12 порад для ефективного спілкування на робочому місці
Сьогодні ми майже постійно контактуємо з нашими колегами. Ви не можете покласти багато думки, кажучи: "Привіт" до свого колега, захоплення віртуальної кави з віддаленим членом команди, або відправляючи GIF з кота, що носить піжаму до вашої команди, і це нормально. Незважаючи на те, що ви спілкуєтеся на роботі, існує різниця між цими типами повідомлень та спілкування на робочому місці.
Зв'язок на робочому місці відноситься до спілкування, який ви виконуєте на роботі про роботу. Знаючи, коли і як ефективно спілкуватися на роботі, може допомогти вам зменшити неправильне спілкування, збільшити щастя команди, співпрацю, та сприяти довірі. Команди, які знають, як ефективно спілкуватися про роботу, краще готуються до складних ситуацій. Але будівництво хороших комунікаційних звичок займає час і зусилля, і саме там ми входимо. Ось 12 способів прийняти свої навички спілкування на робочому місці до наступного рівня.
Що ми маємо на увазі, коли ми говоримо "комунікація на робочому місці"
Робоче спілкування - це будь-який тип комунікації, який ви виконуєте на роботі. Це включає такі речі, як спілкування про окремі завдання, обмінОновлення статусу проектуабоНадання відгуку керівникам або працівникам. Знаючи, як спілкуватися на робочому місці, є ключовою частиною ефективної співпраці, тому що, якщо ви не можете чітко спілкуватися, то ви ризикуєте безсумнівно, плутанину, або навіть ненавмисно боляче чиєсь почуття.
Зв'язок на робочому місці може статися лицем до лиця, у письмовій формі, над платформою відеоконференцій або на груповій зустрічі. Це також може відбутися в режимі реального часу абоасинхронно, що трапляється, коли ви спілкуєтеся з роботою над електронною поштою, за допомогою записаного відео, або на платформі, як aІнструмент управління проектами. Деякі приклади комунікації на робочому місці включають:
Командні зустрічі
1: 1 Сесії зворотного зв'язку
Отримання інформації
Спілкування про статус проекту або прогрес
Співпраця з перехресними завданнями
Невербальне спілкування
Елементи хорошого спілкування
Тепер, коли ви знаєте, який тип комунікації може бути включений до комунікації на робочому місці, як ви почнете краще? Є кілька ключових принципів хорошого спілкування, які ви можете використовувати незалежно від типу зв'язку. Зокрема, хороше спілкування:
Цілі на чіткість.Незалежно від того, чи надсилаєте вам послаблення, складання електронної пошти, або надаючи відповідь, прагнучи чітко повідомити ваше повідомлення.
Прагнуть вирішувати конфлікти, не створюють їх.Причина, чому ви спілкуєтеся, - вирішити проблему або сприяти ефективній співпраці з проектом або завданням. Хороше спілкування на робочому місці може виявити блокатори або забезпечити відгук, але переконайтеся, що мета полягає в тому, щоб дістатися до кращого місця, ніж де ви зараз.
Йде в обох напрямках.Кожен примірник комунікації на робочому місці - це обмін інформацією, навіть якщо одна людина лише спілкується невербально.
Переваги спілкування з відкритим робочим місцем
Очистити, Ефективне спілкування для робочого місця:
Підвищення співробітників і приналежності
Заохочуйте покупку команди
Підвищити продуктивність
БудуватиЗдорове робоче місце та організаційна культура
Зменшити конфлікт
Збільшення утримання
7 порад для ефективного спілкування на робочому місці
Ефективне спілкування на робочому місці - це все, де, як, і коли ви спілкуєтеся. Спробуйте ці сім порад, щоб стати сильним комунікатором.
1. Знайте, де спілкуватися - і про що
Зв'язок відбувається у багатьох різних формах-особам, над електронною поштою, через миттєві повідомлення, а також на платформах управління роботами. Для того, щоб бути найбільш ефективним, переконайтеся, що ви дотримуєтеся керівних принципів комунікації та обміну повідомленнями про правильні речі у потрібних місцях.
Іноді, знаючи, де спілкуватися, це половина бою. Ваша компанія може мати різні засоби зв'язку-Які, знаючи, який інструмент використовувати все важливіше. Який інструмент підходить для вашого питання або коментаря? Вам потрібно спілкуватися в режимі реального часу, або це нормально, щоб відправити асинхронне повідомлення? Якщо ви не впевнені, попросіть члена команди або менеджера, де ви повинні надсилати різні типи повідомлень. Важливо, щоб кожен бути на тій же сторінці. Наприклад, наДиспетчер завдань UDN, ми використовуємо:
Розладний
Гамма
Масштаб
2. Побудуйте свої навички співпраці
Співпраця є основою ефективної командної роботи. Для того, щоб побудувати сильнийНавички співпраці команди, потрібно практикувати відкритим і чесним спілкуванням. Це не обов'язково означає, що завжди погоджується на те, як не погоджуються і працювати через ці відмінності є ключовою частиною співпраці.
Співпраця та навички спілкування є своєрідним сценарієм "курка та яйце". Ви можете побудувати гарну співпрацю, спілкувавшись ефективно - але, знаючи, як співпрацювати - це ключовий компонент сильного спілкування. По суті, це просто означає, що вам доведеться практикувати покращення як співпраці, так і навички спілкування з часом. Оскільки ви вдосконалюєте співпрацю команди, ви отримаєте кращі при передачі інформації та думках у робочому середовищі - і в результаті, що чесне спілкування зробить співпрацю відчувати себе більш легким.
3. Розмовляйте обличчям до-обличчя, коли ви можете
Можливо, самий випробуваний шлях, щоб уникнути неправильного спілкування полягає в тому, щоб поговорити обличчя до обличчя. Якщо ваша команда є віртуальною, розмовляючи через відеоконференцію, також працює. Зв'язок з обличчям до обличчя особливо важливо, якщо ви знаєте, що розмова буде важкою. Тон може бути важко спілкуватися через написання так ідеально, ви хочете, щоб ваш член команди міг бачити ваші вирази обличчя та мову тіла.
Якщо ваша команда є віддаленим або розповсюдженим, спілкування через телефонний дзвінок замість відео-конференції також може працювати.Відеоконференція втомає реальним, і це може зробити співпрацю та спілкування особливо важким для віддалених команд. Комунікація по телефону зменшує деяку візуальну деформацію, одночасно даючи вам можливість почути голос свого члена команди та тонус.
4. Перегляньте мову тіла і тонус голосу
Зв'язок не просто того, що ви говорите - це також про те, як ви це говорите. Переконайтеся, що ви не перетинаєте руки або від'їжджаєте як Curt. Часи, ваша мова тіла може не мати нічого спільного з поточною ситуацією, можливо, ви втомилися або підкреслити про щось у своєму особистому житті. Але члени вашої команди, які, можливо, не матимуть цього контексту, могли бачити ваші дії і припустити, що ви гніваєтеся або засмучені чимось. Зокрема, для важких розмов, спробуйте розслабити мову тіла та вирази обличчя, щоб уникнути відмови від будь-яких ненавмисних сигналів.
5. Пріоритети спілкування двосторонніх
Прослуховування так само важливо, щоб спілкуватися на робочому місці як розмову. Частина бути членом спільної команди, що слухає ідеї інших людей, а не просто намагаючись поставити власні ідеї там.
Є два загальнихТипи прослуховування: слухати відповідь і слухати зрозуміти. Коли ви слухаєте відповідь, ви зосереджуєтесь на тому, що ви будете говорити далі, а не те, що інша людина говорить. За допомогою такого типу слухання ви ризикуєте відсутню ключову інформацію або навіть повторюючи, яку іншу людину просто сказала.
Замість цього спробуйте слухати розуміння, тобто слухати те, що інша людина повинна сказати, не думаючи про те, як ви збираєтеся відповісти. Якщо ви думаєте про те, що ви хочете сказати, Jot це вниз, щоб ви могли повернутися дослухати зрозуміти, замість того, щоб намагатися згадати річ, яку ви хочете сказати далі.
6. Дотримуйтеся фактів, а не історій
"Факти проти історій"це техніка, рекомендована співзасновником свідомої лідерської групи, Діана Чапмен. У цьому випадку "факти" - це речі, які насправді відбулися - речі, які кожен у кімнаті легко погодиться. "Історія", з іншого боку, це ваша інтерпретація ситуації.
Наприклад, скажіть, що ваш менеджер дає вам живий відгук під час зустрічі з невеликою командою. Це факт. Ви не очікували відгуку, і ви відчуваєте, що ваш менеджер поділився відгуком - замість того, щоб зберегти його за 1: 1, тому що вони незадоволені вашою роботою. Це "історія", тому що у вас немає способу знання, якщо це правда чи ні.
Історії неминучі - ми всі створюємо історії з фактів. Але спробуйте розділити історії з фактів, і уникати діяти на історії, поки ви не зможете перевірити їх. Наприклад, у цьому випадку ви можете поговорити з вашим менеджером під час наступного 1: 1, і запитайте, чому вони поділяють відгуки на засіданні команди.
7. Переконайтеся, що ви говорите з потрібною людиною
Ефективне спілкування на робочому місці - це стільки ж, з ким ви говорите, як це стосується того, що ви говорите. Погане спілкування часто виникає, коли ви розмовляєте з неправильними людьми, або намагаючись обмінюватися інформацією в неправильному налаштуванні.
Щоб уникнути цього, переконайтеся, що правильні люди знаходяться в кімнаті або отримують повідомлення. Якщо ви не впевнені, хто це буде, пройде через вправу, щоб виявити будь-які важливізацікавлених сторін проектуХто може бути відсутній.
5 способів побудови навичок лідерства
Якщо ви лідером, у вас є сила встановити та встановлювати конвенції про спілкування у вашій команді. Сильне спілкування може побудуватиКультура здорової компанії, довіряйте серед своїх співробітників, і розбивайте силос між перехресними командами. Ось як:
1. Адреса будь-яких основних змін
Перш ніж почати покращити навички спілкування вашої команди, переконайтеся, що немає основних питань, які тримають всіх спілкування чесно. Чи починається кожен відпочинок відкрито? Чи є щось, що може зробити член команди, як вони не можуть бути їх повними?
Одна з найцінніших речей, які ви можете зробити, як лідер, - це переконатися, що ваші співробітники почуваються комфортно, що показують, щоб працювати як їхнє себе (або як більшість себе, як вони хочуть принести). Чи означає, що це означає розбіжності, розмовляючи про свої пристрасті поза роботою, або бути чесним про те, щоТип зв'язкуНайкраще для них - обов'язково зрозуміти потреби кожного члена команди, і переконайтеся, що вони зустрічаються в середовищі команди.
2. Часто запитують відгуки
Якщо ви не запитуєте відгук про свій стиль спілкування, ви ніколи не можете її отримати. Незважаючи на те, що комунікація на робочому місці впливає на кожну іншу взаємодію, члени команди негайно негайно думати про це як щось, щоб забезпечити відгук. Запитуючи своїх співробітників на відгуки щодо вашого стилю спілкування, ви можете продовжувати вдосконалювати та розробляти чіткі стратегії зв'язку для вашої команди.
3. Зрозумійте стилі комунікації команди
Інший ефективний спосіб спілкуватися з вашою командою - запитати їх, як вони хочуть спілкуватися. Уподобання комунікації не повинні бути секретними або здогадними іграми, і знаючи блюд, якщо члени вашої команди віддають перевагу відеоконференціям або телефонним дзвінкам, ранні ранкові збори або заняття за межами сеансів, можуть допомогти вам створити середовище, де вони можуть процвітати.
Важливі питання, які потрібно запитати:
Чи є вони ранню пташку або нічну сову?
Чи люблять вони структуровані зустрічі або віддають перевагу сеансам мозкового штурму вільного потоку?
Чи роблять вони все можливе, на місці, або на папері?
Який тип особистості вони ідентифікують з: інтроверт, екстраверт або ambivert?
Чи відчувають вони, як вони знають своїх членів команди, або вони віддають перевагу більше заходів для команди?
Який тип зустрічей або завдань є найбільш енергійними для них?
4. Зробіть час для будівництва команди або криголам
Знайомство з вашою командою є критичною частиною, знаючи, як з ними спілкуватися. Особливо важливо зробити час, щоб дізнатися свою команду за межами налаштування робочого місця.Запитання криголамуМоже допомогти принести елемент особистості та веселощів до кожної зустрічі, тому розгляньте, починаючи з легкого чату, перш ніж зануритися у програму вашої зустрічі.
5. Встановіть тон
Пам'ятайте: спосіб, яким ви спілкуєтеся, і співпрацює, вплине на всю команду. Це залежить від вас, щоб встановити стандарт для відкритого та чіткого спілкування на робочому місці. Як тільки ви встановите та повідомляти цей стандарт, ваша команда буде слідувати позовом.
Кожні кілька місяців, заведіть нотатку, щоб перевірити, як кожен відчуває себе про спілкування команди. Чи існують будь-які звички, які збільшились за останні кілька місяців, які ви хочете закупити або заохочувати? Регулярно думаючи про те, як ваша команда спілкується - замість "встановлення та забуття" вашої практики команди, може допомогти вам бути більш навмисними щодо ваших методів зв'язку.
Інші види комунікації на робочому місці
Більшість дискусій про спілкування на робочому місці передбачають "робоче місце" особисто. Але існують різноманітні способи спілкування в різних місцях - від глобальних офісів до віддалених команд. Більшість найкращих практик комунікації все ще застосовуються до будь-якого типу команди, але існує кілька додаткових міркувань та найкращі практики, які ви можете використовувати, щоб допомогти членам команди по-справжньому з'єднатися.
Розподілені команди
Розподілені команди працюють у кількох національних або глобальних офісах. Ці команди можуть охоплювати різні часові зони та мови, і кожен офіс матиме свою культуру та звички. Не очікуйте, що кожна розповсюджена команда спілкуватися однаково, насправді, один зПереваги розподілених командЧи є різноманітність думки, яку ви піддавалися, працюючи з товаришами по команді з усього світу.
Якщо ви працюєте над розподіленою командою, це критичнопереробкатак,Члени команди в різних часових поясахі офіси залишаються в петлі. Не забудьте документувати все у центральному джерелі істини, що члени команди можуть отримати доступ, коли вони в Інтернеті та шукати інструмент, який оновлюється в режимі реального часу, тому ніхто не повинен уповільнити через лаг.
Майте на увазі, що часові зони можуть вплинути на те, як люди приходять до розмови. Спробуйте запланувати зустрічі, коли кожен доступний, або пропонуйте записи та нотатки, якщо члени команди не можуть це зробити. Також є критичним, щоб подвоїти перевірку, що правильні люди знаходяться в петлі, і вони не просто залишаються, тому що вони в іншому офісі, ніж більшість вашої команди.
Інтернет-співробітники
Якщо ви працюєте з віртуальною командою, це важливо встановити, де ви збираєтеся спілкуватися і як часто. Знаючи, що кожен інструмент зв'язку повинен бути використаний для того, щоб допомогти членам команди почувати себе пов'язаними, навіть поки вони віддалені.
Віддалені члени командиМоже відчувати себе морячим і відключеним один від одного, тому вважайте заняття своєю командою з кращими зв'язками зв'язку. Деякі члени команди можуть любити холодні дзвінки, а інші можуть віддати перевагу запланованим засіданням з чіткими програмами. Оскільки члени команди мають менше шансів взаємодіяти особисто, це критично встановити ці переваги як команду, тому ви можете відкрити канали зв'язку.
Нарешті, обов'язково принесіть членів команди для подій, що зв'язують команду. Чи робите виДіяльність льодовиківНа початку кожної зустрічі або планування деякий час, щоб просто спілкуватися в кінці кожного тижня, присвячений час команди може допомогти членам команди, незалежно від того, де вони набирають.
Вишня на вершині ефективного спілкування на робочому місці
Останній компонент чіткого спілкування має центральне джерело істини для всіх ваших комунікаційних та робочих інформації. Використання централізованої системи, як aІнструмент управління роботоюможе допомогти вам координувати роботу по всіх рівнях вашої команди. Дізнайтеся більше про те, як робить управління роботоюКоординація проектуі комунікація легше у нашомуВступ до статті управління роботою .
