Sfaturi pentru efectuarea unei evaluări a nevoilor de la distanță

Când organizația dvs. se pregătește să abordeze un nouproiect, există o întrebare majoră va trebui să răspundeți:Ce trebuie să-l completați?Cu alte cuvinte, cum vă puteți descurca în mod proactiv ceea ce va trebui să cuceriți cu succes un proiect și să vă asigurați că aveți rațele la rând? Va trebui să efectuați o evaluare a nevoilor.

Dacă nu sunteți un ghivece de avere, aceste cerințe sunt greu de prezis înainte de a începe orice lucru. Este probabil de ce a raportat35% din proiecteeșuează din cauza colectării cerințelor inexacte.

Ce abilități trebuie să aibă echipa dvs.? Ce instrumente aveți nevoie disponibile? Și cât de ușor va fi acest proces atunci când lucrați cu o echipă îndepărtată sau dispersată? În acest post, vom explica cum să efectuăm o evaluare a nevoilor atunci când echipa dvs. nu este co-localizată.

Ce este o evaluare a nevoilor?

O evaluare a nevoilor saumanagementul cereriieste A.proces sistematicVeți folosi pentru a evalua cerințele non-negociabile ale proiectului dvs. Acest lucru ar putea include cunoștințe, abilități, sisteme, instrumente și multe altele.

De obicei, A.necesită evaluareeste defalcat în trei părți sau etape principale:

Aceste etape ar putea părea formale. Dar, amintiți-vă că scopul cel mai de bază al evaluării nevoilor este de a descoperi toate resursele care vor fi necesare pentru a asigura finalizarea cu succes a proiectului. Ce veți avea nevoie la dispoziția dvs. pentru ao încheia?

De ce este importantă o evaluare a nevoilor?

Când toată lumea este dornică să sară și să facă progrese pe un proiect, amanagement de proiectEvaluarea nevoilor ar putea părea ca o formalitate inutilă. Cu toate acestea, acest pas este important din mai multe motive.

1. Veți aborda în mod proactiv orice lacune

Imaginați-vă că sunteți deja bine într-o cronologie a unui proiect și echipa dvs. a ajuns în următorulsarcinăcare trebuie completate. Este în acest moment realizați ceva alarmant: nu aveți abilitățile interne pentru a verifica această sarcină.

Acum ce? La fel ca multe organizații, ar trebui să trebuiască să te întorci la aForța de muncă contingentăpentru a aborda decalajul de cunoștințe. Sau poate că trebuie să oferiți instruire pentru a obține un membru actual al echipei până la viteză. Vestea proastă este că toate aceste lucruri au nevoie de timp, și acum sunteți într-o legătură pentru a le face adresate.

O evaluare a nevoilor vă permite să găsiți acele lacune proactiv, astfel încât să vă puteți asigura că aveți tot ce aveți nevoie pentru a finaliza cu succes un proiect - înainte de a începe chiar.

2. Veți găsi cele mai bune soluții la probleme

Această combinație de ultimă oră pentru a vă asigura că toate nevoile dvs. de proiect vă poate compromite luarea deciziilor și a resurselor la distanță. "Pentru prea multe proiecte, vine un moment în care fiecare acțiune luată, fiecare decizie și sacrificiu făcută, este stimulată de presiunea de a termina", explică unArticol pentru revista Smashing .

Voi încheiați alegeri greșite, comunicând prost, și rezolvarea pentru "destul de bun" pur și simplu pentru că sunteți într-o criză de timp pentru a face lucrurile terminate. De exemplu, ați putea opta pentru un freelancer mai puțin calificat pentru a face față acestei sarcini, pur și simplu pentru că sunt disponibile imediat. Încalitatede lucru suferă, dar tu se gândește cel puțin se va face.

În schimb, o evaluare a nevoilor vă permite să luați o abordare proactivă, mai degrabă decât să fiți reactivi. Atunci când sunt identificate lacune, aveți timp să găsiți cele mai bune modalități de a le aborda, mai degrabă decât să vă deplasați înainte cu o soluție pur și simplu pentru că este rapidă sau convenabilă.

Acest lucru este important de reținut la coordonarea unei echipe la distanță. Fără ajutorul interacțiunilor față în față, trebuie să vă amintiți să factor în lucruri precum disponibilitatea redusă (din cauza fusului orar, a bolii sau a circumstanțelor personale schimbătoare). Identificarea acestor deficite de resurse potențiale vă permite să vă gândiți proactiv și să abordați problemele înainte de a deveniconstrângeri .

3. Veți păstra termenele de proiect pe cale

Chiar dacă acționați rapid când vă dați seama că organizația dvs. nu are tot ceea ce are nevoie de proiect, sunteți încă obligați să experimentați unele întârzieri.

Această aprovizionare de ultimă oră a cerințelor implică ore și energie. Acest lucru poate arunca cronologia dvs. de pe calea dvs. - mai ales dacă ați alergat până la firul deja sau comunicarea a fost încetinită de echipe distribuite în zonele de timp.

Efectuarea unei evaluări a nevoilor vă asigură că aveți tot ce aveți nevoie pentru proiectul respectiv. Dacă nu? Puteți asigura aceste nevoi înainte de a vă cartografiaplan de proiectși cronologie. Asta înseamnă că veți avea un program mult mai realist în loc și să evitați panica a unsprezecea oră.

Cum de a efectua o evaluare a nevoilor: 4 pași de urmat

O evaluare a nevoilor oferă o mulțime de beneficii, dar dacă nu ați mai făcut niciodată unul înainte, procesul se poate simți puțin intimidant.

În căutarea instrucțiunilor, veți întâlni probabil o mulțime de jargon academic sau formalMetodologii de management al proiectelordespre cum să faci asta. Cu toate acestea, deoarece tocmai ați început, vom păstra acest lucru cât mai simplu posibil. Iată patru pași simpli pentru a efectua o evaluare a nevoilor.

1. Înțelegeți cerințele proiectului dvs.

Înainte de a putea confirma că sunteți în măsură să satisfaceți nevoile unui proiect, aveți nevoie de o înțelegere solidă a ceea ce este necesar.

Începeți prin asigurarea faptului că dvs. și echipa dvs. sunt clare cu privire la obiectivul general al proiectului, deoarece acesta vă va oferi un context important. Surprinzător, numai55% dintre oameniImplicat în proiecte simt că elementul a fost clar explicat. Acest obiectiv general ar trebui să fie subliniat în dvs.plan de proiect, deci este întotdeauna în partea de sus a minții.

Cu acel context mai larg în loc, este timpul să forați până la mai multe specifice. Indiferent dacă acest proiect este solicitat de un alt departament sau este ceva pe care o echipă a venit pe cont propriu, ar trebui să vă gândiți prin lucruri precum:

Acest lucru vă va oferi o mai bună înțelegere a tot ceea ce este implicat în acest proiect, astfel încât să puteți identifica mai bine nevoile asociate cu acesta.

2. Obțineți o înțelegere pe ceea ce ați primit deja

Acum, că știți ce este necesar pentru acest proiect, este timpul să vă atrageți atenția asupra resurselor existente. Ce aveți deja la dispoziție pe care ați putea folosi pentru acest proiect?

Odată ce v-ați încredințat lista, potriviți aceste resurse disponibile cu nevoile dvs. de proiect. Poate că membrul echipei IT cu abilitățile de date de top va fi potrivirea perfectă pentru piesa de analiză a proiectului. Sau, poate că software-ul pe care l-ați investit recent vă poate ajuta să vă automatizați o mulțime de sarcini de proiect.

Conectați aceste puncte oriunde puteți. Acestea sunt informațiile de care aveți nevoie în timp ce vă deplasați în pasul următor.

3. Identificați orice lacune

Pasul anterior a arătat că aveți deja multe dintre nevoile de proiecte abordate? Este minunat, dar sunt obligați să fie unele nevoi care nu sunt în prezent îndeplinite.

Acest pas este totul despre identificarea acestor lacune. Unde pierdeți ceea ce aveți nevoie?

De exemplu, poate aveți o mulțime de expertiză utilă în echipa dvs., dar vă dați seama că nimeni nu are abilitățile de design grafic pe care doriți să le scoateți acest proiect. Scrieți decalajul, astfel încât să nu uitați de asta.

4. Luați măsuri pentru a completa aceste lacune

O evaluare a nevoilor este utilă numai dacă faceți ceva cu informațiile pe care le găsiți. Nu vă face bine să identificați lacune dacă nu veți face nimic pentru a le aborda.

Asta este vorba despre acest pas final. Dacă ați observat că lipsesc know-how-ul de design grafic pentru acest proiect, cum veți îndeplini această nevoie? Vei externi la o agenție? Închiriați un freelancer? Oferiți formare și resurse suplimentare unui membru al echipei existente?

Găsiți cea mai bună soluție pentru a bloca acel gol, apoi luați măsuri pentru a face acest lucru - înainte de a ajunge prea departe în proiect. Amintiți-vă, obiectivul dvs. este să începeți cu tot ce aveți nevoie în poziție.

Doriți un proiect mai de succes? Nu uitați să efectuați o evaluare a nevoilor

Atunci când organizația dvs. este încântată de un nou proiect, este tentant să sari chiar și să vă dați seama de lucruri pe măsură ce mergeți. Dar, în lipsa de a descoperi ceea ce este de fapt necesar pentru a finaliza acest proiect, va provoca numai stres, hassles și dureri de cap în linie.

Luați timp pentru a efectua o evaluare a nevoilor, astfel încât să puteți aborda în mod proactiv lacunele, să găsiți cele mai bune soluții la probleme și să vă mențineți bine proiectele. Pentru echipele care au mers pe deplin îndepărtate, efectuarea unei evaluări a nevoilor vă poate ajuta să abordați orice neajunsuri și complicații ale resurselor.

Doriți să obțineți un mâner chiar mai bunmanagement de proiectși să evitați lupta de ultimă oră de ultimă oră?Începeți procesul gratuit deManager de sarcini UDN.azi .