¿Por qué debería usar Kanban en el software de gestión de proyectos?

Kanban es una manera de gestionar proyectos que caen bajo elMetodología ágilparaguas. Agile se centra en proporcionar un marco para romper proyectos más grandes y complejos en trozos manejables.

Sin embargo, a diferencia deMelé(Otra metodología ágil), Kanban tiene menos tiempo basado en tiempo y se enfoca más en listas de tareas. losMetodología de KanbanFue diseñado para proporcionar un método de gestión de proyectos de carga de trabajo. En otras palabras, su énfasis es en la gestión de múltiples entregables en un equipo para que nadie haya sobrecargado o abrumado.

Tradicionalmente, la gestión de proyectos de Kanban involucró la planificación en una pizarra o pizarra, donde los estados como "planificados", "en progreso", "en revisión", y "completados" se enumeraron en la parte superior. Luego, se escribió cada proyecto entregable en una nota adhesiva y se colocó bajo el estado adecuado.

Como miembro del equipo completó una etapa de una entrega, la nota se trasladó luego a la siguiente columna de estado.

El software de gestión de proyectos le permite tomar elPrincipios de Kanban Frameworke implementarlos de manera más eficiente, al tiempo que agrega algunas características adicionales.

En lugar de preocuparse por la posterior a la caída de una pared, con el software de gestión de proyectos, puede crear fácilmente una placa virtual donde los entregables puedan ser monitoreados y progresados. Además, la mayoría de las soluciones de software de gestión de proyectos tienen funcionalidad adicional, tales como:

Kanban esUn enfoque para gestionar el trabajo.Eso enfatiza la gestión de las cargas de trabajo de las personas y asegurando que las tareas no se atascan en un cuello de botella.

Debido al diseño de la columna de la placa de Kanban, es fácil ver si los cuellos de botella están comenzando a formarse y qué etapa del proceso es el culpable. También es una forma rápida de identificar la cantidad de tareas en que cada uno de los miembros de su equipo está trabajando actualmente.

Además, Kanban le permite centrarse en el estado de cada tarea. Por lo tanto, si sus entregables de proyecto tienen múltiples estados discretos, con diferentes personas responsables, Kanban puede ayudarlo a monitorear cada etapa del proceso.

La naturaleza visual de los tableros de Kanban en el software de gestión de proyectos proporciona muchos de los mismos beneficios que los gráficos de Gantt. Por ejemplo, su transparencia permite a todos los que vengan rápidamente a los que trabajan otros miembros del equipo. Los gerentes también pueden ver fácilmente dónde se asignan los recursos y monitorean el progreso de la tarea a través de las etapas.

Cuando se visualiza el trabajo de todos, ayuda a evitar que las personas sean supervisadas, y puede limitar la cantidad de entregables en curso en cualquier momento. Al compartir su Junta de Kanban con las partes interesadas, puede administrar las expectativas de capacidad y evitar que los ejecutivos le pidan a los miembros de su equipo que asuman proyectos y tareas adicionales.

Otras ventajas de Kanban incluyen:

La idea central detrás de la metodología Kanban es que los equipos deben administrar y comunicar el progreso a través de una junta visual que todos pueden ver. Este concepto simple se puede aplicar a cualquier departamento de industria, empresa y organizativa.

Esto lo convierte en una herramienta simple y efectiva que se pueda aprender y adoptar rápidamente por cada función en toda su organización. Si su negocio es nuevo en la gestión formal del proyecto, KANBAN puede ser un punto de partida ideal para introducir prácticas, estándares y herramientas del proyecto.

Los departamentos pueden crear sus propias "etapas" o flujos de trabajo personalizados según sea necesario al mantener la misma estructura y proceso general en toda la empresa.

Uno de los principios rectores de Kanban es que los miembros del proyecto siempre deben centrarse en la mejora continua. Con este tenencia en mente, los tableros de Kanban fueron creados para ser flexibles y receptivos.

Uso de una placa visual, los miembros del equipo pueden mover fácilmente los entregables del proyecto alrededor, intercambiar recursos e incluso cambiar los flujos de trabajo a la forma en que mejor se adapte a las cargas de trabajo y la eficiencia óptimas.

Esta flexibilidad le permite a usted y a su equipo responder de manera eficiente a los requisitos de nuevos proyectos y otros cambios y desarrollos de la organización que pueden afectar su trabajo.

Kanban también administra el nivel entregable en lugar del nivel de la tarea. Esto proporciona a los miembros de un equipo más flexibilidad alrededor de cómo y cuándo completan una etapa entregable. Esto no solo aumenta la autonomía, sino que puede liberar a los miembros del equipo para adaptar y modificar sus horarios de trabajo para adaptarse a sus propias necesidades y preferencias.

La metodología Kanban fomenta a los equipos del proyecto a limitar la cantidad de trabajo que tienen en progreso en cualquier momento. Esta práctica puede ayudar a los miembros del equipo a centrarse en la tarea a la mano sin distracciones o presión a Multitarea.

Al crear pequeños trozos de trabajo y enfocarse en una cosa a la vez, la gente puedeadoptar el bloqueo de tiempoy otros enfoques de programación para volverse más eficientes.

MuchosSoluciones de software gratuitas de gestión de proyectos.Se construyen alrededor de la metodología Kanban. En su forma más sencilla, son listas "para hacer" fantásticas y sonConstruido para la gestión de tareas.En lugar de la gestión de proyectos.

La simplicidad de Kanban es quizás su mayor ventaja y desventaja. Los tableros de Kanban carecen de los detalles y gran parte de la funcionalidad de las herramientas de programación de gestión de proyectos más sofisticadas.

Por ejemplo, el enfoque de Kanban está en la carga de trabajo en lugar de tiempo. En los tableros tradicionales de Kanban, esto significó que no hubo fechas de final establecidas, y los entregables corrían el riesgo de moverse más lento de lo necesario.

Afortunadamente, la mayoría del software de gestión de proyectos ahora le permite asignar fechas de vencimiento a los entregables, pero algunas soluciones solo permiten una fecha de vencimiento. En otras palabras, puede asignar una fecha para cuando la entrega completa se debe, pero no para cuando se debe a cada etapa de finalización.

Además, dado que las fechas se asignan al nivel de entrega, si se requieren muchas tareas para completar una entrega, puede ser difícil monitorearlas. Esto significa que no puede ser consciente de un retraso hasta que ya se haya perdido la fecha límite.

Los miembros más nuevos o inexpertos del equipo también pueden luchar para saber qué se espera de ellos cuando todos lo que les dan es una entrega. Esto puede llevar a inconsistencias a través de los miembros del equipo, así como a los requisitos que se están perdiendo.

Aunque Kanban puede destacar los cuellos de botella, no puede mostrar interdependencias. Sin funciones de gestión de proyectos, como la capacidad de crear predecesores y sucesores, no puede ver y administrar las dependencias o elcamino critico. En otras palabras, cuando unotareaSe desliza, puede ser increíblemente difícil de entender el impacto en el proyecto general.

Sin unLínea de tiempo de gestión de proyectos, también puede ser más difícil coordinar los recursos y tareas interdependientes y garantizarcarga de recursosse hace correctamente Si bien Kanban le permite ver cuántas tareas tiene cada persona, esto solo ayuda con la carga de recursos si las tareas son de longitud y esfuerzo similares.

Por ejemplo, Imagine Jeff tiene cuatro tareas, y Susan tiene siete. Basado en una junta de Kanban, puedes asumir que Susan tiene más trabajo que Jeff. Pero, ¿y si cada una de las tareas de Jeff es el doble de complejo y lleva el doble de tiempo que la de Susan?

En este escenario, confiar en un tablero de Kanban podría llevarlo a tomar el trabajo fuera de Susan y apilarlo en la parte superior de Jeff, cuando él era el que tenía una carga de trabajo más pesada para empezar.

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