Nybegynnerens veiledning for å skrive et effektivt forretningssak

Nesten hvert prosjekt må godkjennes - om det betyr at du får den enkle gå fremover fra teamet ditt eller få støtte fra en utøvende interessent. Du kan være kjent med å bruke en prosjektplan eller prosjekt charter for å foreslå et nytt initiativ og få det grønne lyset for et prosjekt. Men hvis ditt foreslåtte prosjekt representerer en betydelig bedriftsinvestering, må du kanskje bygge et forretningssak.

Hvis du aldri har skrevet et forretningssak, er vi her for å hjelpe. Med noen få ressurser og en liten planlegging kan du skrive et forretningssak som vil hjelpe deg med å få ressursene og støtten du trenger for å administrere et vellykket prosjekt.

Hva er et forretningssak?

Et forretningssak er et dokument som forklarer verdien eller fordelene din bedrift vil få hvis du forfølger en betydelig bedriftsinvestering eller initiativ. Dette initiativet kan være alt fra meldingen for et nytt produkt eller funksjonsstart, et forslag om å øke utgiftene på et nåværende initiativ, eller en betydelig investering med et nytt byrå eller entreprenør - for å nevne noen. Et overbevisende forretningssak vil skissere de forventede fordelene med denne betydelige investeringsbeslutningen. Viktige interessenter vil bruke forretningssaken du gir for å avgjøre om du skal gå videre med et initiativ eller ikke.

Hvis du aldri har opprettet et forretningssak, kan det høres ut som en annen dokumentasjon i tidlig prosjektplanlegging. Slik stabler det opp:

Business Case vs Business Plan

EN Forretningssak er et forslag til en ny strategi eller et stort initiativ. Det bør skissere forretningsbehovene og fordelene din bedrift vil motta fra å forfølge denne muligheten.

EN forretningsplan På den annen side er en oversikt over en helt ny virksomhet. Vanligvis vil du utarbeide en forretningsplan for å kartlegge din forretningsstrategi, din oppdrag og visjonserklæringer, og hvordan du planlegger å komme dit. Det kan være et tilfelle hvor du lager en forretningsplan for en allerede eksisterende virksomhet, men du vil bare gjøre det hvis du prøver å ta virksomheten din i en betydelig ny retning.

Business Case vs Executive Summary

An. Kortfattet sammendrag er en oversikt over et viktig dokument som dekker alle hovedfakta og detaljer Prosjektets interessenter må være oppmerksomme på hvis de ikke har tid til å lese hele dokumentet. Faktisk vil det siste trinnet i å skrive et forretningssak være å utarbeide en sammendrag med alle viktige, høyt nivå detaljer dine interessenter trenger å vite.

Business Case vs prosjekt charter

Hvis du trenger å lage en heishøyde for prosjektet ditt, men du trenger ikke helt hele forretningssaken, kan du trenge et prosjekt charter. Mye som et forretningssak, a Prosjekt Charter skisserer viktige detaljer om et initiativ. Spesielt vil et prosjekt charter dekke tre hovedelementer i prosjektet ditt: prosjektmål, prosjektomfang og nøkkelprosjektets interessenter. Ditt ledelsesgruppe vil da bruke prosjektets charter for å godkjenne videre prosjektutvikling.

Trenger jeg et forretningssak?

Ikke hvert prosjekt trenger en forretningsmessig sak - eller til og med et prosjekt charter. Planlegg å bygge et forretningssak bare for initiativer eller investeringer som vil kreve betydelige forretningsmessige ressurser. Hvis du jobber på et mindre initiativ, bør du vurdere å skape et prosjekt charter for å kaste prosjektet ideen til relevante interessenter.

Selv om du ikke trenger å kaste prosjektet ditt til noen interessenter, bør du være klar til å svare på grunnleggende spørsmål om ditt foreslåtte prosjekt, som:

5 trinn for å skape og pitching et forretningssak

Din forretningssak bør ikke bare inkludere viktige fakta og figurer - det bør også fortelle en historie om hvorfor forfølge en bestemt investering eller initiativ er en god ide for virksomheten din. Når du er i tvil, unngå jargong og vær kort, men alltid fokus på å kommunisere verdien av prosjektet. Hvis dette er første gang du lager et forretningssak, ikke bekymre deg. Følg disse fem trinnene for å skape en solid en.

1. Samle innspill

Du trenger ikke å skrive et forretningssak på egen hånd. I stedet sørg for at passende lagmedlemmer og interessenter bidrar til de relevante seksjonene. For eksempel bør IT-teamet være involvert i noen verktøy og tidslinjebeslutninger, mens finansgruppen skal gjennomgå eventuelle budsjett- og risikostyringsseksjoner. Hvis du lager et forretningssak for å foreslå en ny initiativ, produktlinje eller kundepersoner, sørg for at du også konsulterer fagseksperter.

2. Planlegg å skrive forretningsvesenet ditt ut av orden

Noen av de første tingene som vises i virksomheten din-saken, som din utøvende sammendrag - bør faktisk utarbeides sist, når du har alle ressurser og informasjon for å gjøre et informert forslag. Sammendraget ditt vil presentere alle dine funn og gjøre en anbefaling for virksomheten basert på en rekke faktorer. Ved å samle alle disse detaljene først-som prosjektformål, finansiell informasjon og prosjektrisiko - kan du sikre at din sammendrag har alle relevante opplysninger.

3. Bygg ditt forretningsmessig tilfelle trinnvis

Et forretningssak beskriver en betydelig investering for din bedrift. På samme måte er det bare en betydelig investering i din tid. Ikke alle initiativet er riktig for din virksomhet - så sørg for at du sjekker arbeidet ditt med interessenter mens du går. Du vil ikke synke timer og uker i dette dokumentet for at den skal avvises av utøvende interessenter rett utenfor flaggermuset.

Vurder å gjøre en "myk lansering" med en oversikt over forretningssaken din til din prosjektsponsor Eller en utøvende interessent du har et godt forhold til å bekrefte dette initiativet er noe du bør forfølge. Deretter, som du bygger de forskjellige delene i forretningssaken din, kan du sjekke inn med dine viktige interessenter for å bekrefte at det ikke er noen avtalebrytere.

4. Avgrens dokumentet

Når du lager deler av forretningssaken, må du kanskje gå tilbake og forfine andre seksjoner. For eksempel, når du er ferdig med å gjøre en Kostnadsfordelingsanalyse Med ditt økonomiske lag, sørg for at du oppdaterer eventuelle budsjettrelaterte prosjektrisikoer.

Før du presenterer forretningssaken din, les en endelig lesing med nøkkelinteresser for å lete etter noen seksjoner som kan ytterligere raffineres. På dette stadiet vil du også skrive den utøvende sammendraget som går øverst i dokumentet. Avhengig av lengden på forretningssaken din, bør din sammendrag være en til to sider lang.

5. Presentere forretningssaken

Det siste trinnet er å faktisk presentere forretningssaken din. Start med en rask heishøyde som svarer på hva, hvorfor, og hvordan forslaget ditt. Tenk på denne presentasjonen som din sjanse til å forklare dagens forretningsbehov, hvordan forslaget ditt adresserer behovet, og hva forretningsfordelene er. Sørg for å løse eventuelle risikoer eller bekymringer du tror at publikum ville ha.

Ikke gå gjennom forretningssakssiden din på siden. I stedet del dokumentet med interessenter før presentasjonen, slik at de har mulighet til å lese gjennom det på forhånd. Deretter, etter presentasjonen, del dokumentet igjen, slik at interessenter kan grave inn i detaljer.

Forretningsmessig sjekkliste

Start med hvorfor

Den første delen av forretningssaken er din sjanse til å gjøre et overbevisende argument om det nye prosjektet. Pass på at du utarbeider et argument som appellerer til publikumets interesser og behov. Til tross for å være den første delen i forretningssaken, bør dette være den siste delen du skriver. I tillegg til å inkludere tradisjonelle elementer av en sammendrag , Pass på at du svarer:

Hvilket forretningsproblem er prosjektet ditt? Dette er din sjanse til å forklare hvorfor prosjektet ditt er viktig og hvorfor ledende interessenter bør vurdere å forfølge denne muligheten.

Hva er ditt Forretningsmål ? Hva skjer på slutten av et vellykket prosjekt? Hvordan vil du måle suksess - og hva betyr et vellykket prosjekt for din bedrift?

Hvordan passer denne forretningsvesenet inn i din generelle firma forretningsstrategiplan? Sørg for at det foreslåtte forretningssaken er koblet til viktig Bedriftsmål . Initiativet foreslått i forretningssaken din skal flytte nålen mot bedriftens Vision uttalelse .

Skissere økonomien og avkastningen på investeringen

På dette tidspunktet i forretningssaken bør du skissere prosjektets finansdirektør. Forvent ikke å skape denne delen på egen hånd - du bør utarbeide dette i partnerskap med firmaets finanslag. Spesielt bør denne delen svare:

Hvor mye koster dette prosjektet? Selv om initiativet er helt nytt for din bedrift, gjør du litt forskning for å estimere prosjektkostnadene.

Hva koster hver enkelt komponent i prosjektet? I tillegg til å estimere den totale samlede kostnaden, bryte ned de ulike prosjektkostnadene. For eksempel kan du ha prosjektkostnader for nye verktøy og ressurser, konkurransedyktig intelligensresourcing, byråkostnader, etc.

Hva er forventet avkastning på investeringen (ROI)? Du har snakket om kostnadene - nå snakker om hvordan din bedrift vil ha nytte av dette initiativet. Sørg for å forklare hvordan du beregnet avkastningen også.

Hvordan vil dette prosjektet påvirke kontantstrømmen? Kontantstrømmen er mengden penger som overføres til og ut av virksomheten din. Vesentlige investeringer kommer til å koste mye penger, så de vil negativt påvirke kontantstrømmen negativt - men du bør også forvente en høy avkastning, som vil positivt påvirke kontantstrømmen positivt.

Hva er følsomhetsanalysen? Sensitivitetsanalyse er et sammendrag av hvor usikre tallene dine er. Det vil være en rekke variabler som påvirker forretningssaken din. Sørg for å forklare hva de variablene er, og hvordan det kan påvirke prognosene dine.

Forhåndsvisning Prosjektdetaljer

Din forretningsveske foreslår et nytt initiativ. I tillegg til de økonomiske risikoene, ta deg tid til å forhåndsvise prosjektdetaljer. For eksempel bør forretningssaken din inkludere:

Din prosjektmål og Nøkkelprosjekt leveranser . Hva skjer på slutten av prosjektet? Hva forventer du å lage eller levere når prosjektet er over?

Din prosjektplan . En prosjektplan er en tegning av nøkkelelementene som teamet ditt trenger for å oppnå for å oppnå prosjektmålene dine.

De prosjektomfang . Hva er grensene til prosjektet ditt? Hvilke eksakte mål, leveranser og tidsfrister vil du jobbe mot?

En liste over relevant Prosjektets interessenter . Hvem er viktige prosjektinteressenter og viktige beslutningstakere for dette arbeidet? Dette kan inneholde medlemmer av prosjektgruppen som vil jobbe med dette initiativet, konsernsjef som ville sponsere prosjektet, og eventuelle eksterne interessenter som kan være involvert.

En generell Prosjekt Roadmap i et gantt-diagram som syn. På dette stadiet i prosessen trenger du ikke å gi et detaljert prosjekt tidslinje, men du bør skissere en generell følelse av når hvert prosjektstadium vil skje i forhold til de andre. For å gjøre dette, opprett en prosjekt veikart i Gantt-chart som programvare . Sørg for å inkludere noen viktige prosjekt milepæler I din veikart også.

Eventuelle viktige prosjektavhengigheter. Er det noe som ville komme i veien for dette prosjektet begynner? Styr dette arbeidet på noe annet arbeid som for tiden er i flukt?

Diskutere prosjektrisiko

Når du har skissert den økonomiske effekten og viktige prosjektdetaljer, må du sørge for at du inkluderer eventuelle potensielle prosjektrisikoer. Hvis du ikke allerede har det, lager du en Prosjektrisikostyringsplan for forretningssaken din. Prosjektrisikostyring er ikke prosessen med å eliminere risiko - i stedet handler det om å identifisere, analysere og proaktivt svare på eventuelle potensielle prosjektrisikoer. Klart å definere hver prosjektrisiko og hvordan den risikoen kan påvirke prosjektet ditt, kan best utstyre deg og prosjektgruppen for å håndtere og unngå disse risikoene.

En risikoanalyse av eventuelle potensielle prosjektrisikoer. Hva er risikoen? Hvor sannsynlig er det å skje? Hva er prioritetsnivået av denne risikoen?

Hva, hvis noen, forutsetninger du lager. I prosjektrisikostyring er antagelser alt du tror vil være sant om prosjektet, uten at disse detaljene er garantert fakta. Basering av prosjektbeslutninger rundt en antagelse kan åpne prosjektet ditt opp til risiko. Sørg for at du ratifiser alle prosjektforutsetninger om å unngå fare for prosjektet.

Eventuelle sammenlignbare alternativer i markedet. Hvis du skriver et forretningssak for å kaste et nytt produkt eller vinkel i markedet, vurdere alt som allerede eksisterer. Kan alternativet påvirke din økonomiske vurdering eller prosjekts suksess?

Slå den til en handlingsplan

I den endelige delen av forretningssaken din, skissere hvordan du vil gjøre dette forretningssaken til et handlingsabelt prosjekt. Denne delen skal svare på spørsmål som:

Hvordan skal beslutninger gjøres? Hvem er ansvarlig for prosjektet? Hvem er prosjektet sponsor? Hvis du ikke allerede har det, bør du vurdere å skape en RACI diagram å skissere prosjektansvar.

Hvordan måles det å bli målt og rapportert? Ikke alle prosjektets interessent må bli varslet om alle prosjektendringer. Skissere nøkkel deler av din Prosjektkommunikasjonsplan , så vel som hvordan du kommuniserer Prosjektstatusoppdateringer .

Hva er det neste tiltaket? Hvis ledelsen ratifiserer dette forretningssaken, hvilke neste skritt vil du ta for å sette dette til handling?

Ta med virksomheten din til livet

Du har bygget et solidt forretningssak og det er ratifisert-gratulerer! Det neste trinnet er å bringe forretningssaken til livet. Det kan være skremmende til initiere storskala forandring , og implementering av forretningssaken er ikke noe unntak.

Hvis du ikke allerede har det, må du sørge for at du har en Prosjektstyringsverktøy på plass for å administrere og organisere ditt nye initiativ. Med en sentral kilighetskilde for å spore hvem som gjør hva som helst når, dele statusoppdateringer, og holde prosjektinteressenter i løkken, kan du gjøre et godt forretningssak til et vellykket prosjekt.