12 tips untuk komunikasi yang efektif di tempat kerja
Hari ini, kami kontak hampir konstan dengan rekan kerja kami. Anda mungkin tidak menaruh banyak pemikiran ke mengatakan “hi” untuk rekan kerja Anda, meraih kopi virtual dengan anggota tim terpencil, atau mengirim gif kucing memakai piyama untuk tim-dan Anda yang ini ok. Meskipun Anda berkomunikasi di tempat kerja, ada perbedaan antara jenis pesan dan komunikasi di tempat kerja.
Komunikasi di tempat kerja mengacu pada komunikasi yang Anda lakukan di tempat kerja tentang pekerjaan. Mengetahui kapan dan bagaimana untuk berkomunikasi secara efektif di tempat kerja dapat membantu Anda mengurangi miskomunikasi, peningkatan tim kebahagiaan, meningkatkan kolaborasi, dan menumbuhkan kepercayaan. Tim yang tahu bagaimana berkomunikasi secara efektif tentang pekerjaan yang lebih siap untuk situasi sulit. Tapi membangun kebiasaan komunikasi yang baik membutuhkan waktu dan usaha-dan bahwa di mana kita masuk. Berikut adalah 12 cara untuk mengambil keterampilan komunikasi tempat kerja Anda ke tingkat berikutnya.
Apa yang kita maksud ketika kita mengatakan “komunikasi di tempat kerja”
komunikasi di tempat kerja adalah setiap jenis komunikasi yang Anda lakukan di tempat kerja tentang pekerjaan. Ini termasuk hal-hal seperti berkomunikasi tentang tugas individu, berbagiPembaruan Status Proyek., ataumemberikan umpan balik kepada manajer atau karyawan. Mengetahui bagaimana berkomunikasi di tempat kerja adalah bagian penting dari efektif kolaborasi-karena jika Anda tidak dapat berkomunikasi dengan jelas, maka Anda berisiko miskomunikasi, kebingungan, atau bahkan tidak sengaja menyakiti perasaan seseorang.
Komunikasi di tempat kerja bisa terjadi tatap muka, secara tertulis, melalui platform video conferencing, atau dalam pertemuan kelompok. Hal ini juga dapat terjadi secara real time atausecara asinkron., Yang terjadi ketika Anda berkomunikasi tentang pekerjaan melalui email, dengan video yang direkam, atau dalam platform sepertiAlat Manajemen Proyek.. Beberapa contoh komunikasi di tempat kerja meliputi:
pertemuan tim
1: 1 sesi umpan balik
informasi menerima
Berkomunikasi tentang status proyek atau kemajuan
Kolaborasi pada tugas-tugas lintas fungsional
Komunikasi nonverbal
Elemen komunikasi yang baik
Sekarang Anda tahu apa jenis komunikasi dapat dimasukkan dalam komunikasi di tempat kerja, bagaimana Anda mulai mendapatkan lebih baik itu? Ada prinsip kunci dari komunikasi yang baik yang dapat Anda gunakan tidak peduli jenis komunikasi itu. Secara khusus, komunikasi yang baik:
Tujuan untuk kejelasan.Apakah Anda sedang mengirimkan pesan Slack, penyusunan email, atau memberikan balasan off-the-manset, bertujuan untuk secara jelas mengkomunikasikan pesan Anda.
Berusaha untuk menyelesaikan konflik, tidak menciptakan mereka.Alasan Anda berkomunikasi adalah untuk memecahkan masalah atau mempromosikan kolaborasi yang efektif pada sebuah proyek atau tugas. Komunikasi yang baik di tempat kerja dapat membawa up blocker atau memberikan umpan balik-tapi pastikan tujuannya adalah untuk sampai ke tempat yang lebih baik daripada di mana Anda berada sekarang.
Berjalan dua arah.Setiap contoh komunikasi di tempat kerja adalah pertukaran informasi-bahkan jika satu orang hanya berkomunikasi nonverbal.
Manfaat komunikasi di tempat kerja terbuka
Jelas, tempat kerja yang efektif komunikasi dapat:
Meningkatkan keterlibatan karyawan dan milik
Mendorong tim buy-in
Meningkatkan produktivitas
Membangun sebuahkerja yang sehat dan budaya organisasi
mengurangi konflik
meningkatkan retensi
7 tips untuk komunikasi yang efektif di tempat kerja
Komunikasi yang efektif di tempat kerja adalah semua tentang di mana, bagaimana, dan kapan Anda berkomunikasi. Cobalah tujuh tips untuk menjadi komunikator yang kuat.
1. Tahu di mana untuk berkomunikasi-dan tentang apa
Komunikasi yang terjadi dalam berbagai bentuk-face-to-face yang berbeda, melalui email, melalui pesan instan, dan platform manajemen kerja. Untuk menjadi paling efektif, pastikan Anda mengikuti pedoman komunikasi dan pesan tentang hal yang benar di tempat yang tepat.
Terkadang, mengetahui ke mana harus berkomunikasi adalah setengah pertempuran. Perusahaan Anda mungkin memiliki Alat komunikasi yang berbeda-Yang membuat alat yang menggunakan semua yang lebih penting. Alat mana yang sesuai untuk pertanyaan atau komentar Anda? Apakah Anda perlu berkomunikasi secara real time, atau apakah boleh mengirim pesan asinkron? Jika Anda tidak yakin, tanyakan kepada anggota tim atau manajer tempat Anda harus mengirim berbagai jenis pesan. Penting bagi semua orang untuk berada di halaman yang sama. Misalnya, padaUDN Task Manager., kita gunakan:
Kendur
Gmail.
Perbesar
2. Bangun keterampilan kolaborasi Anda
Kolaborasi adalah bedrock dari kerja tim yang efektif. Untuk membangun yang kuatKeterampilan Kolaborasi Tim, Anda perlu berlatih komunikasi yang terbuka dan jujur. Ini tidak berarti selalu menyetujui hal-hal - mengetahui cara tidak setuju dan bekerja melalui perbedaan itu adalah bagian penting dari kolaborasi, juga.
Keterampilan kolaborasi dan komunikasi adalah skenario "ayam dan telur". Anda dapat membangun kolaborasi yang baik dengan berkomunikasi secara efektif - tetapi mengetahui cara berkolaborasi adalah komponen kunci dari komunikasi yang kuat. Pada dasarnya, ini hanya berarti Anda harus berlatih meningkatkan keterampilan kolaborasi dan komunikasi dari waktu ke waktu. Ketika Anda meningkatkan kolaborasi tim, Anda akan menjadi lebih baik dalam menyampaikan informasi dan pendapat di lingkungan kerja - dan sebagai hasilnya, bahwa komunikasi jujur akan membuat kolaborasi merasa lebih mudah.
3. Bicara tatap muka ketika Anda bisa
Mungkin cara yang paling dicoba dan benar untuk menghindari miskomunikasi adalah berbicara tatap muka. Jika tim Anda virtual, berbicara melalui konferensi video juga berfungsi. Komunikasi tatap muka sangat penting jika Anda tahu percakapan akan sulit. Nada bisa sulit untuk berkomunikasi melalui tulisan jadi idealnya, Anda ingin anggota tim Anda dapat melihat ekspresi wajah dan bahasa tubuh Anda.
Jika tim Anda jauh atau didistribusikan, berkomunikasi melalui panggilan telepon alih-alih konferensi video dapat bekerja juga.Kelelahan konferensi videoitu nyata, dan dapat membuat kolaborasi dan komunikasi sangat sulit bagi tim-tim jarak jauh. Berkomunikasi melalui telepon mengurangi beberapa ketegangan visual, sambil tetap memberi Anda kemampuan untuk mendengar suara dan nada anggota tim Anda.
4. Perhatikan bahasa tubuh Anda dan nada suara
Komunikasi bukan hanya tentang apa yang Anda katakan - itu juga tentang bagaimana Anda mengatakannya. Pastikan Anda tidak melintasi lengan Anda atau datang sebagai CURT. Seringkali, bahasa tubuh Anda mungkin tidak ada hubungannya dengan situasi saat ini - mungkin Anda lelah atau stres tentang sesuatu dalam kehidupan pribadi Anda. Tetapi anggota tim Anda, yang mungkin tidak memiliki konteks itu, dapat melihat tindakan Anda dan menganggap Anda marah atau kesal tentang sesuatu. Khusus untuk percakapan keras, cobalah untuk rileks bahasa tubuh Anda dan ekspresi wajah untuk menghindari mengeluarkan isyarat yang tidak disengaja.
5. Memprioritaskan komunikasi dua arah
Mendengarkan sama pentingnya dengan komunikasi di tempat kerja sebagai pembicaraan. Bagian dari menjadi anggota tim kolaboratif sedang mendengarkan ide-ide orang lain alih-alih hanya mencoba untuk menempatkan ide-ide Anda sendiri di sana.
Ada dua yang umumJenis mendengarkan: Mendengarkan membalas dan mendengarkan untuk mengerti. Ketika Anda mendengarkan balasan, Anda fokus pada apa yang akan Anda katakan selanjutnya, daripada apa yang dikatakan orang lain. Dengan jenis mendengarkan ini, Anda berisiko kehilangan informasi utama atau bahkan mengulangi apa yang dikatakan orang lain.
Sebaliknya, cobalah untuk mendengarkan memahami - yaitu, dengarkan apa yang orang lain katakan tanpa memikirkan bagaimana Anda akan membalas. Jika Anda memikirkan sesuatu yang ingin Anda katakan, jotkannya sehingga Anda dapat kembali keMendengarkan mengerti, alih-alih mencoba mengingat hal yang ingin Anda katakan selanjutnya.
6. Tetap pada fakta, bukan cerita
"Fakta vs cerita"Adalah teknik yang direkomendasikan oleh pendiri kelompok kepemimpinan yang sadar, Diana Chapman. Dalam hal ini, "fakta" adalah hal-hal yang benar-benar terjadi - hal-hal yang semua orang di dalam ruangan akan dengan mudah menyetujui. "Cerita," di sisi lain, adalah interpretasi Anda tentang situasi.
Misalnya, katakanlah manajer Anda memberi Anda umpan balik langsung selama pertemuan tim kecil. Itu fakta. Anda tidak mengharapkan umpan balik, dan Anda merasa seperti manajer Anda berbagi umpan balik - alih-alih menyimpannya untuk 1: 1 Anda - karena mereka tidak puas dengan pekerjaan Anda. Ini adalah "cerita" karena Anda tidak memiliki cara untuk mengetahui apakah ini benar atau tidak.
Cerita tidak bisa dihindari - kita semua menciptakan cerita dari fakta. Tetapi cobalah untuk memisahkan cerita dari fakta, dan hindari bertindak pada cerita sampai Anda dapat memvalidasi mereka. Misalnya dalam hal ini, Anda mungkin ingin berbicara dengan manajer Anda selama 1: 1 Anda yang berikutnya dan bertanya mengapa mereka berbagi umpan balik dalam pertemuan tim.
7. Pastikan Anda berbicara dengan orang yang tepat
Komunikasi tempat kerja yang efektif adalah sebanyak yang Anda ajak bicara tentang apa yang Anda katakan. Komunikasi yang buruk sering terjadi ketika Anda berbicara dengan orang yang salah, atau mencoba berbagi informasi dalam pengaturan yang salah.
Untuk menghindari ini, pastikan orang yang tepat ada di dalam ruangan atau menerima pesan. Jika Anda tidak yakin siapa itu, pergi melalui latihan untuk mengidentifikasi yang pentingPemangku kepentingan ProyekSiapa yang mungkin hilang.
5 Cara untuk Membangun Keterampilan Komunikasi Kepemimpinan
Jika Anda seorang pemimpin, Anda memiliki kekuatan untuk mengatur dan membangun konvensi komunikasi pada tim Anda. Komunikasi yang kuat dapat dibangunbudaya perusahaan yang sehat, percaya pada karyawan Anda, dan memecah silo antara tim lintas fungsional. Begini caranya:
1. Alamat setiap perubahan yang mendasarinya
Sebelum Anda mulai meningkatkan keterampilan komunikasi tim Anda, pastikan tidak ada masalah yang mendasarinya yang membuat semua orang mulai berkomunikasi dengan jujur. Apakah semua orang merasa nyaman berbicara secara terbuka? Apakah ada sesuatu yang mungkin membuat anggota tim merasa mereka tidak bisa menjadi diri penuh mereka?
Salah satu hal paling berharga yang dapat Anda lakukan sebagai pemimpin adalah memastikan karyawan Anda merasa nyaman muncul untuk bekerja sebagai seluruh diri mereka (atau sebanyak mungkin yang ingin mereka bawa). Apakah itu berarti menyuarakan ketidaksepakatan, berbicara tentang hasrat mereka di luar pekerjaan, atau jujur tentang apaJenis komunikasiBekerja paling baik untuk mereka - pastikan untuk memahami setiap kebutuhan anggota tim, dan memastikan mereka bertemu di lingkungan tim.
2. Sering-sering meminta umpan balik
Jika Anda tidak meminta umpan balik tentang gaya komunikasi Anda, Anda mungkin tidak akan pernah mendapatkannya. Meskipun komunikasi di tempat kerja berdampak pada setiap interaksi lain, anggota tim mungkin tidak segera menganggapnya sebagai sesuatu untuk memberikan umpan balik. Dengan mengajukan umpan balik kepada karyawan Anda tentang gaya komunikasi Anda, Anda dapat terus meningkatkan dan mengembangkan strategi komunikasi yang jelas untuk tim Anda.
3. Memahami gaya komunikasi tim
Cara lain yang efektif untuk berkomunikasi dengan tim Anda adalah bertanya kepada mereka bagaimana mereka ingin berkomunikasi. Preferensi komunikasi seharusnya tidak menjadi rahasia - atau permainan menebak - dan mengetahui kelelawar jika anggota tim Anda lebih suka konferensi video atau panggilan telepon, pertemuan dini hari atau sesi selai sore, dapat membantu Anda menciptakan lingkungan di mana mereka dapat berkembang.
Pertanyaan penting untuk ditanyakan termasuk:
Apakah mereka burung awal atau burung hantu malam?
Apakah mereka suka pertemuan terstruktur atau lebih suka sesi brainstorming aliran bebas?
Apakah mereka melakukan pemikiran terbaik mereka dengan keras, di tempat, atau di atas kertas?
Jenis kepribadian apa yang mereka identifikasi dengan: introvert, ekstrovert, atau ambivert?
Apakah mereka merasa seperti mereka mengenal anggota tim mereka, atau apakah mereka lebih suka kegiatan ikatan tim lagi?
Jenis pertemuan atau tugas apa yang paling memberi energi bagi mereka?
4. Luangkan waktu untuk membangun tim atau pemecah es
Mengenal tim Anda adalah bagian penting dalam mengetahui bagaimana berkomunikasi dengan mereka. Ini sangat penting untuk waktu make untuk mengenal luar tim Anda dari pengaturan tempat kerja.Pertanyaan pemecah esdapat membantu membawa unsur kepribadian dan menyenangkan untuk setiap pertemuan, jadi pertimbangkan dimulai dengan obrolan ringan sebelum menyelam ke dalam agenda pertemuan Anda.
5. Set nada
Ingat: cara Anda berkomunikasi dan berkolaborasi akan berdampak seluruh tim Anda. Terserah Anda untuk menetapkan standar untuk komunikasi yang terbuka dan jelas di tempat kerja. Setelah Anda mengatur dan berkomunikasi standar ini, tim Anda akan mengikutinya.
Setiap beberapa bulan, membuat catatan untuk memeriksa kembali pada bagaimana semua orang merasakan tentang komunikasi tim. Apakah ada kebiasaan yang telah dipotong dalam beberapa bulan terakhir yang Anda ingin menyisihkan atau mendorong? Teratur berpikir tentang bagaimana tim berkomunikasi-bukan “pengaturan dan melupakan” tim Anda Anda praktek-dapat membantu Anda menjadi lebih disengaja tentang metode komunikasi Anda.
Jenis lain dari komunikasi di tempat kerja
Kebanyakan diskusi tentang komunikasi di tempat kerja menganggap “kerja” adalah secara pribadi. Tetapi ada berbagai cara untuk berkomunikasi di lokasi-dari berbagai kantor global untuk tim terpencil. Kebanyakan komunikasi praktik terbaik masih berlaku untuk semua jenis tim, tetapi ada beberapa pertimbangan tambahan dan praktik terbaik yang dapat Anda gunakan untuk membantu anggota tim yang benar-benar terhubung.
tim didistribusikan
tim didistribusikan bekerja di beberapa kantor nasional atau global. Tim-tim ini mungkin mencakup zona waktu yang berbeda dan bahasa, dan masing-masing kantor akan memiliki budaya dan kebiasaan sendiri. Jangan berharap setiap tim didistribusikan untuk berkomunikasi dengan cara-sebenarnya sama, salah satuKeuntungan dari tim didistribusikanadalah berbagai pemikiran Anda terkena dengan bekerja dengan rekan tim dari seluruh dunia.
Jika Anda bekerja pada tim didistribusikan, itu penting untukover-berkomunikasiyang seperti ituanggota tim di zona waktu yang berbedadan kantor tinggal di loop. Pastikan untuk dokumen segala sesuatu dalam pusat sumber kebenaran bahwa anggota tim dapat mengakses ketika mereka sedang online, dan mencari alat yang update secara real-time sehingga tidak ada yang memiliki melambat karena lag informasi.
Perlu diingat bahwa zona waktu dapat mempengaruhi bagaimana orang-orang datang ke percakapan. Cobalah untuk jadwal pertemuan ketika semua orang tersedia, atau menawarkan rekaman dan catatan jika anggota tim tidak bisa membuatnya. Ini juga penting untuk menggandakan cek bahwa orang yang tepat berada di lingkaran, dan bahwa mereka tidak hanya ditinggalkan karena mereka berada di kantor yang berbeda dari mayoritas tim Anda.
rekan kerja secara online
Jika Anda bekerja dengan tim virtual, hal itu penting untuk menetapkan mana Anda akan berkomunikasi dan seberapa sering. Tahu persis apa yang masing-masing alat komunikasi harus digunakan untuk dapat membantu anggota tim merasa terhubung-bahkan ketika mereka terpencil.
anggota tim terpencildapat merasa siled dan terputus dari satu sama lain, jadi pertimbangkan melakukan latihan dengan tim Anda seluruh tentang kebiasaan komunikasi yang lebih disukai. Beberapa anggota tim mungkin cinta panggilan dingin, sementara yang lain mungkin lebih suka pertemuan dijadwalkan dengan agenda yang jelas. Karena anggota tim memiliki peluang yang lebih sedikit untuk berinteraksi secara pribadi, hal itu penting untuk membangun preferensi ini sebagai sebuah tim, sehingga Anda dapat menjaga saluran komunikasi terbuka.
Akhirnya, pastikan untuk membawa anggota tim di untuk acara tim ikatan biasa. Apakah Anda sedang melakukankegiatan pemecah espada awal setiap pertemuan atau penjadwalan waktu untuk hanya chatting pada akhir setiap minggu, waktu anggota tim dapat membantu tim yang berdedikasi terhubung di mana pun mereka panggilan berada di dari.
Cherry di atas komunikasi di tempat kerja yang efektif
Komponen terakhir dari komunikasi yang jelas adalah memiliki pusat sumber kebenaran untuk semua komunikasi Anda dan informasi pekerjaan. Menggunakan sistem terpusat sepertiAlat Manajemen Kerjadapat membantu Anda mengkoordinasikan pekerjaan di semua tingkat tim Anda. Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana merek manajemen kerjakoordinasi proyekdan komunikasi lebih mudah di kamipengantar artikel manajemen kerja .
