Tips voor het opstellen van een behoeftenbeoordeling op afstand

Wanneer uw organisatie zich voorbereidt om een ​​nieuwe aan te pakkenproject, er is een belangrijke vraag die je moet beantwoorden:Wat heb je nodig om het te voltooien?Met andere woorden, hoe kun je proactief uitzoeken wat je nodig hebt om een ​​project met succes te veroveren en ervoor te zorgen dat je je eenden op een rij hebt? Je moet een behoeftenbeoordeling uitvoeren.

Tenzij je een Fortune Teller bent, zijn die vereisten moeilijk om te voorspellen voordat je werk begint. Dat is waarschijnlijk waarom een ​​gerapporteerde35% van de projectenfalen als gevolg van onnauwkeurige vereisten die verzamelen.

Welke vaardigheden moet je team hebben? Welke hulpmiddelen heb je beschikbaar? En hoe gemakkelijk zal dit proces zijn wanneer u met een afgelegen of gedispergeerd team werkt? In dit bericht leggen we uit hoe we een behoeftenbeoordeling moeten uitvoeren wanneer uw team niet geco-gelokt is.

Wat is een beoordeling van behoeften?

Een behoeftenbeoordeling ofVraagbeheeris eensystematisch procesU zult gebruiken om de niet-onderhandelbare eisen van uw project te evalueren. Dit kan kennis, vaardigheden, systemen, tools en meer omvatten.

Meestal eenevaluatie van de behoeftenwordt afgebroken in drie hoofdonderdelen of fasen:

Deze fasen klinken mogelijk formeel. Denk eraan dat het meest basisdoel van de behoeftenbeoordeling is om alle middelen te ontdekken die nodig zijn om de succesvolle afronding van het project te garanderen. Wat heb je nodig tot je beschikking om het op te lossen?

Waarom is een behoeftenbeoordeling belangrijk?

Wanneer iedereen graag wilde springen en vooruitgang boeken op een project, aproject managementbehoeftenbeoordeling lijkt misschien een onnodige formaliteit. Het nemen van deze stap is echter om verschillende redenen belangrijk.

1. U zult proactief eventuele gaten aanspreken

Stel je voor dat je al goed in de tijdlijn van een project bent en dat je team de volgende heeft bereikttaakdie moet worden voltooid. Het is op dit moment dat je iets verontrustt: je hebt niet de interne vaardigheden om die taak af te controleren.

Wat nu? Zoals veel organisaties, moet je misschien wenden tot eencontingent personeelsbestandom die kenniskloof aan te pakken. Of misschien moet u een training bieden om een ​​actueel teamelement op te lossen. Het slechte nieuws is al die dingen de tijd nemen, en nu ben je in een binding om ze te laten beperken.

Met een beoordelingsbeoordeling kunt u die hiaten proactief zien, zodat u ervoor kunt zorgen dat u alles hebt wat u nodig heeft om een ​​project met succes af te maken - voordat u zelfs start.

2. Je vindt de beste oplossingen voor problemen

Die last-minute scramble om al uw projectbehoeften veilig te stellen, kan uw besluitvorming en externe middelen in gevaar brengen. "Voor te veel projecten komt er een tijd waarin elke actie wordt ondernomen, elke beslissing en offer gemaakt, wordt aangespoord door druk om te voltooien," legt eenArtikel voor Smashing Magazine .

Je maakt uiteindelijk lacklusterkeuzes, die slecht communiceert en sectioneert voor "goed genoeg" gewoon omdat je in een tijd crunch je hebt om dingen af ​​te ronden. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor een minder gekwalificeerde freelancer om die taak aan te pakken, gewoon omdat ze direct beschikbaar zijn. Dekwaliteitvan het werk lijdt, maar je denkt dat het tenminste zal worden gedaan.

Hiermee kunnen u een behoeftenbeoordeling een proactieve aanpak nemen, in plaats van reactief te zijn. Wanneer hiaten worden geïdentificeerd, heb je tijd om de beste manieren te vinden om ze aan te pakken, in plaats van vooruit te gaan met een oplossing, simpelweg omdat het snel of handig is.

Dit is belangrijk om te onthouden bij het coördineren van een extern team. Zonder de hulp van de face-to-face interacties, moet u zich herinneren aan het factor in dingen zoals verminderde beschikbaarheid (vanwege de tijdzone, de ziekte of het veranderen van persoonlijke omstandigheden). Het identificeren van die potentiële hulpbronnen stellen u in staat om proactief te denken en problemen aan te pakken voordat ze wordenbeperkingen .

3. Je houdt projecttijdlijnen op het goede spoor

Zelfs als u snel handelt wanneer u zich realiseert dat uw organisatie niet alles heeft wat uw projectbehoeften heeft, bent u nog steeds verplicht om een ​​aantal vertragingen te ervaren.

Die last-minute sourcing van eisen betreft uren en energie. Dit kan je tijdlijn uit de track gooien, met name als je al naar de draad draaide of de communicatie is vertraagd door gedistribueerde teams in tijdzones.

Het uitvoeren van een behoeftenbeoordeling zorgt ervoor dat u alles hebt wat u nodig heeft voor dat project vooraf. Als je dat niet doet? U kunt deze behoeften veiligstellen voordat u uw in kaart wordt gebrachtproject Planen tijdlijn. Dat betekent dat je een veelere realistische schema op hun plaats hebt en die elfde uurpaniek vermijdt.

Hoe een behoeften uit te voeren Beoordeling: 4 stappen om te volgen

Een behoeftenbeoordeling biedt veel voordelen, maar als u nog nooit één hebt gedaan, kan het proces een beetje intimiderend voelen.

In uw zoektocht naar instructies komt u waarschijnlijk veel academisch jargon of formeel tegenProject Management-methodologieënover hoe je dit gedaan hebt. Echter, omdat je net aan de slag gaat, gaan we dit zo eenvoudig mogelijk houden. Hier zijn vier eenvoudige stappen om een ​​behoeftenbeoordeling uit te voeren.

1. Begrijp de vereisten van uw project

Voordat u kunt bevestigen dat u in staat bent om aan de behoeften van een project te voldoen, hebt u een vaste greep nodig van wat nodig is.

Begin met ervoor te zorgen dat u en uw team duidelijk zijn over het algemene doel van het project, omdat dat u een belangrijke context geeft. Verrassend, alleen55% van de mensenbetrokken bij projecten het gevoel hebben dat element duidelijk aan hen werd uitgelegd. Dit overkoepelende doel moet worden benadrukt in uwproject Plan, dus het is altijd van geest.

Met die bredere context op zijn plaats is het tijd om naar beneden te boren tot nog meer informatie. Of dit project door een andere afdeling wordt aangevraagd of iets is dat een team op zichzelf kwam, zou je door dingen moeten denken zoals:

Dit geeft je een groter begrip van alles wat betrokken is bij dat project, zodat je de behoeften die ermee verbonden, maar beter kunt identificeren.

2. Krijg een greep op wat u al beschikbaar hebt

Nu u weet wat voor dat project vereist is, is het tijd om uw aandacht te schenken op uw bestaande middelen. Wat heb je al beschikbaar die je voor dat project zou kunnen gebruiken?

Zodra je je lijst hebt geboren, ga je overeen met deze beschikbare bronnen met je projectbehoeften. Misschien is het IT-teamlid met de top-inkepingsgegevensvaardigheden de perfecte pasvorm voor het analytics-stuk van het project. Of misschien heeft die software die u onlangs hebt geïnvesteerd in kan helpen om veel van uw projecttaken te automatiseren.

Verbind die punten waar je ook kunt. Dat is de informatie die je nodig hebt terwijl je naar de volgende stap gaat.

3. Identificeer alle gaten

Heeft de vorige stap je laten zien dat je al veel projectbehoeften hebt geadresseerd? Dat is geweldig, maar er zijn zeker een aantal behoeften die momenteel niet vervuld zijn.

Deze stap draait om het vaststellen van die gaten. Waar mis je wat je nodig hebt?

Misschien heb je bijvoorbeeld veel nuttige expertise op je team, maar je realiseert je dat niemand de grafische ontwerpvaardigheden heeft die je nodig hebt om dit project uit te trekken. Noteer die kloof, zodat je het niet vergeet.

4. Neem actie om die gaten te vullen

Een behoeftenbeoordeling is alleen handig als u iets doet met de informatie die u vindt. Het doet jou niet goed om hiaten te identificeren als je niets gaat doen om ze aan te pakken.

Dat is waar deze laatste stap over gaat. Als je hebt gemerkt dat je een knowhow van het grafisch ontwerp hebt, hoe gaat het met die behoefte? Word je uit aan een bureau? Huur een freelancer in? Bieden extra training en middelen aan een bestaand teamlid?

Zoek de beste oplossing voor het overbruggen van die kloof en neem vervolgens stappen om het te laten gebeuren - voordat u te ver in het project komt. Vergeet niet dat je doel is om te beginnen met alles wat je nodig hebt op zijn plaats.

Wil je een meer succesvol project? Vergeet niet om een ​​behoeftenbeoordeling uit te voeren

Wanneer uw organisatie enthousiast is over een nieuw project, is het verleidelijk om meteen in te springen en dingen uit te zoeken terwijl u gaat. Maar het niet eens is om erachter te komen wat er daadwerkelijk verplicht is om dat project te voltooien, zal alleen maar stress, gedoe en hoofdpijn langs de lijn veroorzaken.

Neem de tijd om een ​​behoeftenbeoordeling uit te voeren, zodat u de gaten proactief kunt aanpakken, de beste oplossingen voor problemen vinden en uw projecten soepel laten lopen. Voor teams die volledig afgelegen zijn, kan het uitvoeren van een behoeftenbeoordeling u helpen bij het aanpakken van eventuele tekorten aan hulpbronnen en complicaties.

Wil een nog beter handvat krijgenproject managementen vermijd de gevreesde last-minute scramble?Start uw gratis proefperiode vanUdn taakmanagervandaag .