La guida del principiante per scrivere un caso di business efficace

Quasi tutti i progetti devono essere approvati, se ciò significa ottenere il semplice viaggio dalla tua squadra o ottenere il supporto di un stakeholder esecutivo. Potresti avere familiarità con l'utilizzo di un piano di progetto o di una carta di progetto per proporre una nuova iniziativa e ottenere la luce verde per un progetto. Ma se il tuo progetto proposto rappresenta un investimento di business significativo, potrebbe essere necessario costruire un caso di business.

Se non hai mai scritto un caso di business, siamo qui per aiutare. Con alcune risorse e una piccola pianificazione, puoi scrivere un caso di business che ti aiuterà a ottenere le risorse e il supporto che devi gestire un progetto di successo.

Cos'è un business case?

Un caso di business è un documento che spiega il valore o il vantaggio che la tua azienda guadagnerà se persegue un significativo investimento aziendale o un'iniziativa. Questa iniziativa può essere qualsiasi cosa, dalla messaggistica per un nuovo prodotto o un lancio di funzionalità, una proposta per aumentare la spesa su un'iniziativa corrente o un investimento significativo con una nuova agenzia o appaltatore per citarne alcuni. Un caso di business convincente delinea i benefici attesi di questa significativa decisione di investimento. Le parti interessate chiave utilizzeranno il caso aziendale che fornisca per determinare se andare in avanti o meno con un'iniziativa.

Se non hai mai creato un caso di business, potrebbe sembrare simile all'altra documentazione di pianificazione del progetto precoce. Ecco come si impila:

Business Case vs. Business Plan

UN cassa aziendaleè una proposta per una nuova strategia o un'ampia iniziativa. Dovrebbe delineare le esigenze aziendali e i benefici che la tua azienda riceverà dal perseguire questa opportunità.

UN Business Plan.D'altra parte, è uno schema per un business totalmente nuovo. In genere, ti dà un programma di business per mappare la tua strategia aziendale, le tue dichiarazioni di missione e visione e come stai pianificando di arrivarci. Potrebbe esserci un caso in cui crei un business plan per un business già esistente, ma lo faresti solo se stai cercando di prendere la tua attività in una direzione significativamente nuova.

Caso commerciale vs. Riassunto esecutivo

Un sintesiÈ una panoramica di un documento importante che copre tutti i fatti e i dettagli principali delle parti interessate del progetto devono essere consapevoli del caso in cui non abbiano il tempo di leggere l'intero documento. In effetti, l'ultimo passo di scrivere un caso di business sarà quello di redigere un riepilogo esecutivo con tutti i dettagli importanti e di alto livello che i tuoi stakeholder devono sapere.

Business Case vs. Project Charter

Se è necessario creare un passo ascensori per il tuo progetto, ma non hai bisogno del trattamento completo del caso aziendale, potresti aver bisogno di un charter del progetto. Molto simile a un caso di business, aCharter del progettoDelinea i dettagli chiave di un'iniziativa. In particolare, un charter del progetto coprirà tre elementi principali del progetto: obiettivi del progetto, ambito del progetto e parti interessate del progetto chiave. Il tuo team di gestione utilizzerà quindi la Carta del progetto per approvare ulteriori sviluppi del progetto.

Ho bisogno di un case d'affari?

Non tutti i progetti hanno bisogno di un caso aziendale o anche una carta del progetto. Pianifica di costruire un caso aziendale solo per iniziative o investimenti che richiederanno risorse aziendali significative. Se stai lavorando su un'iniziativa più piccola, prendi in considerazione la possibilità di creare una carta del progetto per lanciare la tua idea del progetto alle parti interessate pertinenti.

Anche se non hai bisogno di lanciare il tuo progetto in eventuali stakeholder, dovresti essere pronto a rispondere a domande di base sul tuo progetto proposto, come:

Qual è lo scopo di questo progetto?

Perché stiamo lavorando su questo progetto?

In che modo questo progetto si connette a obiettivi organizzativi e obiettivi?

Quali metriche useremo per misurare ilSuccesso del progetto ?

Chi sta lavorando a questo progetto?

Quando sarà completato questo progetto?

5 passaggi per creare e lanciare un caso di business

Il tuo caso commerciale non dovrebbe limitare i fatti e le figure chiave, dovrebbe anche raccontare una storia di cui perseguire un particolare investimento o iniziativa è una buona idea per la tua attività. In caso di dubbio, evitare il gergo e essere breve, ma concentrati sempre sulla comunicazione del valore del progetto. Se questa è la tua prima volta a creare un caso di business, non preoccuparti. Segui questi cinque passaggi per creare una solida.

1. Raccogliere input.

Non devi scrivere un caso di business da solo. Invece, assicurati che i membri del team appropriati e gli stakeholder contribuiscano alle sezioni pertinenti. Ad esempio, il team IT dovrebbe essere coinvolto in qualsiasi decisione di utensili e timeline, mentre il team di finanza dovrebbe rivedere qualsiasi bilancio e sezioni di gestione del rischio. Se stai creando un business case per proporre una nuova iniziativa, la linea di prodotti o il personale del cliente, assicurati di consultare anche gli esperti di argomenti.

2. Pianifica di scrivere il tuo caso di Business Out of Order

Alcune delle prime cose che appaiono nel tuo caso aziendale, come il tuo riepilogo esecutivo, dovrebbero effettivamente essere redatti per ultimo, quando hai tutte le risorse e le informazioni per fare un suggerimento informato. Il tuo riassunto esecutivo presenterà tutti i tuoi risultati e prenderà una raccomandazione per il business sulla base di una varietà di fattori. Raccoltando tutti questi dettagli per lo scopo del progetto, le informazioni finanziarie e il rischio di progetto, è possibile garantire il tuo riepilogo esecutivo tutte le informazioni pertinenti.

3. Costruisci il tuo caso di business in modo incrementale

Un business case descrive un investimento significativo per la tua azienda. Allo stesso modo, semplicemente scrivere un business case è un investimento significativo del tuo tempo. Non tutte le iniziative sono giuste per il tuo business, quindi assicurati di controllare il tuo lavoro con gli stakeholder mentre vai. Non vuoi affondare ore e settimane in questo documento solo per essere respinto da stakeholder esecutivi proprio fuori dal pipistrello.

Considerare di fare un "lancio morbido" con un contorno del tuo caso di business al tuosponsor del progettoO un stakeholder esecutivo hai una buona relazione con per confermare che questa iniziativa è qualcosa che dovresti perseguire. Quindi, mentre costruisci le diverse sezioni del tuo caso aziendale, ricontrolla con le tue principali parti interessate per confermare che non ci sono infartiti.

4. Affina il documento

Mentre crei sezioni del tuo caso aziendale, potrebbe essere necessario tornare indietro e perfezionare altre sezioni. Ad esempio, una volta finito di fare unanalisi costi beneficiCon il tuo team finanziario, assicurati di aggiornare i rischi di progetto relativi al budget.

Prima di presentare il tuo caso aziendale, fai una lettura finale con le principali parti interessate per cercare tutte le sezioni che possono essere ulteriormente raffinate. In questa fase, vorrai anche scrivere il sommario esecutivo che va in cima al documento. A seconda della lunghezza del tuo caso aziendale, il tuo riepilogo esecutivo dovrebbe essere lungo da una a due pagine.

5. Presenta il business case

Il passo finale è effettivamente presentare il tuo caso aziendale. Inizia con un rapido passo ascensori che risponde a cosa, perché e come della tua proposta. Pensa a questa presentazione come la tua occasione per spiegare l'attuale bisogni delle imprese, in che modo la tua proposta affronta la necessità, e quali sono i benefici aziendali. Assicurati di affrontare eventuali rischi o preoccupazioni che pensi che il tuo pubblico avrebbe avuto.

Non passare attraverso la tua pagina Business Case per pagina. Invece, condividere il documento con gli stakeholder prima della presentazione, quindi hanno la possibilità di leggerlo in anticipo. Quindi, dopo la presentazione, condividere nuovamente il documento in modo che le parti interessate possano scavare in dettaglio.

Checklist della cassa aziendale

Inizia con il perché

La prima sezione del caso aziendale è la tua occasione per creare un argomento avvincente sul nuovo progetto. Assicurati di disegnare un argomento che si rivolge agli interessi e ai bisogni del pubblico del pubblico. Nonostante sia la prima sezione nel tuo caso aziendale, questa dovrebbe essere l'ultima sezione che scrivi. Oltre a includere il Elementi tradizionali di un riassunto esecutivo, assicurati di rispondere:

Quale problema aziendale è la tua risoluzione del progetto?Questa è la tua occasione per spiegare perché il tuo progetto è importante e perché gli stakeholder esecutivi dovrebbero prendere in considerazione la possibilità di perseguire questa opportunità.

Qual è il tuo Obiettivo aziendale ? Cosa succede alla fine di un progetto di successo? Come misurerai il successo - e cosa significa un progetto di successo per la tua azienda?

In che modo questo caso di business si adatta al piano generale della strategia aziendale aziendale?Assicurati che il tuo caso aziendale proposto sia collegato a importanteObiettivi dell'azienda. L'iniziativa proposta nel tuo caso aziendale dovrebbe spostare l'ago verso quella della tua aziendaDichiarazione di visione .

Delinea i finanziari e il ritorno sull'investimento

A questo punto del tuo caso aziendale, è necessario delineare i fondamentali finanziari del progetto. Non aspettarti di creare questa sezione da solo, dovresti redigere questo in collaborazione con il team di finanza della tua azienda. In particolare, questa sezione dovrebbe rispondere:

Quanto costa questo progetto?Anche se l'iniziativa è completamente nuova per la tua azienda, fai qualche ricerca per stimare i costi del progetto.

Cosa costano ogni singolo componente del progetto?Oltre a stimare il costo complessivo totale, abbattere i diversi costi del progetto. Ad esempio, potresti avere costi di progetto per nuovi strumenti e risorse, risorse di intelligence competitive, costi di agenzia, ecc.

Qual è il rendimento atteso sull'investimento (ROI)?Hai parlato dei costi: ora parla di come la tua azienda beneficerà di questa iniziativa. Assicurati di spiegare come hai calcolato anche il ROI.

In che modo questo progetto ha impatto il flusso di cassa?Il flusso di cassa è la quantità di denaro trasferita dentro e fuori dalla tua attività. Investimenti significativi costerà un sacco di soldi, quindi implorano negativamente il flusso di cassa, ma dovresti anche aspettarsi un alto ROI, che avrà un impatto positivo del flusso di cassa.

Qual è l'analisi della sensibilità?L'analisi della sensibilità è un riassunto di quanto siano incerti i tuoi numeri. Ci sarà una varietà di variabili che hanno un impatto sul tuo caso aziendale. Assicurati di spiegare cosa sono quelle variabili, e come potrebbe influire sulle tue proiezioni.

Anteprima Dettagli del progetto

Il tuo caso aziendale propone una nuova iniziativa. Oltre ai rischi finanziari, prenditi del tempo per visualizzare in anteprima i dettagli del progetto. Ad esempio, il tuo caso aziendale dovrebbe includere:

Il tuo obiettivi di progetto e Risultati del progetto chiave . Cosa succederà alla fine del progetto? Cosa ti aspetti di creare o consegnare una volta finito il progetto?

Il tuo schema del progetto . Un piano di progetto è un progetto di elementi chiave che il tuo team deve essere realizzato per raggiungere con successo i tuoi obiettivi del progetto.

Il Campione del progetto . Quali sono i confini del tuo progetto? Quali esatti obiettivi, deliverable e scadenze lavorerai per te?

Un elenco di rilevanti Stakeholder del progetto . Chi sono gli importanti parti interessate del progetto e dei decisori chiave per questo lavoro? Ciò può includere i membri del team di progetto che avrebbero lavorato a questa iniziativa, le parti interessate esecutive che sponsorizzino il progetto e qualsiasi partita esterne che potrebbero essere coinvolte.

Un generale Progetto Roadmap. in un diagramma di Gantt come la vista.In questa fase nel processo, non è necessario fornire una timeline dettagliata del progetto, ma è necessario delineare un senso generale di quando ogni fase di progetto accadrà in relazione agli altri. Per fare ciò, creare una tabella di marcia del progetto inGantt-Chart come il software. Assicurati di includere qualsiasi importantePietra miliari del progetto anche nella tua roadmap.

Eventuali importanti dipendenze del progetto.C'è qualcosa che avrebbe ostacolato questo progetto iniziare? Questo lavoro si basa su qualsiasi altro lavoro che è attualmente in volo?

Discutere i rischi del progetto

Una volta delineato l'impatto finanziario e i dettagli importanti del progetto, assicurati di includere qualsiasi rischio di progetti potenziali. Se non hai già, crea unPiano di gestione del rischio del progettoper il tuo caso di business. Project Risk Management non è il processo di eliminazione del rischio - invece, si tratta di identificare, analizzare e rispondere proattivamente a qualsiasi potenziale rischio di progetto. Definire chiaramente ogni rischio di progetto e come tale rischio potrebbe influire sul tuo progetto può equipaggiare meglio te e il team di progetto a gestire ed evitare tali rischi.

Nella sezione Risk del tuo caso di business, includi:

Un'analisi del rischio di eventuali potenziali rischi di progetto.Qual è il rischio? Quanto è probabile che accada? Qual è il livello di priorità di questo rischio?

Cosa, se qualche, ipotesi stai facendo.Nella gestione del rischio del progetto, le ipotesi sono tutto ciò che pensi che sarà vero per il progetto, senza tali dettagli garantiti fatti. Le decisioni del progetto di basante attorno all'ipotesi possono aprire il progetto fino al rischio. Assicurati di ratificare ogni assunzione di progetto per evitare la messa a repentaglio il successo del progetto.

Qualsiasi alternativa comparabile sul mercato.Se stai scrivendo un caso di business per lanciare un nuovo prodotto o angolo sul mercato, valuta tutto ciò che esiste già. L'alternativa potrebbe impattare la tua valutazione finanziaria o il successo del progetto?

Trasformalo in un piano d'azione

Nella sezione finale del tuo caso aziendale, delineare come trasformerà questo caso di questo business in un progetto applicabile. Questa sezione dovrebbe rispondere alle domande come:

Come saranno prese le decisioni?Chi è responsabile per il progetto? Chi è lo sponsor del progetto? Se non lo hai già fatto, considera di creare unGrafico RaCi.per delineare le responsabilità del progetto.

Come saranno i progressi misurati e segnalati?Non tutti gli stakeholder del progetto devono essere notificati di ogni cambiamento del progetto. Contorno parti chiave del tuoPiano di comunicazione del progetto, così come come comunicheraiAggiornamenti dello stato del progetto. .

Qual è la prossima linea d'azione?Se il team di gestione ratifica questo caso di business, quali prossimi passi prenderanno per metterlo in azione?

Porta la tua cassa aziendale alla vita

Hai costruito un solido caso di business ed è stato ratificato-congratulazioni! Il prossimo passo è portare la tua cassa aziendale alla vita. Può essere intimidatorio peravviare un cambiamento su larga scalae implementare il tuo caso aziendale non fa eccezione.

Se non lo hai già fatto, assicurati di avere unStrumento di gestione del progettoIn posizione per gestire e organizzare la tua nuova iniziativa. Con una fonte centrale di verità per monitorare chi sta facendo ciò che, azionare gli aggiornamenti di stato, e conservare gli stakeholder del progetto nel ciclo, è possibile trasformare un ottimo caso di business in un progetto di successo.