Tips för att utföra en behovsbedömning på distans

När din organisation förbereder sig för att ta itu med en nyprojekt, det är en viktig fråga som du behöver svara:Vad behöver du för att slutföra det?Med andra ord, hur kan du proaktivt räkna ut vad du behöver för att framgångsrikt erövra ett projekt och se till att du har dina änder i rad? Du måste göra en bedömningsbedömning.

Om du inte är en förmögenhet är dessa krav tuffa att förutsäga innan du börjar något arbete. Det är troligt varför en rapporterad35% av projektenmisslyckas på grund av felaktiga krav som samlas.

Vilka färdigheter behöver ditt lag ha? Vilka verktyg behöver du tillgänglig? Och hur lätt kommer denna process att vara när du arbetar med ett fjärranslutet eller spridda lag? I det här inlägget förklarar vi hur man utför en bedömningsbedömning när ditt lag inte är samlokaliserat.

Vad är en bedömningsbedömning?

En behovsbedömning ellerefterfråganhanteringär ensystematisk processDu kommer att använda för att utvärdera de icke-förhandlingsbara kraven i ditt projekt. Detta kan innefatta kunskap, färdigheter, system, verktyg och mer.

Typiskt, abehöver granskningär uppdelad i tre huvuddelar eller etapper:

Dessa steg kan låta formella. Men kom ihåg att det mest grundläggande syftet med behovsbedömningen är att avslöja alla resurser som är nödvändiga för att säkerställa projektets framgångsrika slutförande. Vad behöver du till ditt förfogande för att sätta upp det?

Varför är en bedömningsbedömning viktigt?

När alla är ivriga att hoppa in och göra framsteg på ett projekt, aprojektledningBehovsbedömning kan verka som en onödig formalitet. Att ta detta steg är dock viktigt av flera skäl.

1. Du kommer proaktivt att adressera några luckor

Föreställ dig att du redan är bra i ett projekts tidslinje och ditt lag har nått nästauppgiftsom måste slutföras. Det är vid denna tidpunkt att inse något alarmerande: du har inte egenförmågan att kolla den uppgiften.

Nu då? Liksom många organisationer, kanske du måste vända dig till akontingent arbetskraftatt ta itu med den kunskapsgapet. Eller kanske du måste ge utbildning för att få en nuvarande lagmedlem till snabbhet. Den dåliga nyheten är alla dessa saker tar tid, och nu är du i bindning för att få dem adresserade.

En behovsbedömning gör att du kan upptäcka de luckor proaktivt så att du kan se till att du har allt du behöver för att lyckas avsluta ett projekt - innan du ens börjar.

2. Du hittar de bästa lösningarna på problem

Den sista minuten scramble för att säkra alla dina projektbehov kan äventyra dina beslutsfattande och fjärranslutna resurser. "För för många projekt kommer det en tid då alla åtgärder som vidtagits, varje beslut och offer som gjorts, uppstår genom tryck för att avsluta," förklarar enArtikel för Smashing Magazine .

Du slutar att göra bristfälliga val, kommunicera dåligt och bosätta sig för "tillräckligt bra", helt enkelt för att du är i en tidskrund för att få saker färdiga. Till exempel kan du välja en mindre kvalificerad frilansare att hantera den uppgiften, helt enkelt för att de är lättillgängliga. Dekvalitetav arbetet lider, men du räknar åtminstone det blir gjort.

I motsats tillåter du en behovsbedömning att du ska ta ett proaktivt tillvägagångssätt, snarare än att vara reaktivt. När luckor identifieras har du tid att hitta de bästa sätten att ta itu med dem, snarare än att gå vidare med en lösning helt enkelt för att det är snabbt eller bekvämt.

Detta är viktigt att komma ihåg när du samordnar ett avlägset lag. Utan hjälp av ansikte mot ansikte, måste du komma ihåg att faktor i saker som minskad tillgänglighet (på grund av tidszon, sjukdom eller förändring av personliga omständigheter). Att identifiera de potentiella resursunderskotten gör att du kan tänka proaktivt och adressera problem innan de blirhinder .

3. Du kommer att hålla projektet timelines på spår

Även om du handlar snabbt när du inser att din organisation inte har allt ditt projekt behöver du fortfarande binds för att uppleva några förseningar.

Den sista minuten inköp av krav innebär timmar och energi. Detta kan kasta ditt tidslinje av spår - särskilt om du körde ner till ledningen eller kommunikationen har minskat med distribuerade lag över tidszoner.

Genomföra en behovsbedömning säkerställer att du har allt du behöver för det projektet på förhand. Om du inte gör det? Du kan säkra dessa behov innan du kartlägger dinprojekt planoch tidslinje. Det betyder att du har ett mycket mer realistiskt schema på plats och undviker den elfte timmen panik.

Hur man utför en Bedömning: 4 steg att följa

En behovsbedömning ger många fördelar, men om du aldrig har gjort en förut kan processen känna sig lite skrämmande.

I din sökning efter instruktioner kommer du sannolikt att komma över mycket akademiskt jargong eller formelltProjektledningsmetoderom hur man får det gjort. Men eftersom du bara har börjat, kommer vi att hålla det så enkelt som möjligt. Här är fyra enkla steg för att genomföra en behovsbedömning.

1. Förstå kraven i ditt projekt

Innan du kan bekräfta att du kan möta behovet hos ett projekt, behöver du en solid grepp om vad som krävs.

Börja med att du och ditt lag är klart på det övergripande målet med projektet, som det kommer att ge dig viktigt sammanhang. Överraskande, bara55% av människornaInblandad i projekt känner att elementet tydligt förklarades för dem. Detta övergripande mål bör betonas i dinprojekt plan, så det är alltid toppen av sinnet.

Med det bredare sammanhanget på plats är det dags att borra ner till ännu mer specifika. Huruvida projektet begärs av en annan avdelning eller är något som ett lag kom med på egen hand, bör du tänka igenom saker som:

Detta ger dig en större förståelse för allt som är inblandat i det projektet, så du kan bättre identifiera behoven i samband med det.

2. Få ett grepp om vad du redan har tillgång till

Nu när du vet vad som krävs för det projektet är det dags att uppmärksamma dina befintliga resurser. Vad har du redan tillgänglig som du kan använda för det projektet?

När du har brainstormat din lista, matcha dessa tillgängliga resurser med dina projektbehov. Kanske att det lagmedlem med toppklassens färdigheter är den perfekta passformen för projektets analytik. Eller kanske den programvaran du nyligen investerat i kan hjälpa till att automatisera många av dina projektuppgifter.

Anslut de punkterna vart du än kan. Det är den information du behöver när du flyttar in i nästa steg.

3. Identifiera eventuella luckor

Visste det föregående steget dig att du redan har många projektbehov adresserade? Det är bra, men det är bundet att vara några behov som för närvarande inte är uppfyllda.

Detta steg handlar om att identifiera dessa luckor. Var saknar du vad du behöver?

Till exempel kanske du har mycket hjälpsam expertis på ditt lag, men du inser att ingen har de grafiska designfärdigheten du behöver för att dra av det här projektet. Skriv ner det gapet så att du inte glömmer det.

4. vidta åtgärder för att fylla dessa luckor

En behovsbedömning är bara användbar om du gör något med den information du hittar. Det gör dig inte bra för att identifiera luckor om du inte kommer att göra någonting för att ta itu med dem.

Det är vad det här sista steget handlar om. Om du har märkt att du saknar grafisk design know-how för det här projektet, hur ska du uppfylla det behovet? Kommer du att outsourca till en byrå? Hyr en frilansare? Ge ytterligare utbildning och resurser till en befintlig lagmedlem?

Hitta den bästa lösningen för att överbrygga det gapet, och sedan vidta åtgärder för att få det att hända - innan du blir för långt in i projektet. Kom ihåg att ditt mål är att börja med allt du behöver på plats.

Vill du ha ett mer framgångsrikt projekt? Glöm inte att göra en bedömningsbedömning

När din organisation är upphetsad om ett nytt projekt, är det frestande att hoppa rätt in och räkna ut saker som du går. Men, misslyckas med att räkna ut vad som faktiskt krävs för att slutföra det projektet, kommer bara att orsaka stress, krångel och huvudvärk nerför linjen.

Ta dig tid att genomföra en behovsbedömning så att du proaktivt kan ta itu med luckor, hitta de bästa lösningarna på problem och hålla dina projekt smidigt. För lag som har gått helt avlägsna, kan det hjälpa till att hantera eventuella resursbrister och komplikationer.

Vill få ett ännu bättre handtag påprojektledningoch undvik den fruktade sista minuten scramble?Starta din kostnadsfria rättegång avUDN Task Manageri dag .