Průvodce začátečníkem pro psaní efektivního obchodního případu

Téměř každý projekt musí být schválen - ať už to znamená, že to znamená, že se dostanete z vašeho týmu nebo získat podporu výkonného zúčastněných stran. Můžete být obeznámeni s používáním plánu projektu nebo Project Charty pro navrhnout novou iniciativu a získat zelené světlo pro projekt. Pokud však váš navrhovaný projekt představuje významné podnikatelské investice, budete možná muset vybudovat obchodní případ.

Pokud jste nikdy napsali obchodní případ, jsme tady, abychom pomohli. S několika zdroji a malým plánováním můžete napsat obchodní případ, který vám pomůže získat prostředky a podporu, kterou potřebujete ke správě úspěšného projektu.

Co je to obchodní případ?

Obchodní případ je dokument, který vysvětluje hodnotu nebo výhody, kterou vaše společnost získá, pokud budete pokračovat v významných podnikatelských investicích nebo iniciativách. Tato iniciativa může být cokoliv ze zpráv pro nový produkt nebo zahájení funkcí, návrh na zvýšení výdajů na stávající iniciativu, nebo významné investice s novou agenturou nebo dodavatelem - jmenovat několik. Přesný obchodní případ nastíní očekávané přínosy tohoto významného investičního rozhodnutí. Klíčové zúčastněné strany budou používat obchodní případ, který poskytujete určit, zda se má podnět s iniciativou.

Pokud jste nikdy nevytvořili obchodní případ, může znít podobně jako jiná včasná projektová dokumentace projektu. Zde je, jak to hromadí:

Obchodní případ vs obchodní plán

A Obchodní případje návrh na novou strategii nebo velkou iniciativu. Mělo by nastínit obchodní potřeby a výhody, kterou vaše společnost obdrží od této příležitosti.

A podnikatelský plánNa druhou stranu je obrysem naprosto nového podnikání. Obvykle byste navrhl podnikatelský plán zmapovat svou obchodní strategii, vaše prohlášení o misi a vize a jak plánujete dostat se tam. Může se jednat o případ, kdy vytvoříte obchodní plán pro již existující podnikání, ale jen tak učiníte, pokud se snažíte vzít své podnikání výrazně novým směrem.

Obchodní případ vs. Executive shrnutí

Ta shrnutíJe přehled důležitého dokumentu, který pokrývá všechny hlavní skutečnosti a podrobnosti o zúčastněných stranách projektu si musí být vědomi v případě, že nemají čas číst celý dokument. Posledním krokem psaní obchodního případu bude navrhnout výkonný shrnutí se všemi důležitými údaji o vysokých úrovních, které vaše zúčastněné strany potřebují vědět.

Obchodní případ vs. Project Charter

Pokud potřebujete vytvořit výtahový výšku pro váš projekt, ale nemusíte zcela potřebovat plnou léčbu obchodního případu, možná budete potřebovat chartu projektu. Podobně jako obchodní případ, aProject Charter.popisuje klíčové informace o iniciativě. Konkrétně se charter projektu pokryje tři hlavní prvky vašeho projektu: cíle projektu, rozsah projektu a zainteresované strany projektu. Váš manažerský tým pak použije chartu projektu, aby schválil další rozvoj projektu.

Potřebuji obchodní případ?

Ne každý projekt potřebuje obchodní případ - nebo dokonce chartu projektu. Plánovat vybudování obchodníka pouze pro iniciativy nebo investice, které budou vyžadovat významné obchodní zdroje. Pokud pracujete na menší iniciativě, zvažte vytvoření charty projektu, aby se vaše projektová myšlenka dostala na relevantní zúčastněné strany.

Dokonce i když nemusíte svůj projekt hřiště na všechny zúčastněné strany, měli byste být připraveni odpovědět na základní otázky týkající se vašeho navrhovaného projektu, jako:

Jaký je účel projektu?

Proč pracujeme na tomto projektu?

Jak se tento projekt připojuje k organizačním cílům a cílům?

Které metriky budeme používat k měřeníÚspěch projektu ?

Kdo pracuje na tomto projektu?

Kdy bude tento projekt dokončen?

5 kroků k vytváření a pitchingu obchodního případu

Váš obchodní případ by neměl zahrnovat pouze klíčová fakta a čísla - mělo by také vyprávět příběh o tom, proč by sledoval určité investice nebo iniciativa dobrý nápad pro vaše podnikání. V případě pochybností se vyhněte žargonu a buďte stručná - ale vždy se zaměřte na komunikaci hodnoty projektu. Pokud je to poprvé vytvoření obchodního případu, nebojte se. Postupujte podle těchto pěti kroků k vytvoření pevné.

1. Sbírejte vstup

Nemusíte napsat obchodní případ sami. Místo toho se ujistěte, že příslušné členy týmu a zúčastněné strany přispívají k příslušným oddílům. Například IT tým by měl být zapojen do rozhodnutí o tom, jaká rozhodnutí o časové ose, zatímco finanční tým by měl přezkoumat jakýkoli rozpočet a úseky řízení rizik. Pokud vytváříte obchodní případ, abyste navrhl novou iniciativu, produktovou řadu nebo zákazníkovi, ujistěte se, že také konzultujete odborníky předmětu.

2. Naplánujte si svůj obchodní případ mimo provoz

Některé z prvních věcí, které se objevují ve vašem podnikatelském případě, jako je váš výkonný shrnutí - by měly být skutečně vypracovány poslední, pokud máte všechny prostředky a informace, abyste učinili informovaný návrh. Vaše souhrnné shrnutí představí všechny vaše nálezy a doporučují doporučení pro podnikání založené na různých faktorech. Shromažďováním všech těchto údajů První projektový účel, finanční informace a riziko projektu - můžete zajistit, že vaše souhrnné shrnutí má všechny příslušné informace.

3. Inkrementálně vybudujte své obchodní případ

Obchodní případ popisuje významnou investici pro vaši společnost. Stejně tak jednoduše psát obchodní případ je významná investice vašeho času. Ne každá iniciativa je správná pro vaše podnikání - takže se ujistěte, že kontrolujete svou práci se zúčastněnými stranami, jak jdete. Nechcete potopit hodiny a týdny do tohoto dokumentu pouze pro to, aby byl odmítnut výkonnými zainteresovanými stranami přímo z netopýra.

Zvažte, že děláte "měkký start" s obrysem vašeho obchodního případuSponzor projektunebo výkonný účastník, který máte dobrý vztah s potvrzením této iniciativy je něco, co byste měli pokračovat. Tak, jak budete stavět různé části vašeho podnikatelského případu, vraťte se s klíčovými zúčastněnými stranami, abyste potvrdili, že nejsou k dispozici žádné jističe.

4. Definujte dokument

Jak vytvoříte úseky svého obchodního případu, budete možná muset vrátit a zdokonalit další sekce. Například, jakmile skončíteAnalýza nákladů-přínosůS vaším finančním týmem se ujistěte, že aktualizujete jakoukoli rizika projektu souvisejících s rozpočtem.

Před prezentací svého obchodního případu proveďte konečné čtení pomocí klíčových zúčastněných stran, aby hledali všechny sekce, které mohou být dále rafinovány. V této fázi budete také chtít napsat souhrnný souhrn, který jde v horní části dokumentu. V závislosti na délce vašeho podnikatelského případu by měl být váš výkonný souhrn jeden až dvě stránky dlouho.

5. Předložit obchodní případ

Posledním krokem je skutečně prezentovat váš obchodní případ. Začněte s rychlým výtahem, který odpovídá na co, proč a jaký návrh. Přemýšlejte o této prezentaci jako šance vysvětlit současnou obchodní potřebu, jak váš návrh řeší potřebu, a to, co jsou obchodní dávky. Ujistěte se, že se zabývají jakákoli rizika nebo obavy, o kterých si myslíte, že by vaše publikum mělo.

Projděte stránku svého obchodního obalu podle stránky. Místo toho sdílejte dokument se zúčastněnými stranami před prezentací, takže mají šanci přečíst si to před námi. Poté, po prezentaci, sdílejte dokument znovu, takže zúčastněné strany mohou kopat podrobnosti.

Obchodní případ kontrolní seznam

Začněte s proč

První část podnikatelského případu je vaše šance, aby učinil přesvědčivý argument o novém projektu. Ujistěte se, že jste navrhl argument, který apeluje na zájmy a potřeby publika. I přes první sekci ve vašem obchodním případě by to mělo být poslední sekce, kterou píšete. Kromě včetně Tradiční prvky výkonného shrnutí, Ujistěte se, že odpovíte:

Jaký obchodní problém je vaším řešením projektu?To je vaše šance vysvětlit, proč je váš projekt důležitý a proč by měli výkonné zúčastněné strany považovat za tuto příležitost.

Co je tvoje Obchodní cíl ? Co se stane na konci úspěšného projektu? Jak změříte úspěch - a co znamená úspěšný projekt pro vaše podnikání?

Jak se tento obchodní případ zapadne do vaší celkové firemní obchodní strategie plánu?Ujistěte se, že je navrhovaný obchodní případ připojen k důležitýmFiremní cíle. Iniciativa navrhovaná ve vašem podnikatelském případě by mělo přesunout jehlu směrem k vaší společnostiprohlášení o vize .

Načrtněte finanční a návratnost investic

V tomto bodě ve vašem obchodním případě byste měli nastínit základy financí projektu. Nečekejte, že tuto sekci vytvoříte sami - měli byste to navrhnout ve spolupráci s finančním týmem vaší společnosti. Tato část by měla odpovědět:

Kolik bude tato projektová cena?I když je iniciativa zcela nová vaše firma, proveďte nějaký výzkum k odhadu nákladů na projekt.

Co každá jednotlivá složka projektu stojí?Kromě odhadu celkových celkových nákladů rozdělte různé projekty projektu. Můžete například mít náklady na projekty pro nové nástroje a zdroje, konkurenční zpravodajské zdroje zpravodajských zdrojů, agenturních nákladů atd.

Jaký je očekávaný návratnost investic (ROI)?Mluvili jste o nákladech-nyní hovoří o tom, jak bude vaše společnost těžit z této iniciativy. Ujistěte se, že vysvětlete, jak jste také vypočítali ROI.

Jak bude tento projekt ovlivnit peněžní tok?Peněžní tok je množství peněz, které jsou převedeny do vašeho podnikání a ven. Významné investice budou stát hodně peněz, takže budou negativně ovlivnit peněžní tok - ale měli byste také očekávat vysoké ROI, které bude pozitivně ovlivnit peněžní tok.

Jaká je analýza citlivosti?Analýza citlivosti je shrnutím toho, jak jsou vaše čísla nejistá. Bude existovat různé proměnné, které ovlivňují váš obchodní případ. Ujistěte se, že vysvětlete, co tyto proměnné jsou, a jak by to mohlo ovlivnit vaše projekce.

Podrobnosti náhledu

Váš obchodní případ navrhuje novou iniciativu. Kromě finančních rizik podnikněte nějaký čas na náhled podrobností projektu. Například váš obchodní případ by měl zahrnovat:

Váš cíle projektu a klíčové projektové výstupy . Co se stane na konci projektu? Co očekáváte vytvořit nebo dodat, jakmile je projekt u konce?

Váš plán projektu . Projektový plán je modrotisk klíčových prvků, které váš tým musí splnit, aby úspěšně dosáhli svých cílů projektu.

. \ T rozsah projektu . Jaké jsou hranice vašeho projektu? Jaké přesné cíle, dodávky a termíny pracujete?

Seznam relevantních Zúčastněné strany projektu . Kdo jsou důležitými zúčastněnými stranami projektu a klíčovými činiteli pro tuto práci? To může zahrnovat členy projektového týmu, který by pracoval na této iniciativě, výkonných zainteresovaných stranách, kteří by projektu sponzorovali, a jakékoli vnější zúčastněné strany, které by mohly být zapojeny.

Generál Project Roadmap. v gantt-diagram jako pohled.V této fázi v tomto procesu nemusíte poskytnout podrobnou časovou osu projektu, ale měli byste nastínit obecný smysl, kdy se každá fáze projektu stane ve vztahu k ostatním. Chcete-li to provést, vytvořte projektový plán vGantt-Graf jako software. Ujistěte se, že bude obsahovat jakékoli důležitéprojektové milníky Ve vašem plánu stejně.

Jakékoli důležité závislosti projektu.Existuje něco, co by se dostalo do cesty tohoto projektu? Práce se spoléhá na jakoukoli jinou práci, která je v současné době v letu?

Diskutujte o rizikech projektu

Jakmile jste nastínili finanční dopad a detaily projektu, ujistěte se, že patříte jakákoliv potenciální rizika projektu. Pokud jste ještě neučinili, vytvořtePlán řízení rizik projektupro váš obchodní případ. Řízení projektových rizik není procesem odstranění rizika, je to o identifikaci, analýze a proaktivně reagovat na případné rizika projektu. Jasně definovat každé projektové riziko a jak toto riziko by mohlo ovlivnit váš projekt, může nejlépe vybavit vás a projektový tým, aby se řídit a vyhnout se těmto rizikům.

V části rizika vašeho podnikatelského případu patří:

Analýza rizik všech potenciálních rizik projektu.Jaké je riziko? Jak je pravděpodobné, že se to stane? Jaká je úroveň priority tohoto rizika?

Co, pokud nějaké, předpoklady, které děláte.V řízení rizik projektu jsou předpoklady cokoliv, co si myslíte, že bude pravdivé o projektu, aniž by se tyto údaje zaručily fakta. Základní rozhodnutí projektu kolem předpokladu může otevřít váš projekt až do rizika. Ujistěte se, že ratifikujete každý předpoklad projektu, abyste se vyhnuli ohrožení úspěchu projektu.

Jakékoli srovnatelné alternativy na trhu.Pokud píšete obchodní případ, abyste na trhu vybuchli nový produkt nebo úhel, vyhodnotit cokoliv, co již existuje. Může by alternativní dopad ovlivnit finanční posouzení nebo úspěch projektu?

Zapněte ji do akčního plánu

V závěrečné části vašeho podnikatelského případu nastíní, jak tento obchodní případ změníte do akce Actionable Project. Tato sekce by měla odpovědět na otázky:

Jak budou učiněna rozhodnutí?Kdo je zodpovědný za projekt? Kdo je projektový sponzor? Pokud ještě nejste, zvažte vytvoření aRACI GrafPřevod odpovědnosti projektu.

Jak bude průběžně měřeno a hlášeno?Ne každý zúčastněný význam projektu musí být informován o každé změně projektu. Obrys klíčových částí vašehoProjektový komunikační plán, stejně jako jak budete komunikovatAktualizace stavu projektu .

Jaký je další postup?Pokud manažerský tým ratifikuje tento obchodní případ, jaké další kroky budete trvat, chcete-li toto jednání?

Přineste svůj obchodní případ k životu

Vybudovali jste pevný obchodní případ a bylo ratifikováno-gratulujeme! Dalším krokem je přivést svůj obchodní případ k životu. To může být zastrašujícíZahájit rozsáhlou změnua implementace vašeho obchodního případu není výjimkou.

Pokud jste ještě neučinili, ujistěte se, že máteNástroj pro správu projektůk řízení a organizaci vaší nové iniciativy. S ústředním zdrojem pravdy sledovat, kdo dělá co tím, kdy, aktualizace stavu sdílející a udržují zainteresované strany projektu ve smyčce, můžete změnit velký obchodní případ do úspěšného projektu.