Mẹo để tiến hành đánh giá nhu cầu từ xa
Khi tổ chức của bạn đang chuẩn bị giải quyết một cái mới dự án , có một câu hỏi lớn bạn sẽ cần phải trả lời: Bạn cần gì để hoàn thành nó? Nói cách khác, làm thế nào bạn có thể chủ động tìm ra những gì bạn sẽ cần để chinh phục thành công một dự án và đảm bảo bạn có vịt liên tiếp? Bạn sẽ phải tiến hành đánh giá nhu cầu.[số 8]
Trừ khi bạn là người truy cập Fortune, những yêu cầu đó rất khó để dự đoán trước khi bạn bắt đầu bất kỳ công việc nào. Đó có khả năng tại sao một báo cáo 35% dự án thất bại do thu thập yêu cầu không chính xác.[số 8]
Nhóm của bạn cần có kỹ năng gì? Những công cụ nào bạn sẽ cần có sẵn? Và quá trình này sẽ dễ dàng như thế nào khi bạn làm việc với một nhóm điều khiển từ xa hoặc phân tán? Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ giải thích cách tiến hành đánh giá nhu cầu khi nhóm của bạn không được đặt.[số 8]
Đánh giá nhu cầu là gì?
Một đánh giá nhu cầu hoặc Quản lý nhu cầu là một quá trình có hệ thống Bạn sẽ sử dụng để đánh giá các yêu cầu không thể thương lượng của dự án của bạn. Điều này có thể bao gồm kiến thức, kỹ năng, hệ thống, công cụ và nhiều hơn nữa.[số 8]
Thông thường, A. đánh giá nhu cầu được chia thành ba phần chính hoặc giai đoạn:[số 8]
Những giai đoạn này có thể âm thanh chính thức. Nhưng, hãy nhớ rằng mục đích cơ bản nhất của đánh giá nhu cầu là khám phá tất cả các tài nguyên sẽ cần thiết để đảm bảo hoàn thành thành công của dự án. Những gì bạn sẽ cần theo ý của bạn để bọc nó?[số 8]
Tại sao một nhu cầu đánh giá quan trọng?
Khi mọi người háo hức nhảy vào và tiến bộ trong một dự án, một quản lý dự án Nhu cầu đánh giá có vẻ như là một hình thức không cần thiết. Tuy nhiên, thực hiện bước này là rất quan trọng vì một số lý do.[số 8]
1. Bạn sẽ chủ động giải quyết bất kỳ khoảng trống nào
Hãy tưởng tượng rằng bạn đã vào dòng thời gian của dự án và nhóm của bạn đã đạt đến tiếp theo bài tập cần phải được hoàn thành Tại thời điểm này, bạn nhận ra một cái gì đó đáng báo động: Bạn không có kỹ năng trong nhà để kiểm tra nhiệm vụ đó.[số 8]
Giờ thì sao? Giống như nhiều tổ chức, bạn có thể phải chuyển sang một người làm công việc để giải quyết khoảng cách kiến thức đó. Hoặc, có thể bạn phải đào tạo để có được một thành viên trong nhóm hiện tại lên đến tốc độ. Tin xấu là tất cả những điều đó cần có thời gian, và bây giờ bạn đang cố gắng để họ giải quyết.[số 8]
Đánh giá nhu cầu cho phép bạn phát hiện ra những khoảng trống đó một cách chủ động để bạn có thể đảm bảo bạn có mọi thứ bạn cần để hoàn thành thành công một dự án - trước khi bạn bắt đầu.[số 8]
2. Bạn sẽ tìm thấy các giải pháp tốt nhất cho các vấn đề
Đó là cuộc tranh giành vào phút cuối để đảm bảo tất cả các nhu cầu dự án của bạn có thể ảnh hưởng đến tài nguyên ra quyết định và từ xa của bạn. "Cho quá nhiều dự án, đến lúc mọi hành động được thực hiện, mọi quyết định và hy sinh được thực hiện, đều bị thúc đẩy bởi áp lực để kết thúc," giải thích một Bài viết cho Tạp chí Smashing . [số 8]
Cuối cùng, bạn đã thực hiện các lựa chọn mờ nhạt, giao tiếp kém và giải quyết cho "đủ tốt" đơn giản vì bạn đang trong một cuộc khủng hoảng thời gian để hoàn thành mọi thứ. Ví dụ: bạn có thể chọn một freelancer ít có trình độ hơn để xử lý tác vụ đó, đơn giản là vì chúng có sẵn. Các phẩm chất công việc bị ảnh hưởng, nhưng bạn có ít nhất nó sẽ hoàn thành.[số 8]
Ngược lại, đánh giá nhu cầu cho phép bạn thực hiện một cách tiếp cận chủ động, thay vì phản ứng phản ứng. Khi các khoảng trống được xác định, bạn có thời gian để tìm những cách tốt nhất để giải quyết chúng, thay vì di chuyển về phía trước với một giải pháp đơn giản vì nó nhanh chóng hoặc thuận tiện.[số 8]
Điều này rất quan trọng để nhớ khi phối hợp một đội từ xa. Nếu không có sự trợ giúp của các tương tác trực tiếp, bạn phải nhớ yếu tố trong những thứ như giảm sự sẵn có (do múi giờ, bệnh tật hoặc thay đổi hoàn cảnh cá nhân). Xác định những thâm hụt tài nguyên tiềm năng cho phép bạn suy nghĩ chủ động và giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở thành hạn chế . [số 8]
3. Bạn sẽ giữ các mốc thời gian dự án trên đường đua
Ngay cả khi bạn hành động nhanh khi bạn nhận ra tổ chức của mình không có tất cả mọi thứ của bạn, bạn vẫn bị ràng buộc để trải nghiệm một số sự chậm trễ. [số 8]
Đó là nguồn cung ứng yêu cầu vào phút cuối liên quan đến giờ và năng lượng. Điều này có thể ném dòng thời gian của bạn ngoài đường đua, đặc biệt nếu bạn đang chạy xuống dây hoặc giao tiếp đã bị chậm lại bởi các nhóm phân phối trên các múi giờ.[số 8]
Tiến hành đánh giá nhu cầu đảm bảo rằng bạn có mọi thứ bạn cần cho dự án đó trả trước. Nếu bạn không? Bạn có thể bảo đảm những nhu cầu đó trước khi vạch ra Kế hoạch dự án và dòng thời gian. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ có một lịch trình thực tế hơn nhiều và tránh sự hoảng loạn giờ thứ mười một.[số 8]
Cách tiến hành đánh giá nhu cầu: 4 bước để theo dõi
Đánh giá nhu cầu cung cấp rất nhiều lợi ích, nhưng nếu bạn chưa bao giờ thực hiện một cái trước đây, quá trình này có thể cảm thấy một chút đáng sợ.[số 8]
Trong tìm kiếm hướng dẫn của bạn, bạn có thể sẽ bắt gặp rất nhiều thuật ngữ học thuật hoặc chính thức Phương pháp quản lý dự án. về làm thế nào để hoàn thành việc này. Tuy nhiên, vì bạn mới bắt đầu, chúng ta sẽ giữ điều này đơn giản nhất có thể. Dưới đây là bốn bước đơn giản để tiến hành đánh giá nhu cầu.[số 8]
1. Hiểu các yêu cầu của dự án của bạn
Trước khi bạn có thể xác nhận rằng bạn có thể đáp ứng nhu cầu của một dự án, bạn cần một nắm vững của những gì cần thiết.[số 8]
Bắt đầu bằng cách đảm bảo rằng bạn và nhóm của bạn rõ ràng về mục tiêu tổng thể của dự án, vì điều đó sẽ cung cấp cho bạn bối cảnh quan trọng. Đáng ngạc nhiên, chỉ có 55% số người Tham gia vào các dự án cảm thấy rằng yếu tố được giải thích rõ ràng với họ. Mục tiêu bao trùm này nên được nhấn mạnh trong của bạn Kế hoạch dự án , Vì vậy, nó luôn luôn là tâm trí.[số 8]
Với bối cảnh rộng lớn hơn tại chỗ, đã đến lúc gỡ xuống chi tiết hơn nữa. Cho dù dự án này đang được yêu cầu bởi một bộ phận khác hay là một điều mà một nhóm xuất hiện với chính họ, bạn nên suy nghĩ thông qua những thứ như:[số 8]
Điều này sẽ cung cấp cho bạn sự hiểu biết lớn hơn về mọi thứ liên quan đến dự án đó, vì vậy bạn có thể xác định rõ hơn các nhu cầu liên quan đến nó.[số 8]
2. Lấy một nắm bắt về những gì bạn đã có sẵn
Bây giờ bạn đã biết những gì cần thiết cho dự án đó, đã đến lúc chuyển sự chú ý của bạn đến các tài nguyên hiện tại của bạn. Bạn đã có gì đã có sẵn mà bạn có thể sử dụng cho dự án đó?[số 8]
Khi bạn đã động não danh sách của mình, kết hợp các tài nguyên có sẵn này với nhu cầu dự án của bạn. Có lẽ thành viên nhóm CNTT với các kỹ năng dữ liệu hàng đầu sẽ phù hợp hoàn hảo cho các phần phân tích của dự án. Hoặc, có lẽ phần mềm đó gần đây bạn đã đầu tư vào có thể giúp tự động hóa rất nhiều nhiệm vụ dự án của bạn.[số 8]
Kết nối những chấm đó bất cứ nơi nào bạn có thể. Đó là thông tin bạn sẽ cần khi bạn chuyển sang bước tiếp theo.[số 8]
3. Xác định bất kỳ khoảng trống nào
Bước trước đã cho bạn thấy rằng bạn đã có nhiều nhu cầu dự án được giải quyết chưa? Điều đó thật tuyệt, nhưng chắc chắn sẽ có một số nhu cầu không được thực hiện.[số 8]
Bước này là tất cả về xác định xác định các khoảng trống đó. Bạn đang thiếu những gì bạn cần?[số 8]
Ví dụ, có lẽ bạn có rất nhiều chuyên môn hữu ích trong nhóm của mình, nhưng bạn nhận ra rằng không ai có kỹ năng thiết kế đồ họa mà bạn sẽ cần phải rút dự án này. Viết ra khoảng cách đó để bạn không quên nó.[số 8]
4. Hãy hành động để lấp đầy những khoảng trống đó
Đánh giá nhu cầu chỉ hữu ích nếu bạn làm một cái gì đó với thông tin bạn tìm thấy. Nó không làm cho bạn bất kỳ tốt để xác định khoảng trống nếu bạn sẽ không làm bất cứ điều gì để giải quyết chúng.[số 8]
Đó là những gì bước cuối cùng này là về. Nếu bạn đã nhận thấy rằng bạn đang thiếu thiết kế đồ họa bí quyết cho dự án này, bạn sẽ thực hiện nhu cầu đó như thế nào? Bạn sẽ thuê ngoài một cơ quan? Thuê một freelancer? Cung cấp thêm đào tạo và tài nguyên cho một thành viên trong nhóm hiện tại?[số 8]
Tìm giải pháp tốt nhất để bắc cầu khoảng cách đó, và sau đó thực hiện các bước để thực hiện nó - trước khi bạn nhận được quá xa vào dự án. Hãy nhớ rằng, mục tiêu của bạn là bắt đầu với mọi thứ bạn cần tại chỗ.[số 8]
Muốn có một dự án thành công hơn? Đừng quên tiến hành đánh giá nhu cầu
Khi tổ chức của bạn hào hứng về một dự án mới, nhưng thật hấp dẫn khi nhảy ngay vào và tìm ra mọi thứ khi bạn đi. Nhưng, không tìm ra những gì thực sự cần thiết để hoàn thành dự án đó sẽ chỉ gây căng thẳng, rắc rối và nhức đầu xuống dòng.[số 8]
Dành thời gian để tiến hành đánh giá nhu cầu để bạn có thể chủ động giải quyết các khoảng trống, tìm các giải pháp tốt nhất cho các vấn đề và giữ cho các dự án của bạn chạy trơn tru. Đối với các đội đã đi đến xa hoàn toàn, tiến hành đánh giá nhu cầu có thể giúp bạn giải quyết bất kỳ sự thiếu hụt và biến chứng tài nguyên nào.[số 8]
Muốn có được một tay cầm thậm chí tốt hơn trên quản lý dự án và tránh sự tranh giành phút cuối đáng sợ? Bắt đầu dùng thử miễn phí của bạn về Quản lý tác vụ UDN hôm nay . [số 8]