आवश्यकताओं को दूरस्थ रूप से मूल्यांकन करने के लिए युक्तियाँ

जब आपका संगठन एक नए से निपटने की तैयारी कर रहा है परियोजना , एक बड़ा सवाल है जिसे आपको जवाब देने की आवश्यकता होगी: आपको इसे पूरा करने की क्या आवश्यकता है? दूसरे शब्दों में, आप सक्रिय रूप से कैसे पता लगा सकते हैं कि आपको एक प्रोजेक्ट को सफलतापूर्वक जीतने के लिए क्या होगा और सुनिश्चित करें कि आपके पास एक पंक्ति में आपके डक्स हैं? आपको आवश्यकताओं का मूल्यांकन करना होगा।

जब तक आप एक फॉर्च्यून टेलर नहीं होते हैं, तब तक कोई भी काम शुरू करने से पहले भविष्यवाणी करना कठिन होता है। यह संभव है कि एक रिपोर्ट क्यों की गई 35% परियोजनाएं गलत आवश्यकताओं को इकट्ठा करने के कारण विफल।

आपकी टीम को क्या कौशल की आवश्यकता है? आपको किन उपकरणों की आवश्यकता होगी? और जब आप रिमोट या फैला हुआ टीम के साथ काम कर रहे हों तो यह प्रक्रिया कितनी आसान होगी? इस पोस्ट में, हम समझाएंगे कि आपकी टीम सह-स्थित नहीं होने पर आवश्यकताओं का मूल्यांकन कैसे करें।

आवश्यकता क्या है?

एक आवश्यकता मूल्यांकन या मांग प्रबन्धन एक है व्यवस्थित प्रक्रिया आप अपनी परियोजना की गैर-बातचीत योग्य आवश्यकताओं का मूल्यांकन करने के लिए उपयोग करेंगे। इसमें ज्ञान, कौशल, सिस्टम, उपकरण, आदि शामिल हो सकते हैं।

आम तौर पर, ए आकलन की आवश्यकता है तीन मुख्य भागों या चरणों में टूट गया है:

ये चरण औपचारिक रूप से लग सकते हैं। लेकिन, याद रखें कि जरूरतों का मूल्यांकन मूल्यांकन का सबसे बुनियादी उद्देश्य परियोजना के सफल समापन को सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक सभी संसाधनों को उजागर करना है। इसे लपेटने के लिए आपको अपने निपटान में क्या आवश्यकता होगी?

जरूरतों की आवश्यकता क्यों महत्वपूर्ण है?

जब हर कोई कूदने के लिए उत्सुक होता है और एक परियोजना पर प्रगति करता है, ए परियोजना प्रबंधन आवश्यकता मूल्यांकन एक अनावश्यक औपचारिकता की तरह लग सकता है। हालांकि, इस कदम को कई कारणों से महत्वपूर्ण है।

1. आप किसी भी अंतराल को सक्रिय रूप से संबोधित करेंगे

कल्पना कीजिए कि आप पहले से ही एक परियोजना की टाइमलाइन में हैं और आपकी टीम अगले तक पहुंच गई है टास्क इसे पूरा करने की जरूरत है। यह इस बिंदु पर है कि आप कुछ खतरनाक महसूस करते हैं: आपके पास उस कार्य को जांचने के लिए इन-हाउस कौशल नहीं हैं।

अब क्या? कई संगठनों की तरह, आपको एक को चालू करना पड़ सकता है आकस्मिक कार्यबल उस ज्ञान का पता लगाने के लिए। या, शायद आपको वर्तमान टीम के सदस्य को गति तक पहुंचाने के लिए प्रशिक्षण प्रदान करना होगा। बुरी खबर उन सभी चीजों में समय लेती है, और अब आप उन्हें संबोधित करने के लिए एक बाध्य में हैं।

एक आवश्यकता मूल्यांकन आपको उन अंतराल को सक्रिय रूप से स्पॉट करने की अनुमति देता है ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि आपके पास एक परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए आवश्यक सब कुछ है - इससे पहले कि आप भी शुरू करें।

2. आपको समस्याओं के लिए सबसे अच्छे समाधान मिलेंगे

आपकी सभी परियोजनाओं की जरूरतों को सुरक्षित करने के लिए आखिरी मिनट की स्कैम्बल आपके निर्णय लेने और दूरस्थ संसाधनों से समझौता कर सकती है। "बहुत सारी परियोजनाओं के लिए, एक ऐसा समय आता है जब प्रत्येक कार्रवाई की गई, हर निर्णय और बलिदान को खत्म करने के दबाव में प्रेरित किया जाता है," एक बताते हैं स्मैशिंग पत्रिका के लिए अनुच्छेद ।

आप कमजोर विकल्पों को पूरा करते हैं, खराब तरीके से संचार करते हैं, और "पर्याप्त पर्याप्त" के लिए बसते हैं क्योंकि आप चीजों को समाप्त करने के लिए एक समय की कमी में हैं। उदाहरण के लिए, आप उस कार्य को संभालने के लिए कम योग्य फ्रीलांसर का चयन कर सकते हैं, क्योंकि वे आसानी से उपलब्ध हैं। गुणवत्ता काम का सामना करना पड़ता है, लेकिन आप कम से कम यह पूरा हो जाएगा।

इसके विपरीत, एक आवश्यकता मूल्यांकन प्रतिक्रियाशील होने के बजाय, आपको एक सक्रिय दृष्टिकोण लेने की अनुमति देता है। जब अंतराल की पहचान की जाती है, तो आपके पास समाधान के साथ आगे बढ़ने के बजाय उन्हें संबोधित करने के सर्वोत्तम तरीकों को खोजने का समय मिलता है क्योंकि यह तेज़ या सुविधाजनक है।

एक दूरस्थ टीम का समन्वय करते समय याद रखना महत्वपूर्ण है। आमने-सामने बातचीत की मदद के बिना, आपको कम उपलब्धता (समय क्षेत्र, बीमारी, या व्यक्तिगत परिस्थितियों को बदलने) जैसी चीजों में कारक को याद रखना चाहिए। उन संभावित संसाधन घाटे की पहचान करने से आप सक्रिय रूप से सोचने और बनने से पहले मुद्दों को संबोधित करने की अनुमति देते हैं प्रतिबंध ।

3. आप प्रोजेक्ट टाइमलाइन को ट्रैक पर रखेंगे

यहां तक ​​कि यदि आप महसूस करते हैं कि जब आप महसूस करते हैं कि आपके संगठन में आपकी परियोजना की ज़रूरत नहीं है, तो आप अभी भी कुछ देरी का अनुभव करने के लिए बाध्य हैं।

आवश्यकताओं के अंतिम मिनट सोर्सिंग में घंटों और ऊर्जा शामिल हैं। यह आपकी टाइमलाइन को ट्रैक से बाहर फेंक सकता है - विशेष रूप से यदि आप पहले से ही तार पर चल रहे थे या समय क्षेत्र में वितरित टीमों द्वारा संचार धीमा हो गया है।

आवश्यकताओं का आकलन करना सुनिश्चित करता है कि आपके पास उस परियोजना के लिए आवश्यक सब कुछ है। यदि आप नहीं करते हैं? आप अपने मैपिंग से पहले उन जरूरतों को सुरक्षित कर सकते हैं परियोजना योजना और समयरेखा। इसका मतलब है कि आपके पास एक और अधिक यथार्थवादी कार्यक्रम होगा और ग्यारहवें घंटे के आतंक से बचें।

एक आवश्यकता मूल्यांकन कैसे करें: अनुसरण करने के लिए 4 कदम

एक जरूरत मूल्यांकन बहुत सारे लाभ प्रदान करता है, लेकिन यदि आपने पहले कभी नहीं किया है, तो प्रक्रिया थोड़ा डरावना महसूस कर सकती है।

निर्देशों के लिए आपकी खोज में, आप शायद अकादमिक शब्दकोष या औपचारिक रूप से आएंगे परियोजना प्रबंधन पद्धतियां इस बारे में कैसे किया जाए। हालांकि, चूंकि आप अभी शुरू कर रहे हैं, हम इसे यथासंभव सरल रखने जा रहे हैं। आवश्यकताओं के मूल्यांकन के लिए यहां चार सरल कदम हैं।

1. अपनी परियोजना की आवश्यकताओं को समझें

इससे पहले कि आप पुष्टि कर सकें कि आप किसी प्रोजेक्ट की आवश्यकताओं को पूरा करने में सक्षम हैं, आपको आवश्यकतानुसार एक ठोस समझ की आवश्यकता है।

यह सुनिश्चित करके शुरू करें कि आप और आपकी टीम परियोजना के समग्र उद्देश्य पर स्पष्ट हैं, क्योंकि इससे आपको महत्वपूर्ण संदर्भ मिलेगा। आश्चर्यजनक रूप से, केवल 55% लोग परियोजनाओं में शामिल महसूस करते हैं कि तत्व उन्हें स्पष्ट रूप से समझाया गया था। इस अतिव्यापी लक्ष्य पर जोर दिया जाना चाहिए परियोजना योजना , तो यह हमेशा दिमाग का शीर्ष है।

उस व्यापक संदर्भ के साथ, अब और अधिक विनिर्देशों के लिए ड्रिल करने का समय है। क्या इस परियोजना का अनुरोध किसी अन्य विभाग द्वारा किया जा रहा है या ऐसा कुछ है जो एक टीम अपने आप के साथ आया था, आपको चीजों के माध्यम से सोचना चाहिए:

यह आपको उस परियोजना के साथ शामिल सब कुछ की अधिक समझ देगा, ताकि आप इससे जुड़ी जरूरतों को बेहतर ढंग से पहचान सकें।

2. जो आपके पास पहले से उपलब्ध है, उस पर एक समझ प्राप्त करें

अब जब आप जानते हैं कि उस परियोजना के लिए क्या आवश्यक है, तो अब आपका ध्यान आपके मौजूदा संसाधनों पर ध्यान देने का समय है। आपके पास पहले से ही क्या उपलब्ध है कि आप उस परियोजना के लिए उपयोग कर सकते हैं?

एक बार जब आप अपनी सूची को मंथन कर लेंगे, तो इन उपलब्ध संसाधनों को अपनी परियोजना की जरूरतों के साथ मेल करें। हो सकता है कि यह शीर्ष-डेटा कौशल के साथ टीम सदस्य परियोजना के विश्लेषिकी टुकड़े के लिए सही फिट होगा। या, शायद आपके द्वारा हाल ही में निवेश किया गया सॉफ़्टवेयर आपके कई प्रोजेक्ट कार्यों को स्वचालित करने में मदद कर सकता है।

जहां भी आप कर सकते हैं उन बिंदुओं को कनेक्ट करें। जब आप अगले चरण में जाते हैं तो आपको इसकी आवश्यकता होगी।

3. किसी भी अंतराल को पहचानें

क्या पिछला चरण आपको दिखाता है कि आपके पास पहले से ही कई परियोजना की जरूरतों को संबोधित किया गया है? यह बहुत अच्छा है, लेकिन कुछ जरूरतों के बाध्य हैं जो वर्तमान में पूरा नहीं हुए हैं।

यह कदम उन अंतराल को इंगित करने के बारे में है। आपको क्या याद आ रही है जो आपको चाहिए?

उदाहरण के लिए, शायद आपकी टीम पर आपकी बहुत मददगार विशेषज्ञता है, लेकिन आपको एहसास है कि किसी के पास ग्राफिक डिज़ाइन कौशल नहीं हैं जिन्हें आपको इस परियोजना को खींचने की आवश्यकता होगी। उस अंतर को लिखें ताकि आप इसके बारे में न भूलें।

4. उन अंतराल को भरने के लिए कार्रवाई करें