Поради щодо проведення оцінки потреб віддалено
Коли ваша організація готується до новогопроект, є значне питання, яке вам потрібно буде відповісти:Що потрібно для його завершення?Іншими словами, як ви можете з'ясувати, що вам потрібно успішно завоювати проект та переконайтеся, що у вас є качки поспіль? Вам доведеться провести оцінку потреб.
Якщо ви не є ворожником, ці вимоги жорсткі, щоб передбачити, перш ніж почати будь-яку роботу. Це, швидше за все, повідомляється35% проектівзбігаються з неточними вимогами.
Які навички має ваша команда? Які інструменти вам потрібно? І як легко це процес буде, коли ви працюєте з віддаленою або розсіяною командою? У цьому повідомленні ми пояснимо, як провести оцінку потреб, коли ваша команда не є спільною.
Що таке оцінка потреб?
Оцінка потреб абоУправління попитом це систематичний процесВи будете використовувати для оцінки не-договірних вимог вашого проекту. Це може включати знання, навички, системи, інструменти та багато іншого.
Зазвичай, aПотрібна оцінкарозбивається на три основні частини або етапи:
Ці етапи можуть звучати формально. Але, пам'ятайте, що найбільш основною метою оцінки потреб є розкриття всіх ресурсів, які будуть необхідні для забезпечення успішного завершення проекту. Що вам потрібно у вашому розпорядженні, щоб загорнути його?
Чому важлива оцінка потреб?
Коли всі прагнуть стрибати і досягти прогресу на проект, aУправління проектамиОцінка потреб може здатися непотрібною формальністю. Однак, маючи цей крок, важливий з кількох причин.
1. Ви будете активно звертатися до будь-яких прогалин
Уявіть собі, що ви вже добре до часової шкалі проекту, і ваша команда досягла наступногозавданнящо потрібно завершити. Це на цьому етапі ви розумієте щось тривожне: у вас немає внутрішніх навичок, щоб перевірити це завдання.
Тепер що? Як і багато організацій, ви, можливо, доведеться звернутися доКонтингентна робоча силадля вирішення розриву знань. Або, можливо, ви повинні надати тренінг, щоб отримати поточний член команди до швидкості. Погані новини - це всі ті речі, які беруть час, і тепер ви в пов'язі, щоб отримати їх вирішення.
Оцінка потреб дозволяє вам визначити ці прогалини, щоб ви могли забезпечити вам все, що потрібно успішно закінчити проект - перш ніж навіть запустити.
2. Ви знайдете найкращі рішення для проблем
Це останнє хвилину, щоб захистити всі ваші потреби в проекті, може піддатися компромісним рішенням та віддаленим ресурсам. "Занадто багато проектів, приходить час, коли кожна дія вживала, кожне рішення та жертву, зроблені, посилюється тиском, щоб закінчити", - пояснюєСтаття для розбиття журналу .
Ви в кінцевому підсумку, що займаються недоліком, що займається поганим, і поселяючись за "достатньо", просто тому, що ви перебуваєте в часі, щоб отримати речі закінчені. Наприклад, ви можете вибрати менш кваліфікований фрілансер, щоб обробляти це завдання, просто тому, що вони легко доступні. Точнийякістьроботи страждає, але ви маєте, принаймні, це буде зроблено.
На відміну від цього, оцінка потреб дозволяє вам брати активний підхід, а не реактивний. Коли виявлено прогалини, у вас є час, щоб знайти найкращі способи їх вирішення, а не рухатися вперед з рішенням просто тому, що він швидко або зручно.
Це важливо пам'ятати, коли координує віддалену команду. Без допомоги взаємодією особистого до уваги, ви повинні пам'ятати про те, як зменшується доступність (завдяки часовому поясу, хвороби або зміни особистих обставин). Виявлення цих потенційних дефіцитів ресурсів дозволяє вам подумати про активно та вирішувати питання, перш ніж вони станутьобмеження .
3. Ви будете зберігати терміни проекту на трасі
Навіть якщо ви швидко дієте, коли ви розумієте, що ваша організація не має всіх потреб вашого проекту, ви все ще зобов'язані відчувати деякі затримки.
Що в останній хвилині джерела вимог передбачає час і енергію. Це може викинути вашу шкалу від доріжки, особливо якщо ви вже втратили дріт, або комунікація була сповільнена розподіленими командами у часових поясах.
Проведення оцінки потреб гарантує, що у вас є все, що вам потрібно для цього проекту. Якщо ви цього не зробите? Ви можете забезпечити ці потреби, перш ніж відтворювати свійПлан проектуі часову шкалу. Це означає, що у вас буде набагато більш реалістичний графік і уникнути цієї паніки одинадцяти годин.
Як провести оцінку потреб: 4 кроки, щоб слідувати
Оцінка потреб пропонує багато переваг, але якщо ви ніколи не робили раніше, процес може відчувати себе трохи залякування.
У вашому пошуку інструкцій ви, швидше за все, ви будете мати багато академічних жаргонів або формальнихМетоди управління проектамипро те, як це зробити. Однак, оскільки ви тільки починаєте, ми будемо тримати це якомога простіше. Ось чотири прямолінійних заходів для проведення оцінки потреб.
1. Зрозуміти вимоги вашого проекту
Перш ніж підтвердити, що ви зможете задовольнити потреби проекту, вам потрібна міцна захоплення того, що потрібно.
Почніть зважити, що ви і ваша команда зрозумілим на загальній меті проекту, оскільки це дасть вам важливий контекст. Дивно, тільки55% людейЗалучені до проектів, що елемент був чітко пояснений їм. Ця загальна мета повинна бути підкреслена у вашомуПлан проекту, так що це завжди зверху розуму.
З цим більш широким контекстом на місці, настав час, щоб свердлити до ще більш специфіки. Чи є цей проект за допомогою іншого відділу або є те, що команда вийшла самостійно, ви повинні думати через такі речі:
Це дасть вам більший розуміння всього, що займається цим проектом, тому ви можете краще визначити потреби, пов'язані з ним.
2. Отримати захоплення того, що ви вже маєте
Тепер, коли ви знаєте, що потрібно для цього проекту, настав час звернути вашу увагу на існуючі ресурси. Що ви вже маєте, щоб ви могли використовувати для цього проекту?
Після того, як ви покращили свій список, відповідати цим доступним ресурсам за допомогою потреб вашого проекту. Можливо, що це член команди з найвищим навичками даних, буде ідеальним підходящим для аналітичної частини проекту. Або, можливо, це програмне забезпечення, яке ви нещодавно інвестували, можуть допомогти автоматизувати багато ваших завдань проекту.
Підключіть ці крапки, де б ви не могли. Це інформація, яку вам потрібно, як ви переїдете на наступний крок.
3. Визначте будь-які прогалини
Чи показав попередній крок, який ви вже маєте багато необхідних потреб проекту? Це чудово, але їх потрібно, щоб бути деякими потребами, які зараз не виконуються.
Цей крок - це все про PinPointing ці прогалини. Де ви не вистачає того, що вам потрібно?
Наприклад, можливо, у вас є багато корисної експертизи у вашій команді, але ви розумієте, що ніхто не має навичок графічного дизайну, який вам потрібно витягнути цей проект. Запишіть цей розрив, щоб ви не забудете про це.
4. Вжити заходів, щоб заповнити ці прогалини
Оцінка потреб є корисним лише, якщо ви щось зробите з інформацією, яку ви знайдете. Це не робить вас ніяким добре, щоб визначити прогалини, якщо ви не збираєтеся робити все, щоб їх вирішити.
Ось що таке остаточний крок. Якщо ви помітили, що вам не вистачає графічного дизайну ноу-хау для цього проекту, як ви збираєтеся виконати цю потребу? Чи будете ви аутсорсинг агентству? Найняти фрілансер? Надайте додаткове навчання та ресурси до існуючого члена команди?
Знайдіть найкраще рішення для переміщення цього розриву, а потім вживати заходів, щоб це сталося - перш ніж ви отримаєте занадто далеко в проект. Пам'ятайте, що ваша мета - почати з усього, що потрібно на місці.
Хочете більш успішний проект? Не забудьте провести оцінку потреб
Коли ваша організація збуджується про новий проект, це спокусливо стрибати прямо і зрозуміти речі, як ви йдете. Але, не в змозі з'ясувати, що насправді потрібно для завершення цього проекту призведе до того, що стрес, турніри та головні болі по лінії.
Зробіть час, щоб провести оцінку потреб, щоб ви могли відкрити прогалини, знайдіть найкращі рішення для проблем, а також тримати ваші проекти без плавно. Для команд, які пройшли повну віддалену, проводять оцінку потреб, може допомогти вам вирішити будь-які дефіциди та ускладнення ресурсів.
Хочете отримати ще кращу ручкуУправління проектамиі уникайте страшного останнього хвилини?Почніть безкоштовну судуМенеджер завдань UDNсьогодні .
