La guía de principiantes para escribir un caso de negocio efectivo.
Casi todos los proyectos deben ser aprobados, ya sea que eso significa obtener el simple anticipado a su equipo o obtener el apoyo de un actor ejecutivo. Puede estar familiarizado con el uso de un plan de proyecto o una carta de proyectos para proponer una nueva iniciativa y obtener la luz verde para un proyecto. Pero si su proyecto propuesto representa una inversión empresarial significativa, es posible que deba construir un caso de negocio.
Si nunca ha escrito un caso de negocio, estamos aquí para ayudarlo. Con algunos recursos y un poco de planificación, puede escribir un caso de negocio que le ayude a obtener los recursos y el apoyo que necesita para administrar un proyecto exitoso.
¿Qué es un caso de negocio?
Un caso de negocios es un documento que explica el valor o los beneficios que su empresa obtendrá si persigue una inversión o iniciativa de negocios importantes. Esta iniciativa puede ser cualquier cosa, desde la mensajería para un nuevo producto o lanzamiento de características, una propuesta para aumentar el gasto en una iniciativa actual, o una inversión significativa con una nueva agencia o contratista, para nombrar algunos. Un caso de negocio convincente describirá los beneficios esperados de esta decisión significativa de inversión. Las partes interesadas clave utilizarán el caso de negocio que proporciona para determinar si se avanza o no con una iniciativa.
Si nunca ha creado un caso de negocio, puede sonar similar a otra documentación temprana de planificación de proyectos. Así es como se apila:
Caja de negocios frente a plan de negocios
A caja de negocios Es una propuesta para una nueva estrategia o gran iniciativa. Debe describir las necesidades y beneficios de la empresa que su empresa recibirá su oportunidad de perseguir esta oportunidad.
A plan de negocios Por otro lado, es un esquema para un negocio totalmente nuevo. Por lo general, redactaría un plan de negocios para mapear su estrategia comercial, sus declaraciones de misión y visión, y cómo planea llegar allí. Puede haber un caso en el que cree un plan de negocios para un negocio ya existente, pero solo lo haría si está tratando de tomar su negocio de una dirección significativamente nueva.
Caso empresarial vs. Resumen ejecutivo
Un resumen ejecutivo Es una visión general de un documento importante que cubre todos los hechos principales y los detalles, los interesados del proyecto deben tener en cuenta en caso de que no tengan tiempo para leer el documento completo. De hecho, el último paso de escribir un caso de negocios será redactar un resumen ejecutivo con todos los detalles importantes y de alto nivel que sus partes interesadas deben saber.
Caja de negocios frente a Chárter del proyecto
Si necesita crear un tono de ascensor para su proyecto, pero no necesita el tratamiento de casos de negocios completo, es posible que necesite una carta de proyectos. Al igual que un caso de negocio, un carta del proyecto Espera los detalles clave de una iniciativa. Específicamente, una carta de proyecto cubrirá tres elementos principales de su proyecto: objetivos del proyecto, alcance del proyecto y partes interesadas clave clave. Su equipo de administración utilizará la carta del proyecto para aprobar un mayor desarrollo de proyectos.
¿Necesito un caso de negocio?
No todos los proyectos necesitan un caso de negocio, o incluso una carta de proyectos. Planee construir un caso de negocio solo para iniciativas o inversiones que requerirán recursos comerciales significativos. Si está trabajando en una iniciativa más pequeña, considere crear una carta de proyecto para lanzar su idea de proyecto a las partes interesadas relevantes.
Incluso si no necesita lanzar su proyecto a ninguna parte de los interesados, debe estar listo para responder preguntas básicas sobre su proyecto propuesto, como:
¿Cuál es el propósito de este proyecto?
¿Por qué estamos trabajando en este proyecto?
¿Cómo se conecta este proyecto a los objetivos y objetivos de la organización?
¿Qué métricas utilizaremos para medir el éxito del proyecto ?
¿Quién está trabajando en este proyecto?
¿Cuándo se va a completar este proyecto?
5 pasos para crear y lanzando un caso de negocio.
El caso de su negocio no debe incluir solo datos clave y cifras, también debe informar una historia de por qué perseguir una inversión o iniciativa en particular es una buena idea para su negocio. En caso de duda, evite la jerga y sea breve, pero siempre se centra en comunicar el valor del proyecto. Si esta es la primera vez que crea un caso de negocio, no se preocupe. Siga estos cinco pasos para crear uno sólido.
1. Recopilar la entrada
No tienes que escribir un caso de negocio por tu cuenta. En su lugar, asegúrese de que los miembros y las partes interesadas apropiadas del equipo estén contribuyendo a las secciones relevantes. Por ejemplo, el equipo de TI debe participar en las decisiones de herramientas y línea de tiempo, mientras que el equipo financiero debe revisar las secciones de gestión de riesgos y presupuesto. Si está creando un caso de negocio para proponer una nueva iniciativa, línea de productos o persona, asegúrese de consultar a los expertos en materias.
2. Planee escribir su caja de negocios fuera de orden
Algunas de las primeras cosas que aparecen en su caso de negocios, como su resumen ejecutivo, deben ser redactadas por última vez, cuando tenga todos los recursos e información para hacer una sugerencia informada. Su resumen ejecutivo presentará todos sus hallazgos y hará una recomendación para el negocio en función de una variedad de factores. Al reunir todos los detalles, el propósito de los proyectos de primer lugar, la información financiera y el riesgo de proyectos, puede garantizar que su resumen ejecutivo tenga toda la información relevante.
3. Construye su caso de negocio incrementalmente
Un caso de negocio describe una inversión significativa para su empresa. Del mismo modo, simplemente escribir un caso de negocio es una inversión significativa de su tiempo. No todas las iniciativas son correctas para su negocio, así que asegúrese de que está revisando su trabajo con las partes interesadas a medida que avanza. No desea hundir horas y semanas en este documento solo para que se rechace por las partes interesadas ejecutivas del bate.
Considere hacer un "lanzamiento suave" con un esquema de su caso de negocio a su Patrocinador de proyecto O un activo ejecutivo tiene una buena relación con confirmar que esta iniciativa es algo que debe seguir. Luego, a medida que construya las diferentes secciones de su caso de negocio, vuelva a ingresar con sus partes interesadas clave para confirmar que no hay interruptores.
4. Refinar el documento.
A medida que cree secciones de su caso de negocio, es posible que deba volver y refinar otras secciones. Por ejemplo, una vez que hayas terminado de hacer un análisis coste-beneficio Con su equipo financiero, asegúrese de actualizar cualquier riesgo de proyecto relacionado con el presupuesto.
Antes de presentar su caso de negocio, realice una lectura final a través de las partes interesadas clave para buscar cualquier sección que pueda estar más refinada. En esta etapa, también querrá escribir el resumen ejecutivo que va en la parte superior del documento. Dependiendo de la duración de su caso de negocio, su resumen ejecutivo debe ser de una o dos páginas.
5. Presentar el caso de negocio.
El paso final es presentar realmente su caso de negocio. Comience con un tono rápido del ascensor que responda a lo que, por qué y cómo de su propuesta. Piense en esta presentación como su oportunidad de explicar la necesidad comercial actual, cómo su propuesta aborda la necesidad y cuáles son los beneficios comerciales. Asegúrese de abordar cualquier riesgo o inquietud, cree que su audiencia tendría.
No pase por la página de la funda de su negocio por página. En su lugar, comparta el documento con las partes interesadas antes de la presentación para que tengan la oportunidad de leerlo con anticipación. Luego, después de su presentación, comparta el documento nuevamente para que las partes interesadas puedan cavar en detalles.
Lista de verificación de caso de negocio
Empezar con el por qué
La primera sección del caso de negocios es su oportunidad de hacer un argumento convincente sobre el nuevo proyecto. Asegúrese de redactar un argumento que apela a los intereses y necesidades de su audiencia. A pesar de ser la primera sección en su caso de negocio, esta debe ser la última sección que escribe. Además de incluir el Elementos tradicionales de un resumen ejecutivo. , asegúrate de responder:
¿Qué problema empresarial es su proyecto resolviendo? Esta es su oportunidad de explicar por qué su proyecto es importante y por qué las partes interesadas ejecutivas deben considerar la persiguitud de esta oportunidad.
Cual es tu Objetivo de negocio ? ¿Qué pasa al final de un proyecto exitoso? ¿Cómo medirá el éxito, y qué significa un proyecto exitoso para su negocio?
¿Cómo encaja este caso de negocios en su plan de estrategia empresarial general de la empresa? Asegúrese de que su caso de negocio propuesto esté conectado a importante objetivos de la empresa . La iniciativa propuesta en su caso de negocio debe mover la aguja hacia la de su empresa. declaración de la visión .
Esquema de las finanzas y el retorno de la inversión.
En este punto de su caso de negocio, debe describir los fundamentos financieros del proyecto. No espere crear esta sección por su cuenta, debe redactar esto en asociación con el equipo financiero de su empresa. En particular, esta sección debe responder:
¿Cuánto costará este proyecto? Incluso si la iniciativa es completamente nueva para su empresa, investigue algunas investigaciones para estimar los costos del proyecto.
¿Qué cuesta cada componente individual del proyecto? Además de estimar el costo total total, descompone los diferentes costos del proyecto. Por ejemplo, es posible que tenga costos de proyectos para nuevas herramientas y recursos, recursos de inteligencia competitivos, costos de agencia, etc.
¿Cuál es el retorno esperado de la inversión (ROI)? Ha hablado de los costos, ahora hable sobre cómo su empresa se beneficiará de esta iniciativa. Asegúrate de explicar cómo también calculaste el ROI.
¿Cómo afectará este proyecto el flujo de efectivo? El flujo de efectivo es la cantidad de dinero que se transfiere dentro y fuera de su negocio. Las inversiones significativas van a costar mucho dinero, por lo que afectarán negativamente el flujo de efectivo, pero también debe esperar un ROI alto, que impactará positivamente el flujo de efectivo.
¿Cuál es el análisis de sensibilidad? El análisis de sensibilidad es un resumen de cuán inciertos son sus números. Habrá una variedad de variables que afectan su caso de negocio. Asegúrese de explicar qué son esas variables y cómo eso podría afectar sus proyecciones.
Vista previa Detalles del proyecto
Su caso de negocio está proponiendo una nueva iniciativa. Además de los riesgos financieros, tome algún tiempo para obtener una vista previa de los detalles del proyecto. Por ejemplo, su caso de negocio debe incluir:
Tu objetivos del proyecto y Proyecto clave entregables . ¿Qué pasará al final del proyecto? ¿Qué espera crear o entregar una vez que el proyecto haya terminado?
Tu plan de proyecto . Un plan de proyecto es un plan de los elementos clave que necesita su equipo para lograr para lograr con éxito los objetivos de su proyecto.
los alcance del proyecto . ¿Cuáles son los límites de su proyecto? ¿A qué objetivos, entregables y plazos exactos estarás trabajando?
Una lista de relevantes partes interesadas del proyecto . ¿Quiénes son los importantes partes interesadas del proyecto y los tomadores de decisiones clave para este trabajo? Esto puede incluir a los miembros del equipo del proyecto que estaría trabajando en esta iniciativa, las partes interesadas ejecutivas que patrocinan el proyecto y cualquier partes interesadas externas que puedan estar involucradas.
Un general Proyecto de hoja de ruta en una vista de gantt-gráfico. En esta etapa en el proceso, no necesita proporcionar una línea de tiempo detallada del proyecto, pero debe describir un sentido general de cuándo ocurrirá cada etapa de proyecto en relación con los demás. Para hacer esto, cree una hoja de ruta de proyecto en Gantt-gráfico como software . Asegúrate de incluir cualquier importante Hitos del proyecto En tu hoja de ruta también.
Cualquier dependencia importante de proyectos. ¿Hay algo que se interponga en el camino de este proyecto comenzando? ¿Este trabajo confía en cualquier otro trabajo que actualmente está en vuelo?
Discutir los riesgos del proyecto
Una vez que haya descrito el impacto financiero y los detalles importantes del proyecto, asegúrese de incluir cualquier riesgo posible de proyectos. Si aún no lo has hecho, crea un Plan de gestión de riesgos del proyecto para su caso de negocio. La gestión del riesgo de proyectos no es el proceso de eliminación del riesgo, en cambio, se trata de identificar, analizar y responder de manera proactiva a cualquier riesgo potencial de proyectos. Definición claramente de cada riesgo de proyecto y cómo ese riesgo podría afectar su proyecto, puede equipar a usted y al equipo del proyecto para administrar y evitar esos riesgos.
En la sección de riesgo de su caso de negocio, incluya:
Un análisis de riesgo de cualquier riesgo potencial de proyectos. ¿Cual es el riesgo? ¿Qué tan probable es que suceda? ¿Cuál es el nivel de prioridad de este riesgo?
Qué, si los hay, suposiciones que estás haciendo. En la gestión de riesgos del proyecto, las suposiciones son cualquier cosa que crea que será cierto sobre el proyecto, sin que los detalles sean los hechos garantizados. Basar las decisiones del proyecto en torno a un supuesto puede abrir su proyecto al riesgo. Asegúrese de ratificar cada supuesto del proyecto para evitar poner en peligro el éxito del proyecto.
Cualquier alternativa comparable en el mercado. Si está escribiendo un caso de negocio para lanzar un nuevo producto o ángulo en el mercado, evalúe cualquier cosa que ya exista. ¿Podría la alternativa impactar su evaluación financiera o éxito del proyecto?
Convertirlo en un plan de acción
En la sección final de su caso de negocio, esbozar cómo convertirá este caso de negocio en un proyecto procesable. Esta sección debe responder preguntas como:
¿Cómo se tomarán las decisiones? ¿Quién es responsable del proyecto? ¿Quién es el patrocinador del proyecto? Si aún no lo has hecho, considera crear un Carta de raci Para describir las responsabilidades del proyecto.
¿Cómo se volverá a medir y reportará el progreso? No se debe notificar a cada proyecto de parte interesado de cada cambio de proyecto. Esquema de partes clave de su Plan de comunicación del proyecto , así como como te comunicarás Actualizaciones de estado del proyecto .
¿Cuál es el siguiente curso de acción? Si el equipo de administración ratifica este caso de negocio, ¿qué próximos pasos tomarán para poner esto en acción?
Trae su caso de negocio a la vida
¡Has construido un caso de negocio sólido y se han ratificado, felicidades! El siguiente paso es traer vida a su caso de negocio. Puede ser intimidante para iniciar un cambio a gran escala e implementar su caso de negocio no es una excepción.
Si aún no lo has hecho, asegúrate de tener un Herramienta de gestión de proyectos En lugar para administrar y organizar su nueva iniciativa. Con una fuente central de verdad para hacer un seguimiento de quién está haciendo qué cuando, cuándo, compartir las actualizaciones de estado y mantener a las partes interesadas del proyecto en el bucle, puede convertir un excelente caso de negocios en un proyecto exitoso.
