एक प्रभावी व्यावसायिक मामले लिखने के लिए शुरुआती गाइड
लगभग हर परियोजना को अनुमोदित करने की आवश्यकता होती है- चाहे इसका अर्थ यह है कि आपकी टीम से सरल जाना या कार्यकारी हितधारक का समर्थन प्राप्त करना। आप एक नई पहल का प्रस्ताव देने और एक परियोजना के लिए हरे रंग की रोशनी प्राप्त करने के लिए एक परियोजना योजना या परियोजना चार्टर का उपयोग करने से परिचित हो सकते हैं। लेकिन यदि आपकी प्रस्तावित परियोजना एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक निवेश का प्रतिनिधित्व करती है, तो आपको एक व्यावसायिक मामला बनाने की आवश्यकता हो सकती है।
एक प्रभावी व्यावसायिक मामले लिखने के लिए शुरुआती गाइड
लगभग हर परियोजना को अनुमोदित करने की आवश्यकता होती है- चाहे इसका अर्थ यह है कि आपकी टीम से सरल जाना या कार्यकारी हितधारक का समर्थन प्राप्त करना। आप एक नई पहल का प्रस्ताव देने और एक परियोजना के लिए हरे रंग की रोशनी प्राप्त करने के लिए एक परियोजना योजना या परियोजना चार्टर का उपयोग करने से परिचित हो सकते हैं। लेकिन यदि आपकी प्रस्तावित परियोजना एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक निवेश का प्रतिनिधित्व करती है, तो आपको एक व्यावसायिक मामला बनाने की आवश्यकता हो सकती है।
यदि आपने कभी एक व्यावसायिक मामला नहीं लिखा है, तो हम यहां मदद करने के लिए हैं। कुछ संसाधनों और एक छोटी योजना के साथ, आप एक व्यावसायिक मामले लिख सकते हैं जो आपको एक सफल परियोजना का प्रबंधन करने के लिए आवश्यक संसाधन और समर्थन प्राप्त करने में मदद करेगा।
एक व्यावसायिक मामला एक दस्तावेज है जो आपकी कंपनी को लाभ या लाभ बताता है यदि आप एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक निवेश या पहल का पीछा करते हैं। यह पहल एक नए उत्पाद या फीचर लॉन्च के लिए मैसेजिंग से कुछ भी हो सकती है, एक मौजूदा पहल पर खर्च बढ़ाने का प्रस्ताव, या एक नई एजेंसी या ठेकेदार के साथ एक महत्वपूर्ण निवेश - कुछ नाम देने के लिए। एक आकर्षक व्यावसायिक मामला इस महत्वपूर्ण निवेश निर्णय के अपेक्षित लाभों की रूपरेखा तैयार करेगा। कुंजी हितधारक आपके द्वारा प्रदान किए जाने वाले व्यावसायिक मामले का उपयोग करेंगे जो यह निर्धारित करने के लिए प्रदान करते हैं कि एक पहल के साथ आगे बढ़ना है या नहीं।
यदि आपने कभी व्यावसायिक मामला नहीं बनाया है, तो यह अन्य प्रारंभिक परियोजना नियोजन दस्तावेज़ीकरण के समान ही लग सकता है। यहां बताया गया है कि यह कैसे ढेर है:
ए
व्यापार का मामला
एक नई रणनीति या बड़ी पहल के लिए एक प्रस्ताव है। इसे इस अवसर को आगे बढ़ाने से प्राप्त व्यावसायिक आवश्यकताओं और लाभों को रेखांकित करना चाहिए।
ए
व्यापार की योजना
, दूसरी ओर, एक पूरी तरह से नए व्यवसाय के लिए एक रूपरेखा है। आम तौर पर, आप अपनी व्यावसायिक रणनीति, अपने मिशन और दृष्टि बयानों को पूरा करने के लिए एक व्यापार योजना का मसौदा तैयार करेंगे, और आप वहां पहुंचने की योजना बना रहे हैं। ऐसा कोई मामला हो सकता है जहां आप पहले से मौजूद व्यवसाय के लिए व्यवसाय योजना बनाते हैं, लेकिन आप केवल ऐसा ही करेंगे यदि आप अपने व्यवसाय को काफी नई दिशा में ले जाने की कोशिश कर रहे हैं।
एक
कार्यकारी सारांश
एक महत्वपूर्ण दस्तावेज का एक सिंहावलोकन है जो सभी मुख्य तथ्यों को शामिल करता है और विवरण परियोजना हितधारकों को इस मामले में जागरूक होने की आवश्यकता है कि उनके पास पूरे दस्तावेज़ को पढ़ने का समय नहीं है। वास्तव में, एक व्यावसायिक मामले लिखने का अंतिम चरण एक कार्यकारी सारांश का मसौदा तैयार करना होगा जो आपके हितधारकों को जानने के लिए सभी महत्वपूर्ण, उच्च स्तरीय विवरणों के साथ तैयार किया जाएगा।
यदि आपको अपनी परियोजना के लिए एक लिफ्ट पिच बनाने की आवश्यकता है लेकिन आपको पूर्ण व्यापार केस उपचार की आवश्यकता नहीं है, तो आपको एक प्रोजेक्ट चार्टर की आवश्यकता हो सकती है। एक व्यवसाय के मामले की तरह, ए
परियोजना चार्टर
एक पहल के मुख्य विवरण की रूपरेखा। विशेष रूप से, एक परियोजना चार्टर आपके प्रोजेक्ट के तीन मुख्य तत्वों को कवर करेगा: परियोजना उद्देश्यों, परियोजना का दायरा, और प्रमुख परियोजना हितधारकों। आपकी प्रबंधन टीम आगे परियोजना विकास को मंजूरी देने के लिए परियोजना चार्टर का उपयोग करेगी।
प्रत्येक परियोजना को व्यवसाय के मामले की आवश्यकता नहीं होती है-या यहां तक कि एक परियोजना चार्टर भी। केवल पहल या निवेश के लिए एक व्यावसायिक मामला बनाने की योजना बनाएं जिन्हें महत्वपूर्ण व्यावसायिक संसाधनों की आवश्यकता होगी। यदि आप एक छोटी पहल पर काम कर रहे हैं, तो प्रासंगिक हितधारकों को अपने प्रोजेक्ट विचार को पिच करने के लिए एक प्रोजेक्ट चार्टर बनाने पर विचार करें।
यहां तक कि यदि आपको किसी भी हितधारकों को अपनी परियोजना को पिच करने की आवश्यकता नहीं है, तो भी आपको अपने प्रस्तावित परियोजना के बारे में बुनियादी सवालों के जवाब देने के लिए तैयार होना चाहिए, जैसे:
इस परियोजना का उद्देश्य क्या है?
हम इस परियोजना पर क्यों काम कर रहे हैं?
यह परियोजना संगठनात्मक लक्ष्यों और उद्देश्यों से कैसे जुड़ती है?
आपके व्यापार के मामले में केवल मुख्य तथ्यों और आंकड़ों को शामिल नहीं करना चाहिए-यह एक कहानी भी बताना चाहिए कि किसी विशेष निवेश या पहल का पीछा करना आपके व्यवसाय के लिए एक अच्छा विचार क्यों है। संदेह में, शब्दकोष से बचें और संक्षिप्त रहें-लेकिन हमेशा परियोजना के मूल्य को संचारित करने पर ध्यान केंद्रित करें। यदि यह पहली बार एक व्यावसायिक मामला बना रहा है, तो चिंता न करें। एक ठोस बनाने के लिए इन पांच चरणों का पालन करें।
आपको अपने आप को एक व्यावसायिक मामला लिखना नहीं है। इसके बजाय, सुनिश्चित करें कि उचित टीम के सदस्य और हितधारक प्रासंगिक वर्गों में योगदान दे रहे हैं। उदाहरण के लिए, आईटी टीम को किसी भी टूलींग और समयरेखा के फैसलों में शामिल होना चाहिए, जबकि वित्त टीम को किसी भी बजट और जोखिम प्रबंधन खंडों की समीक्षा करनी चाहिए। यदि आप एक नई पहल, उत्पाद लाइन, या ग्राहक व्यक्तित्व का प्रस्ताव देने के लिए एक व्यावसायिक मामला बना रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप विषय वस्तु विशेषज्ञों से भी परामर्श लें।
2. अपने व्यापार के मामले को आदेश से बाहर लिखने की योजना बनाएं
आपके व्यावसायिक मामले में दिखाई देने वाली कुछ पहली चीजें- आपके कार्यकारी सारांश की तरह-वास्तव में अंतिम रूप से तैयार की जानी चाहिए, जब आपके पास सूचित सुझाव देने के लिए सभी संसाधन और जानकारी हो। आपका कार्यकारी सारांश आपके सभी निष्कर्ष पेश करेगा और विभिन्न कारकों के आधार पर व्यवसाय के लिए सिफारिश करेगा। उन सभी विवरणों को पहले-जैसे परियोजना उद्देश्य, वित्तीय जानकारी, और परियोजना जोखिम को इकट्ठा करके - आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके कार्यकारी सारांश में सभी प्रासंगिक जानकारी हैं।
एक व्यापार मामला आपकी कंपनी के लिए एक महत्वपूर्ण निवेश का वर्णन करता है। इसी प्रकार, बस एक व्यावसायिक मामला लिखना आपके समय का एक महत्वपूर्ण निवेश है। आपके व्यवसाय के लिए हर पहल सही नहीं है - इसलिए सुनिश्चित करें कि आप अपने काम को हितधारकों के साथ देख रहे हैं जैसे आप जाते हैं। आप इस दस्तावेज़ में केवल इस दस्तावेज़ में घंटों और हफ्तों को डूबना नहीं चाहते हैं क्योंकि यह कार्यकारी हितधारकों द्वारा बल्ले से बाहर खारिज कर दिया जाएगा।
अपने व्यावसायिक मामले की रूपरेखा के साथ "सॉफ्ट लॉन्च" करने पर विचार करें
प्रोजेक्ट का प्रायोजक
या एक कार्यकारी हितधारक आपके पास इस पहल की पुष्टि करने के लिए एक अच्छा संबंध है जो आपको कुछ करना चाहिए। फिर, जब आप अपने व्यावसायिक मामले के विभिन्न वर्गों का निर्माण करते हैं, तो यह पुष्टि करने के लिए कि कोई सौदा-ब्रेकर नहीं है, इसकी पुष्टि करने के लिए अपने प्रमुख हितधारकों के साथ जांचें।
जैसे ही आप अपने व्यावसायिक मामले के अनुभाग बनाते हैं, आपको वापस जाने और अन्य वर्गों को परिष्कृत करने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, एक बार आप एक कर चुके हैं
लागत लाभ का विश्लेषण
अपनी वित्तीय टीम के साथ, सुनिश्चित करें कि आप किसी भी बजट से संबंधित परियोजना जोखिमों को अपडेट करें।
अपने व्यवसाय के मामले को पेश करने से पहले, किसी भी अनुभाग को देखने के लिए प्रमुख हितधारकों के साथ अंतिम पढ़ें, जिसे आगे परिष्कृत किया जा सके। इस चरण में, आप दस्तावेज़ के शीर्ष पर जाने वाले कार्यकारी सारांश को भी लिखना चाहेंगे। आपके व्यावसायिक मामले की लंबाई के आधार पर, आपका कार्यकारी सारांश एक से दो पृष्ठों तक होना चाहिए।
अंतिम चरण वास्तव में आपके व्यापार के मामले को प्रस्तुत करना है। एक त्वरित लिफ्ट पिच के साथ शुरू करें जो आपके प्रस्ताव का जवाब देता है, क्यों, और कैसे। इस प्रस्तुति के बारे में सोचें कि वर्तमान व्यवसाय की आवश्यकता को समझाने का मौका, आपका प्रस्ताव कैसे आवश्यकता को संबोधित करता है, और व्यापार लाभ क्या हैं। किसी भी जोखिम या चिंताओं को हल करना सुनिश्चित करें जो आपको लगता है कि आपके दर्शकों के पास होगा।
पृष्ठ द्वारा अपने व्यावसायिक मामले पृष्ठ के माध्यम से मत जाओ। इसके बजाय, प्रस्तुति से पहले हितधारकों के साथ दस्तावेज़ साझा करें ताकि उन्हें समय से पहले पढ़ने का मौका मिला हो। फिर, आपकी प्रस्तुति के बाद, दस्तावेज़ को फिर से साझा करें ताकि हितधारकों को विवरण में खोद सकें।
बिजनेस केस चेकलिस्ट
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यूडीएन कार्य प्रबंधक
उद्योग-अग्रणी सुविधाओं के साथ आपके काम को बदल देता है
बिजनेस केस का पहला खंड नई परियोजना के बारे में एक आकर्षक तर्क बनाने का आपका मौका है। सुनिश्चित करें कि आप एक तर्क का मसौदा तैयार करते हैं जो आपके दर्शकों के हितों और आवश्यकताओं के लिए अपील करता है। आपके व्यावसायिक मामले में पहला खंड होने के बावजूद, यह आपके द्वारा लिखे गए अंतिम खंड होना चाहिए। सहित सहित
एक कार्यकारी सारांश के पारंपरिक तत्व
, सुनिश्चित करें कि आप जवाब दें:
आपकी परियोजना को हल करने वाली व्यावसायिक समस्या क्या है?
यह समझाने का आपका मौका है कि आपकी परियोजना क्यों महत्वपूर्ण है और कार्यकारी हितधारकों को इस अवसर का पालन करने पर विचार क्यों करना चाहिए।
तुम्हारा क्या
व्यापार का उद्देश्य
?
एक सफल परियोजना के अंत में क्या होता है? आप सफलता को कैसे मापेंगे- और आपके व्यवसाय के लिए एक सफल परियोजना का क्या अर्थ है?
यह व्यावसायिक मामला आपकी समग्र कंपनी व्यापार रणनीति योजना में कैसे फिट होता है?
सुनिश्चित करें कि आपका प्रस्तावित व्यावसायिक मामला महत्वपूर्ण से जुड़ा हुआ है
कंपनी लक्ष्यों
। आपके व्यावसायिक मामले में प्रस्तावित पहल को सुई को आपकी कंपनी की ओर ले जाना चाहिए
लक्ष्यों का विवरण
।
इस बिंदु पर आपके व्यावसायिक मामले में, आपको परियोजना वित्त मौलिक सिद्धांतों को रेखांकित करना चाहिए। इस अनुभाग को अपने आप पर बनाने की अपेक्षा न करें-आपको इसे अपनी कंपनी की वित्त टीम के साथ साझेदारी में मसौदा तैयार करना चाहिए। विशेष रूप से, इस खंड को उत्तर देना चाहिए:
इस परियोजना की लागत कितनी होगी?
यहां तक कि यदि आपकी कंपनी के लिए पहल पूरी तरह से नई है, तो परियोजना लागत का अनुमान लगाने के लिए कुछ शोध करें।
परियोजना लागत के प्रत्येक व्यक्तिगत घटक क्या करता है?
कुल समग्र लागत का अनुमान लगाने के अलावा, विभिन्न परियोजना लागतों को तोड़ दें। उदाहरण के लिए, आपके पास नए उपकरण और संसाधनों, प्रतिस्पर्धी खुफिया संसाधन, एजेंसी लागत इत्यादि के लिए परियोजना लागत हो सकती है।
निवेश पर अपेक्षित वापसी क्या है (आरओआई)?
आपने इस पहल से आपकी कंपनी को लाभान्वित करने के बारे में लागतों के बारे में बात की है। यह समझाना सुनिश्चित करें कि आपने आरओआई की भी गणना कैसे की।
यह परियोजना कैश प्रवाह को कैसे प्रभावित करेगी?
नकद प्रवाह आपके व्यापार में और बाहर स्थानांतरित होने वाली धनराशि की राशि है। महत्वपूर्ण निवेशों को बहुत पैसा खर्च करने जा रहे हैं, इसलिए वे नकद प्रवाह को नकारात्मक रूप से प्रभावित करेंगे-लेकिन आपको एक उच्च आरओआई की भी उम्मीद करनी चाहिए, जो सकारात्मक रूप से नकदी प्रवाह को प्रभावित करेगी।
संवेदनशीलता विश्लेषण क्या है?
संवेदनशीलता विश्लेषण यह सारांश है कि आपकी संख्या कितनी अनिश्चित है। ऐसे कई चर होंगे जो आपके व्यावसायिक मामले को प्रभावित करते हैं। यह सुनिश्चित करना सुनिश्चित करें कि वे चर क्या हैं, और यह आपके अनुमानों को कैसे प्रभावित कर सकता है।
आपका व्यावसायिक मामला एक नई पहल का प्रस्ताव दे रहा है। वित्तीय जोखिमों के अलावा, परियोजना विवरण का पूर्वावलोकन करने के लिए कुछ समय लें। उदाहरण के लिए, आपके व्यापार मामले में शामिल होना चाहिए:
तुम्हारी
परियोजना के उद्देश्यों
तथा
कुंजी परियोजना वितरण
।
परियोजना के अंत में क्या होगा? प्रोजेक्ट खत्म होने के बाद आप क्या बनाने या वितरित करने की उम्मीद कर रहे हैं?
तुम्हारी
परियोजना योजना
।
एक परियोजना योजना उन प्रमुख तत्वों का एक खाका है जो आपकी टीम को सफलतापूर्वक अपने प्रोजेक्ट लक्ष्यों को सफलतापूर्वक प्राप्त करने के लिए पूरा करने की आवश्यकता है।
परियोजना गुंजाइश
।
आपकी परियोजना की सीमाएं क्या हैं? क्या सटीक लक्ष्य, डिलिवरेबल्स और समय सीमा आप काम करेंगे?
प्रासंगिक की एक सूची
परियोजना हितधारकों
।
इस काम के लिए महत्वपूर्ण परियोजना हितधारकों और प्रमुख निर्णय निर्माता कौन हैं? इसमें परियोजना टीम के सदस्यों को शामिल किया जा सकता है जो इस पहल पर काम करेगा, कार्यकारी हितधारकों जो परियोजना को प्रायोजित करेंगे, और कोई बाहरी हितधारकों जो शामिल हो सकते हैं।
एक सामान्य
प्रोजेक्ट रोडमैप
एक गैंट-चार्ट जैसे व्यू।
इस चरण में प्रक्रिया में, आपको एक विस्तृत परियोजना टाइमलाइन प्रदान करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको सामान्य ज्ञान की रूपरेखा होनी चाहिए जब प्रत्येक परियोजना चरण दूसरों के संबंध में होगा। ऐसा करने के लिए, एक प्रोजेक्ट रोडमैप बनाएं
गैंट-चार्ट सॉफ्टवेयर की तरह
। किसी भी महत्वपूर्ण को शामिल करना सुनिश्चित करें
परियोजना के मील के पत्थर
अपने रोडमैप में भी।
कोई महत्वपूर्ण परियोजना निर्भरता।
क्या ऐसा कुछ भी है जो इस परियोजना के रास्ते में शुरू हो जाएगा? क्या यह काम किसी अन्य काम पर निर्भर करता है जो वर्तमान में उड़ान में है?
एक बार जब आप वित्तीय प्रभाव और महत्वपूर्ण परियोजना विवरणों को रेखांकित करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप किसी भी संभावित परियोजना जोखिम को शामिल करते हैं। यदि आप पहले से ही नहीं हैं, तो एक बनाएँ
परियोजना जोखिम प्रबंधन योजना
आपके व्यावसायिक मामले के लिए। प्रोजेक्ट जोखिम प्रबंधन जोखिम को खत्म करने की प्रक्रिया नहीं है, यह किसी भी संभावित परियोजना जोखिम को पहचानने, विश्लेषण करने और सक्रिय रूप से प्रतिक्रिया देने के बारे में है। प्रत्येक परियोजना जोखिम को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना और यह जोखिम आपके प्रोजेक्ट को कैसे प्रभावित कर सकता है, आपको उन जोखिमों को प्रबंधित करने और उससे बचने के लिए आपको और प्रोजेक्ट टीम को सर्वोत्तम रूप से लैस कर सकता है।
आपके व्यावसायिक मामले के जोखिम खंड में, शामिल हैं:
किसी भी संभावित परियोजना जोखिम का जोखिम विश्लेषण।
जोखिम क्या है? ऐसा होने की कितनी संभावना है? इस जोखिम का प्राथमिकता क्या है?
क्या, यदि कोई हो, मान्यताओं आप बना रहे हैं।
परियोजना जोखिम प्रबंधन में, धारणाएं कुछ भी हैं जो आपको लगता है कि परियोजना के बारे में सत्य होगा, उन विवरणों के बिना तथ्यों की गारंटी दी गई है। एक धारणा के चारों ओर परियोजना निर्णय लेने से आपकी परियोजना को जोखिम में खुल सकता है। सुनिश्चित करें कि आप परियोजना की सफलता को खतरे में डालने के लिए हर परियोजना धारणा की पुष्टि करें।
बाजार में कोई तुलनीय विकल्प।
यदि आप बाजार में एक नया उत्पाद या कोण डालने के लिए एक व्यावसायिक मामले लिख रहे हैं, तो पहले से मौजूद कुछ भी मूल्यांकन करें। क्या आपके वित्तीय मूल्यांकन या परियोजना की सफलता का वैकल्पिक प्रभाव हो सकता है?
अपने व्यापार मामले के अंतिम भाग में, रूपरेखा कैसे करें कि आप इस व्यावसायिक मामले को एक क्रियाशील परियोजना में कैसे बदल देंगे। इस खंड को ऐसे प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए जैसे:
निर्णय कैसे बनाए जाएंगे?
परियोजना के लिए कौन जिम्मेदार है? प्रोजेक्ट प्रायोजक कौन है? यदि आप पहले से नहीं हैं, तो एक बनाने पर विचार करें
रैसी चार्ट
परियोजना की जिम्मेदारियों की रूपरेखा तैयार करने के लिए।
प्रगति को कैसे मापा जाएगा और रिपोर्ट किया जाएगा?
प्रत्येक परियोजना हितधारक को हर परियोजना परिवर्तन के बारे में अधिसूचित करने की आवश्यकता नहीं है। अपने मुख्य भागों की रूपरेखा
परियोजना संचार योजना
, साथ ही आप कैसे संवाद करेंगे
परियोजना स्थिति अद्यतन
।
कार्रवाई का अगला कोर्स क्या है?
यदि प्रबंधन टीम इस व्यावसायिक मामले की पुष्टि करती है, तो इसे कार्रवाई में रखने के लिए आप क्या कदम उठाएंगे?
आपने एक ठोस व्यावसायिक मामला बनाया है और इसे प्रमाणित किया गया है-बधाई हो! अगला कदम आपके व्यापार के मामले को जीवन में लाने के लिए है। यह डर सकता है
बड़े पैमाने पर परिवर्तन शुरू करें
, और आपके व्यापार मामले को लागू करने में कोई अपवाद नहीं है।
यदि आप पहले से नहीं हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके पास एक है
परियोजना प्रबंधन उपकरण
अपनी नई पहल को प्रबंधित और व्यवस्थित करने के लिए। सत्य के केंद्रीय स्रोत के साथ ट्रैक करने के लिए कौन से क्या कर रहा है, स्थिति अपडेट साझा करें, और लूप में प्रोजेक्ट हितधारकों को रखें, आप एक सफल व्यावसायिक मामले को एक सफल परियोजना में बदल सकते हैं।
