Consejos para realizar una evaluación de necesidades de forma remota.

Cuando su organización se está preparando para abordar un nuevo proyecto , hay una pregunta importante que necesitarás para responder: ¿Qué necesitas para completarlo? En otras palabras, ¿cómo puede descubrir de manera proactiva qué necesitará para conquistar con éxito un proyecto y asegurarse de que tenga a sus patos en una fila? Tendrá que realizar una evaluación de necesidades.

A menos que seas un adivino, esos requisitos son difíciles de predecir antes de comenzar cualquier trabajo. Eso es probable por qué se informó 35% de los proyectos Fallar debido a un requerimientos inexactos.

¿Qué habilidades necesita tener su equipo? ¿Qué herramientas necesitarás disponible? ¿Y qué tan fácil será este proceso cuando esté trabajando con un equipo remoto o disperso? En esta publicación, explicaremos cómo realizar una evaluación de necesidades cuando su equipo no esté ubicado.

¿Qué es una evaluación de necesidades?[dieciséis]

Una evaluación de necesidades o gestión de la demanda es un proceso sistemático Usará para evaluar los requisitos no negociables de su proyecto. Esto podría incluir conocimientos, habilidades, sistemas, herramientas y más.

Típicamente, un necesita valoración Se divide en tres partes principales o en etapas:

Estas etapas pueden sonar formales. Pero, recuerde que el propósito más básico de la evaluación de las necesidades es descubrir todos los recursos que serán necesarios para garantizar la finalización exitosa del proyecto. ¿Qué necesitarás a su disposición para envolverlo?

¿Por qué es importante una evaluación de necesidades?[dieciséis]

Cuando todos están ansiosos por saltar y avanzar en un proyecto, un gestión de proyectos La evaluación de las necesidades puede parecer una formalidad innecesaria. Sin embargo, tomar este paso es importante por varias razones.

1. Dirigirás proactivamente cualquier hueco.

Imagine que ya está bien en la línea de tiempo de un proyecto y su equipo ha llegado a la siguiente tarea Eso necesita ser completado. Es en este momento en este momento, realiza algo alarmante: no tiene las habilidades internas para verificar esa tarea.

¿Ahora que? Como muchas organizaciones, es posible que tenga que pasar a un fuerza de trabajo contingente para abordar esa brecha de conocimiento. O, tal vez tenga que proporcionar capacitación para obtener un miembro del equipo actual hasta la velocidad. Las malas noticias son todas esas cosas, toman tiempo, y ahora estás en un vinculado para que se aborden.

Una evaluación de necesidades le permite detectar esas brechas de manera proactiva para que pueda asegurarse de tener todo lo que necesita para finalizar con éxito un proyecto, antes de que empieces.

2. Encontrarás las mejores soluciones a los problemas.

Esa lucha de última hora para asegurar todas las necesidades de su proyecto puede comprometer sus recursos de toma de decisiones y remotos. "Para demasiados proyectos, llega un momento en que se toman todas las medidas adoptadas, todas las decisiones y sacrificios hechas, se imponen la presión para terminar", explica un Artículo para la revista Smashing .

Terminas haciendo opciones de extracción, comunicándose mal y se establece para "lo suficientemente bueno" simplemente porque estás en una crisis de tiempo para que las cosas terminan. Por ejemplo, puede optar por un freelancer menos calificado para manejar esa tarea, simplemente porque están disponibles. los calidad El trabajo sufre, pero creas que al menos se hará.

En contraste, una evaluación de necesidades le permite tomar un enfoque proactivo, en lugar de ser reactivo. Cuando se identifican las brechas, tiene tiempo para encontrar las mejores formas de abordarlas, en lugar de avanzar con una solución simplemente porque es rápida o conveniente.

Esto es importante para recordar al coordinar un equipo remoto. Sin la ayuda de las interacciones cara a cara, debe recordar tener en cuenta las cosas como la disponibilidad reducida (debido a la zona horaria, la enfermedad o las circunstancias personales que cambian). Identificar los posibles déficits de recursos le permite pensar de manera proactiva y abordar los problemas antes de que se conviertan en restricciones .

3. Mantendrás los plazos de proyecto en la pista.

Incluso si actúa rápido cuando se realiza a su organización, no tiene todo lo que necesita su proyecto, todavía está obligado a experimentar algunos retrasos.

Ese abastecimiento de exitosos de última hora involucra horas y energía. Esto puede lanzar su línea de tiempo fuera de la pista, especialmente si se está ejecutando hacia el cable ya que la comunicación se ha desacelerado por equipos distribuidos a través de las zonas horarias.

La realización de una evaluación de necesidades garantiza que tenga todo lo que necesita para ese proyecto por adelantado. Si no lo haces? Puede asegurar esas necesidades antes de asignar su plan de proyecto y línea de tiempo. Eso significa que tendrá un horario mucho más realista en su lugar y evitará ese pánico de undécimo hora.

Cómo realizar una evaluación de necesidades: 4 pasos a seguir[dieciséis]

Una evaluación de necesidades ofrece muchos beneficios, pero si nunca ha hecho uno antes, el proceso puede sentirse un poco intimidante.

En su búsqueda de instrucciones, es probable que se encuentre con una gran cantidad de jerga académica o formal Metodologías de gestión de proyectos. sobre cómo hacer esto. Sin embargo, ya que solo está empezando, vamos a mantener esto lo más simple posible. Aquí hay cuatro pasos directos para realizar una evaluación de necesidades.

1. Comprender los requisitos de su proyecto.

Antes de que pueda confirmar que puede satisfacer las necesidades de un proyecto, necesita una competencia sólida de lo que se requiere.

Comience por garantizar que usted y su equipo sean claros en el objetivo general del proyecto, ya que eso le dará un contexto importante. Sorprendentemente, solo 55% de las personas Participa en los proyectos, sienten que el elemento se les explicó claramente. Este objetivo general debe ser enfatizado en su plan de proyecto , así que siempre es lo más importante.

Con ese contexto más amplio en su lugar, es hora de profundizar a nivel aún más específico. Si este proyecto está siendo solicitado por otro departamento o es algo que un equipo surgió por su cuenta, debes pensar en cosas como:

Esto le dará una mayor comprensión de todo lo que está involucrado con ese proyecto, por lo que puede identificar mejor las necesidades asociadas con ella.

2. Obtenga un agarre en lo que ya tiene disponible

Ahora que sabe lo que se requiere para ese proyecto, es hora de llamar su atención a sus recursos existentes. ¿Qué tiene ya que usted está disponible para que pueda usar para ese proyecto?

Una vez que haya realizado una lluvia de ideas sobre su lista, coincida con estos recursos disponibles con sus necesidades de proyecto. Tal vez que el miembro del equipo de TI con las habilidades de datos de primera categoría será el ajuste perfecto para la pieza de análisis del proyecto. O, tal vez ese software que haya invertido recientemente puede ayudar a automatizar muchas de las tareas de su proyecto.

Conecta esos puntos dondequiera que puedas. Esa es la información que necesitará a medida que se mude al siguiente paso.

3. Identificar cualquier vacío

¿El paso anterior le mostró que ya tiene muchas necesidades de proyectos dirigidas? Eso es genial, pero está obligado a ser algunas necesidades que no se cumplen actualmente.

Este paso es todo acerca de señalar esas brechas. ¿Dónde estás perdiendo lo que necesitas?

Por ejemplo, quizás tenga una gran cantidad de experiencia útil en su equipo, pero se da cuenta de que nadie tiene las habilidades de diseño gráfico que tendrá que eliminar este proyecto. Anote esa brecha para que no lo olvides.

4. Tomar acción para llenar esos huecos.

Una evaluación de necesidades solo es útil si haces algo con la información que encuentra. No es bueno para identificar las brechas si no vas a hacer nada para abordarlos.

De eso se trata este paso final. Si se ha dado cuenta de que le faltan conocimientos de diseño gráfico para este proyecto, ¿cómo va a cumplir esa necesidad? ¿Subirás a una agencia? ¿Contrata un freelancer? ¿Brindar capacitación y recursos adicionales a un miembro del equipo existente?

Encuentre la mejor solución para salvar esa brecha, y luego tomar medidas para que suceda, antes de que llegue demasiado al proyecto. Recuerde, su objetivo es comenzar con todo lo que necesita en su lugar.

¿Quieres un proyecto más exitoso? No olvides realizar una evaluación de necesidades. [dieciséis]

Cuando su organización está entusiasmada con un nuevo proyecto, es tentador saltar directamente y resolver las cosas a medida que avanza. Pero, no averiguar lo que realmente se requiere para completar ese proyecto solo causará estrés, problemas y dolores de cabeza en la línea.

Tómese el tiempo para realizar una evaluación de necesidades para que pueda abordar proactivamente las brechas, encontrar las mejores soluciones a los problemas y mantener sus proyectos funcionando sin problemas. Para los equipos que han ido completamente remoto, la realización de una evaluación de necesidades puede ayudarlo a abordar cualquier déficit de recursos y complicaciones.

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