12 เคล็ดลับสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

วันนี้เราเกือบจะติดต่อกับเพื่อนร่วมงานของเรา คุณอาจไม่ได้คิดมากเกี่ยวกับการพูดว่า "สวัสดี" กับเพื่อนร่วมงานของคุณจับกาแฟเสมือนจริงกับสมาชิกในทีมระยะไกลหรือส่ง GIF ของแมวที่สวมใส่ชุดนอนกับทีมของคุณ - และไม่เป็นไร แม้ว่าคุณจะสื่อสารในที่ทำงาน แต่ก็มีความแตกต่างระหว่างข้อความและการสื่อสารประเภทนี้ในที่ทำงาน

การสื่อสารในที่ทำงานหมายถึงการสื่อสารที่คุณทำงานเกี่ยวกับงาน การรู้ว่าเมื่อใดและวิธีการสื่อสารที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้คุณลดการสื่อสารผิดพลาดเพิ่มความสุขของทีมการทำงานร่วมกันหนุนและความไว้วางใจของ Foster ทีมที่รู้วิธีการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพเกี่ยวกับงานที่เตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์ที่ยากลำบาก แต่การสร้างนิสัยการสื่อสารที่ดีต้องใช้เวลาและความพยายาม - และนั่นคือที่ที่เราเข้ามานี่คือ 12 วิธีในการใช้ทักษะการสื่อสารในที่ทำงานของคุณในระดับต่อไป

สิ่งที่เราหมายถึงเมื่อเราพูดว่า "การสื่อสารในที่ทำงาน"

การสื่อสารในที่ทำงานคือการสื่อสารทุกประเภทที่คุณทำงานเกี่ยวกับงาน ซึ่งรวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่นการสื่อสารเกี่ยวกับงานส่วนตัวแบ่งปัน อัพเดตสถานะโครงการ , หรือ ให้ข้อเสนอแนะกับผู้จัดการหรือพนักงาน . การรู้วิธีการสื่อสารในที่ทำงานเป็นส่วนสำคัญของการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ - เพราะหากคุณไม่สามารถสื่อสารได้อย่างชัดเจนจากนั้นคุณเสี่ยงต่อการสื่อสารผิดพลาดความสับสนหรือแม้แต่การทำร้ายความรู้สึกของใครบางคนโดยไม่ตั้งใจ

การสื่อสารในที่ทำงานสามารถเกิดขึ้นแบบตัวต่อตัวเป็นลายลักษณ์อักษรผ่านแพลตฟอร์มการประชุมผ่านวิดีโอหรือในการประชุมกลุ่ม นอกจากนี้ยังสามารถเกิดขึ้นได้ในเวลาจริงหรือ อย่างเหมือนกัน ซึ่งเกิดขึ้นเมื่อคุณสื่อสารเกี่ยวกับการทำงานผ่านอีเมลพร้อมวิดีโอที่บันทึกไว้หรือในแพลตฟอร์มเช่น เครื่องมือการจัดการโครงการ . ตัวอย่างของการสื่อสารในที่ทำงานรวมถึง:

การประชุมทีม

1: 1 ข้อเสนอแนะเซสชัน

รับข้อมูล

การสื่อสารเกี่ยวกับสถานะโครงการหรือความคืบหน้า

การทำงานร่วมกันในงานข้ามงาน

การสื่อสารอวัจนภาษา

องค์ประกอบของการสื่อสารที่ดี

ตอนนี้คุณรู้ว่าการสื่อสารประเภทใดที่สามารถรวมอยู่ในการสื่อสารในที่ทำงานคุณจะเริ่มดีขึ้นได้อย่างไร มีทฤษฎีสำคัญของการสื่อสารที่ดีที่คุณสามารถใช้ได้ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารประเภทใด โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสื่อสารที่ดี:

มีจุดมุ่งหมายเพื่อความชัดเจน ไม่ว่าคุณจะส่งข้อความ Slack การร่างอีเมลหรือให้การตอบกลับแบบถอดข้อมือมีวัตถุประสงค์เพื่อสื่อสารข้อความของคุณอย่างชัดเจน

พยายามที่จะแก้ปัญหาความขัดแย้งไม่ได้สร้างพวกเขา เหตุผลที่คุณสื่อสารคือการแก้ปัญหาหรือส่งเสริมการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพในโครงการหรืองาน การสื่อสารที่ดีในที่ทำงานสามารถเพิ่มบล็อกเกอร์หรือให้ข้อเสนอแนะ แต่ให้แน่ใจว่าเป้าหมายคือการไปยังสถานที่ที่ดีกว่าที่คุณอยู่ตอนนี้

ไปทั้งสองวิธี ทุกอินสแตนซ์ของการสื่อสารในที่ทำงานคือการแลกเปลี่ยนข้อมูล - แม้ว่าคนคนหนึ่งจะสื่อสารเท่านั้นที่ไม่สามารถสื่อสารได้

ประโยชน์ของการสื่อสารในที่ทำงานแบบเปิด

การสื่อสารในที่ทำงานที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพสามารถ:

เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานและเป็นเจ้าของ

ส่งเสริมการซื้อทีมใน

เพิ่มผลผลิต

สร้าง สถานที่ทำงานเพื่อสุขภาพและวัฒนธรรมองค์กร

ลดความขัดแย้ง

เพิ่มการเก็บรักษา

7 เคล็ดลับสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับตำแหน่งอย่างไรและเมื่อคุณสื่อสาร ลองเจ็ดเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อเป็นผู้สื่อสารที่แข็งแกร่ง

1. รู้ว่าจะสื่อสารที่ไหนและเกี่ยวกับอะไร

การสื่อสารเกิดขึ้นในรูปแบบที่แตกต่างกันหลายแบบผ่านอีเมลผ่านข้อความโต้ตอบแบบทันทีและในแพลตฟอร์มการจัดการงาน มีประสิทธิภาพมากที่สุดให้แน่ใจว่าคุณกำลังติดตามแนวทางการสื่อสารและการส่งข้อความเกี่ยวกับสิ่งที่ถูกต้องในสถานที่ที่เหมาะสม

บางครั้งการรู้ว่าการสื่อสารอยู่ที่ไหนคือการต่อสู้ครึ่งหนึ่ง บริษัท ของคุณอาจมี เครื่องมือสื่อสารที่แตกต่างกัน - ซึ่งรู้ว่าเครื่องมือใดที่จะใช้สิ่งที่สำคัญกว่านี้มากขึ้น เครื่องมือใดที่เหมาะสมกับคำถามหรือความคิดเห็นของคุณ? คุณต้องการสื่อสารแบบเรียลไทม์หรือไม่ว่าจะส่งข้อความแบบอะซิงโครนัส? หากคุณไม่แน่ใจให้ถามสมาชิกในทีมหรือผู้จัดการที่คุณควรส่งข้อความประเภทต่าง ๆ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกคนที่จะอยู่ในหน้าเดียวกัน ตัวอย่างเช่นที่ ผู้จัดการงาน UDN , เราใช้:

หย่อน

ผู้จัดการงาน UDN

gmail

ซูม

2. สร้างทักษะการทำงานร่วมกันของคุณ

การทำงานร่วมกันเป็น Bedrock ของการทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพ เพื่อที่จะสร้างความแข็งแกร่ง ทักษะการทำงานร่วมกันของทีม คุณต้องฝึกการสื่อสารที่เปิดกว้างและซื่อสัตย์ สิ่งนี้ไม่ได้หมายความว่าจะเห็นด้วยกับสิ่งที่รู้วิธีที่ไม่เห็นด้วยและการทำงานผ่านความแตกต่างเหล่านั้นเป็นส่วนสำคัญของการทำงานร่วมกันเช่นกัน

ทักษะการทำงานร่วมกันและการสื่อสารเป็นเรื่องของสถานการณ์ "ไก่และไข่" คุณสามารถสร้างความร่วมมือที่ดีโดยการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ - แต่รู้วิธีการทำงานร่วมกันเป็นองค์ประกอบสำคัญของการสื่อสารที่แข็งแกร่ง โดยพื้นฐานแล้วนี่หมายความว่าคุณจะต้องฝึกฝนการพัฒนาทั้งทักษะการทำงานร่วมกันและการสื่อสารเมื่อเวลาผ่านไป ในขณะที่คุณปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีมคุณจะดีขึ้นในการถ่ายทอดข้อมูลและความคิดเห็นในสภาพแวดล้อมการทำงาน - และเป็นผลให้การสื่อสารที่ซื่อสัตย์จะทำให้การทำงานร่วมกันรู้สึกง่ายขึ้น

3. พูดคุยแบบตัวต่อตัวเมื่อคุณสามารถ

บางทีวิธีที่พยายามและจริงใจที่สุดในการหลีกเลี่ยงการสื่อสารผิดพลาดคือการพูดคุยแบบตัวต่อตัว หากทีมของคุณเป็นเสมือนจริงพูดผ่านการประชุมทางวิดีโอยังใช้งานได้ การสื่อสารแบบตัวต่อตัวมีความสำคัญอย่างยิ่งหากคุณรู้ว่าการสนทนากำลังจะยาก โทนอาจเป็นการยากที่จะสื่อสารผ่านการเขียนอย่างดีเยี่ยมคุณต้องการให้สมาชิกในทีมของคุณสามารถดูการแสดงออกทางสีหน้าและภาษากายของคุณได้

หากทีมของคุณอยู่ในระยะไกลหรือแจกจ่ายสื่อสารผ่านการโทรศัพท์แทนที่จะเป็นการประชุมทางวิดีโอสามารถทำงานได้เช่นกัน การประชุมทางวิดีโอความเหนื่อยล้า เป็นของจริงและสามารถทำให้การทำงานร่วมกันและการสื่อสารเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมระยะไกล การสื่อสารทางโทรศัพท์ช่วยลดความเครียดจากภาพบางส่วนในขณะที่ยังคงให้ความสามารถในการได้ยินเสียงและเสียงของสมาชิกในทีมของคุณ

4. ดูภาษากายและน้ำเสียงของคุณ

การสื่อสารไม่ได้เกี่ยวกับสิ่งที่คุณพูด - มันเกี่ยวกับวิธีที่คุณพูด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ข้ามอ้อมแขนของคุณหรือออกมาเป็นผ้าม่าน บ่อยครั้งภาษากายของคุณอาจไม่มีอะไรเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ปัจจุบัน - บางทีคุณอาจเหนื่อยหรือเครียดเกี่ยวกับบางสิ่งในชีวิตส่วนตัวของคุณ แต่สมาชิกในทีมของคุณซึ่งอาจไม่มีบริบทนั้นสามารถเห็นการกระทำของคุณและสมมติว่าคุณโกรธหรืออารมณ์เสียเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการสนทนาอย่างหนักพยายามที่จะผ่อนคลายภาษากายและการแสดงออกทางสีหน้าของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการให้ตัวชี้นำโดยไม่ได้ตั้งใจ

5. จัดลำดับความสำคัญการสื่อสารสองทาง

การฟังมีความสำคัญต่อการสื่อสารในที่ทำงานเช่นเดียวกับการพูดคุย ส่วนหนึ่งของการเป็นสมาชิกในทีมที่ทำงานร่วมกันกำลังฟังความคิดของคนอื่นแทนที่จะพยายามใส่ความคิดของคุณเอง

มีสองสามัญ ประเภทของการฟัง : ฟังการตอบกลับและฟังเข้าใจ เมื่อคุณฟังการตอบกลับคุณกำลังมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณจะพูดต่อไปมากกว่าที่บุคคลอื่นพูด ด้วยการฟังประเภทนี้คุณเสี่ยงต่อข้อมูลสำคัญที่ขาดหายไปหรือแม้กระทั่งการทำซ้ำสิ่งที่บุคคลอื่นเพิ่งพูด

แต่พยายามฟังเข้าใจ - นั่นคือฟังสิ่งที่บุคคลอื่นต้องพูดโดยไม่ต้องคิดเกี่ยวกับวิธีที่คุณจะตอบกลับ หากคุณนึกถึงบางสิ่งที่คุณต้องการพูดให้จดลงเพื่อให้คุณสามารถกลับไปที่ ฟังเพื่อทำความเข้าใจ แทนที่จะพยายามจดจำสิ่งที่คุณต้องการพูดต่อไป

6. ยึดมั่นกับข้อเท็จจริงไม่ใช่เรื่อง

"ข้อเท็จจริงเทียบกับเรื่องราว" เป็นเทคนิคที่แนะนำโดยผู้ร่วมก่อตั้งของกลุ่มผู้นำสติไดอาน่าแชปแมน ในกรณีนี้“ข้อเท็จจริง” เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นจริง-สิ่งที่ทุกคนในห้องได้อย่างง่ายดายจะเห็นด้วยกับ A“เรื่อง” บนมืออื่น ๆ คือความหมายของสถานการณ์

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าผู้จัดการของคุณช่วยให้คุณมีความคิดเห็นอยู่ในระหว่างการประชุมทีมงานเล็ก ๆ นั่นคือความจริง คุณไม่คาดหวังการตอบรับและคุณรู้สึกว่าผู้จัดการของคุณที่ใช้ร่วมกันข้อเสนอแนะแทนการบันทึกมันสำหรับคุณ 1: 1-เพราะพวกเขากำลังไม่พอใจกับการทำงานของคุณ นี่คือ“เรื่อง” เพราะคุณไม่มีทางรู้ว่าถ้าเรื่องนี้เป็นจริงหรือไม่

เรื่องที่จะหลีกเลี่ยงไม่ได้เราทุกคนสร้างเรื่องราวจากข้อเท็จจริง แต่พยายามที่จะแยกออกจากเรื่องราวข้อเท็จจริงและหลีกเลี่ยงการทำหน้าที่เกี่ยวกับเรื่องราวจนกว่าคุณจะสามารถที่จะตรวจสอบพวกเขา ยกตัวอย่างเช่นในกรณีนี้คุณอาจต้องการที่จะพูดคุยกับผู้จัดการของคุณในช่วงของคุณต่อไป 1: 1 และถามว่าทำไมพวกเขาร่วมกันข้อเสนอแนะในการประชุมทีม

7. ให้แน่ใจว่าคุณกำลังพูดถึงคนที่เหมาะสม

การสื่อสารในสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพเป็นมากเกี่ยวกับคนที่คุณกำลังพูดคุยกับที่มันเป็นเรื่องเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังจะบอกว่า การสื่อสารที่ดีมักจะเกิดขึ้นเมื่อคุณกำลังพูดคุยกับคนผิดหรือพยายามที่จะใช้ข้อมูลร่วมกันในการตั้งค่าที่ไม่ถูกต้อง

เพื่อหลีกเลี่ยงการนี้ให้แน่ใจว่าคนที่เหมาะสมอยู่ในห้องหรือรับข้อความ หากคุณไม่แน่ใจว่าใครที่จะไปผ่านการออกกำลังกายเพื่อแจ้งความสำคัญใด ๆ ผู้มีส่วนได้เสียโครงการ ที่อาจจะหายไป

5 วิธีในการสร้างทักษะในการสื่อสารความเป็นผู้นำ