Kiat untuk melakukan penilaian kebutuhan dari jarak jauh

Ketika organisasi Anda sedang bersiap untuk mengatasi yang baruproyek, Ada pertanyaan utama yang perlu Anda jawab:Apa yang Anda butuhkan untuk menyelesaikannya?Dengan kata lain, bagaimana Anda bisa secara proaktif mencari tahu apa yang Anda perlukan untuk berhasil menaklukkan proyek dan memastikan Anda memiliki bebek berturut-turut? Anda harus melakukan penilaian kebutuhan.

Kecuali Anda seorang peramal, persyaratan itu sulit diprediksi sebelum Anda memulai pekerjaan apa pun. Itu kemungkinan mengapa dilaporkan35% dari proyekgagal karena persyaratan yang tidak akurat berkumpul.

Keterampilan apa yang harus dimiliki tim Anda? Alat apa yang akan Anda butuhkan? Dan seberapa mudah proses ini saat Anda bekerja dengan tim jarak jauh atau tersebar? Dalam posting ini, kami akan menjelaskan bagaimana melakukan penilaian kebutuhan ketika tim Anda tidak terletak bersama.

Apa itu penilaian kebutuhan?

Penilaian kebutuhan ataupengelolaan permintaanadalahproses sistematis.Anda akan menggunakan untuk mengevaluasi persyaratan proyek Anda yang tidak dapat dinegosiasikan. Ini dapat mencakup pengetahuan, keterampilan, sistem, alat, dan banyak lagi.

Biasanya, A.butuh penilaiandipecah menjadi tiga bagian utama atau tahap:

Tahap-tahap ini mungkin terdengar formal. Tetapi, ingatlah bahwa tujuan paling dasar dari penilaian kebutuhan adalah untuk mengungkap semua sumber daya yang akan diperlukan untuk memastikan penyelesaian proyek yang berhasil. Apa yang akan Anda butuhkan untuk menyelesaikannya?

Mengapa penilaian kebutuhan penting?

Ketika semua orang ingin melompat dan membuat kemajuan pada suatu proyek, amanajemen proyekPenilaian kebutuhan mungkin tampak seperti formalitas yang tidak perlu. Namun, mengambil langkah ini penting karena beberapa alasan.

1. Anda akan secara proaktif mengatasi kesenjangan apa pun

Bayangkan Anda sudah memiliki timeline proyek dan tim Anda telah mencapai yang berikutnyatugasyang perlu diselesaikan. Pada titik ini Anda menyadari sesuatu yang mengkhawatirkan: Anda tidak memiliki keterampilan in-house untuk memeriksa tugas itu.

Sekarang apa? Seperti banyak organisasi, Anda mungkin harus beralih ke atenaga kerja kontingenuntuk mengatasi kesenjangan pengetahuan itu. Atau, mungkin Anda harus memberikan pelatihan untuk mendapatkan kecepatan tim saat ini hingga kecepatan. Berita buruknya adalah semua hal yang membutuhkan waktu, dan sekarang Anda berikatan untuk membawanya.

Penilaian Kebutuhan memungkinkan Anda untuk menemukan kesenjangan itu secara proaktif sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek - bahkan sebelum Anda mulai.

2. Anda akan menemukan solusi terbaik untuk masalah

Bahwa perebutan menit terakhir untuk mengamankan semua kebutuhan proyek Anda dapat membahayakan pengambilan keputusan dan sumber daya jarak jauh Anda. "Untuk terlalu banyak proyek, ada waktu ketika setiap tindakan diambil, setiap keputusan dan pengorbanan dibuat, didorong oleh tekanan untuk menyelesaikan," jelas sebuahArtikel untuk Majalah Smashing .

Anda akhirnya membuat pilihan yang tidak lesu, berkomunikasi dengan buruk, dan menetap untuk "cukup baik" hanya karena Anda berada dalam waktu untuk menyelesaikan sesuatu. Misalnya, Anda dapat memilih freelancer yang kurang berkualitas untuk menangani tugas itu, hanya karena mereka sudah tersedia. Itukualitaspekerjaan menderita, tetapi Anda menganggap setidaknya itu akan selesai.

Sebaliknya, penilaian kebutuhan memungkinkan Anda untuk mengambil pendekatan proaktif, daripada menjadi reaktif. Ketika kesenjangan diidentifikasi, Anda punya waktu untuk menemukan cara terbaik untuk mengatasinya, daripada bergerak maju dengan solusi hanya karena cepat atau nyaman.

Ini penting untuk diingat saat mengoordinasikan tim jarak jauh. Tanpa bantuan interaksi tatap muka, Anda harus ingat untuk memperhitungkan hal-hal seperti berkurangnya ketersediaan (karena zona waktu, penyakit, atau mengubah keadaan pribadi). Mengidentifikasi defisit sumber daya potensial memungkinkan Anda untuk berpikir secara proaktif dan mengatasi masalah sebelum mereka menjadikendala .

3. Anda akan menyimpan jadwal proyek di trek

Bahkan jika Anda bertindak cepat ketika Anda menyadari bahwa organisasi Anda tidak memiliki semua kebutuhan proyek Anda, Anda masih terikat untuk mengalami keterlambatan.

Bahwa sumber persyaratan menit terakhir melibatkan jam dan energi. Ini dapat membuang timeline Anda dari jalur - terutama jika Anda berlari ke kawat sudah atau komunikasi telah diperlambat oleh tim terdistribusi di zona waktu.

Melakukan penilaian kebutuhan memastikan bahwa Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk proyek itu di muka. Jika tidak? Anda dapat mengamankan kebutuhan itu sebelum memetakan Andarencana proyekdan timeline. Itu berarti Anda akan memiliki jadwal yang jauh lebih realistis di tempat dan menghindari kepanikan jam kesebelas itu.

Cara Melakukan Penilaian Kebutuhan: 4 Langkah untuk Diikuti

Penilaian kebutuhan menawarkan banyak manfaat, tetapi jika Anda belum pernah melakukan satu sebelumnya, prosesnya dapat merasakan sedikit mengintimidasi.

Dalam pencarian Anda untuk instruksi, Anda mungkin akan menemukan banyak jargon akademik atau formalMetodologi Manajemen Proyek.tentang cara menyelesaikan ini. Namun, karena Anda baru memulai, kami akan menjaga ini sesederhana mungkin. Berikut adalah empat langkah langsung untuk melakukan penilaian kebutuhan.

1. Memahami persyaratan proyek Anda

Sebelum Anda dapat mengonfirmasi bahwa Anda dapat memenuhi kebutuhan proyek, Anda perlu memahami apa yang diperlukan.

Mulailah dengan memastikan bahwa Anda dan tim Anda jelas tentang tujuan keseluruhan proyek, karena itu akan memberi Anda konteks penting. Hanya secara mengejutkan55% orangTerlibat dalam proyek-proyek merasa bahwa elemen jelas dijelaskan kepada mereka. Tujuan menyeluruh ini harus ditekankan pada Andarencana proyek, jadi selalu atas pikiran.

Dengan konteks yang lebih luas di tempatnya, saatnya untuk menelusuri bahkan lebih spesifik. Apakah proyek ini diminta oleh departemen lain atau adalah sesuatu yang dilakukan tim sendiri, Anda harus memikirkan hal-hal seperti:

Ini akan memberi Anda pemahaman yang lebih besar tentang segala sesuatu yang terlibat dengan proyek itu, sehingga Anda dapat dengan lebih baik mengidentifikasi kebutuhan yang terkait dengannya.

2. Pegang apa yang sudah Anda miliki

Sekarang Anda tahu apa yang diperlukan untuk proyek itu, saatnya untuk mengalihkan perhatian Anda ke sumber daya yang ada. Apa yang sudah Anda gunakan yang dapat Anda gunakan untuk proyek itu?

Setelah Anda melakukan brainstorming daftar Anda, cocok dengan sumber daya yang tersedia ini dengan kebutuhan proyek Anda. Mungkin anggota tim TI dengan keterampilan data top-notch akan menjadi sangat cocok untuk karya analitik proyek. Atau, mungkin perangkat lunak yang baru-baru ini Anda investasikan dapat membantu mengotomatiskan banyak tugas proyek Anda.

Hubungkan titik-titik di mana pun Anda bisa. Itulah informasi yang Anda perlukan saat Anda pindah ke langkah berikutnya.

3. Identifikasi celah apa pun

Apakah langkah sebelumnya menunjukkan kepada Anda bahwa Anda sudah memiliki banyak kebutuhan proyek yang ditujukan? Itu bagus, tetapi pasti ada beberapa kebutuhan yang saat ini dipenuhi.

Langkah ini adalah tentang menunjukkan kesenjangan itu. Di mana Anda melewatkan apa yang Anda butuhkan?

Misalnya, mungkin Anda memiliki banyak keahlian yang bermanfaat di tim Anda, tetapi Anda menyadari bahwa tidak ada yang memiliki keterampilan desain grafis yang Anda perlukan untuk melakukan proyek ini. Tulis celah itu sehingga Anda tidak melupakannya.

4. Ambil tindakan untuk mengisi celah itu

Penilaian kebutuhan hanya berguna jika Anda melakukan sesuatu dengan informasi yang Anda temukan. Tidak membantu Anda untuk mengidentifikasi celah jika Anda tidak akan melakukan apa saja untuk mengatasinya.

Itulah tujuan akhir ini. Jika Anda memperhatikan bahwa Anda kekurangan desain grafis untuk proyek ini, bagaimana Anda akan memenuhi kebutuhan itu? Apakah Anda akan melakukan outsourcing ke agensi? Pekerjakan Freelancer? Berikan pelatihan dan sumber daya tambahan kepada anggota tim yang ada?

Temukan solusi terbaik untuk menjembatani celah itu, dan kemudian mengambil langkah-langkah untuk mewujudkannya - sebelum Anda terlalu jauh ke proyek. Ingat, tujuan Anda adalah memulai dengan semua yang Anda butuhkan.

Ingin proyek yang lebih sukses? Jangan lupa untuk melakukan penilaian kebutuhan

Ketika organisasi Anda bersemangat tentang proyek baru, itu tergoda untuk melompat langsung dan mencari tahu saat Anda pergi. Tetapi, gagal mencari tahu apa yang sebenarnya diperlukan untuk menyelesaikan proyek itu hanya akan menyebabkan stres, kerepotan, dan sakit kepala di garis.

Luangkan waktu untuk melakukan penilaian kebutuhan sehingga Anda dapat secara proaktif mengatasi kesenjangan, menemukan solusi terbaik untuk masalah, dan menjaga proyek Anda berjalan dengan lancar. Untuk tim yang telah sepenuhnya remote, melakukan penilaian kebutuhan dapat membantu Anda mengatasi kekurangan sumber daya dan komplikasi.

Ingin mendapatkan pegangan yang lebih baikmanajemen proyekdan menghindari perebutan menit terakhir yang ditakuti?Mulai uji coba gratis AndaUDN Task Manager.hari ini .