhúng.

Trong khi các công ty dịch vụ chuyên nghiệp độc lập phần lớn tồn tại bên ngoài cấu trúc nội bộ chính thức của công ty, một nhóm dịch vụ chuyên nghiệp nhúng có thể được coi là một phần của một tổ chức lớn hơn.

Các nhóm PS trong kịch bản này ít được thúc đẩy bởi "sự hài lòng của khách hàng" và được điều khiển nhiều hơn bởi KPI và số liệu đại diện cho lợi ích rộng lớn hơn của một tổ chức.

Các công ty dịch vụ chuyên nghiệp làm gì?

Các công ty dựa trên dịch vụ có thể phục vụ cho các doanh nghiệp theo vô số cách. Thông thường, các công ty và đội ngũ PS cung cấp các dịch vụ phù hợp với sự tăng trưởng, tuân thủ pháp luật và mục tiêu công nghệ của một tổ chức.

Chẳng hạn, một công ty có thể cần tuân thủ các quy định dữ liệu Internet mới được ban hành ở quốc gia hoặc khu vực của họ. Doanh nghiệp này sau đó có thể thuê các công ty dịch vụ hợp pháp và CNTT chuyên về sự tuân thủ. Thay vì sản xuất một cái gì đó cho tổ chức, các công ty này thay thế cung cấp chuyên môn của họ để giúp đảm bảo rằng công ty vẫn tuân thủ luật pháp.

Một ví dụ về một nhóm dịch vụ chuyên nghiệp nhúng có thể bao gồm một bộ máy sáng tạo hoặc tiếp thị đã tồn tại trong một tổ chức.

Ví dụ, một công ty có thể quyết định họ muốn quảng bá doanh nghiệp của họ tại một sự kiện hoặc triển lãm cụ thể của ngành. Sau đó, họ có thể tiếp cận các nhóm tiếp thị và sáng tạo trong tổ chức của họ để đưa ra tài liệu quảng cáo vật lý và kỹ thuật số như áp phích, một máy nhắn tin, bản sao quảng cáo kỹ thuật số và nhiều hơn nữa. Những đội này thậm chí có thể không nhận ra chính nó, nhưng họ đang theo ý nghĩa, đóng vai trò là một nhánh dịch vụ chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Các ví dụ khác về một nhiệm vụ của một nhóm dịch vụ chuyên nghiệp có thể bao gồm các chuyên gia về kế toán / biên chế giúp thuê mới cho một tổ chức hoặc thậm chí các công ty kiến trúc hợp tác chặt chẽ với các doanh nghiệp xây dựng trong giai đoạn lập kế hoạch của một bản dựng mới.

Từ quy trình này sang quy trình tự động hóa: Báo cáo điểm chuẩn quản lý dịch vụ chuyên nghiệp

Những thách thức lớn nhất mà các nhóm dịch vụ chuyên nghiệp phải đối mặt là gì?

Bởi vì các dịch vụ chuyên nghiệp không phải là một Monolith, có thể khó xác định chỉ một bộ thách thức cụ thể mà các công ty phải đối mặt.

58% đội PS Phỏng vấn bởi Deltek. Năm 2018 cho biết họ đã dành "hàng trăm giờ sản xuất báo cáo". Những rào cản như thế này có thể có tác động đáng kể đến cách các đội có thể cung cấp giá trị cho khách hàng và theo đuổi các dự án có lợi nhuận. Nhưng đó không phải là loại thách thức duy nhất mà các đội phải đối mặt.

Các ngành công nghiệp khác nhau trong lĩnh vực sẽ có các điểm đau khác nhau nhưng nói chung, quản lý dự án Trong ngành dịch vụ chuyên nghiệp phải đối mặt với những thách thức nghiêm trọng xung quanh Quản lý nguồn tài nguyên , Lập kế hoạch dự án không hiệu quả và năng suất.

Trong các dịch vụ chuyên nghiệp, định nghĩa dự án kém có thể là rào cản đối với giao hàng đúng hạn và ngân sách. Khi các phác thảo của một sáng kiến là những vấn đề mơ hồ hoặc không xác định, các vấn đề như phạm vi creep. có thể đặt ra, điều này chắc chắn dẫn đến sự không hài lòng bội chi và của khách hàng. Đây là một trong những thách thức lớn nhất đối với các công ty dịch vụ chuyên nghiệp.

Trong thực tế, theo Quản lý tác vụ UDN Dịch vụ chuyên nghiệp năm 2019 Báo cáo điểm chuẩn hoạt động , 97% các đội trải nghiệm sự chậm trễ của dự án, với việc thay đổi kỳ vọng của khách hàng là lý do số một.

Thiết lập các thông số của dự án là một bước cần thiết trong quản lý dự án, đặc biệt là khi thay đổi kỳ vọng của khách hàng có thể phụ thuộc vào bất kỳ số lượng biến nào - không phải tất cả đều hợp lý.

Nó có thể hấp dẫn đối với một số công ty đối mặt với khách hàng áp dụng một "khách hàng luôn đúng" cách tiếp cận mà không cần thực hiện các ràng buộc tài nguyên. Nhưng, vì các tài nguyên thường bị hạn chế, các đội có thể thấy mình ở một vị trí khó khăn khi nói đến việc phân bổ và tối ưu hóa.

Các công ty dịch vụ chuyên nghiệp nhạy cảm với các yếu tố như Tỷ lệ sử dụng nhân viên . Việc sử dụng nhân viên thấp có thể báo hiệu các quy trình quản lý tài nguyên kém hoặc thậm chí gợi ý rằng một số dự án nhất định không có lãi như họ có thể. Chẳng hạn, một công ty PS cung cấp dịch vụ pháp lý hoặc kế toán sẽ đặt giờ có thể thanh toán ở đầu danh sách ưu tiên của nó. Tại sao? Không giống như các công ty phụ thuộc vào các số liệu không xác định như "sự hài lòng của khách hàng", các ngành công nghiệp này dựa rất nhiều vào việc thực hiện công việc thay mặt cho một khách hàng - I.E. Chuẩn bị thuế, hồ sơ nhãn hiệu, v.v. Do đó, thời gian dành cho công việc này phải được hạch toán.

Một giải pháp phần mềm theo dõi thời gian, cho phép các quy trình công việc tự động và cho phép các yêu cầu động, có thể cắt giảm lượng thời gian nhân viên chi tiêu thực hiện công việc không phải hóa đơn (tức là công việc quản trị tự động dễ dàng hoặc các cuộc họp có thể là một mẫu yêu cầu đơn giản).

Theo dõi các số liệu này cũng sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về mức năng suất hiện tại và các dự án trong tương lai để theo đuổi.

Phần mềm quản lý dự án cải thiện quy trình làm việc, khả năng hiển thị của khách hàng và năng suất của nhóm có thể giúp các nhóm dịch vụ chuyên nghiệp theo dõi sức khỏe của một sáng kiến và có trách nhiệm hơn về công việc họ sản xuất.

Không có cách nào để quản lý và giám sát đúng các khía cạnh quan trọng của quản lý dự án, nhân rộng và tối ưu hóa hiệu suất của đội có thể khó khăn.

Nhiều công ty dịch vụ chuyên nghiệp hiện đang chuyển sang các giải pháp phần mềm như Quản lý tác vụ UDN , cung cấp các tính năng thực tế như theo dõi thời gian cho các khoản thanh toán hóa đơn, yêu cầu tự động, quản lý khối lượng công việc và nhiều hơn nữa.

Với những thách thức mà các nhóm dịch vụ chuyên nghiệp phải đối mặt, việc chọn các công cụ phù hợp có thể giúp các công ty mở khóa các lợi ích như tỷ suất lợi nhuận cao hơn và tỷ lệ giữ khách hàng tốt hơn.

Làm thế nào các công ty hàng đầu sử dụng tự động hóa để tăng tốc quản lý công việc