Przewodnik dla początkujących do pisania skutecznego sprawy biznesowej

Prawie każdy projekt musi zostać zatwierdzony - czy to oznacza, że ​​uzyskanie prostego zjazdu z zespołu lub uzyskanie wsparcia interesariuszy wykonawczej. Możesz znać za pomocą planu projektu lub karty projektu, aby zaproponować nową inicjatywę i uzyskać zielone światło dla projektu. Ale jeśli proponowany projekt stanowi znaczącą inwestycję biznesową, może być konieczne budowanie sprawy biznesowej.

Jeśli nigdy nie napisałeś sprawy biznesowej, jesteśmy tutaj, aby pomóc. Z kilkoma zasobami i małym planowaniem, możesz napisać przypadek biznesowy, który pomoże Ci uzyskać zasoby i wsparcie, musisz zarządzać udanym projektem.

Co to jest sprawa biznesowa?

Sprawa biznesowa jest dokumentem, który wyjaśnia wartość lub korzyści, które Twoja firma zyska, jeśli realizujesz znaczącą inwestycję biznesową lub inicjatywę. Inicjatywa ta może być czymkolwiek z wiadomości dla nowego produktu lub uruchomienia funkcji, propozycję zwiększenia wydatków na bieżącej inicjatywy lub znaczącej inwestycji z nową agencją lub wykonawcą - wymieniono kilka. Przekształcona sprawa biznesowa przedstawia oczekiwane korzyści z tej znaczącej decyzji inwestycyjnej. Kluczowi interesariusze będą korzystać z sprawy biznesowej, którą podajesz, aby ustalić, czy poruszanie się do przodu z inicjatywą.

Jeśli nigdy nie stworzyłeś sprawy biznesowej, może wystroić się podobnie do innej dokumentacji wczesnej planowania projektu. Oto jak to układa:

Sprawa biznesowa kontra biznesu

A Sprawa biznesu.jest propozycją nowej strategii lub dużej inicjatywy. Powinien zwrócić uwagę na potrzeby biznesowe i korzyści, które Twoja firma otrzyma przed dążeniem do tej okazji.

A plan biznesowyZ drugiej strony jest zarys zupełnie nowego biznesu. Zazwyczaj projektujesz biznesplanu, aby mapować strategię biznesową, instrukcje misji i wzroków oraz jak planujesz tam dotrzeć. Mogą istnieć przypadek, w którym tworzysz plan biznesowy dla już istniejącej działalności, ale tylko to zrobić, jeśli próbujesz wziąć udział w znacznie nowym kierunku.

Sprawa biznesu vs. Podsumowanie

jakiśPodsumowaniejest przeglądem ważnego dokumentu, który obejmuje wszystkie główne fakty i szczegóły interesariusze projektu muszą być świadome w przypadku, gdy nie mają czasu na przeczytanie całego dokumentu. W rzeczywistości ostatnim krokiem pisania sprawy biznesowej będzie opracowanie streszczenia wykonawczego ze wszystkimi ważnymi, wysokiego poziomu szczegółów, których interesariusze muszą wiedzieć.

Sprawa biznesowa vs. Karta projektu

Jeśli chcesz utworzyć skok windy do swojego projektu, ale nie potrzebujesz pełnego leczenia sprawy biznesowej, możesz potrzebować karty projektu. Podobnie jak sprawa biznesowa, aCzarter projektuprzedstawia kluczowe szczegóły inicjatywy. W szczególności, Karta projektu pokryje trzy główne elementy projektu: cele projektu, zakres projektu i kluczowych interesariuszy projektu. Twój zespół zarządzający będzie następnie wykorzystać kartę projektu, aby zatwierdzić dalszy rozwój projektu.

Czy potrzebuję sprawy biznesowej?

Nie każdy projekt potrzebuje sprawy biznesu - a nawet czarteru projektu. Zaplanuj budowę sprawę biznesową tylko dla inicjatyw lub inwestycji, które będą wymagały znaczących zasobów biznesowych. Jeśli pracujesz nad mniejszą inicjatywą, rozważ tworzenie czarteru projektu, aby podziwiać ideę projektu dla zainteresowanych stron.

Nawet jeśli nie musisz rozbić swojego projektu do żadnych interesariuszy, powinieneś być gotowy odpowiedzieć na podstawowe pytania dotyczące proponowanego projektu, jak:

Jaki jest cel tego projektu?

Dlaczego pracujemy nad tym projektem?

W jaki sposób ten projekt łączy się z celami organizacyjnymi i celami?

Które metryki użyjemy do pomiaruSukces projektu ?

Kto pracuje nad tym projektem?

Kiedy ten projekt zostanie zakończony?

5 kroków do tworzenia i pitowania sprawy biznesowej

Twoja sprawa biznesowa nie dotyczy tylko kluczowych faktów i danych - powinna również opowiedzieć historię, dlaczego realizacja konkretnej inwestycji lub inicjatywy jest dobrym pomysłem dla Twojej firmy. W razie wątpliwości unikaj żargonu i bądź krótki - ale zawsze koncentruje się na przekazywaniu wartości projektu. Jeśli jest to twój pierwszy raz, tworząc sprawę biznesową, nie martw się. Postępuj zgodnie z tymi pięcioma krokami, aby utworzyć solidny.

1. Zbierz wejście

Nie musisz napisać na własną rękę. Zamiast tego upewnij się, że odpowiednie członkowie zespołu i interesariuszy przyczyniają się do odpowiednich sekcji. Na przykład zespół IT powinien być zaangażowany w jakiegokolwiek oprzyrządowania i decyzji dotyczących terminów, podczas gdy zespół finansowy powinien przeglądać wszelkie sekcje budżetowe i zarządzania ryzykiem. Jeśli tworzysz sprawę biznesową, aby zaproponować nową inicjatywę, linię produktów lub osobę klienta, upewnij się również, że konsultujesz się z ekspertami przedmiotu.

2. Zaplanuj napisanie sprawy biznesowej

Niektóre z pierwszych rzeczy, które pojawiają się w swojej sprawie biznesowej - podobnie jak podsumowanie wykonawcze - powinno być opracowane ostatni, gdy masz wszystkie zasoby i informacje, aby dokonać świadomej sugestii. Podsumowanie wykonawcze zaprezentuje wszystkie Twoje wyniki i dokonuje zalecenia dla firmy na podstawie różnych czynników. Zbierając wszystkie te szczegóły najpierw podobne do projektu, informacje finansowe i ryzyko projektu - możesz zapewnić, że podsumowanie wykonawcze ma wszystkie istotne informacje.

3. Zbuduj przypadek biznesowy

Sprawa biznesowa opisuje znaczącą inwestycję dla Twojej firmy. Podobnie, po prostu pisząc sprawę biznesową, jest znaczącą inwestycją twojego czasu. Nie każda inicjatywa jest odpowiednia dla Twojej firmy - więc upewnij się, że sprawdzasz pracę z interesariuszami, jak idziesz. Nie chcesz zatonąć godzin i tygodni w tym dokumencie, aby zostać odrzucony przez zainteresowane strony wykonawcze od bat.

Rozważmy wykonanie "miękkiego startu" z zarysem sprawy biznesowej do Twojegosponsor projektuAlbo interesariusza wykonawcza masz dobre relacje, aby potwierdzić tę inicjatywę, jest coś, co powinieneś kontynuować. Następnie, jak budujesz różne sekcje sprawy biznesowej, sprawdź wraz z kluczowymi interesariuszami, aby potwierdzić, że nie ma wyłączników.

4. Zawęź dokument

Gdy tworzysz sekcje sprawy biznesowej, może być konieczne powrotu i udoskonalić inne sekcje. Na przykład, gdy skończysz robićAnaliza kosztów i korzyściDzięki Twojemu zespołowi finansowemu upewnij się, że zaktualizujesz ryzyko projektowania związane z budżetem.

Przed przedstawieniem sprawy biznesowej, wykonaj ostateczne odczytanie z kluczowymi interesariuszami, aby poszukać jakichkolwiek sekcji, które można jeszcze bardziej wyrafinować. Na tym etapie chcesz również napisać podsumowanie, które przechodzi na górze dokumentu. W zależności od długości sprawy biznesowej podsumowanie powinno być długości od jednej do dwóch stron.

5. Przedstaw się sprawę biznesową

Ostatnim krokiem jest prezentowanie sprawy biznesowej. Zacznij od szybkiej skoku windy, która odpowiada na co, dlaczego i jak twoja propozycja. Pomyśl o tej prezentacji jako szansa na wyjaśnienie aktualnej potrzeby biznesowej, jak twoja propozycja dotyczy potrzeby i jakie są świadczenia biznesowe. Upewnij się, że zwracam się na wszelkie ryzyko lub wątpliwości, które uważasz, że Twoja publiczność będzie miała.

Nie przejdź przez stronę swojej sprawy biznesowej. Zamiast tego udostępniaj dokument z zainteresowanymi stronami przed prezentacją, aby mieli szansę przeczytać go przed czasem. Następnie po prezentacji ponownie udostępnij dokument, więc interesariusze mogą kopać w szczegóły.

Lista kontrolna przypadków biznesowej.

Zacznij od tego, dlaczego

Pierwsza sekcja sprawy biznesowej jest twoją szansą, aby przekonać argument o nowym projekcie. Upewnij się, że spowiadasz argument, który przemawia do interesów i potrzeb swoich publiczności. Pomimo bycia pierwszą sekcją w sprawie biznesowej, powinna to być ostatnia sekcja, którą piszesz. Oprócz włączania Tradycyjne elementy podsumowującego, upewnij się, że odpowiesz:

Jaki problem biznesowy jest rozwiązywanie projektu?To szansa wyjaśnienia, dlaczego twój projekt jest ważny i dlaczego interesariusze wykonawcze powinni rozważyć dążenie do tej możliwości.

Jaki jest Twój cel biznesowy ? Co dzieje się na końcu udanego projektu? Jak będziesz mierzyć sukces - i co oznacza udany projekt dla Twojej firmy?

Jak ten przypadek biznesowy pasuje do Twojego ogólnego planu strategii biznesowej firmy?Upewnij się, że proponowany przypadek biznesowy jest podłączony do ważnychCele firmy. Inicjatywa zaproponowana w sprawie Twojej biznesu powinna przenieść igłę w kierunku Twojej firmyOświadczenie Vision. .

Zarys finansowe i zwrot z inwestycji

W tym momencie w sprawie biznesowej powinieneś zarysować podstawy projektu finansowania. Nie spodziewaj się, że stworzyłeś tę sekcję na własną rękę - powinieneś opracować to we współpracy z zespołem finansowym Twojej firmy. W szczególności ta sekcja powinna odpowiedzieć:

Ile kosztuje ten projekt?Nawet jeśli inicjatywa jest całkowicie nowa do Twojej firmy, wykonaj pewne badania, aby oszacować koszty projektu.

Co każdy indywidualny składnik kosztów projektu?Oprócz oszacowania całkowitego kosztu ogólnego, załamaj różne koszty projektu. Na przykład, możesz mieć koszty projektu dla nowych narzędzi i zasobów, konkurencyjne zasoby wywiadowcze, koszty agencji itp.

Jaki jest oczekiwany zwrot z inwestycji (ROI)?Rozmawiałeś o kosztach - teraz porozmawiaj o tym, jak Twoja firma skorzysta z tej inicjatywy. Upewnij się, że wyjaśniasz, jak również obliczasz ROI.

Jak to wystąpił przepływ gotówki?Przepływy pieniężne to ilość przekazywanych pieniędzy do i poza firmą. Znaczące inwestycje kosztowały dużo pieniędzy, więc negatywnie wpłyną na przepływy pieniężne - ale powinieneś również spodziewać się wysokiego ROI, który pozytywnie wpłyną na przepływy pieniężne.

Jaka jest analiza wrażliwości?Analiza czułości jest podsumowaniem, jak niepewne są twoje liczby. Będzie różnorodne zmienne, które wpływają na sprawę biznesową. Upewnij się, że wyjaśniają, jakie są te zmienne, i jak mogłoby wpłynąć na twoje projekcje.

Podgląd szczegółów projektu

Twoja sprawa biznesowa proponuje nową inicjatywę. Oprócz ryzyka finansowego, poświęć trochę czasu na podgląd szczegółów projektu. Na przykład sprawa biznesowa powinna obejmować:

Twój cele projektu oraz Kluczowe rezultaty projektu. . Co stanie się na końcu projektu? Czego spodziewasz się utworzyć lub dostarczyć po zakończeniu projektu?

Twój Plan projektu . Plan projektowy jest planem kluczowych elementów, który Twój zespół musi osiągnąć w celu pomyślnego osiągnięcia celów projektu.

ten Zakres projektu . Jakie są granice twojego projektu? Jakie dokładne cele, rezultaty i terminy będziesz pracować?

Lista istotnych interesariusze projektu . Kto jest ważnymi zainteresowanymi stronami i kluczowymi decydentami dla tej pracy? Może to obejmować członków zespołu projektowego, który pracowałby nad niniejszą inicjatywą, interesariuszami wykonawczymi, którzy sponsorują projekt, a wszelkie zewnętrzne zainteresowane strony, które mogą być zaangażowane.

Generał Mapa drogowa projektu. W gantt-wykres widoku.Na tym etapie, w tym etapie nie musisz dostarczać szczegółowej osi czasu projektu, ale powinieneś zarysować ogólne poczucie, gdy każdy etap projektu wydarzy się w odniesieniu do innych. Aby to zrobić, utwórz mapę planu projektuWykres Ganttowy jak oprogramowanie. Upewnij się, że należy dołączyćKamienie milowe projektu. W swojej mapie drogowej.

Wszelkie ważne zależności projektowe.Czy jest coś, co wystąpiłoby do tego projektu zacząć? Czy ta praca polega na każdej innej pracy obecnie w locie?

Omów ryzyko projektu.

Po określeniu wpływu finansowego i ważnych szczegółów projektu upewnij się, że uwzględniasz jakiekolwiek potencjalne ryzyko projektowe. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, stwórzPlan zarządzania ryzykiem projektuW przypadku twojego biznesu. Zarządzanie ryzykiem projektu nie jest procesem wyeliminowania ryzyka - zamiast tego chodzi o identyfikację, analizę i proaktywnie reagowanie na jakiekolwiek potencjalne ryzyko projektowe. Wyraźnie zdefiniowanie każdego ryzyka projektowego i jak to ryzyko może mieć wpływ na projekt, może najlepiej wyposażyć Cię i zespół projektowy do zarządzania i uniknięciem tych zagrożeń.

W sekcji ryzyka sprawy biznesowej obejmuje:

Analiza ryzyka każdego potencjalnego ryzyka projektu.Jakie jest ryzyko? Jak może się wydarzyć? Jaki jest poziom tego ryzyka?

Co, jeśli jakieś założenia, które robisz.W zarządzaniu ryzykiem projektu założenia są wszystkim, co myślisz, będzie prawdziwe w sprawie projektu, bez tych szczegółów gwarantowanych faktów. W oparciu o decyzje dotyczące projektu przy założeniu może otworzyć projekt do ryzyka. Upewnij się, że ratyfikujesz każdy założenie projektu, aby uniknąć zagrożenia sukcesu projektu.

Wszelkie porównywalne alternatywy na rynku.Jeśli piszesz sprawę biznesową, aby wysadzić nowy produkt lub kąt na rynku, oceniaj wszystko, co już istnieje. Czy alternatywa wpływa na Twoją ocenę finansową lub sukces projektów?

Zamień go w plan działania

W końcowej części sprawy biznesowej kontur, w jaki sposób zamieniasz ten przypadek biznesowy do projektu działania. Ta sekcja powinna odpowiadać na pytania:

Jak zostaną wykonane decyzje?Kto jest odpowiedzialny za projekt? Kto jest sponsorem projektu? Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, rozważ tworzenieWykres Raci.przedstawić obowiązki projektu.

Jak będzie mierzony i zgłoszony i zgłaszany postęp?Nie każdy interesariuszek projektu musi zostać powiadomiony o każdej zmianie projektu. Kontur Kluczowe części twojegoPlan komunikacji projektu., a także jak się komunikujeAktualizacje statusu projektu. .

Jaki jest następny kurs?Jeśli zespół zarządzający ratyfikuje ten przypadek biznesowy, jakie kolejne kroki, weźmiesz, aby umieścić to w działaniu?

Przynieś sprawę biznesową do życia

Zbudowałeś stałą sprawę biznesową i został ratyfikowany - gratulacje! Następnym krokiem jest przynieść sprawę biznesową do życia. Może się zastraszyćRozpocznij zmianę na dużą skalęi wdrażanie sprawy biznesowej nie jest wyjątkiem.

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, upewnij się, że maszNarzędzie do zarządzania projektamiNa miejscu do zarządzania i organizowania nowej inicjatywy. Z centralnym źródłem prawdy, aby śledzić, kto robi, kiedy, udostępniaj aktualizacje statusu i zachować interesariuszy projektu w pętli, możesz zamienić świetny przypadek biznesowy w udany projekt.