12 Vinkkejä tehokkaaseen viestintään työpaikalla

Tänään olemme lähes jatkuvasti yhteyttä työtovereihimme. Et ehkä laita paljon ajatusta sanoa "Hei" työtoverisi, tarttumalla virtuaaliseen kahviin kauko-joukkueen jäsenen kanssa tai lähettämällä gif kissa, jolla on pyjamat tiimiisi ja se on OK. Vaikka kommunikoida työssä, tällaisten viestien ja viestinnän välillä on ero työpaikalla.

Tiedonsiirto työpaikalla viittaa viestinnän yhteydessä työhön. Tietäen milloin ja miten tehokkaasti kommunikoida työssä voi auttaa sinua vähentämään väärinkäytöksiä, lisäämään tiimin onnea, vahvistusta yhteistyötä ja luottamusta. Joukkueet, jotka osaavat kommunikoida tehokkaasti työstä, valmistellaan paremmin vaikeisiin tilanteisiin. Mutta hyvien viestintätottumusten rakentaminen vie aikaa ja vaivaa - ja siellä me tulemme. Tässä on 12 tapaa ottaa työpaikan viestintätaidot seuraavalle tasolle.

Mitä tarkoitamme, kun sanomme "Workplace Communication"

Työpaikan viestintä on kaikenlainen viestintä, jonka teet töissä töistä. Tämä sisältää asioita, kuten yksittäisten tehtävien kommunikointi, jakaminenProjektin tilapäivityksettaiAntaa palautetta johtajille tai työntekijöille. Tietäen, kuinka kommunikoida työpaikalla on keskeinen osa tehokasta yhteistyötä - koska jos et voi kommunikoida selkeästi, vaarantaa väärin sekaannusta tai jopa tahattomasti vahingoittaa jonkun tunteita.

Tiedonsiirto työpaikalla voi tapahtua kasvotusten, kirjallisesti, videoneuvottelualustan yli tai ryhmäkokouksessa. Se voi tapahtua myös reaaliajassa taiasynkronisesti, joka tapahtuu, kun kommunikoidaan työstä sähköpostitse, tallennetulla videolla tai alustalla kuin aProjektinhallintatyökalu. Joitakin esimerkkejä työpaikan viestinnästä ovat:

Joukkueen kokoukset

1: 1 palautteen istuntoja

Tietojen vastaanottaminen

Kommunikointi hankkeen asemasta tai edistymisestä

Yhteistyö ristikkäisiin tehtäviin

Sanaton viestintä

Hyvän viestinnän elementit

Nyt kun tiedät minkä tyyppistä viestintää voidaan sisällyttää työpaikan viestintään, miten aloitat paremmin siihen? On olemassa muutamia keskeisiä periaatteita hyvää viestintää, jota voit käyttää riippumatta viestinnän tyypistä. Erityisesti hyvä viestintä:

Tavoitteet selkeyttä varten.Olipa lähetät löysän viestin, sähköpostiviestin laatimisessa tai antamalla off-the-mansetin vastauksen, pyrkii selkeästi kommunikoimaan viestisi.

Pyrkii ratkaisemaan konflikteja, eivät luo niitä.Syy, jonka haluat kommunikoida on ratkaista ongelma tai edistää tehokasta yhteistyötä hankkeessa tai tehtävässä. Hyvä viestintä työpaikalla voi tuoda estäjät tai antaa palautetta - mutta varmista, että tavoitteena on saada parempaan paikkaan kuin missä olet nyt.

Menee molemmilla tavoilla.Jokainen työpaikan viestintätapahtuma on tietojenvaihto - vaikka yksi henkilö kommunikoi vain ei-sanallisesti.

Avoimen työpaikan viestinnän edut

Selkeä, tehokas työpaikan viestintä voi:

Tehosta työntekijöiden sitoutuminen ja kuuluvat

Kannusta joukkueen sisäänosto

Lisää tuottavuutta

RakentaaTerveellinen työpaikka ja organisaatiokulttuuri

Vähennä konfliktia

Lisää säilytys

7 Vihjeitä tehokkaaseen viestintään työpaikalla

Tehokas viestintä työpaikalla on kyse siitä, missä, miten ja kun kommunikoida. Kokeile näitä seitsemän vinkkiä tulla vahvempi kommunikaattori.

1. Tiedätkö, mistä kommunikoida - ja siitä, mitä

Viestintä tapahtuu monissa eri muodoissa, sähköpostitse, välitysviestien kautta ja työnhallintaympäristöissä. Varmista, että noudatat viestintäohjeita ja viestejä oikeista paikasta oikeilla paikoilla.

Joskus tietäen, missä kommunikoida on puolet taistelusta. Yrityksesi voi olla Eri viestintätyökalut- Se sai tietää, mikä työkalu käyttää kaikkea tärkeämpää. Mikä työkalu sopii kysymykseesi tai kommenttisi? Haluatko kommunikoida reaaliajassa vai onko se ok lähettää asynkroninen viesti? Jos et ole varma, pyydä tiimin jäsen tai johtaja, jossa sinun pitäisi lähettää erilaisia ​​viestejä. On tärkeää, että kaikki ovat samassa sivulla. EsimerkiksiUDN-tehtävähallinta, käytämme:

Löysä

UDN-tehtävähallinta

Gmail

Zoomaus

2. Rakenna yhteistyötaidot

Yhteistyö on tehokkaan tiimityöryhmän kallioperä. Jotta voitaisiin rakentaa vahvaaJoukkueen yhteistyötaitoja, sinun täytyy harjoittaa avointa ja rehellistä viestintää. Tämä ei välttämättä tarkoita aina sopimusta asioista - tietäen, miten eri mieltä ja työskentelee näiden erojen kautta, on keskeinen osa yhteistyötä.

Yhteistyö ja viestintätaidot ovat sellaisia ​​"kana ja muna" skenaario. Voit rakentaa hyvää yhteistyötä kommunikoimalla tehokkaasti - mutta tietäen, miten yhteistyötä on keskeinen osa vahvaa viestintää. Pohjimmiltaan tämä tarkoittaa vain, että sinun on harjoitettava yhteistyön ja viestintätaidon parantamista ajan mittaan. Kun parantaat tiimityötä, saat paremman tiedon ja mielipiteiden välittämisestä työympäristössä - ja sen seurauksena rehellinen viestintä tekee yhteistyöstä vaivatonta.

3. Keskustele kasvotusten, kun voit

Ehkä kokeiltu ja todellinen tapa välttää väärinkäsitys on puhua kasvotusten. Jos tiimi on virtuaalinen, puhuu videokonferenssin kautta myös toimii. Face-to-face viestintä on erityisen tärkeä, jos tiedät keskustelun on vaikea. Ääni voi olla vaikea kommunikoida kirjoittamalla niin ihanteellisesti, haluat, että tiimin jäsen voi nähdä kasvojen ilmaisut ja kehon kielen.

Jos joukkue on kaukana tai jaettu, kommunikointi puhelun kautta videopuhelun sijasta voi toimia myös.Videoneuvottelu väsymyson todellinen, ja se voi tehdä yhteistyötä ja viestintää erityisen vaikeita syrjäisille joukkueille. Kommunikointi puhelimessa vähentää joitain visuaalista rasitusta, ja samalla antaa sinulle mahdollisuuden kuulla tiimin jäsenen äänen ja sävyn.

4. Katso kehon kieli ja ääni ääni

Viestintä ei ole kyse siitä, mitä sanot - se on myös siitä, miten sanot sen. Varmista, ettet ylitä käsiasi tai tulossa Curna. Usein kehosi kielellä ei ehkä ole mitään tekemistä nykytilanteen kanssa - ehkä olet väsynyt tai korostettu jotain henkilökohtaisessa elämässäsi. Mutta tiimisi jäsenet, joilla ei ehkä ole tätä kontekstia, voisi nähdä teoksesi ja olettaa, että olet vihainen tai järkyttynyt jotain. Erityisesti kovia keskusteluja, yritä rentoutua kehon kielen ja kasvojen ilmaisujen välttämiseksi, jotta vältetään mahdolliset tahattomia vihjeitä.

5. Priorisoida kaksisuuntainen viestintä

Kuuntelu on yhtä tärkeää viestintää työpaikalla puhuu. Osa olemisesta yhteistyöryhmän jäsen kuuntelee muiden ihmisten ideoita sen sijaan, että vain yrittää laittaa omat ideasi siellä.

On kaksi yleistäKuuntelutyypit: Kuunteleminen vastauksesta ja kuunteleminen ymmärtää. Kun kuuntelet vastausta, olet keskittynyt siihen, mitä aiot sanoa seuraavaksi, eikä se, mitä toinen henkilö sanoo. Tällaisen kuuntelun avulla voit vaarantaa keskeiset tiedot tai jopa toistaa, mitä toinen henkilö juuri sanoi.

Sen sijaan yritä kuunnella ymmärrystä - Kuuntele, mitä toisen henkilön on sanottava ajattelematta, miten aiot vastata. Jos ajattelet jotain, jonka haluat sanoa, jätä se alas, jotta voit palataKuunteleminen ymmärtääSen sijaan, että yrität muistaa asia, jonka haluat sanoa seuraavaksi.

6. Kiinnitä tosiasioihin, ei tarinoita

"Tosiasiat vs. tarinoita"On tekniikka, jota suosittelee tietoisen johtajaryhmän perustaja Diana Chapman. Tässä tapauksessa "tosiasiat" ovat asioita, jotka ovat tosiasiallisesti tapahtuneet - asiat, jotka kaikki huoneessa ovat helposti sopia. "Tarina", toisaalta on tulkinta tilanteesta.

Esimerkiksi, että johtaja antaa sinulle elävän palautteen pienen joukkueen kokouksen aikana. Se on tosiasia. Et odottanut palautetta, ja sinusta tuntuu, että johtaja jakaa palautetta - sen sijaan, että säästät sen 1: 1 - koska he ovat tyytymättömiä työsi kanssa. Tämä on "tarina", koska sinulla ei ole keinoa tietämättä, jos tämä on totta vai ei.

Tarinat ovat väistämättömiä - me kaikki luomme tarinoita tosiasioista. Mutta yritä erottaa tarinoita tosiasioista ja välttää tarinoita, kunnes pystyt vahvistamaan heidät. Esimerkiksi tässä tapauksessa voit halutessasi puhua johtajalle seuraavan 1: 1 aikana ja kysy miksi he jakoivat palautetta tiimikokouksessa.

7. Varmista, että puhut oikean henkilön

Tehokas työpaikan viestintä on yhtä paljon siitä, kuka puhut sellaisena kuin se on siitä, mitä sanot. Huono viestintä tapahtuu usein, kun puhut väärille ihmisille tai yrittää jakaa tietoja väärässä ympäristössä.

Tämän välttämiseksi varmista, että oikeat ihmiset ovat huoneessa tai vastaanottavat viestin. Jos et ole varma, kuka se olisi, käydä läpi liikunnan tunnistaa tärkeätHankkeen sidosryhmätKuka saattaa puuttuu.

5 tapaa rakentaa johtajuuden viestintätaitoja

Jos olet johtaja, sinulla on valtuudet asettaa ja luoda viestintäsopimuksia tiimisi. Vahva viestintä voi rakentaaTerveellinen yrityskulttuuri, Luottamusta työntekijät, ja hajottaa siilot välillä rajat toiminnallisia ryhmiä. Näin:

1. Osoita taustalla olevia muutoksia

Ennen kuin aloitat tiimin viestintätaidot, varmista, ettei ole taustalla olevia asioita, jotka pitävät kaikki kommunikoimasta rehellisesti. Tunnetko kaikki mukavan puhuvan avoimesti? Onko mitään, mikä saattaa tehdä tiimin jäsenen tuntuu, että he eivät voi olla heidän täyden itsensä?

Yksi arvokkaimmista asioista, joita voit tehdä johtajana, on varmistaa, että työntekijät tuntevat olonsa mukavaksi työskentelemään koko itseään (tai niin paljon kuin he haluavat tuoda). Onko tämä merkitsee erimielisyyksiä, puhuvat heidän intohimostaan ​​työn ulkopuolella tai olla rehellinen siitä, mitäViestintätyyppiToimii parhaiten heille - Varmista, että ymmärrät jokaisen tiimin jäsenen tarpeet ja varmista, että heidät täyttyvät tiimiympäristössä.

2. Kysy usein palautetta

Jos et pyydä palautetta kommunikointityyli, et ehkä koskaan saa sitä. Vaikka viestintä työpaikalla vaikuttaa jokaiseen muun vuorovaikutukseen, tiimin jäsenet eivät välttämättä välittömästi ajatella sitä jotain antamaan palautetta. Kysymällä työntekijöiltäsi palautetta viestintätyylilläsi, voit edelleen parantaa ja kehittää tiimillesi selkeitä viestintästrategioita.

3. Ymmärrä joukkue viestintätyylejä

Toinen tehokas tapa kommunikoida tiimisi on kysyä heiltä, miten he haluavat kommunikoida. Yhteydenottotavat ei pitäisi olla salainen, tai arvailemaan-ja tietäen suoralta kädeltä, jos ryhmän jäsenet haluavat videokonferenssit tai puheluita, aikaisin aamulla kokouksia tai iltapäivällä jamit, voi auttaa luomaan ympäristö, jossa he voivat menestyä.

Tärkeää kysymystä ovat:

Ovatko ne aamuvirkku tai yökyöpeli?

He pitävät jäsennelty kokouksissa tai mieluummin vapaa-virtaus aivoriihet?

He tekevät parhaansa ajattelu ääneen, paikan päällä, tai paperilla?

Mitä persoonallisuuden tyyppi he samaistuvat: introvertti, ekstrovertti tai ambivert?

Onko ne tuntuu he tuntevat ryhmän jäsenet, vai olisiko ne haluavat enemmän joukkue liimaus toimintaa?

Minkälaista kokouksia tai tehtäviä eniten energiaa heille?

4. Ota aikaa tiimin tai jäänmurtajat

Tiimiesi tunteminen on kriittinen osa tietäen, miten kommunikoida heidän kanssaan. On erityisen tärkeää tehdä aikaa tutustua tiimisi työpaikan asetuksen ulkopuolelle.JäämurtajakysymyksetVoi auttaa tuomaan persoonallisuutta ja hauskaa jokaiselle kokoukselle, joten harkitse kevyen keskustelun ennen kuin sukellus kokoussuunnitelmaan.

5. Aseta ääni

Muista: tapa, jolla kommunikoida ja tehdä yhteistyötä vaikuttaa koko tiimisi. Sinun on tehtävä standardi avoin ja selkeä viestintä työpaikalla. Kun asetat ja kommunikoida tämän standardin, tiimi seuraa pukua.

Joka kuukausi, tee muistiinpano tarkistaaksesi takaisin siitä, miten kaikki tuntevat tiimiviestinnän. Onko olemassa tottumuksia, jotka ovat nousseet viime kuukausina, jotka haluat upottaa tai kannustaa? Säännöllisesti ajatella, miten tiimi kommunikoi - sen sijaan, että "asettaminen ja unohtaminen" tiimikäytännöt - voi auttaa sinua olemaan tarkoituksellisempia viestintämenetelmistäsi.

Muut työpaikan viestinnän tyypit

Useimmat keskustelut viestinnästä työpaikalla oletetaan, että "työpaikka" on henkilökohtaisesti. Mutta on olemassa erilaisia ​​tapoja kommunikoida eri paikoissa - maailmanlaajuisista toimistoista syrjäisille joukkueille. Useimmat viestintä parhaita käytäntöjä sovelletaan edelleen mihin tahansa tiimiin, mutta muutamia muita näkökohtia ja parhaita käytäntöjä voi käyttää auttamaan tiimin jäseniä todella yhteyden.

Hajautetut joukkueet

Hajautetut joukkueet toimivat useilla kansallisilla tai maailmanlaajuisilla toimistoilla. Nämä joukkueet saattavat pienentää eri aikavyöhykkeitä ja kieliä, ja jokaisella toimistolla on oma kulttuuri ja tottumukset. Älä odota, että jokainen hajautettu tiimi kommunikoida samalla tavalla - itse asiassa yksiHajautettujen tiimien eduton erilainen ajatus, jonka olet altistunut työskentelemällä joukkuetovereiden kanssa eri puolilta maailmaa.

Jos työskentelet hajautetulla tiimillä, se on kriittinenyli kommunikoijottaTiimin jäsenet eri aikavyöhykkeilläja toimistot pysyvät silmukassa. Varmista, että dokumentoi kaikki keskeisellä totuudella, että tiimin jäsenet voivat käyttää, kun he ovat verkossa ja etsiä työkalua, joka päivittää reaaliaikaisesti, joten kukaan ei tarvitse hidastaa tietojen viivästymistä.

Muista, että aikavyöhykkeet voivat vaikuttaa siihen, miten ihmiset tulevat keskusteluun. Yritä aikatauluttaa kokouksia, kun kaikki ovat saatavilla tai tarjoavat tallenteita ja muistiinpanoja, jos joukkueen jäsenet eivät voi tehdä sitä. Se on myös kriittinen kaksinkertainen tarkistaa, että oikeat ihmiset ovat silmukassa, ja että he eivät vain jätetä, koska he ovat eri toimistossa kuin suurin osa tiimistäsi.

Online-työtovereita

Jos työskentelet virtuaalisen tiimin kanssa, on tärkeää luoda, missä aiot kommunikoida ja kuinka usein. Tietäen tarkalleen, mitä jokainen viestintätyökalu tulisi käyttää, jotta voit auttaa tiimin jäseniä tuntemaan yhteydet - jopa ne ovat kaukaisia.

Remote tiimin jäsenetVoi tuntea ja irrottaa toisistaan, joten harkitse harjoitusta koko tiimin kanssa edullisista viestintätodistuksista. Jotkut tiimin jäsenet voivat rakastaa kylmää puhelua, kun taas toiset saattavat mieluummin suunnitella kokouksia selkeillä toimintaohjelmilla. Koska tiimin jäsenillä on vähemmän mahdollisuuksia vuorovaikutuksessa henkilökohtaisesti, on tärkeää luoda nämä mieltymykset tiiminä, joten voit pitää viestintäkanavat auki.

Lopuksi, varmista, että joukkueen jäsenet tuovat säännöllisesti tiimipalkkioita. Onko teetjäänmurtajaJokaisen kokouksen alussa tai aikataulun ajan vain keskustella lopussa kunkin viikon, omistettu joukkueen aika voi auttaa tiimin jäseniä muodostamaan riippumatta siitä, missä he valitsevat.

Kirsikka tehokkaan työpaikan viestinnän päällä

Selkeän viestinnän viimeisellä osalla on keskeinen totuuden lähde kaikille viestintä- ja työtietojesi kannalta. Käyttämällä keskitettyä järjestelmää kuin aTyönhallintatyökaluvoi auttaa sinua koordinoimaan työtä kaikilla tiimisi tasoilla. Lue lisää siitä, miten työnhallinta tekeeHankkeen koordinointija viestintä helpompi meidänJohdanto työnhallinnan artikkeliin .